RESOLUCION REGLAMENTARIA 067 RD 5737
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 5737 18 DICIEMBRE 2015 |
| Emisor | CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. |
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5737 • pP. 1-56 • 2015 • DICIEMBRE • 18
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Resolución Reglamentaria
Número 067
(Diciembre 15 de 2015)
“Por la cual se adoptan las nuevas versiones de
algunos procedimientos del Proceso de Gestión
Documental de la Contraloría de Bogotá D.C”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.
En ejercicio de sus atribuciones constituciona-
les, legales y las conferidas por el Acuerdo 519
de 2012 y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4
de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas
para el ejercicio de control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”,
se deben implementar como elementos del sistema de
control interno institucional los procedimientos para la
ejecución de procesos y la simplicación y actualiza-
ción de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI,
establecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado
en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Reso-
lución Reglamentaria 034 de 2014, implementando
un modelo de operación por procesos que asegure
la generación de productos o servicios con las carac-
terísticas previamente especicadas y evidenciando
la forma de realizar los procesos a través de pro-
cedimientos, entendidos estos como el conjunto de
especicaciones, relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir con las actividades,
controlando las acciones que requiere la operación
de la Entidad.
Que el Acuerdo 519 de 2012, “Por el cual se dictan
normas sobre organización y funcionamiento de la
Contraloría de Bogotá, D. C., se modica su estruc-
tura orgánica e interna, se jan las funciones de sus
dependencias, se modica su planta de personal y se
ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de
la escala salarial de la planta de personal y se dictan
otras disposiciones”, en su artículo 6º establece que:
“En ejercicio de su autonomía administrativa le corres-
ponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., denir todos
los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus
funciones en armonía con los principios consagrados
en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo,
establece como una de las funciones de la Dirección de
Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi-
gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis-
trativo, métodos de trabajo, simplicación, agilización y
modernización de trámites y procedimientos y demás
asuntos relacionados con la organización, tendientes
al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas
implementados en la entidad.”
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 053 de
diciembre 6 de 2013 se adoptó la versión 4.0 del Pro-
cedimiento para consulta o préstamo de documentos,
el cual requiere ser ajustado de acuerdo con la norma-
tividad vigente y las recomendaciones efectuadas por
el Archivo de Bogotá D.C. y por la Ocina de Control
Interno de la Entidad.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 033 de
octubre 31 de 2014 se modicaron e incorporaron
procedimientos del Proceso de Gestión Documental,
los cuales deben ser revisados y ajustados para dar
cumplimiento a las acciones establecidas en el plan
de mejoramiento del Proceso de Gestión Documen-
tal, en virtud del informe de la Auditoría Fiscal ante la
Contraloría de Bogotá.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión de
los siguientes procedimientos dentro del Proceso de
Gestión Documental:
Nº PROCEDIMIENTO Versión Código
1Procedimiento para el control de
Documentos del Sistema Integrado
de Gestión - SIG.
10.0 PGD-01
2Procedimiento para consulta o
préstamo de documentos.
5.0 PGD-06
3Procedimiento para la elaboración y
control de resoluciones.
2.0 PGD-10
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la
Dirección de Planeación promover la simplicación y
modernización de los procedimientos que se adoptan,
para garantizar el mejoramiento del sistema integrado
de gestión de la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los
Directores, Subdirectores, Jefes de Ocinas y Ge-
rentes velar por la administración y divulgación de los
procedimientos adoptados.
ARTÍCULO TRANSITORIO. La Dirección de Planea-
ción en coordinación con la Ocina Asesora Jurídica
y la Dirección de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, realizará la actualización de las ano-
taciones de vigencia en las resoluciones reglamenta-
rias expedidas en el año 2015, en el link normatividad
en la intranet de la Entidad, teniendo presente indicar
que se trata de una página o información en proceso
de actualización.
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRiTO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5737 • pP. 1-57 • 2015 • DICIEMBRE • 18
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a
partir de la fecha de su publicación y deroga las dispo-
siciones que le sean contrarias en especial el numeral
5 del artículo segundo de la Resolución Reglamentaria
No. 053 de diciembre 6 de 2013 y la Resolución Re-
glamentaria No. 033 de octubre 31 de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los quince (15) días del
mes de diciembre de dos mil quince (2015).
