Gaceta N° 14820 de Cundinamarca, 14-03-2007

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±,1'8&&,Ï1$868$5,2

),1$/

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±$&78$/,=$&,Ï1'(9(5-

SIONES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/± $'0,1,675$&,Ï1 '(/

SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO

Y GESTIÓN DOCUMENTAL

 $87(17,&$&,Ï1'2&80(17262),&,$/(6

 %Ò648('$680,1,6752'(,1)250$&,Ï1'($5&+,-

VO CENTRAL

3. DESCARTE DOCUMENTAL

4. EMPASTE DE DOCUMENTOS

 3/$1'(75$16)(5(1&,$6'2&80(17$/(6

 &21752/ 6(*8,0,(172(1 /$$3/,&$&,Ï1 '(/$6

7$%/$6'(5(7(1&,Ï1'2&80(17$/

 &225',1$&,Ï1'(&20,7e6(9$/8$'25(6'(3$57$-

MENTALES

 $7(1&,Ï1$/868$5,2

 5(&83(5$5 35(6(59$5(/ 3$75,021,2%,%/,2

*5È),&2

&225',1$&,Ï1&216(-2'(3$57$0(17$/'($5&+,-

VOS Y COMITÉ EVALUADOR

11. CORRESPONDENCIA ENVIADA

&255(6321'(1&,$5(&,%,'$

&2175$7$&,Ï1±,17(59(1725Ë$

,19(17$5,20(025,$%,%/,2*5È),&$

15. QUEJAS Y RECLAMOS

',5(&&,Ï1'(%,(1(6(,19(17$5,26

17. CONVENIOS Y COMODATOS

,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

&21752/,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

$'0,1,675$&,Ï1 &21752/,19(17$5,2'( %,(1(6

08(%/(6,1*5(626

$'0,1,675$&,Ï1 &21752/,19(17$5,2'( %,(1(6

08(%/(6,1*5(62686$'26)8(5$'($/0$&e1

$'0,1,675$&,Ï1 &21752/'( ,19(17$5,2'(%,(-

1(608(%/(6(*5(62'(86$'26'(,19(17$5,26

PERSONALIZADOS)

$'0,1,675$&,Ï1 &21752/,19(17$5,2'( %,(1(6

08(%/(675$6/$'26

,19(17$5,26'(%,(1(6,108(%/(6

&21752/ 5(*,6752'( %,(1(63$5$/,48,'$&,Ï1

DE IMPUESTOS Y SERVICIOS

$/0$&e1 ± (*5(62 '( %,(1(6 '(92/87,926

CONSUMO

$/0$&e1 ± ,1*5(62 '( %,(1(6 '(92/87,926

CONSUMO

 $/0$&e1±,1)250(6$25*$1,6026 '(&21752/

CONTADURÍA DEPARTAMENTAL

 $/0$&e1±'21$&,21(6

 $/0$&e1±,19(17$5,26$&78$/,=$'26 '( %,(1(6

,108(%/(6±&202'$72

$6(*85$0,(172±&2175$7$&,Ï1'(3Ï/,=$6

$6(*85$0,(172±(;&/86,Ï1'(%,(1(6 '(/$63Ï-

LIZAS

33. ASEGURAMIENTO – RECLAMACIONES POR SINIES-

TROS

 $6(*85$0,(172±,1&/86,Ï1'(%,(1(6 '(/$63Ï-

LIZAS

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

 &2175$7$&,Ï1',5(&7$

 &2175$7$&,Ï1±&2175$7$&,Ï1',5(&7$,1)(5,25

10% MENOR CUANTÍA

 &2175$7$&,Ï1±&2175$7$&,Ï1',5(&7$683(5,25

10% MENOR CUANTÍA

 &2175$7$&,Ï1±/,&,7$&,Ï12&21&85623Ò%/,&2

 &2175$7$&,Ï1±&219(1,2,17(5$'0,1,675$7,92

6. PETICIONES, CONSULTAS Y CONCEPTOS JURÍDICOS

 (/$%25$&,Ï1$'0,1,675$7,926

 ,1)250($25*$1,6026'(&21752/

 5(9,6,Ï1'( 5(&/$0$&,21(6 3$5$35(6(17$&,Ï1

(1(/&20,7e'(&21&,/,$&,Ï1

(/$%25$&,Ï1'($&7$6'(/&20,7e'(5$&,21$/,=$-

&,Ï1'(/*$6723Ò%/,&2

4GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1. AUDITORÍA OPERACIONAL

2. ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

3. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS

 $'0,1,675$&,Ï1'(/ 5,(6*2$&203$f$0,(172

,03/(0(17$&,Ï1-

CIONAL

 )20(172$/$&8/785$'(&21752/

 $&78$/,=$&,Ï1'(/0$18$/

 *(67,Ï1'2&80(17$/$5&+,92

 3/$1,1',&$7,92'(*(67,Ï1

 $3/,&$&,Ï1'((1&8(67$5()(5(1&,$/3$5$/$(9$-

/8$&,Ï1$18$/ '(/6,67(0$ '(&21752/ ,17(512

DEL SECTOR CENTRAL DEPARTAMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

1. PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

 352&(62',6&,3/,1$5,29(5%$/

 &$3$&,7$&,Ï1

Artículo segundo. Implantación, seguimiento, mejoramiento. La

implantación, seguimiento, mejoramiento continuo de los procedi-

mientos que se establecen con esta descripción, corresponde a los

responsables de los procesos y a quienes se determine a través del

Sistema de Gestión de Calidad. Las mencionadas mejoras serán

propuestas y aprobadas por los responsables junto con la Secretaría

GHOD )XQFLyQ 3~EOLFD TXLHQ FRQWURODUi \ UHJLVWUDUi ODV YHUVLRQHV

legalmente establecidas.

Artículo tercero. Ejecución. Copias del presente acto administrativo

serán entregadas a las dependencias respectivas y publicadas en

medios electrónicos para conocimiento general, para que lo utilicen

como herramienta de trabajo y material de consulta en lo de sus

respectivas competencias y será de obligatoria observancia para

todos los funcionarios.

Artículo cuarto. Vigencia. La presente resolución rige a partir de

su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

'DGDHQ%RJRWi'&VHGHGHO*RELHUQRGH&XQGLQDPDUFDD

de diciembre de 2006.

PABLO ARDILA SIERRA,

Gobernador.

SECRETARÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

%2*27È'&-8/,2'(

TABLA DE CONTENIDO

DEPACHO DEL SECRETARIO

CAJA MENOR

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

5(&,%2'(&255(6321'(1&,$

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

(/$%25$&,Ï1'(&,5&8/$5(6

SUMINISTROS

AGENDA DEL SECRETARIO

ARCHIVO

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

9(+Ë&8/26±$8725,=$&,Ï1'(&20%867,%/(

VEHÍCULOS –MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORREC-

TIVO

9(+Ë&8/26±3$*2 '( 3($-(6 ± &2167,78&,Ï1 &$-$6

MENORES

352*5$0$&,Ï1'(&20,6,21(6

$6,*1$&,Ï1'(9(+Ë&8/2

&$1&(/$&,Ï1'(6(59,&,263Ò%/,&26

&$1&(/$&,Ï1'(,038(67267$6$67$6

3$*2$'0,1,675$&,Ï1'((',),&,26

SOLICITUD DE DÍAS COMPENSATORIOS

75$163257('()81&,21$5,26

&$1&(/$&,Ï1'(&20,6,21(6&219(+Ë&8/2-

TOR ASIGNADOS

TRÁMITE PAGO DE VIÁTICOS

(175(*$'(9(+Ë&8/2$81)81&,21$5,2$8725,=$'2

5(&(3&,Ï1'( 819(+Ë&8/2 $81)81&,21$5,2 $872-

RIZADO

5(3257(),1'(6(0$1$'(9(+Ë&8/26(1(/3$548($-

DERO AUTORIZADO

SOLICITUD DE HORAS EXTRAS DE TODOS LOS CONDUCTO-

5(6'(/$*2%(51$&,Ï1'(&81',1$0$5&$

38%/,&$&,21(6

Publicación en diarios de amplia circulación

3XEOLFDFLyQHQ'LDULR2¿FLDO

Publicación en Gaceta Departamental

Publicación en Cartelera

&225',1$&,Ï1'(/$6(*85,'$'

(-(&8&,Ï135(6838(67$/'(/'(63$&+2'(/*2%(5-

NADOR

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIONES

&225',1$&,Ï1'(6$552//22'(/26

6,67(0$6'(,1)250$&,Ï1

0$1(-2-

48,6,&,Ï1'(%,(1(6,1)250È7,&26

0$1(-2

±$&78$/,=$&,Ï1'(,19(17$5,2'(+$5':$5(-

:$5(

0$1(-2'(5(&85626,1)250È7,&26±'$5

'(%$-$

0$1(-2&21752/'(5(&85626,1)250$7,&26±0$1-

7(1,0,(172'(/$,1)5$(6758&785$&20387$&,21$/

0$1(-2&21752/'(5(&85626,1)250È7,&26±75$6-

LADO DE RECURSOS

$&78$/,=$&,21(6±$'0,1,675$&,Ï1'(/3/$1(675$7e-

*,&2'(/6,67(0$'(,1)250$&,Ï13(6,

$'0,1,675$&,Ï1*(1(5$/ '( 6(59,&,26 ± &23,$6 '(

6(*85,'$'$/266,67(0$6'(,1)250$&,Ï1

$'0,1,675&,Ï1'( 6(59,&,26 ± $'0,1,675$&,Ï1 '(

SERVICIOS ESPECIALIZADOS

&255(2(/(&75Ï1,&2±$'0,1,675$&,Ï1'(/$3/$7$-

)250$23(5$7,9$$3/,&$&,Ï1

&255(2(/(&75Ï1,&2 ± &5($&,Ï1

868$5,26'(/&255(2(/(&75Ï1,&2

&255(2(/(&75Ï1,&2±021,725(20$17(1,0,(172

'(/&255(2(/(&75Ï1,&2

&255(2(/(&75Ï1,&2±623257($868$5,26'(/&2-

55(2(/(&75Ï1,&2

7(50,1$/6(59,&(6±&5($&,Ï1'(868$-

RIOS TERMINAL SERVICES

TERMINAL SERVICES – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL

TERMINAL SERVICES

TERMINAL SERVICES – SOPORTE A USUARIOS DEL TERMI-

NAL SERVICES

7(50,1$/6(59,&(6±,167$/$&,Ï1&21),*85$&,Ï1'(

$3/,&$&,21(662%5(7(50,1$/6(59,&(

7(50,1$/6(59,&(6±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1-

=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

,035(6,Ï1&(175$/,=$'$±$7(1&,Ï1$868$5,266,6-

7(0$'(,035(6,Ï1&(175$/,=$'$

,035(6,Ï1&(175$/,=$'$±021,725(2-

72'(/6,67(0$'(,035(6,Ï1&25325$7,9$

,035(6,Ï1&25325$7,9$±&5($&,Ï102',),&$&,Ï1

$&78$/,=$&,21'(8%,&$&,Ï1'(,035(625$6

,035(6,Ï1&25325$7,9$±9(5,),&$&,Ï1'(/5(*,6752

DE IMPRESIONES CON EL INTERPRICE MANAGER, MEDIAN-

TE CONSULTA SQL. (DIARIO).

