RESOLUCION REGLAMENTARIA 047 RD 5236
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 5236 8 NOVIEMBRE 2013 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5236 • pP. 1-114 • 2013 • NOVIEMBRE • 8
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VERSIÓN
No. ACTO
ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
5.0 R.R. 007 de marzo
31 de 2011
Se adecua a la estructura para elaborar procedimientos determinada en el procedimiento para el control
de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión.
Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos y las funciones
determinadas en el Acuerdo 519 de 2012.
Se determina en la actividad 4 un punto de control relacionado con el término de seis (6) meses establecido
en la Ley 610 de 2000 para la indagación preliminar.
Se ajusta de conformidad con lo normado en el parágrafo 3° del artículo 97 de la Ley 1474 de 2011, para
efecto de adecuarla al procedimiento verbal cuando se evalué el mérito del proceso de responsabilidad
scal y se cumplan los requisitos del citado artículo. En armonía con el Acuerdo Distrital 519 de 2012 y el
nuevo mapa de procesos de la entidad, aprobado en Comité Directivo del 31 de enero de 2013.
6.0
R.R.046 de
noviembre 7 de
2013
Resolución Reglamentaria
Número 047
(Noviembre 7 de 2013)
“Por medio de la cual se adoptan los Procedi-
mientos del Proceso de Gestión De Recursos
Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones legales, en
especial las conferidas en el artículo 6 del
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Consti-
tución Política de Colombia, es obligación de las au-
toridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades
públicas, métodos y procedimientos de control interno,
según la naturaleza de sus funciones, de conformidad
con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con los literales b) y I) del artícu-
lo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen
normas para el ejercicio de control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras
disposiciones”, se deben implementar como elementos
del sistema de control interno institucional la denición
de políticas como guías de acción y procedimientos
para la ejecución de procesos, así como, la simpli-
cación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI,
adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante
Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006,
contiene entre otros elementos de control del sub-
sistema de control de gestión, los procedimientos,
conformados por el conjunto de especicaciones,
relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas
para cumplir con las actividades de un proceso, con-
trolando las acciones que requiere la operación de la
entidad pública. Establece los métodos para realizar
las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad
en la ejecución de las actividades.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo
519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre orga-
nización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá
D.C., estableciendo en el artículo 6 que “En ejercicio
de su autonomía administrativa le corresponde a la
Contraloría de Bogotá D.C, denir todos los aspectos
relacionados con el cumplimiento de sus funciones en
armonía con los principios consagrados en la Consti-
tución, las leyes y en este Acuerdo.”
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo,
establece como una de las funciones de la Dirección de
Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi-
gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis-
trativo, métodos de trabajo, simplicación, agilización y
modernización de trámites y procedimientos y demás
asuntos relacionados con la organización, tendientes
al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas
implementados en la entidad.”
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del
09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Ma-
nual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría
de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nue-
vo mapa de proceso de la entidad, siendo necesario
aclarar que los procedimientos cuya modicación se
tramita hacen parte del Proceso de Gestión de Recur-
sos Físicos y Financieros – Código 080.
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5236 • pP. 1-115 • 2013 • NOVIEMBRE • 8
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 035 del
30 de diciembre de 2009 se adoptaron documentos
y procedimientos del Proceso de Recursos Físicos
y Financieros, entre ellos los Procedimientos:8009
Manejo y control del almacén e inventarios y 8010
control y manejo administrativo del parque automotor.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 023 del
16 de noviembre de 2012 se adoptaron las nuevas ver-
siones de los procedimientos del Proceso de Gestión
de Recursos Físicos y Financieros: 8020 Procedimien-
to elaboración, seguimiento y reporte del PIGA, 8021
Procedimiento identicación de aspectos e impactos
ambientales, 8022 Procedimiento identicación de
requisitos legales ambientales y otros requisitos, 8023
Procedimiento control de emisiones atmosféricas, 8024
Procedimiento control de consumo de agua y energía,
y 8025 Procedimiento Manejo Integral de Residuos.
Que los procedimientos modicados fueron objeto
de revisión y aprobación por parte de la Dirección
Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica
de Planeación.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar y codicar los siguien-
tes procedimientos dentro del Proceso de Gestión de
Recursos Físicos-PGRF, Código 080.