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN - SIG
Código formato: PGD-01-002
Código documento: PGD-01
Versión: 10.0
Página 2 de 42
FECHA: 14 DE DICIEMBRE DE 2015
Aprobó elaboración o modificación Revisión técnica
Firma: Firma:
Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Directora Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Cargo: Directora Técnica
Dirección de Planeación
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades a desarrollar para la elabo-
ración, modicación, eliminación, revisión y aprobación
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
SIG, que permitan garantizar la identicación y el
control de los mismos.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para el control de los do-
cumentos internos que hacen parte de los procesos
del SIG y de los documentos externos que regulan el
desarrollo de dichos procesos. Inicia con la identica-
ción de la necesidad de elaborar, modicar o eliminar
un documento del SIG que se adopta por resolución
reglamentaria o planes y termina con el archivo de la
lista de destinatarios de copias controladas.
3. BASE LEGAL:
TIPO DE
NORMA
FECHA DESCRIPCIÓN
Ley 57 05/06/1985 “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos ociales”
Ley 87 29/11/1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del
estado y se dictan otras disposiciones", artículo 4, literales a, b y c, artículo 8”.
Ley 594 14/07/2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”
Ley 872 30/12/2003 “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios”.
Ley 1437 18/01/2011 “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”
Decreto 387 02/12/2004 “Por la cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la
Calidad creado por medio de la ley 872 de 2003”
Decreto 4485 18/11/2009 “Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública”
Decreto 652 28/12/2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las
Entidades y Organismos Distritales"
Decreto 2578 13/12/2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado"
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 50 • Número 5737 • pP. 1-58 • 2015 • DICIEMBRE • 18
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TIPO DE
NORMA
FECHA DESCRIPCIÓN
Decreto 2609 14/12/2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades
del Estado".
Decreto 1080 26/05/2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura"
Acuerdo 122 28/04/2004 “Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003”
Acuerdo 519 26/12/2012 “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se
modica su estructura orgánica e interna, se jan las funciones de sus dependencias, se modica su planta
de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados salariales de la planta de personal y se
dictan otras disposiciones”.
Norma NTC -
ISO 9000:2005
2005 Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario
Norma NTC-
ISO 9001:2008
2008 Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma
NTCGP
1000:2009
2009 Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTD-SIG
001:2011
2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales.
4. DEFINICIONES:
ACTA: documento escrito que evidencia los temas
tratados, las decisiones tomadas y los compromisos
adquiridos en un comité, junta o reunión.
ANEXO: información adicional adjunta al nal del
documento del Sistema Integrado de Gestión - SIG
que sirve de apoyo para la comprensión del procedi-
miento o como modelo para la elaboración de escritos
e incluye tablas, metodologías, formatos y otras guías
relacionadas.
APROBACIÓN: acción de vericar y aceptar la co-
rrespondencia entre el contenido de un documento
y las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser
cumplidos para la realización de una actividad.
BASE LEGAL. Conjunto de disposiciones de carácter
jurídico que regulan el ejercicio estratégico, misional
y de apoyo de la Entidad. Se clasica en orden jerár-
quico, Constitución, ley, decreto, acuerdo, resolución,
circular, entre otros.
CÓDIGO: corresponde a la denominación alfanuméri-
ca asignada a los documentos del Sistema Integrado
de Gestión - SIG y a los anexos de los mismos, que
permite su identicación y control. Ej.
DOCUMENTO Sigla del
Proceso
Consecutivo
de
procedimiento
Consecutivo
de anexo
Proceso PGD-000
Procedimiento PGD- 01-
Anexo PGD- 01- 001
Caracterización PGD – 070
CONTROL DE CAMBIOS: tabla al nal del documento
del Sistema Integrado de Gestión SIG en la cual se
registran de manera general las modicaciones reali-
zadas a un documento del SIG, de una versión a otra.
DOCUMENTO: escrito que contiene información para
evidenciar algo y su medio de soporte.
DOCUMENTO CONTROLADO: documento publicado
en la INTRANET (Link SIG – Listado maestro de do-
cumentos internos y externos) y el que en medio físico
autorice el responsable del proceso, que garantiza el
uso de la versión vigente del documento y previene el
uso no intencionado de documentos obsoletos.
DOCUMENTOS EXTERNOS: disposiciones jurídicas
(Constitución, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones,
circulares y otras expedidas por entidades competen-
tes, que aplican en el desarrollo de los procesos y pro-
cedimientos del SIG. Se identican como base legal.
DOCUMENTO INTERNO: se establecen como do-
cumentos internos del Sistema Integrado de Gestión,
los siguientes:
Tipo de
documento
Documento
Manuales
Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Manual Especíco de Funciones y Requisitos y de
Competencias Laborales.
Manual de Contratación.
Manual de Inducción Institucional
Manual de Identidad Institucional
Los demás que se adopten por resolución
reglamentaria.
Procesos y
procedimientos
Caracterización de cada proceso del SIG
Procedimientos adoptados dentro de cada proceso.
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