5

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

I035(6,Ï1&25325$7,9$±9(5,),&$&,Ï1'( ,035(6,2-

NES POR USUARIOS EN TIEMPO REAL MEDIANTE CONSULTA

DEL INTERPRICE MANAGER. (DIARIO)

,035(6,Ï1&25325$7,9$±81,),&$&,Ï1 '(7$%/$6 '(

0$5.9,6,21 35,1768,7( 3$5$/$ *(1(5$&,Ï1'(

COSTOS DE IMPRESIONES (SEMANAL)

,035(6,Ï1&25325$7,9$±&5($&,Ï1*(1(5$&,Ï1'(

REPORTES ACORDE A NECESIDADES ESTIPULADAS (DIARIO

– SEMANAL – MENSUAL)

,035(6,Ï1&25325$7,9$±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1-

78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

,035(6,Ï1&25325$7,9$±$'0,1,675$&,Ï1'(/$3/$-

7$)250$23(5$7,9$

*(67,Ï1'2&80(17$/ ± &5($&,Ï1

USUARIOS SISTEMA MERCURIO

*(67,Ï1'2&80(17$/±&5($&,Ï1'(352&(626(1(/

:25.)/2:

*(67,Ï1'2&80(17$/±021,725(2

DEL SISTEMA MERCURIO

*(67,Ï1'2&80(17$/±623257($868$5,26'(/6,6-

TEMA MERCURIO

:(%6,7( ± 021,725(2

CUNDINAMARCA

:(%6,7(± )257$/(&,0,(172'(/:(%6,7( '(&81',-

NAMARCA

$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26±$'0,1,675$&,Ï1'(/$6

%$6(6'('$726&25325$7,926

$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26±$'0,1,675$&,Ï1'(/$

RED DE DATOS DEPARTAMENTAL

6(59,&,26$'0,1,675$7,926±$'0,1,675$&,Ï1'(/&$-

NAL DE ACCESO Y DOMINIO INTERNET

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRA-

&,Ï1'(/&(1752'(352&(6$0,(1726'('$726

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – MONITOREO Y

0$17(1,0,(172'(/$69$5,$%/(6$0%,(17$/(6

&(1752'( 352&(6$0,(172 '( '$726 ±$6,*1$&,Ï1

DE RECURSOS DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO

DE DATOS

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±)257$/(&,0,(1-

TO DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRA-

&,Ï1'(/&(1752'(352&(6$0,(1726'('$726

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRA-

&,Ï1'(6(59,'25(6129,578$/(6

&(1752'( 352&(6$0,(172'( '$726± 5(129$&,Ï1

Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO DE

/266,67(0$6'(&21752/$0%,(17$/

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$&78$/,=$&,Ï1

DE INVENTARIO DE SERVIDORES

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±5(9,6,Ï1$3/,-

&$&,Ï1

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'( 5(63$/'2$/7(512±$'-

0,1,675$&,Ï1'(/&5$

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'( 5(63$/'2$/7(512±5(-

129$&,Ï1-

0,(172'(/266,67(0$6'(&21752/$0%,(17$/

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'(5(63$/'2$/7(512±)257$-

LECIMIENTO DEL CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – CRA

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'( 5(63$/'2$/7(512±$'-

0,1,675$&,Ï1'(/ 6725$*( '($/0$&(1$0,(172 '(

RESPALDO DS4100 SATA

623257(7e&1,&2±35(67$&,Ï1'(/623257(7e&1,&2

A ENTIDADES

SOPORTE TÉCNICO – SOPORTE TÉCNICO A MUNICIPIOS

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1

*(67,Ï1),1$1&,(5$'( /$',5(&&,Ï1±$32<2$ *(6-

7,Ï1),1$1&,(5$

*(67,Ï1),1$1&,(5$'( /$',5(&&,Ï1±$32<2$ *(6-

7,Ï1),1$1&,(5$

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$352&(-

626'(6(/(&&,Ï1$&,Ï1

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$352&(-

626'(6(/(&&,Ï1$&,Ï1

352&(626'(6(/(&&,Ï1$&,Ï1

DIMENSIONAMIENTO SOLUCIONES DE CONECTIVIDAD EN

EL DEPARTAMENTO

(/$%25$&,Ï13/$1'(&$3$&,7$&,Ï1(1,1)250È7,&$

*(67,Ï1'(&$/,'$'

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±$'0,1,6-

75$&,Ï1'(6(59,'25(6,%0

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±62/,&,78'

0$17(1,0,(17235(9(17,92

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±,17(59(1-

TORÍA AL CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

&255(&7,92'(+$5':$5(

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±',0(16,2-

1$0,(1727$)250$,%0

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±5(9,6,Ï1

$3/,&$&,Ï1-

MENTO

623257(7e&1,&2 (63(&,$/,=$'2 62%5( /$ 3/$7$-

)250$'(6(59,'25(60,&5262)7± (/$%25$&,Ï1'(

ESTUDIOS PREVIOS

623257(7e&1,&2 (63(&,$/,=$'2 62%5( /$ 3/$7$-

)250$'( 6(59,'25(6 0,&5262)7 ± 5(129$&,Ï1

SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ES-

PECIALIZADO

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)25-

0$'(6(59,'25(65(7+$7±(/$%25$&,Ï1'((678',26

PREVIOS

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)25-

0$'(6(59,'25(65(7+$7±5(129$&,Ï16(*8,0,(1-

TO AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

6(*85,'$' 237,0,=$&,Ï1$17,9,586 5(' &22532-

RATIVA)

INGRESO DE USUARIOS AL SERVICIO DE INTERNET

RETIRO DE USUARIOS DEL SERVICIO DE INTERNET

SOPORTE A USUARIOS ACTIVOS EN INTERNET

,1*5(62'(6,7,2685/'(1$9(*$&,Ï1$/6,67(0$

NUEVOS SERVICIOS EN INTERNET

021,725(2$/:(%6,7('(&81',1$0$5&$

021,725(2-

COLO

623257(7e&1,&2-

RENCIA

021,725(29(*$&,Ï1

$/0$&(1$0,(1725(&83(5$&,Ï1'('$726±$/0$&(-

1$0,(172&(175$/,=$'2'(,1)250$&,Ï1±&3'

$/0$&(1$0,(172 5(&83(5$&,Ï1 '('$726 ±9(-

5,),&$&,Ï1&23,$6 '( 5(63$/'2$ /26 6,67(0$6 '(

,1)250$&,Ï1±%$&.836

$/0$&(1$0,(172-

7$85$&,Ï1&23,$6 '( 5(63$/'2$ /26 6,67(0$6 '(

,1)250$&,Ï1±%$&.836

$/0$&(1$0,(172-

*5$&,Ï1

%$&.836

$/0$&(1$0,(172-

9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1

REGLAMENTO

&2168/7$-85Ë',&$ ',*,7$/± 5(9,6,Ï1 $3/,&$&,Ï1

$&78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

&255(2'(92=±&5($&,Ï1'(868$5,26

&255(2'(92=±(/,0,1$&,Ï1'(868$5,26

&255(2'(92= ±02',),&$&,Ï1'($75,%8726'( %8-

ZONES

CORREO DE VOZ – SOPORTE A USUARIOS DEL SISTEMA DE

0(16$-(5Ë$81,),&$'$

&255(2'(92= ±&2175$7$&,Ï10$17(1,0,(172'(/

6,67(0$'(0(16$-(5Ë$81,),&$'$

6GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

&255(2'(92=±0$17(1,0,(172'(/$%$6('('$726

DEL SISTEMA DE CORREO DE VOZ

&255(2'( 92=± 5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1 -

&,Ï1'(32/Ë7,&$6

&2168/7$-85,',&$',*,7$/±,1'8&&,Ï1$868$5,2),1$/

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±$&78$/,=$&,Ï1'(9(56,2-

NES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±$'0,1,675$&,Ï1'(/6,6-

TEMA DE CONSULTA JURÍDICA

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO

Y GESTIÓN DOCUMENTAL

$87(17,&$&,Ï1'2&80(17262),&,$/(6

%Ò648('$

CENTRAL

DESCARTE DOCUMENTAL

EMPASTE DE DOCUMENTOS

3/$1'(75$16)(5(1&,$6'2&80(17$/(6

&21752/ /$$3/,&$&,Ï1'(/$67$-

%/$6'(5(7(1&,Ï1'2&80(17$/

&225',1$&,Ï1'( &20,7e6 (9$/8$'25(6 '(3$57$-

MENTALES

$7(1&,Ï1$/868$5,2

5(&83(5$53$75,021,2%,%/,2*5È),&2

&225',1$&,Ï1&216(-2'(3$57$0(17$/'($5&+,926

Y COMITÉ EVALUADOR

CORRESPONDENCIA ENVIADA

&255(6321'(1&,$5(&,%,'$

&2175$7$&,Ï1±,17(59(1725Ë$

,19(17$5,20(025,$%,%/,2*5È),&$

QUEJAS Y RECLAMOS

',5(&&,Ï1'(%,(1(6(,19(17$5,26

CONVENIOS Y COMODATOS

,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

&21752/,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

$'0,1,675$&,Ï1

08(%/(6,1*5(626

$'0,1,675$&,Ï1&21752/,19(17$5,2'(%,(1(608(-

%/(6,1*5(62686$'26)8(5$'($/0$&e1

$'0,1,675$&,Ï1

08(%/(6(*5(62'(86$'26'(,19(17$5,263(562-

NALIZADOS)

$'0,1,675$&,Ï1

08(%/(675$6/$'26

,19(17$5,26'(%,(1(6,108(%/(6

&21752/ 3$5$/,48,'$&,Ï1'(

IMPUESTOS Y SERVICIOS

$/0$&e1± (*5(62 '( %,(1(6 '(92/87,926

CONSUMO

$/0$&e1± ,1*5(62 '( %,(1(6 '(92/87,926

CONSUMO

$/0$&e1±,1)250(6 $ 25*$1,6026 '( &21752/

CONTADURÍA DEPARTAMENTAL

$/0$&e1±'21$&,21(6

$/0$&e1±,19(17$5,26$&78$/,=$'26 '( %,(1(6 ,1-

08(%/(6±&202'$72

$6(*85$0,(172±&2175$7$&,Ï1'(3Ï/,=$6

$6(*85$0,(172±(;&/86,Ï1'(%,(1(6'(/$63Ï/,=$6

ASEGURAMIENTO – RECLAMACIONES POR SINIESTROS

$6(*85$0,(172±,1&/86,Ï1'(%,(1(6'(/$63Ï/,=$6

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

&2175$7$&,Ï1',5(&7$

&2175$7$&,Ï1±&2175$7$&,Ï1',5(&7$,1)(5,25

MENOR CUANTÍA

&2175$7$&,Ï1±&2175$7$&,Ï1',5(&7$683(5,25

MENOR CUANTÍA

&2175$7$&,Ï1±/,&,7$&,Ï12&21&85623Ò%/,&2

&2175$7$&,Ï1±&219(1,2,17(5$'0,1,675$7,92

PETICIONES, CONSULTAS Y CONCEPTOS JURÍDICOS

(/$%25$&,Ï1$'0,1,675$7,926

,1)250($25*$1,6026'(&21752/

5(9,6,Ï1'( 5(&/$0$&,21(6 3$5$35(6(17$&,Ï1(1

(/&20,7e'(&21&,/,$&,Ï1

(/$%25$&,Ï1'($&7$6'(/&20,7e'(5$&,21$/,=$&,Ï1

'(/*$6723Ò%/,&2

OFICINA DE CONTROL INTERNO

AUDITORÍA OPERACIONAL

ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS

$'0,1,675$&,Ï1'(/5,(6*2$&203$f$0,(172,03/(-

0(17$&,Ï1$8',725Ë$23(5$&,21$/

)20(172$/$&8/785$'(&21752/

$&78$/,=$&,Ï1'(/0$18$/

*(67,Ï1'2&80(17$/$5&+,92

3/$1,1',&$7,92'(*(67,Ï1

$3/,&$&,Ï1'( (1&8(67$5()(5(1&,$/ 3$5$/$ (9$-

/8$&,Ï1$18$/'(/6,67(0$'(&21752/,17(512'(/

SECTOR CENTRAL DEPARTAMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

352&(62',6&,3/,1$5,29(5%$/

&$3$&,7$&,Ï1

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

CAJA MENOR

1. OBJETIVO:

Atender erogaciones de mínima o menor cuantía que tengan el carác-

ter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplaza-

bles para la buena marcha de la administración departamental.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Decreto Departamental N° 015 7de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Resolución 0008 del 18 de enero de 2006

• Presupuesto General del Departamento

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

ÏUGHQHVGH3DJR

• Hojas de Control Documental

• Recibos de peajes

• Paz y salvo de legalización de cajas menores vigencia anterior

• Pólizas de manejo

• Cheques

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Atender erogaciones de mínima o menor cuantía que requiera la administración departamental

6. OBSERVACIONES:

7

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CAJA MENOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir resolución que reglamenta la constitución

de las cajas menores y ordenar trámite para la

delegación de los funcionarios responsables.

