Resolución 2700, por medio de la cual se adopta el Manual Interno de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Colombiano de Bienestar Familiar |
| Número de Boletín | 44774 |
El Director General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias,
RESUELVE:
DE LOS ASPECTOS GENERALES
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Del campo de aplicación
El presente Manual se aplicará en la gestión contractual a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por todas las áreas involucradas en los procesos contractuales, de acuerdo con sus competencias.
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De la sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la ley
La actividad contractual que realice el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se sujetará siempre a la Constitución, a la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública) y sus decretos reglamentarios, y a la normatividad que la derogue, adicione o complemente; a las disposiciones civiles y comerciales vigentes en lo pertinente, a la Ley 07 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979, al Decreto 777 de 1992, al Decreto 2923 de 1994, al Decreto 1477 de 1995, al Decreto 2150 de 1995, al Decreto 1737 de 1998, a la Ley 489 de 1998, y al Decreto 1137 de 1999, entre otras.
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De los principios que rigen la contratación
Los procesos contractuales que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se desarrollarán siempre con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad que gobiernan la función administrativa, y en las actuaciones de los funcionarios que intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual. Se observarán, además, los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva y de la ecuación contractual a que hacen referencia los artículos 24, 25, 26, 27 y 29 de la Ley 80 de 1993, y los demás que establezca la ley.
3.1 De la Transparencia: Consiste en la escogencia del contratista a través de procedimientos de selección que garanticen la aplicabilidad de este principio y la libre concurrencia de los potenciales contratistas, es decir, que la solicitud de cotización y ofertas, así como los términos de referencia deben indicar de manera clara y expresa los requisitos para participar en los procesos de selección y posterior adjudicación. Este principio implica publicidad, objetividad y debido proceso.
3.2 De la Econ omía: Este principio ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Por lo tanto la actuación contractual deberá realizarse con celeridad y eficacia, sin exigirse trámites ni requisitos distintos de los que la misma ley exige. Estos se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos; teniendo en cuenta que son de carácter preclusivo, perentorio y de impulso oficioso.
3.3 De la Responsabilidad: En virtud de este principio, los funcionarios del ICBF están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros, que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Las autoridades y los contratistas que participan en la contratación responden por los perjuicios que causen en el desarrollo de la actividad contractual.
3.4 De la Ecuación Contractual: Los derechos y obligaciones de las partes se miran como equivalentes, buscando mantenerlos a lo largo de la relación contractual.
3.5 De la Buena Fe: Le señala a la entidad unas reglas de conducta para el ejercicio de los derechos y de las potestades exorbitantes y el cumplimiento de las obligaciones, contribuyendo a elevar el tono moral de la gestión contractual pública y a humanizar las relaciones con los contratistas.
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Del Registro Unico de Proponentes (RUP)
Es la inscripción, clasificación y calificación ante la Cámara de Comercio, que debe diligenciar toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar con una entidad estatal, contratos de obras, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles.
Excepcionalmente se puede contratar sin el requisito previo de este registro, cuando se contrate por Urgencia Manifiesta, menor cuantía, servicios tecnológicos, prestación de servicios, concesión y adquisición de bienes cuyo precio se encuentre regulado por el gobierno nacional.
Para efectos de la contratación directa, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar podrá invitar a participar en sus procesos contractuales a las personas inscritas en el Directorio Interno de Oferentes, que llevará la Subdirección Administrativa, en la Sede Nacional, o el Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, en las Regionales, o por quien haga sus veces, en las Agencias, sin perjuicio de que se pueda invitar a cualquier otra persona, de acuerdo con lo señalado en el punto 2.4.2 del Capítulo II de este Manual.
4.1. Del Contenido de la Certificación del Registro: Debe constar lo siguiente:
¿ Información sobre la calificación y clasificación del inscrito.
¿ Información sobre el cumplimiento de contratos anteriores.
¿ Experiencia, capacidad técnica y administrativa.
¿ Relación de equipos y su disponibilidad.
¿ Multas y sanciones impuestas.
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De los comités de licitaciones y contratos
Para permitir una mayor objetividad en la toma de decisiones, créanse los Comités de Licitaciones y Contratos, cuyos miembros tienen plena libertad para discrepar, controverti r y dejar en el acta las constancias que consideren necesarias, los cuales serán integrados así:
5.1 En la Sede Nacional por:
¿ El Secretario General o su delegado.
¿ El Subdirector Administrativo o su delegado.
¿ El Director Técnico o su delegado.
¿ El Director de Gestión Territorial o su delegado.
¿ El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.
¿ El jefe de Control Interno quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.
¿ El Jefe o Coordinador de la dependencia solicitante con el fin de sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.
¿ Y el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones, quien actuará como secretario, con voz pero sin participar de la decisión, y levantará el acta correspondiente a las sesiones del Comité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.
5.2 En las Regionales por:
¿ El Director.
¿ El Coordinador del Grupo Financiero, en las Regionales Antioquia, Bogotá y Valle.
¿ El Coordinador del Grupo Programático.
¿ El Coordinador del Grupo Jurídico.
¿ El Coordinador del Centro Zonal cuando sea la dependencia solicitante, en los casos que se requiera con el fin de sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, quien asistirá al Comité, pero no participará de la decisión.
¿ Y el Coordinador del Grupo Administrativo o Administrativo-Financiero, quien actuará como secretario, y levantará el acta correspondiente a las sesiones del Comité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.
5.3 En las Agencias
El Director será el responsable de la contratación, quien conformará el Comité con los funcionarios que representen las áreas administrativa, financiera, programática y/o jurídica. El funcionario que represente al área administrativa actuará como secretario y levantará el acta correspondiente a las sesiones del Comité, la cual se numerará en orden consecutivo, dejando constancia de quiénes fueron los proponentes, los criterios que se tuvieron para realizar la recomendación, y demás aspectos que den cuenta de lo sucedido en la respectiva sesión.
Parágrafo 1°. Podrán concurrir a las deliberaciones de los Comités de Licitaciones y Contratos, aquellas personas vinculadas o no al ICBF, cuya presencia sea indispensable por razones técnicas, científicas o de simple testimonio para mayor ilustración.
Parágrafo 2°. Cuando el Ordenador del Gasto sea el área o la dependencia solicitante, asistirá al Comité para sustentar los aspectos administrativos, financieros y/o técnicos del contrato, pero no participará de la decisión.
Parágrafo 3°. Este comité sesionará semanalmente en la Sede Nacional, y en las Regionales o Agencias, cuando las circunstancias lo ameriten.
5.4 De las funciones de los Comités de Licitaciones y Contratos
Corresponde al Comité de Licitaciones y Contratos:
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Asesorar a la administración en la toma de decisiones en materia de contratación, con excepción de las Ordenes de Compras o de Servicio o de Trabajo.
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Efectuar las recomendaciones y emitir los conceptos en materia y procedimientos contractuales, desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero. Para ello deberá contar con los documentos pertinentes como Términos de Referencia o Pliego de Condiciones, junto con sus anexos, las propuestas u ofertas o cotizaciones debidamente evaluadas y calificadas por la dependencia solicitante, todo lo cual deberá contar previamente con el respectivo control de legalidad.
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Recomendar o no, la suscripción de los contratos o la declaratoria de desierta cuando se trate de licitación o concurso público.
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Analizar, evaluar y recomendar el Plan Anual de Compras tanto en funcionamiento como en las adquisiciones proyectadas para los Programas de Inversión.
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Emitir concepto en los casos especiales en que se requiera aplicar las cláusulas...
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