No Documento Código Versión
1Procedimiento para el manejo y control
de Almacén e Inventarios
8009 3.0
2Procedimiento para el control y manejo
administrativo del parque automotor
8010 3.0
3Procedimiento elaboración, seguimiento
y reporte PIGA
8020 2.0
4Procedimiento identicación de aspectos
e impactos ambientales
8021 2.0
5Procedimiento identicación de
requisitos legales ambientales
8022 2.0
6Procedimiento control de emisiones
atmosféricas
8023 2.0
7Procedimiento control consumos
servicios agua, energía y gas
8024 2.0
8Procedimiento manejo integral de
residuos
8025 2.0
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la
Dirección de Planeación gestionar la simplicación,
agilización y modernización de los procedimientos que
se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la ges-
tión y del sistema integrado de gestión implementado
en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los
Directores, Subdirectores, Jefes de Ocina y Geren-
tes, velar por la administración y divulgación de los
procedimientos adoptados.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige
a partir de la fecha de su publicación y deroga las
disposiciones que le sean contrarias, en especial los
numerales 9 y 10 del articulo tercero de la Resolución
Reglamentaria No. 035 de diciembre 30 de 2009 y el
artículo primero de la Resolución Reglamentaria No.
023 de noviembre 16 de 2012.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los siete (7) días del
mes de noviembre de dos mil trece (2013).
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN
E INVENTARIOS
Página 1 de 57
Código documento: 08009
Código formato: 01002001
Versión: 3.0
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
Aprobó elaboración o modicación Revisión técnica
Firma: Firma:
Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño Nombre: Juan pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Directora Administrativa – Dirección Administrativa y
Financiera
Cargo: Director Técnico Dirección de Planeación
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1. OBJETIVOS
Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para
el recibo, manejo, custodia, conservación, adminis-
tración, control, responsabilidad, protección, traslado,
salida y registro de bienes, con el n de mantener un
sistema de información actualizado, oportuno y con-
able para la toma de decisiones por la alta Dirección.
2. ALCANCE
INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
Inicia cuando el cuando el Subdirector Técnico de la
Subdirección de Contratación notica al Subdirector
Técnico de la Subdirección de Recursos Materiales
la fecha de entrega de los elementos, conforme a lo
establecido en el contrato, y termina con la rendición
de cuenta mensual, por parte del Almacenista, a la
Subdirección Financiera.
INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA
MENOR Y AVANCES
Inicia cuando se remite al almacén general la factura
o recibo a satisfacción de los elementos devolutivos y
termina cuando el Almacenista rinde la cuenta mensual
a la Subdirección Financiera
INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
Inicia cuando el representante legal de la entidad y/o
el Director Administrativo y Financiero acepta las do-
naciones de personas naturales o jurídicas ingresando
los bienes al Almacén y termina rendición de cuenta
mensual a la Subdirección Financiera, anexando el
comprobante de ingresos.
INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTI-
VOS EN SERVICIO
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO de
la devolución por parte de las dependencias y termina
con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección
Financiera
INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
Inicia cuando el responsable de la Bodega informa al
Almacenista General sobre los elementos sobrantes
en la misma y termina con la rendición de la cuenta
mensual a la Subdirección Financiera, anexando los
comprobantes de ingreso por compensación.
INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉR-
DIDA O REPOSICIÓN
Inicia cuando el Almacenista recibe autorización y
documentos soportes radicados en el aplicativo SI-
GESPRO de la Subdirección de Recursos Materiales
para el ingreso de elementos recuperados por pérdida
o reposición y termina con el comprobante de ingreso
de los elementos recuperados que forman parte de
la cuenta mensual que se presenta a la Subdirección
Financiera
SALIDA DE BIENES
Inicia con la autorización de distribución de elementos
de entrega trimestral por parte de la Subdirección de
Recursos Materiales y termina con la presentación de
la cuenta mensual.
SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO
O FUERZA MAYOR
Inicia cuando el funcionario coloca el denuncio por
pérdida o hurto del bien y termina con la presentación
de la cuenta semestral a contabilidad y a la auditoría
scal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera
lo requiera.
BAJA DE BIENES
Inicia con la elaboración de la relación de los elementos
a dar de baja formalizándolo en el aplicativo SIGES-
PRO y/o formato actualizado en aplicación existente
en el Almacén General y termina con la rendición de
la cuenta semestral a contabilidad, a la auditoría scal,
Auditoria General de la Republica, o cuando la Direc-
ción Administrativa y Financiera lo requiera.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DE-
VOLUTIVOS
Inicia con la elaboración del cronograma y Circular de
toma física de inventarios y termina con el informe de
la toma física del inventario y los resultados nales. .
TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE
DEPENDENCIAS
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO por
la dependencia que requiere el elemento a la Subdi-
rección de Recursos Materiales y termina con la ac-
tualización del inventario en la base de datos del área
de inventarios y el archivo del cuadro de traspaso de
elementos entre dependencias.
TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCE-
SORIOS DE CÓMPUTO
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO del
retiro o traslado del equipo de cómputo a la Subdirec-
ción de Recursos Materiales y termina con la actuali-
zación del inventario en la base de datos del área de
inventarios.
RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A
BIENES DE CONSUMO
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