Secretario de Despacho Despacho

Secretaría General

2. Delegar funcionario que manejará la caja

menor.

Secretario de Despacho Despacho

Secretaría General

3. 1RWL¿FDUD IXQFLRQDULRGHOHJDGR SDUDHO PDQHMR

de la caja menor.

Secretario de Despacho Despacho

Secretaría General

1RWL¿FDFLyQ

4. )XQFLRQDULRGHOHJDGRSDUD HOPDQHMR GHODFDMD

menor, entrega a Secretaría General documen-

tos correspondientes.

Técnico Dirección Servicios Ad-

ministrativos

5. Expedir resolución autorizando funcionamiento

caja menor y reconociendo funcionario delegado.

Secretario de Despacho Despacho

Secretaría General

Resolución

6. 5HJLVWUDUOD¿UPDHQHOEDQFRSDUD HOPDQHMRGH

la caja menor con cuenta corriente.

Técnico Dirección Servicios Ad-

ministrativos

PC

7. Secretaría de Hacienda hace primer giro acorde

con el monto autorizado (8 smml).

– Secretaría de Hacienda

8. Tesorería entrega cheque y se efectúa depósito

en el banco.

– Secretaría de Hacienda

9. Recepcionar peajes causados después del pri-

mer giro.

Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

10. Revisar que los peajes correspondan con la co-

misión y elaborar recibo.

Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

PC

11. Determinada la cuantía de los peajes a pagar, ela-

borar cheque para retirar los recursos del banco.

Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

12. 3DJDUDFDGDIXQFLRQDULRSUHYLROD¿UPDGHOUHFL-

bo correspondiente.

Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

PC

13. Elaborar informe para solicitar el correspondien-

te reembolso.

Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

Informe

14. Secretaría General solicita a su vez a Secretaría

de Hacienda producir el reembolso.

Secretario de Despacho Despacho

Secretaría General

15. Secretaría de Hacienda entrega nuevo giro el

cual se deposita en el banco.

– Secretaría de Hacienda

16. De cada solicitud de reembolso se deja un archivo. Profesional Universitario Dirección Servicios Ad-

ministrativos

Solicitud de

reembolso

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO:

Tramitar y entregar oportunamente la correspondencia enviada por la

Secretaría.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Decreto Departamental N° 0157da 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Relación de correspondencia.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Auxiliar Administrativo

8GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

5. RESULTADO:

Correspondencia enviada

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir y radicar los documentos que se van a

enviar por la Secretaría General. Numerarlos, fe-

charlos y sacar las copias necesarias.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secre-

tario

Correspondencia

2. &ODVL¿FDU HO FRUUHR SDUD GHWHUPLQDU HO PHGLR

mediante el cual se envía (empresa postal, men-

sajero, etc.).

Auxiliar Administrativo Despacho del Secre-

tario

Correspondencia

3. Entregar la correspondencia. Nota: Si es corres-

pondencia para entrega externa, se envía por

una Empresa Postal, por lo tanto se entrega en

sobre abierto y con la fotocopia del documento

para que los funcionarios de la Secretaría Gene-

ral revisen el contenido, lo sellen y procedan a su

envío. Se exige un recibido. Si es corresponden-

FLDLQWHUQDRSDUD QRWL¿FDUVHHQYtDFRQHO DX[L-

OLDUDGPLQLVWUDWLYRFRQODFRSLDSDUDTXHOH¿UPHQ

el recibido con fecha y hora de entrega.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secre-

tario

Correspondencia

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

5(&,%2'(&255(6321'(1&,$

1. OBJETIVO:

Entregar con oportunidad la correspondencia recibida para que se dé

el trámite que corresponda.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000

• Acuerdo 060 de 2001

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Departamental N° 1257de 2000 y sus instructivos

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Relación de correspondencia.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Correspondencia recibida

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

9

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

RECIBO DE CORRESPONDENCIA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. 5HFLELU OD FRUUHVSRQGHQFLD FDUWDV R¿FLRV VR-

OLFLWXGHV SHWLFLRQHV HWF YHUL¿FDU VL FRQWLHQH

DQH[RV)LUPDU OD FRSLDGH OR UHFLELGR GHMDQGR

constancia de la fecha, hora y número de folios

recibidos. Radicar en el libro (asunto, dependen-

cia de origen, fecha, etc.).

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario Correspondencia PC

2. Realizar la asignación de la correspondencia, se-

gún la naturaleza del asunto.

Secretario de Despacho Secretaría General Correspondencia

3. Entregar la correspondencia recibida a los Direc-

tores Operativos.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario Correspondencia

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO:

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

1. OBJETIVO:

Coordinar, diligenciar los formatos y entregar situaciones administra-

WLYDVDOD 6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ 3~EOLFDSDUDVX WUiPLWHFRUUHVSRQ-

diente.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWRVHVWDEOHFLGRVHQOD6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIERNEN:

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Actos administrativos para cada una de las situaciones administrativas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

COORDINACIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS CON SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir planillas de las diferentes situaciones ad-

ministrativas

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario )RUPDWRVVLWXD-

ciones Adminis-

trativas

2. Enterar al Secretario de Despacho. Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

3. Archivar si es traslado o comisión. Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

4. 3UR\HFWDUR¿FLR UHPLVRULR D OD 6HFUHWDUtD GH OD

)XQFLyQ3~EOLFDVLHVOLFHQFLDRLQFDSDFLGDG

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

5. 5HYLVDU\¿UPDU Secretario de Despacho Despacho del Secretario PC

6. (QWUHJDUDOD6HFUHWDUtDGH)XQFLyQ3~EOLFD Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

7. Archivar copia. Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

10 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO:

(/$%25$&,Ï1'(&,5&8/$5(6

1. OBJETIVO:

Recopilar la información que involucra a varias dependencias para dar

respuesta a las peticiones de organismos gubernamentales, a los par-

ticulares o impartir instrucciones de carácter general.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Técnico

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Circulares.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ELABORACIÓN DE CIRCULARES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Solicita al secretario ejecutivo elaborar el pro-

yecto de Circular, que contiene la instrucción o

directriz que el Secretario de Despacho comu-

nica a las demás dependencias y usuarios del

Departamento.

Director Operativo Secretaría General Circulares

2. Elabora circular de acuerdo con los parámetros

establecidos por el Director.

Secretario Ejecutivo Dependencias Secreta-

ría General

3. 5HYLVD\ ¿UPDSDUD HQWUHJDU DOD 6HFUHWDULD GH

Despacho

Director Operativo Secretaría General

4. 5HFHSFLRQDUFLUFXODUHVSDUDUHYLVLyQ\¿UPDGHOD

Secretaria de Despacho.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

5. 5HYLVDU\¿UPDUOD&LUFXODU Secretario de Despacho Secretaría General PC

6. Remitir a los destinatarios el texto de la Circular

expedida.

Nota: En caso de remitirse por correo se acude

al procedimiento de envío de correspondencia,

pudiendo también comunicarse por medio de la

Intranet.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

7. Si la circular requiere de respuestas, decepciona

y consolida la información para ser entregada al

Secretario de Despacho.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

8. Revisa y direccionar las respuestas a las depen-

dencias.

Secretario de Despacho Secretaría General

9. Entrega en cada una de las dependencias según

las directrices impartidas por el Secretario de

Despacho.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO: SUMINISTROS

1. OBJETIVO:

Dar trámite a las solicitudes de suministros de toda la Secretaría

General.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

11

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWRGHSHGLGR

Planilla de elementos de salida

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIERNEN:

• Secretario de Despacho

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SUMINISTROS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recopila las solicitudes de implementos requeri-

dos por el despacho.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

2. 9HUL¿FDUVL KD\ H[LVWHQFLD GH ORV HOHPHQWRV UH-

TXHULGRVHQHOOXJDUGHVWLQDGRSDUDHVWH¿Q

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

3. Registra en la planilla de elementos de salida,

aquellos que se van a entregar.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

4. Entregar los elementos a los funcionarios del

despacho.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

5. Archivar el registro de salida de estos elementos. Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

6. Diligenciar el formato de pedidos sugerido por la

Secretaría General.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

7. 9HUL¿FDU\¿UPDU Secretario de Despacho Despacho del Secretario PC

8. Tomar las copias necesarias para la radicación

GHO)RUPDWR

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

9. Radicar formato en el almacén general. Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

10. &RQWDU\YHUL¿FDUTXHORVLQVXPRVDUHFLELUHVWpQ

de acuerdo con el Comprobante de Egreso ela-

borado por el Almacén General.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario PC

11. Trasladar los implementos recibidos en el Alma-

cén General a la Secretaría.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

12. )LUPDUHOFRPSUREDQWHGHHJUHVR Secretario de Despacho Despacho del Secretario PC

13. Devolver el Comprobante de Egreso al Almace-

nista General.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

14. Se organiza los insumos recibidos en los lugares

GHVWLQDGRVSDUDHVWH¿Q\ TXHVHHQFXHQWUDQHQ

la Secretaría.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

15. Se devuelve el Comprobante de Egreso al Alma-

cenista General para la respectiva corrección y

se retoma la Actividad N° 10.

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

AGENDA DEL SECRETARIO

1. OBJETIVO:

Mantener actualizadas y controlar las citas del Secretario de

Despacho.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Agenda

)RUPDWRGHOODPDGDV

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Agenda del Secretario

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

12 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

AGENDA DEL SECRETARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recepcionar las llamadas telefónicas del

despacho.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario )RUPDWRGH

llamadas

2. Registrar en la agenda del Secretario, las citas

y reuniones.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario )RUPDWRGH

llamadas

3. Conceder audiencias. Secretario de Despacho Secretaría General PC

4. Registrar en la agenda las audiencias concedi-

das.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario )RUPDWRGH

llamadas

5. &RQ¿UPDUODV DXGLHQFLDVFRQ ORVXVXDULRV LQWHU-

nos y externos.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

ARCHIVO

1. OBJETIVO:

Archivar y organizar la correspondencia por años según la Ley de

Archivo.

2. MARCO LEGAL

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Ley 594 de 2000

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWRGHDUFKLYR

• Acta de entrega

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Documentos archivados según la Ley de Archivo.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ARCHIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Seleccionar archivo documental. Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

)RUPDWRGHODUFKLYR

2. 5HYLVDU \FODVL¿FDU ORV GRFXPHQWRV UHFLELGRV \

depurar archivo documental.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario PC

3. )ROLDUORVGRFXPHQWRV\PDUFDUODVFDUSHWDV Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

4. Elaborar acta de entrega de los documentos para

archivo central.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario Acta de entrega

5. )LUPDUDFWDGHHQWUHJDGHGRFXPHQWRV Secretario del

Despacho

Despacho del Secretario PC

6. Entregar documentos al archivo central con su

respectiva acta.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

7. Recibir copia del acta y archivar. Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

9(+Ë&8/26±$8725,=$&,Ï1'(&20%867,%/(

1. OBJETIVO:

Garantizar el suministro de combustible en forma adecuada y oportuna

para que el parque automotor del sector central del y desconcentrado,

pueda operar en forma adecuada.

2. MARCO LEGAL

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

13

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Planillas de informe mensual

• Reportes Semanal

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional

• Conductor Mecánico

5. RESULTADO:

Combustible suministrado oportunamente.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

VEHÍCULOS – AUTORIZACIÓN DE COMBUSTIBLE

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Determinar el volumen, tipo y periodicidad de

autorización para el suministro de combustible,

en cada uno de los vehículos que conforman el

parque automotor.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

2. Revisar información y suscribir el formato. Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

)RUPDWRVXPLQLV-

tro de combus-

tible

3. Envío de formato diligenciado con destino al con-

tratista.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

4. Revisar cargue de la información en la respecti-

va base de datos.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

%DVHGHGDWRV

5. Realizar el tanqueo del vehículo, informando ki-

lometraje.

Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

6. 5HFLELUIDFWXUDFLyQ YHUL¿FDUFRQVXPRV \DXWRUL-

zaciones.

([SHGLUUHSRUWH GH FRQVXPRV SUR\HFWDU FHUWL¿-

cación de consumo mensual y entregar al inter-

ventor del contrato.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)DFWXUD PC

7. 5HYLVDUGRFXPHQWDFLyQ\H[SHGLUFHUWL¿FDFLyQGH

pago.

Interventor Dirección de Servicios

Administrativos

8. Liquidar las cuentas de cobro y diligenciar la or-

den de pago y hoja de control documental.

Pasar a la revisión del Director Administrativo.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Hoja de control

documental

9. Revisar orden de pago y hoja de control docu-

mental.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

10. (QWUHJDUDO'HVSDFKRGHO6HFUHWDULRSDUD¿UPDV Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

11. 5HYLVDU\¿UPDURUGHQGHSDJR \KRMDGHFRQWURO

documental.

Secretario de Despacho Despacho Secretario

de despacho

PC

12. Elaborar cuadro de entrega de órdenes suscritas

SRUHO6HFUHWDULRGH'HVSDFKR\SUR\HFWDUR¿FLR

de remisión.

Profesional Servicios

Administrativos

Cuadro consoli-

dado órdenes

13. 6XVFULELUR¿FLRUHPLVRULRGHyUGHQHVGHSDJR Secretario de Despacho Despacho Secretaría

General

14. (QWUHJDR¿FLRUHPLVRULR \yUGHQHVGH SDJRD OD

Secretaría de Hacienda – Presupuesto para el

respectivo pago.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

PROCEDIMIENTO DESCRITO: VEHÍCULOS – MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

1. OBJETIVO:

%ULQGDUHQIRUPD RSRUWXQDHOPDQWHQLPLHQWR SUHYHQWLYR\FRUUHFWLYR D

los vehículos de propiedad del sector central y desconcentrado del de-

partamento para garantizar su correcto funcionamiento.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Presupuesto General del Departamento

14 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

ÏUGHQHVGHVHUYLFLR

• Recibido a satisfacción

• Orden de Pago

• Hojas de Control Documental

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional

• Conductor Mecánico

5. RESULTADO:

Parque automotor en buen estado.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

VEHÍCULOS – MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Solicitar orden de mantenimiento. Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de

servicio

2. Evaluar pertinencia de la solicitud, revisar histo-

rial del vehículo para determinar garantías e ins-

peccionar el vehículo

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

PC

3. Elaborar orden de servicio, indicando el tipo de

mantenimiento requerido y enviar al Director de

Servicios Administrativos.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

4. 5HYLVDU\ ¿UPDU RUGHQGH VHUYLFLR \ GHYROYHUD

Profesional Universitario.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

5. Relacionar orden de servicio y entregar al con-

ductor para que se presente al taller.

profesional Dirección de Servicios

Administrativos

6. Con orden de servicio, entregar el vehículo al ta-

ller con su respectivo inventario.

Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

7. Efectuar visita al taller para supervisar manteni-

miento y autorizar imprevistos.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

PC

8. Recibir previa prueba de ruta, a satisfacción

HOYHKtFXOR ¿UPDQGROD IDFWXUD\ HOIRUPDWR UHV-

pectivo.

Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

PC

9. Recibir facturación por cada orden de servicio,

FRQIURQWDUOD FRQ HO FRQWUDWR \ YHUL¿FDU TXH ORV

precios de los repuestos correspondan a lo con-

tratado.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

PC

10. Revisar la cuenta de cobro mensual, conciliándo-

la con las facturas individuales.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Cuenta de cobro PC

11. 5HYLVDU GRFXPHQWDFLyQ \ H[SHGLU FHUWL¿FDFLyQ

de pago.

Interventor Dirección de Servicios

Administrativos

PC

12. Liquidar las cuentas de cobro y diligenciar la or-

den de pago y hoja de control documental.

Enviar a la revisión del Director Administrativo.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

2UGHQGHSDJR

hoja de control

13. Revisar orden de pago y hoja de control docu-

mental.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

14. (QWUHJDUDO'HVSDFKRGHO6HFUHWDULRSDUD¿UPDV Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

15. 5HYLVDU\¿UPDURUGHQGHSDJR\ KRMDGHFRQWURO

documental.

Secretario de Despacho Despacho Secretaría

General

PC

16. Elaborar cuadro de entrega de órdenes suscritas

SRUHO6HFUHWDULRGH'HVSDFKR \SUR\HFWDUR¿FLR

remisorio.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Cuadro de

órdenes

17. 6XVFULELUR¿FLRUHPLVRULRGHyUGHQHVGHSDJR Secretario de Despacho Despacho

Secretario de despacho

18. (QWUHJDUR¿FLRUHPLVRULR\yUGHQHV GHSDJRDOD

Secretaría de Hacienda Dirección de Presupues-

to para el respectivo pago.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

15

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

9(+Ë&8/26±3$*2'(3($-(6±&2167,78&,Ï1&$-$60(125(6

1. OBJETIVO:

Atender el pago de peajes generados por los vehículos de propiedad

del Departamento de Cundinamarca que sean requeridos para la bue-

na marcha de la administración departamental.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Resolución 0008 del 18 de enero de 2006

• Presupuesto General del Departamento

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

ÏUGHQHVGH3DJR

• Hojas de Control Documental

• Recibos de peajes

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Pago de peajes.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

VEHÍCULOS – PAGO DE PEAJES – CONSTITUCIÓN CAJAS MENORES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Una vez expedida la resolución reglamentaria del

funcionamiento de las Cajas Menores que emite

anualmente la Secretaría de Hacienda, solicitar

DOD'LUHFFLyQH[SHGLUHOFHUWL¿FDGRGHGLVSRQLEL-

lidad presupuestal.

Secretario de despacho Despacho Secretario

General

&HUWL¿FDGRGH

disponibilidad

Presupuestal

2. 8QDYH]UHFLELGRV ORVFHUWL¿FDGRVGHGLVSRQLELOL-

GDGSUHVXSXHVWDOSUHSDUDUR¿FLRVSDUDWRGDVODV

dependencias del nivel central, informando mon-

tos asignados y requiriendo la designación de los

responsables de las mismas.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

3. 5HYLVDU\HQYLDUR¿FLRVSDUD¿UPDGHO6HFUHWDULR

de Despacho.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLR

4. 5HYLVDU\VXVFULELUORVR¿FLRV Secretario de despacho Despacho Secretaría

General

PC

5. (QYLDUORVR¿FLRV¿UPDGRVDOD'LUHFFLyQGH6HU-

vicios Administrativos.

Auxiliar administrativo Despacho Secretaría

General

6. Recibir de las demás Secretarías de Despacho

la información de los responsables de las Cajas

Menores, analizando, revisando e impartiendo

instrucciones.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

7. Con la Disponibilidad Presupuestal, consolidar

información, preparar proyectos de resolución

para revisión del Director Administrativo

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

8. Revisar y enviar al Secretario de Despacho para

¿UPD

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

9. )LUPDU\HQYLDUDOD6HFUHWDUtDGH+DFLHQGDSDUD

¿UPDUHJLVWURSUHVXSXHVWDO\SDUDHODYDQFH

Secretario de despacho Despacho Secretaría

General

PC

10. 5HFLELU UHVROXFLyQ ¿UPDGD GH OD 6HFUHWDUtD GH

Hacienda, numerar y fechar.

Auxiliar administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Resolución

11. 6ROLFLWDU D OD'LUHFFLyQ GH %LHQHV H,QYHQWDULRV

FHUWL¿FDFLyQGH 3yOL]DVGH PDQHMRSDUDORV IXQ-

cionarios responsables del manejo de las Cajas

Menores.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

PC

16 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

352*5$0$&,Ï1'(&20,6,21(6

1. OBJETIVO:

Asignar vehículo para acompañamiento de las comisiones de los fun-

cionarios del Departamento.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Nacional 2400 de 1968

• Decreto Nacional 1950 de 1973

• Decreto Nacional 398 de 2006

• Decreto Nacional 399 de 2006

• Decreto Departamental 0055 de 2006

• Decreto Departamental 0020 de 2005

• Decreto Departamental 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Circular 034 de mayo de 2006

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWR'LJLWDOSURJUDPDGHYLiWLFRV

• Solicitud de Comisión

&HUWL¿FDGRGHSHUPDQHQFLD

• Comunicado remisorio de la comisión

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Conductor con vehículo asignado para el cumplimiento de comisiones.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PROGRAMACIÓN DE COMISIONES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Reciben las solicitudes de comisiones solicitando

vehículos y conductores de las diferentes depen-

dencias.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado

2. Revisar los documentos recibidos de las depen-

dencias.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

3. Revisar la programación de las comisiones para

YHUL¿FDUODGLVSRQLELOLGDGGHORVYHKtFXORV

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Programa de

viáticos

PC

4. Si hay disponibilidad para la programación de

comisiones.

5. Digitar la información correspondiente a vehículo

asignado en el aplicativo de viáticos.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

6. Enviar por e–mail las programaciones de comi-

VLRQHVDOD6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

7. (ODERUDUH LPSULPLUFHUWL¿FDGRVGH SHUPDQHQFLD

y solicitudes de comisión.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

&HUWL¿FDGRGH

permanencia

8. Elaborar informe remisorio de las comisiones y

FHUWL¿FDGRVGHSHUPDQHQFLD SDUDHQWUHJDU HQOD

6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Profesional Especiali-

zado

Dirección de Servicios

Administrativos

9. 5HYLVDU\¿UPDUHOFRPXQLFDGR SDUDHQWUHJDUHQ

OD6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado

remisorio

PC

10. 5DGLFDU HQ ODV R¿FLQDV GH OD 6HFUHWDUtD GH OD

)XQFLyQ3~EOLFDHOGRFXPHQWR

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

11. No hay disponibilidad de vehículo para progra-

mación de comisiones.

12. Elaborar comunicado e informar al interesado vía

e–mail, o con documento físico, para que proce-

da cambiar el procedimiento y remita la solicitud

siguiendo el procedimiento Aprobación de Comi-

siones– reconocimiento y Orden de pago de viáti-

FRVGHOD6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Profesional Especiali-

zado

Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado

remisorio

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

PROCEDIMIENTO DESCRITO: ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO Y/O CONDUCTOR

1. OBJETIVO:

Atender las solicitudes de vehículo y de conductor que se efectúen en

todas las secretarías y dependencias.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto 174 del 24 de junio de 2004

• Decreto Departamental 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal 027 de 2005

17

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Hojas de cálculo

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Asignar vehículos de conformidad con los requerimientos.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO Y/O CONDUCTOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir las solicitudes de vehículo y de conduc-

WRUTXHHIHFW~HQ PHGLDQWHR¿FLR \FRQVHFXWLYRV

todas las Secretarías y dependencias del Depar-

tamento de Cundinamarca.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Solicitudes

2. Imprimir todos los consecutivos. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

3. Recibir las solicitudes por teléfono para el mismo

día.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

4. Revisar si hay disponibilidad de vehículo. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Informar la no disponibilidad y reprogramar. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

6. Asignar vehículo. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

7. Averiguar si lleva funcionarios de otras enti-

dades.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

8. 5HDOL]DUXQR¿FLRGRQGHVHDXWRUL]DHOWUDQVSRUWH

de dichas personas.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLR

9. 5HYLVDUR¿FLRDXWRUL]DU\¿UPDU Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

10. Revisar si hay disponibilidad para asignar con-

ductor.

Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa PC

11. 5HDOL]DUR¿FLRDXWRUL]DQGRDXQIXQFLRQDULRSDUD

conducir el vehículo.

Auxiliar Administrativo Dirección

Administrativa

12. 5HYLVDUHOR¿FLRDXWRUL]DU\¿UPDUHOR¿FLR Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

13. Asignar el conductor. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

14. 5DGLFDUHOR¿FLR Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

15. Diligenciar el cronograma de los conductores. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

16. (QYLDUD OD 6HFUHWDUtDGH OD )XQFLyQ 3~EOLFDHO

consecutivo de las comisiones indicando placa

del vehículo y el nombre del conductor.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Consecutivo de

comisiones

17. ,PSULPLUHOFHUWL¿FDGRGHSHUPDQHQFLD Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

&HUWL¿FDGRGH

permanencia

18. 5HFLELUHOFHUWL¿FDGRGHSHUPDQHQFLD Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

19. Archivar. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

18 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(6(59,&,26$'0,1,675$7,926

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&$1&(/$&,Ï1'(6(59,&,263Ò%/,&26

1. OBJETIVO:

Cancelar a través del fondo cuenta de servicios públicos de Cundina-

marca los servicios públicos de los bienes de propiedad del departa-

mento de Cundinamarca, o por los cuales es legal o contractualmente

responsable, pertenecientes al nivel central.

2. MARCO LEGAL:

(VWDWXWR)LVFDOGHO'HSDUWDPHQWR

• Ley 142 de 1994 de servicios públicos

• Decreto Departamental 3579 de 1997

• Decreto Departamental 0157de 2005

• Decreto Ordenanzal 027 de 2005

• Presupuesto General del Departamento de Cundinamarca

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)DFWXUDV

• Liquidaciones

• Comprobantes de egreso

ÏUGHQHVGHSDJR

• Hojas de control documental

• Hojas de ruta

• Cuadro de consumos

• Cheques girados a las empresas de servicios Públicos o entidades

bancarias

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Servicios Públicos cancelados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CANCELACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir y radicar las facturas de servicios pú-

blicos.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

2. 9HUL¿FDUVL ORV SDJRV DQWHULRUHV IXHURQ DERQD-

dos a la respectiva cuenta y liquidar los valores

a cancelar.

Incorporar información en las respectivas bases

de datos.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

Comprobante de

Egreso

3. 6ROLFLWDUFHUWL¿FDGRGHGLVSRQLELOLGDG SUHVXSXHV-

tal.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

4. Solicitar registros presupuestales y números de

órdenes de pago.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Elaborar órdenes de pago y hojas de control do-

cumental.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

PC

6. 2¿FLDUHQ FDVR GHLQFUHPHQWRV LQMXVWL¿FDGRV D

los servidores públicos responsables.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Registro en

libros de bancos

7. Registrar en el libro radicador las cuentas de ser-

vicios públicos que se envían a la Secretaría de

Hacienda.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

8. Enviar órdenes de pago y hojas de control con

las solicitudes de PAC a la Secretaría de Hacien-

da para el trámite de giro.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Relación de

cheques

PC

9. Efectuar el pago ante la respectiva empresa de

VHUYLFLRVS~EOLFRVRHQWLGDG¿QDQFLHUD

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

10. Entregar cheques correspondientes a los servi-

cios públicos de los entes desconcentrados a los

funcionarios autorizados.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Disponibilidad

Presupuestal

11. Organizar la documentación con las facturas

canceladas tanto en las empresas prestadoras

GHVHUYLFLRVFRPRHQHQWLGDGHV¿QDQFLHUDV(VWD

actividad comprende la comunicación con las en-

tidades a las que se les efectúan los pagos con

HO ¿Q GH VROLFLWDUOHV OD UHPLVLyQ GH ODV IDFWXUDV

canceladas una vez realicen los pagos.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

PC

19

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CANCELACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

12. Elaboración solicitud de disponibilidad presu-

puestal.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

PC

13. Archivar y conservar el material documental co-

rrespondiente a los servicios públicos de con-

formidad con las instrucciones impartidas por la

Secretaría de Hacienda.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&$1&(/$&,Ï1'(,038(67267$6$67$6

1. OBJETIVO:

Cancelar través de la Secretaría de Hacienda los impuestos de los bie-

nes, muebles e inmuebles de propiedad del Departamento de Cundina-

PDUFDXELFDGRVHQ%RJRWi\HQORVPXQLFLSLRVGH&XQGLQDPDUFD

2. MARCO LEGAL:

(VWDWXWR)LVFDOGHO'HSDUWDPHQWR

• Estatuto Tributario Nacional

• Decreto Departamental 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal 027 de 2005

• Presupuesto General del Departamento de Cundinamarca

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)DFWXUDV

• Liquidaciones

ÏUGHQHVGHSDJR

• Hojas de control documental

• Cheques girados a los Entes Territoriales

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Cancelación de los impuestos, tasas y multas de los bienes de propiedad del Departamento de Cundinamarca.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL, CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CANCELACIÓN DE IMPUESTOS, TASAS Y MULTAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir y radicar los formularios de impuesto de

YHKtFXORVDXWRPRWRUHV\SUHGLDOXQL¿FDGRGHORV

bienes inmuebles de propiedad del departamen-

to de Cundinamarca.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

2. Recibir y radicar los requerimientos que en

materia de impuestos de vehículos y predial le

efectúen al departamento de Cundinamarca y

las facturas de contribución de valorización ex-

pedidas por el IDU.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

3. Revisar los formularios de impuestos. Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

)RUPXODULRGH

Impuestos

4. 6ROLFLWDUFHUWL¿FDGRGHGLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHV-

tal.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

5. Solicitar registros presupuestales y números de

órdenes de pago.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

Registros

Presupuestales

6. Elaborar órdenes de pago y hojas de control

documental.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

7. Registrar en el libro radicador las cuentas

de impuestos que se envían a la Secretaría de

Hacienda.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

8. Enviar órdenes de pago y hojas de control con

las solicitudes de PAC a la Secretaría de Hacien-

da para el trámite de giro.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

9. Efectuar el pago ante la respectiva entidad ban-

caria o remitirlo al ente territorial.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

10. Enviar copia de los formularios cancelados a la

'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV\WUDPLWDUSDUD

que reposen en las carpetas de los bienes mue-

bles e inmuebles correspondientes.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

20 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CANCELACIÓN DE IMPUESTOS, TASAS Y MULTAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATOS PUNTO

DE CONTROL

11. Archivar y conservar el material documental de

impuestos, tasas y multas.

Profesional Universitario Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

3$*2$'0,1,675$&,Ï1'((',),&,26

1. OBJETIVO:

Cancelar A través de la Secretaría de Hacienda la administración de

HGL¿FLRVDODHPSUHVDFRQWUDWLVWDGHFRQIRUPLGDGFRQORHVWDEOHFLGRHQ

los contratos suscritos con el Departamento de Cundinamarca

2. MARCO LEGAL:

 (VWDWXWR)LVFDOGHO'HSDUWDPHQWR

• Decreto Departamental 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal 027 de 2005

• Presupuesto General del Departamento de Cundinamarca

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )DFWXUDV

 ÏUGHQHVGHSDJR

• Hojas de control documental

• Certicados de recibido a satisfacción

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

&DQFHODFLyQGHOVHUYLFLRGH$GPLQLVWUDFLyQGH(GL¿FLRVHLQPXHEOHV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PAGO ADMINISTRACIÓN DE EDIFICIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

1. Recibir y radicar las facturas expedidas por la

empresa contratista.

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

)DFWXUDV

2. 9HUL¿FDU SDJRV DQWHULRUHV ,QFRUSRUDU LQIRUPD-

ción en la base da datos.

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

3. 6ROLFLWDU FHUWL¿FDGR GH GLVSRQLELOLGDG SUHVX

puestal.

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

&HUWL¿FDGRGH

Disponibilidad

Presupuestal

PC

4. Solicitar registros presupuestales y números de

órdenes de pago.

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

5. Elaborar órdenes de pago y hojas de control do-

cumental.

Técnico Dirección Servicios

Administrativos

Ordenes de pago

6. Registrar en el libro radicador las cuentas de ad-

PLQLVWUDFLyQGH HGL¿FLRVTXHVH HQYtDQD OD6H-

cretaría de Hacienda.

Auxiliar Administrativo Dirección Servicios

Administrativos

7. Enviar órdenes de pago y hojas de control con

las solicitudes de PAC a la Secretaría de Hacien-

da para el trámite de giro.

Auxiliar Administrativo Dirección Servicios

Administrativos

PC

8. Entregar cheque a la empresa contratista. Auxiliar Administrativo Dirección Servicios

Administrativos

9. ǹUFKLYDU\ FRQVHUYDU HOPDWHULDO GRFXPHQWDO GH

DGPLQLVWUDFLyQGHHGL¿FLRV

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

10. Elaborar informes para presentarlos ante coordi-

nadores de los contratos.

Profesional Universitario Dirección Servicios

Administrativos

Informe

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

SOLICITUD DE DÍAS COMPENSATORIOS

1. OBJETIVO:

Tramitar la autorización de los días compensatorios generados por las

comisiones desarrolladas en ejercicio de sus funciones

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Nacional N° 1042 de 1978

• Decreto Departamental N° 020 de 2005

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

21

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Solicitud de días compensatorios

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

• Conductor Mecánico

5. RESULTADO:

Documento con la relación de días compensatorios aprobado por el Secretario de la Secretaría General

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOLICITUD DE DÍAS COMPENSATORIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

1. Solicita días de compensatorio por medio de un

R¿FLR

Conductores Dirección de Servicios

Administrativos

2. Revisa la documentación y la compara con las

DXWRUL]DFLRQHV \ FHUWL¿FDGRV GH SHUPDQHQFLD

aprobados.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

3. 6HHODERUDXQR¿FLRGHUHODFLyQVROLFLWDQGR FRP-

pensatorios.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado

4. Revisa y da visto bueno. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Revisa y da visto bueno. Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

6. )LUPD\DXWRUL]D Secretario de Despacho 6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ

Pública

7. 5DGLFDHO R¿FLR HQ YHQWDQLOODGH UDGLFDFLyQ 6H-

FUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado

8. 5HFHSFLRQDHOR¿FLRFRQODDXWRUL]DFLyQGHOD6H-

FUHWDUtDGHOD )XQFLyQ3~EOLFD\ VHODHQWUHJD DO

conductor.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

9. Reclaman la autorización de compensatorios. Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

75$163257('()81&,21$5,26

1. OBJETIVO:

Atender solicitudes de transporte a funcionarios del Departamento de

Cundinamarca

2. MARCO LEGAL:

Decreto Departamental 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal 027 de 2005

Decreto Departamental 00055 de 2006

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Solicitud del servicio

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Auxiliar Administrativo

Conductor Mecánico

Director Operativo

5. RESULTADO:

6. OBSERVACIONES:

Atender oportuna y satisfactoriamente las solicitudes de transporte de funcionarios del Departamento de Cundinamarca.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

22 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

TRANSPORTE DE FUNCIONARIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

1. Asignación de vehículo y conductor e Informa al

Director.

Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa

2. Autoriza el vehículo y el conductor. Director operativo Dirección Administrativa

3. Llenar el cronograma. Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa Cronograma

4. Revisar el cronograma. Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa

5. 6ROLFLWDUORVFHUWL¿FDGRVGHSHUPDQHQFLD Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa &HUWL¿FDGRGH

permanencia

6. (QWUHJDUHOFHUWL¿FDGRGHSHUPDQHQFLD Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa

7. Archivar los consecutivos. Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa

8. &RRUGLQD \FRQ¿UPD FRQ HO IXQFLRQDULR TXH YD

a viajar.

Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa

9. Desplazamiento y recorrido. Conductor Mecánico Dirección Administrativa

10. 6ROLFLWD ¿UPD GHO FHUWL¿FDGR GH SHUPDQHQFLD D

una autoridad competente del municipio.

Conductor Mecánico Dirección Administrativa PC

11. 3UHVHQWDFLyQ HQOD R¿FLQD GH WUDQVSRUWHVSDUD

informar novedades de la comisión.

Conductor Mecánico Dirección Administrativa PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&$1&(/$&,Ï1'(&20,6,21(6&219(+Ë&8/2

1. OBJETIVO:

Anular la asignación de vehículo por solicitud del interesado, de la Se-

FUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFDRSRUSDUWHGHORV'LUHFWLYRV

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Comunicado de cancelación de la comisión

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Comisión cancelada e informada al interesado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CANCELACIÓN DE COMISIONES CON VEHÍCULO Y CONDUCTOR ASIGNADOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se recibe la cancelación por parte de la persona

responsable de la comisión por vía telefónica o

por mail.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2. Se cancela en el cronograma. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Cronograma de

programaciones

3. Se busca el consecutivo del conductor asignado

a esa comisión.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

4. Se envía un mail con la novedad a la Secretaría

GHOD)XQFLyQ3~EOLFD

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Recibe la información de la cancelación. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado de

cancelación

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

TRÁMITE PAGO DE VIÁTICOS

1. OBJETIVO:

Tramitar los documentos necesarios para que se cancelen los viáticos

a los conductores

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

 Decreto Departamental 00055 de 2006

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Resolución de viaje

 &HUWL¿FDGRGHSHUPDQHQFLDOHJDOL]DGR

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Secretario de Despacho

 Director Operativo

 Profesional

 Auxiliar Administrativo

23

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

5. RESULTADO:

Trámite listo para que puedan cancelar los viáticos a los conductores

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TRÁMITE PAGO DE VIÁTICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recepción de resoluciones con la copia anexa

de cumplido de la comisión.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Solicitud y docu-

mentos anexos

2. Se elabora un comunicado remisorio con los do-

cumentos requeridos anexo.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

3. 5HYLVD\GD9R%RDOFRPXQLFDGR Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado PC

4. )LUPDFRPXQLFDGR Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

Comunicado PC

5. )LUPDFRPXQLFDGR Secretario de Despacho Despacho del Secretario Comunicado PC

6. 5DGLFDFLyQHQ6HFUHWDUtD GHOD )XQFLyQ3~EOLFD

para pago de viáticos.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

(175(*$'(9(+Ë&8/2$81)81&,21$5,2$8725,=$'2

1. OBJETIVO:

Hacer entrega de un vehículo inventariado a un funcionario

del Departamento

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Inventario de vehículos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Entrega de vehículo inventariado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ENTREGA DE VEHÍCULO A UN FUNCIONARIO AUTORIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se hace entrega de las llaves del vehículo al fun-

cionario autorizado.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2. Se hace inventario del vehículo. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

3. Se entrega el vehículo al funcionario autorizado. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

5(&(3&,Ï1'(819(+Ë&8/2$81)81&,21$5,2$8725,=$'2

1. OBJETIVO:

Recepcionar los vehículos que se han asignado a funcionarios

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental 0157de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

24 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Inventario de Vehículos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

9HKtFXORUHFLELGR\YHUL¿FDGR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

RECEPCIÓN DE UN VEHÍCULO A UN FUNCIONARIO AUTORIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se hace inventario del vehículo. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2. Se confronta con el inventario inicial. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

3. ¿Está de conformidad con el inventario? Si

está acorde con el inventario se recibe el vehícu-

lo a conformidad y se legaliza la entrega.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

4. Si se ha presentado un siniestro ocurrido pre-

VXQWDPHQWHSRUHOIXQFLRQDULRVHHODERUDR¿FLR

comentando la situación para ser entregado a la

2¿FLQDGH&RQWURO'LVFLSOLQDULR

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

5. 5HYLVD\)LUPDHOR¿FLR Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

6. (QYtDQHO R¿FLRFRUUHVSRQGLHQWH DOD 2¿FLQDGH

Control Disciplinario para su respectivo trámite.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

5(3257(),1'(6(0$1$'(9(+Ë&8/26(1(/3$548($'(52$8725,=$'2

1. OBJETIVO:

Controlar la permanencia de los vehículos de propiedad del Depar-

WDPHQWR GH &XQGLQDPDUFD HQ OD VHGH DGPLQLVWUDWLYD ORV ¿QHV GH

semana

2. MARCO LEGAL:

 Decreto 174 del 24 de junio de 2004

 Decreto Departamental 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

+RMDGHFiOFXORHQYLDGDDHVWDR¿FLQDFRQHOOLVWDGR GHYHKtFXORVSDU-

queados

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Secretario de Despacho

 Director Operativo

 Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Máximo control respecto del cumplimiento del uso de los vehículos y sus restricciones

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

REPORTE FIN DE SEMANA DE VEHÍCULOS EN EL PARQUEADERO AUTORIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. 5HFHSFLyQGH UHSRUWHSRU SDUWHGH ODR¿FLQDGH

seguridad.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

Reporte

vehículos

2. 5HYLVD\FRQ¿UPD Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

25

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

REPORTE FIN DE SEMANA DE VEHÍCULOS EN EL PARQUEADERO AUTORIZADO

3. Si encuentra alguna inconsistencia, se ela-

ERUDXQR¿FLRD ODVHFUHWDUtDR GHSHQGHQFLDLP-

plicada.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLR

4. Revisa y da visto bueno. Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. )LUPD\DXWRUL]D Secretario de Despacho Despacho del Secretario PC

6. 5DGLFDHOR¿FLR Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

7. Recepciona las respuestas al comunicado, se

DQDOL]DVLHVMXVWL¿FDEOH\ VHWRPDQODVPHGLGDV

necesarias.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

8. (QFDVRTXHODMXVWL¿FDFLyQ VHDDSUREDGDHOGR-

cumento se archiva.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

9. Si la respuesta no es satisfactoria se hacen los

WUiPLWHVUHVSHFWLYRV SDUDHQYLDU DOD 2¿FLQDGH

Asuntos Disciplinarios.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

62/,&,78''(+25$6(;75$6'(72'26/26&21'8&725(6'(/$*2%(51$&,Ï1'(&81',1$0$5&$

1. OBJETIVO:

Solicitar autorización para el pago de horas extras de los conductores

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal 027 de 2005

 Decreto 1042 de 1978

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWRGH+RUDV([WUDV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Secretario de Despacho

 Director Operativo

 Profesional

 Auxiliar Administrativo

 Conductor Mecánico

5. RESULTADO:

Revisión y aprobación de horas extras de los conductores

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOLICITUD DE HORAS EXTRAS DE TODOS LOS CONDUCTORES DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Diligencia el formato correspondiente a las

KRUDVH[WUDV¿UPDGRSRUHOMHIHLQPHGLDWR

Conductor Mecánico Dirección de Servicios

Administrativos

)RUPDWRGH

Horas extras

2. 5HYLVDHOIRUPDWR\YHUL¿FDFRQODVFRPLVLRQHVR

autorizaciones correspondientes.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

3. 6HHODERUDXQR¿FLRDOD6HFUHWDUtDTXHVROLFLWRHO

vehículo para que aprueben la relación de horas

extras.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLR5HPLVRULR

4. Revisa y da visto bueno. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Revisa y da visto bueno. Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

PC

6. )LUPD\DXWRUL]D Secretario de Despacho Despacho del Secretario PC

7. 5DGLFDHO R¿FLR HQ OD 6HFUHWDUtD GH OD )XQFLyQ

Pública.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

26 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

38%/,&$&,21(6

1. OBJETIVO:

Cumplir a cabalidad con las solicitudes que en materia de publicacio-

nes deba efectuar el Departamento de Cundinamarca

2. MARCO LEGAL:

 Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 Decreto 7 de 2006

 Demás normas relacionadas con publicación de edictos, licitacio-

nes y otros avisos

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

2¿FLRVROLFLWDQGRODSXEOLFDFLyQHQHOSHULyGLFR

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director Operativo

 Técnico

 Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Publicación en el periódico de conformidad con lo solicitado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PUBLICACIÓN EN DIARIOS DE AMPLIA CIRCULACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se reciben las solicitudes de publicación con el

correspondiente arte o texto a publicar por con-

ceptos de emplazatorios, licitaciones, avisos,

avisos legales, etc.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicios

Administrativos

2. Prepara arte o solicita a la dependencia que lo

HQYtHGH¿QHHO PHGLRGHSXEOLFDFLyQ \ORHQYtD

al medio para solicitar cotización.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

3. Recibe cotización, analiza y concilia precio y ta-

maño con el proveedor.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

PC

4. (ODERUDR¿FLR SDUDVROLFLWDU SXEOLFDFLyQHVSHFL-

¿FDQGRFRQWUDWR GtDVFRWL]DFLyQ \ SUHYLD¿UPD

del Director la envía.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLR

5. 5HYLVD\)LUPDHOR¿FLR\ORUHPLWHDOWpFQLFRSDUD

que continúe el trámite correspondiente.

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

6.

Recibe arte del medio con el cual se pactó, para

UHYLVLyQ\ 9R%R GHVHU QHFHVDULR VHVROLFLWDQ

los cambios necesarios hasta que quede bien.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

PC

7. (OLQWHUYHQWRU GHOFRQWUDWR ¿UPD HODUWH \ ORHQ-

vía.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

8. Se recibe factura y publicación del medio, se re-

visa valor, publicación, medidas y contenido del

aviso de acuerdo con lo pactado. Si se realizó a

satisfacción, se elabora el documento de recibo

a satisfacción y se remite a pagos.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

9. Se toma copia de la factura y la publicación con el

¿QGHFHUWL¿FDUODSXEOLFDFLyQSRUPHGLRGHXQR¿-

cio dirigido a la dependencia que solicitó la publi-

FDFLyQSDUDVXFRQRFLPLHQWR\¿QHVSHUWLQHQWHV

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

10. Organiza archivo de gestión con los documentos

soporte del proceso.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Archivo de

gestión

PC

38%/,&$&,Ï1(1',$5,22),&,$/

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se reciben las solicitudes de publicación con el

correspondiente arte o texto a publicar por con-

ceptos de emplazatorios, licitaciones, avisos, avi-

sos legales etc.

Secretario Ejecutivo

2. Prepara arte o solicita a la dependencia que lo

HQYtH(ODERUDR¿FLRHVSHFL¿FDQGRFRQWUDWRGtDV

SUHYLD¿UPD GHO'LUHFWRU VH HQYtDD OD,PSUHQWD

Nacional de Colombia para su publicación.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Arte

27

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

38%/,&$&,Ï1(1',$5,22),&,$/

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

3. Se recibe factura y publicación de la Imprenta

Nacional de Colombia, se revisa publicación y

contenido del aviso. Si se realizó a satisfacción,

se elabora el documento de recibo a satisfacción

y se remite a pagos.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

4. Se toma copia de la factura y la publicación con

HO¿QGHFHUWL¿FDUODSXEOLFDFLyQSRU PHGLRGHXQ

R¿FLR GLULJLGR D OD GHSHQGHQFLD TXH VROLFLWy OD

SXEOLFDFLyQ SDUD VX FRQRFLPLHQWR \ ¿QHV SHUWL-

nentes.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

PC

5. Organiza archivo de gestión con los documentos

soporte del proceso.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Archivo de

gestión

PC

38%/,&$&,Ï1(1*$&(7$'(3$57$0(17$/

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se recibe los actos administrativos que requieran

de publicación en la gaceta de acuerdo con su

naturaleza y origen. Si se trata de los Departa-

mentales se reciben en físico para numerarlos y

fecharlos y en medio magnético o correo electró-

nico para enviarlos a la Imprenta.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2. &ODVL¿FD ORV DFWRV DGPLQLVWUDWLYRV SRU GHSHQ-

GHQFLDV\HODERUDR¿FLRSDUDSXEOLFDFLyQFRQODV

indicaciones correspondientes al orden de publi-

cación, a la fecha. Anota en base de información

y envía físico y correo electrónico.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

3. Diligencia base de datos de control de las publi-

caciones.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

%DVHGH'DWRV

4. Coordina con la Imprenta el contenido y se asig-

nan número y fecha de la gaceta.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

5. Se recibe arte en borrador para revisión y apro-

bación. De encontrarse bien se aprueba, caso

contrario se realizan los ajustes pertinentes has-

ta que quede bien.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

6. Se realiza seguimiento y control de la publica-

ción.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

7. Realiza organización y coordina la distribución. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

PUBLICACIÓN EN CARTELERA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Se recibe la solicitud de publicación junto con los

GRFXPHQWRVTXHVHYDQD¿MDUHQODVFDUWHOHUDV

Secretaria Dirección de Servicios

Administrativos

2. 6HHODERUDFHUWL¿FDFLyQ GH¿MDFLyQGH ODOLVWD GH

FRQWUDWRVGRQGHVHHVSHFL¿FDIHFKD\IROLRV

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

3. Se coordina con la Dirección de Administración la

¿MDFLyQGHORVGRFXPHQWRVHQODFDUWHOHUD

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

4. 6HHQYtD OD FHUWL¿FDFLyQGH ¿MDFLyQ DOD GHSHQ-

GHQFLDFRUUHVSRQGLHQWH SRU PHGLR GHR¿FLR H[-

pedido por el Director.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

5. 6HVROLFLWD OD GHV¿MDFLyQ GHORV GRFXPHQWRV GH

acuerdo con las normas que rigen la materia de

los documentos publicados.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

6. 6HHODERUDDFWDGHGHV¿MDFLyQ\VHHVSHFL¿FDIH-

cha, folios que se retiran.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

7. 6HHQYtD OD FHUWL¿FDFLyQ GHGHV¿MDFLyQ D ODGH-

SHQGHQFLD FRUUHVSRQGLHQWH SRU PHGLR GH R¿FLR

expedido por el Director.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

8. Organiza archivo de gestión con los documentos

soporte del proceso.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

COORDINACIÓN DE LA SEGURIDAD

1. OBJETIVO:

Velar por la seguridad en la Sede Administrativa de la Gobernación de Cun-

dinamarca

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

28 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Solicitudes de ingreso de personas y de elementos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Profesional Especializado

5. RESULTADO:

Garantizar la seguridad en la Sede Administrativa del Departamento de Cundinamarca

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

COORDINACIÓN DE LA SEGURIDAD

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe y radica solicitudes dirigidas al Secretario

de Despacho relacionadas con el ingreso de per-

sonas y elementos a la sede administrativa.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

2. Analiza las solicitudes e imparte instrucciones

para atender las solicitudes de ingreso de perso-

nas y elementos a la sede administrativa.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

3. 9R%RHQLQJUHVR\VDOLGDGHHOHPHQWRV HQIRU-

ma escrita.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

4. Realización de instrucciones escritas y verbales

para atención del servicio de vigilancia de la sede

administrativa e inmuebles del Departamento de

Cundinamarca, incluyendo centros educativos

departamentales.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

5. Elabora requerimientos técnicos relacionados

con los procesos de contratación de la vigilancia

privada para la sede administrativa e inmuebles

del Departamento de Cundinamarca.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

6. Efectuar coordinación con los organismos de se-

guridad, Policía Nacional y Ministerio de Defen-

sa. (Complejo CAN).

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

7. Atender recomendaciones de seguridad del Co-

mité Paritario de Salud Ocupacional.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

8. Efectuar seguimiento para el manejo adecuado de

la seguridad de la sede administrativa del Cuarto

de Control, el cual funciona las 24 horas del día.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

9. 5HDOL]DU LQYHVWLJDFLyQ \ YHUL¿FDFLyQ GH KXUWRV

en la sede administrativa y en los inmuebles de

propiedad del Departamento de Cundinamarca

lo cual conlleva la elaboración de informes para

establecer la responsabilidad de las empresas

de vigilancia.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

10. Dirigir y coordinar la atención de evacuaciones

y salidas de emergencia para la prevención de

desastres o amenaza de actos terroristas.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

11. Atención y cooperación con los organismos de

VHJXULGDG 3ROLFtD 1DFLRQDO '$6 \ )LVFDOtD HQ

relación con las investigaciones adelantadas por

esos organismos.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

12. Coordinación del medio tecnológico para la sede

administrativa el cual incluye (Circuito cerrado de

TV, alarmas, sensores, etc.).

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

13. (PLWLUFHUWL¿FDFLRQHVTXHDFUHGLWHQODSUHVWDFLyQ

del servicio de vigilancia y seguridad privada de

la sede administrativa e inmuebles del Departa-

mento y Centros Educativos Departamentales.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

14. Coadyuvar en el recibimiento de personalidades

que ingresen al Despacho del señor Gobernador

por cita o por eventos programados en la sede.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

15. Efectuar seguimiento y control para la intervento-

ría de los contratos de prestación de servicios de

vigilancia en la sede administrativa.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

16. Elaboración de informes y contestaciones en

relación con el servicio de seguridad de la sede

administrativa.

Profesional

Especializado

Dirección Administrativa

29

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

(-(&8&,Ï135(6838(67$/'(/'(63$&+2'(/*2%(51$'25

1. OBJETIVO:

Ejecutar el presupuesto asignado en cada vigencia al despacho del

Gobernador

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Decreto de Liquidación del Presupuesto Anual

• Ordenanza 45

• Plan de Contratación Anual del despacho del Gobernador

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

2¿FLRVHVWXGLRGH SUHFLRVFRWL]DFLRQHV GLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHVWDO

orden de prestación, contrato, libro radicador, registro presupuestal,

órdenes de pago, autorizaciones de giro, formatos de ejecución presu-

puestal Secretaría de Hacienda.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario Privado

• Secretario Ejecutivo

• Profesional

• Director

• Secretario de Despacho

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Presupuesto ejecutado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL DESPACHO DEL GOBERNADOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Solicita servicio a contratar (por remuneración

servicios técnicos o por gastos de protocolo) de

acuerdo con las necesidades del Despacho del

*REHUQDGRU\FRQODGHELGDMXVWL¿FDFLyQ

Secretario Privado Despacho

del Gobernador

2. 5DGLFDQXPHUD\IHFKDHQFRUUHVSRQGHQFLDR¿-

FLRSDUDVHFUHWDULRD JHQHUDOVROLFLWDQGR VHUYLFLR

a contratar

Secretario Ejecutivo Despacho

del Gobernador

2¿FLR

3. Envía para estudio y trámite a la Dirección de

Contratación.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

General

4. Consulta ante el SICE, analiza y realiza estudio

de precios de mercado, reúne cotizaciones y po-

sibles contratistas.

Profesional Dirección

de Contratación

5. Revisa, analiza y determina contratista si corres-

ponde a contratación directa.

Director Operativo Dirección

de Contratación

PC

6. Revisa, analiza y determina contratista si corres-

ponde a contratación directa, de lo contrario se

siguen los procedimientos descritos en la direc-

ción de Contratación.

Secretario de Despacho Secretaría General PC

7. Solicita a la Dirección de Servicios Administrati-

vos el trámite de disponibilidad presupuestal.

Profesional Dirección

de Contratación

Solicitud

Disponibilidad

Presupuestal

8. Recibe solicitud de disponibilidad presupuestal y

revisa documentación

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

9. Solicita a la Dirección de Presupuesto de la Se-

cretaría de Hacienda la disponibilidad presupues-

WDO±¿UPDGRSRUHO'LUHFWRU2SHUDWLYR

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Disponibilidad

presupuestal

10. Expide disponibilidad presupuestal y envía a

la Dirección de Servicios Administrativos de la

Secretaría General

Secretaria de Hacienda

11. Recibe disponibilidad presupuestal, descarga

en el sistema y envía a la Dirección de Contra-

tación.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

12. Revisa y anexa a la carpeta, elabora la orden de

SUHVWDFLyQGHVHUYLFLRV\RFRQWUDWRVHJQVHDHO

caso.

Profesional Dirección

de Contratación

Orden de Presta-

ción de servicios

\RFRQWUDWR

13. 'LUHFWRUGHFRQWUDWDFLyQUHYLVD\GDHO9LVWR%XH-

QRSDUDHQYtRD¿UPDGHO6HFUHWDULRGH'HVSDFKR

Secretaría General.

Director Operativo Dirección

de Contratación

14. 5DGLFD HQ HO OLEUR SDUD ¿UPD GHO 6HFUHWDULR GH

Despacho.

Secretario Ejecutivo Dirección

de Contratación

30 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL DESPACHO DEL GOBERNADOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

15. 6HFUHWDULRGHGHVSDFKR¿UPD\ GHYXHOYHDODGL-

rección de contratación.

Secretario de Despacho Secretaría General

16. 5HFLEH FRQWUDWR ¿UPDGR QRWL¿FD DO FRQWUDWLVWD

SDUD¿UPDQXPHUD\IHFKD

ǹX[LOLDUDGPLQLVWUDWLYR Dirección

de Contratación

17. 8QDYH]¿UPDGRHOFRQWUDWRROD236UHVSHFWLYD

solicita registro presupuestal y entrega copia al

contratista para legalizar.

ǹX[LOLDUDGPLQLVWUDWLYR Dirección

de Contratación

18. Recibe solicitud de registro presupuestal y revisa

documentación.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

19. Solicita a la Dirección de Presupuesto de la Se-

cretaría de Hacienda el registro presupuestal.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

20. Expide registro presupuestal y envía a la Direc-

ción de Servicios Administrativos de la Secretaría

General.

Secretaría de Hacienda Registro

presupuestal

21. Revisa y entrega a la Dirección de Contratación Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

22. (ODERUDR¿FLRGHLQWHUYHQWRUtD\DGMXQWDFRSLDGH

la orden o contrato.

ǹX[LOLDUDGPLQLVWUDWLYR Dirección

de Contratación

2¿FLRGH

interventoría

23. &21752/

–Giros (Elaboración órdenes de pago o autoriza-

ciones de giro, según el caso, debidamente so-

portadas con los recibidos a satisfacción por los

supervisores o interventores).

Profesional Dirección de Servicios

24. Informa sobre las contrataciones al Despacho del

Gobernador.

Secretario de Despacho Secretaría General

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS

1. OBJETIVO:

Elaborar, proponer y ejecutar el plan anual de adquisiciones y sumi-

nistros, para garantizar la oportunidad en la entrega de los mismos y

propender por una adecuada programación del gasto, cumpliendo con

los procedimientos establecidos en el Sistema de Información para la

Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE–.

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

•Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organización,

funcionamiento y operación del Sistema de Información para la

Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la

Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones.

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Plan de necesidades

•2¿FLRV\&LUFXODUHVHQYLDGRVDWRGDVODVHQWLGDGHVGHOQLYHOFHQWUDO

•Planes de Compras en formato SICE

•Consolidado del Plan de Compras de la Gobernación de Cundina-

marca.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Profesional Especializado

5. RESULTADO:

Plan anual de compras registrado en el portal del SICE.

6. OBSERVACIONES:

La ejecución del Plan de Compras se circunscribe al registro de contratos que adelanta la Dirección de Contratación, de la Secretaría Gene-

ral, dentro de los términos y parámetros establecidos por el SICE.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

1. Elaborar el Plan de Necesidades de la Secreta-

ría General con base en los requerimientos de

las diferentes entidades y consumos históricos

registrados en el Almacén General, ajustándolo

al presupuesto aprobado.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

2. Elaborar el Plan Anual de Compras de la Secre-

taría General basado en el Plan de Necesidades

y de acuerdo a los parámetros y lineamientos

establecidos por el Gobierno Nacional y el SICE.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

31

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

3. Solicitar a las entidades del nivel central el en-

vío del Plan de Compras a la Secretaría Gene-

ral, para consolidarlo y registrarlo en el portal del

SICE.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

4. Realizar el seguimiento a la ejecución del Plan

de Compras.

Profesional

Especializado

Dirección de Servicios

Administrativos

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(7(&12/2*Ë$6'(,1)250$&,Ï1

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&225',1$&,Ï1'(6$552//2

1. OBJETIVO:

Diseñar e Implementar los sistemas de informaciones misionales, cor-

porativas y Gerenciales que conforman el SIDEP, siguiendo los están-

GDUHVGH¿QLGRVHQHO 3(6,GHPDQHUD TXHJDUDQWLFHQVXFRPSDWLELOL-

dad e integración entre todos los Sistemas Existentes.

2. MARCO LEGAL:

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Plan Estratégico de Sistemas PESI

Diseño conceptual del SIDEP

Guías Tecnológicas

 (VSHFL¿FDFLyQGHUHTXHULPLHQWRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Especializado

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Sistemas de Información óptimos y compatibles.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se repite por cada proyecto de implementación de Sistemas de Información, es decir, por cada Sistema de Información.

Los Sistemas en total son 13 misionales y 3 corporativos.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

COORDINACIÓN, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

DE CONTROL

1. Con base en el PESI, encarga al Profesional

Especializado la coordinación para el Diseño e

implementación de los sistemas de información.

De acuerdo a la complejidad de cada Sistema,

asigna por proyecto, a uno o más profesionales

universitarios, a quienes presta asesoría el pro-

fesional especializado durante el proceso.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

2. Coordina el trabajo de los profesionales asig-

nados a los proyectos, revisa y conceptúa so-

bre los requerimientos, aclarando dudas con

el área, entidad o Municipio interesado. Asigna

tareas a Profesionales Universitarios.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

3. Revisa los requerimientos, aclara las dudas que

estén a su alcance, realiza el levantamiento y

análisis de la información con el área, entidad

\R0XQLFLSLR LQYROXFUDGRGHWHUPLQD HO WLHPSR

de duración del diseño y desarrollo del Sistema,

propone el método de desarrollo (o concepto

sobre el mantenimiento), elabora cronograma y

lo entrega (informa) al Coordinador.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

4. Revisa el informe, ajusta el cronograma y lo

escala al Director.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

5. Revisa y aprueba. Devuelve al Profesional

Universitario.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

PC

6. Desarrolla la etapa de análisis (fuentes de in-

formación, modelo conceptual, evaluación de

componentes físicos requeridos, entrevistas,

etc.) o propone dimensionamiento para la con-

tratación del desarrollo (o mantenimiento) e in-

forma al Profesional Especializado (fuentes de

información, modelo conceptual, evaluación de

componentes físicos, entrevistas, etc.)

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información

y Comunicaciones

32 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

COORDINACIÓN, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

7. Revisa documentos, ajusta y envía a Director

de Tecnologías de la Información y Comunica-

ciones para su revisión y aprobación.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Revisa y aprueba los documentos y los devuel-

ve al Profesional Especializado, para iniciar

proceso de Diseño y desarrollo o contratar el

mismo.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

9. Revisa los documentos, establece cronograma

de ejecución y envía al Profesional Universita-

rio.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Si es contratación, inicia proceso de contrata-

ción (elaboración de estudios previos y térmi-

nos). Envía al Profesional Especializado para

revisión y ajustes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Revisa, ajusta y envía al Director para aproba-

ción.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Revisa y autoriza continuar el proceso de se-

lección.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

13. Si es desarrollo, elabora el diseño (modelo en-

WLGDGUHODFLyQQRUPDOL]DFLyQGH¿QLFLyQGHSDQ-

tallas, diccionario de datos, etc.).

Profesional

Universitario.

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Realiza el apoyo en el seguimiento y la ejecu-

ción del contrato y participa asesorando el dise-

ño y desarrollo de la aplicación.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Participa en el equipo de trabajo para el diseño

y desarrollo de la aplicación contratada o hace

el desarrollo de la misma.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Participa en las pruebas, valida y determina

ajustes a la aplicación si es contratada, o hace

las pruebas y ajustes si es desarrollo interno.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Si es desarrollo, instala la aplicación, capacita,

documenta, evalúa el cubrimiento, rendimien-

to y problemas de hardware o software. Si es

contratación, realiza el seguimiento técnico del

sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. ,QIRUPDPHGLDQWHR¿FLR RFRUUHR DO3URIHVLRQDO

Especializado, sobre el estado de la implanta-

ción del sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

19. 9HUL¿FDODIXQFLRQDOLGDGGH ODDSOLFDFLyQ\D LP-

plantada y la capacitación de los usuarios y del

administrador del sistema.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

20. Si la aplicación está bien, elabora acta de reci-

ELGRD VDWLVIDFFLyQ SDUD ¿UPD GHO ,QWHUYHQWRU

RVL QRR¿FLDDO GHVDUUROODGRUSDUD TXHUHDOLFH

ajustes detectados.

Profesionales

Universitario

y Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

21. 5HYLVDDSUXHED\¿UPD HODFWDGHUHFLER DVD-

tisfacción.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

22. Si es contrato remite carta a Dirección de con-

tratación con los documentos del proceso.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

0$1(-2

1. OBJETIVO:

Elaborar los términos de referencia, protocolos y estándares a seguir

para la compra de equipos y demás bienes informáticos.

Renovar la infraestructura computacional.

*DUDQWL]DUOD PHMRUDGTXLVLFLyQ FRVWREHQH¿FLRGH ODLQIUDHVWUXFWXUD

computacional para las entidades del Departamento.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Términos de referencia

 Hoja de control de inventarios

 2¿FLRVHQYLDGRVSRUODVHQWLGDGHV

 Consolidado de necesidades Dirección de Tecnologías de la Infor-

mación y Comunicaciones

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Secretario de Despacho

 Director Operativo

 Profesional Universitario

 Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Compra de los elementos requeridos

6. OBSERVACIONES:

33

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS INFORMÁTICOS – ADQUISICIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. El Secretario de Despacho recibe la solicitud

efectuada por los funcionarios de cada entidad

YtDR¿FLRRFRUUHRHOHFWUyQLFR

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

2. 5DGLFDR¿FLRPHGLDQWH HOVLVWHPDPHUFXULR SDUD

darlo a conocer al Director.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Analiza permanentemente las últimas tenden-

cias de tecnología que puedan ser implementa-

das en las entidades para facilitar la gestión de

las mismas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 'H¿QH SULRULGDGHV SDUD ODV DGTXLVLFLRQHV GH

acuerdo a las necesidades de las entidades y los

proyectos que en su momento se estén adelan-

tando.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Delega en un profesional la realización de todos

los trámites necesarios para la adquisición de los

recursos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Consolida todas las necesidades, las reportadas

por las entidades y las requeridas para apoyar los

proyectos de la dirección.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Informa al funcionario encargado del presupues-

to en la Dirección de Dirección de Tecnologías

de la Información y Comunicaciones para que se

contemple en el mismo dichas necesidades.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Cada vez que se requiera la adquisición de algún

recurso, se consulta al funcionario encargado de

presupuesto si se programó dentro de las adqui-

siciones de la vigencia del año.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Adelanta los estudios de mercado y convenien-

cia necesarios para iniciar el proceso de con-

WUDWDFLyQFRQ HO ¿QGH VROLFLWDU ODGLVSRQLELOLGDG

correspondiente.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Analiza si se requiere pliegos de condiciones o

términos de acuerdo al monto

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Diseña pliegos de condiciones o términos de refe-

rencia de acuerdo a los lineamientos efectuados

por la Dirección Jurídica y la Secretaría Jurídica.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Consolida y almacena los estudios, los términos

o pliegos, la disponibilidad emitida y proyecta el

R¿FLRUHPLVRULRSDUD OD'LUHFFLyQ-XUtGLFD FRQHO

¿QGHUDGLFDUOD SRUHO6LVWHPD 0HUFXULRSDUD UH-

visión del director.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Revisa, aprueba documentación correspondiente

DOSURFHVR\¿UPDHOR¿FLRUHPLVRULR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

14. 5DGLFDR¿FLRHQVLVWHPDPHUFXULRSDUDHQYLDUORD

la Dirección Jurídica o a la Secretaría Jurídica.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. $UFKLYDFRSLDGHOR¿FLRUDGLFDGR Secretario Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

0$1(-2$5,2'(+$5':$5(

1. OBJETIVO:

Conocer y tener control sobre la cantidad y situación actual de toda la

LQIUDHVWUXFWXUDFRPSXWDFLRQDOKDUGZDUH\ VRIWZDUHFRQVXV HVSHFL¿-

caciones técnicas y ubicación.

Corroborar las licencias físicas vs. instaladas para no incurrir en pirate-

ría de Software y generar políticas para su uso.

Celebrar convenios con las diferentes compañías de software con el

SURSyVLWRGHDFFHGHUDEHQH¿FLRVSDUDWRGRHO'HSDUWDPHQWR

2. MARCO LEGAL:

 /H\1'((QHUR³6REUHGHUHFKRVGHDXWRU´

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

34 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Hoja de vida de los equipos de cómputo

Licencias de software

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Universitario

Técnico

Auxiliar Administrativo

Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Inventarios de Hardware y Software actualizado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Elabora formatos de hoja de vida equipos, actua-

lizaciones, traslados de equipos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Envía a las entidades el formato para su diligen-

FLDPLHQWRVROLFLWDQGRPHGLDQWH R¿FLRHOLQIRUPH

GHORV HTXLSRVH[LVWHQWHV UDGLFD\ FRQ¿UPDUH-

cepción.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Recepciona informes y formatos diligenciados. Auxiliar Administrativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Crea una base de datos con la información de

cada entidad.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Analiza las novedades, compara los inventarios

y solicita las aclaraciones por parte de las entida-

des que tienen inconsistencias y elabora relación

al Director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Analiza los resultados y toma decisiones sobre

la actualización de los inventarios, estudiando

la conveniencia para la Administración Depar-

WDPHQWDOOD ¿UPD GH QXHYRV FRQYHQLRV FRQ ODV

compañías productoras de hardware y de soft-

ware.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

7. Alimenta y mantiene actualizada la biblioteca

de drivers en el servidor corporativo y divulga

y asesora a las entidades y municipios sobre la

existencia y posibilidad de convenios y precios

especiales para la actualización.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

0$1(-2

1. OBJETIVO:

Retirar de cada una de las entidades del nivel central los recursos

informáticos que no son utilizados por las mismas, debido a que pre-

VHQWDQGDxRVLUUHSDUDEOHV\RTXHKDQFXPSOLGRHOFLFORGHYLGD~WLO

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGDUEDMD

Guías Tecnológicas

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director Operativo

 Profesional Universitario

 Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Recursos informáticos inservibles retirados de las entidades

6. OBSERVACIONES:

35

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS INFORMÁTICOS – DAR DE BAJA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe solicitud y delega al coordinador del

tema.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Se abre caso de soporte para asignar al técnico

que desarrollará la actividad.

Auxiliar Administrativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Traslado a la entidad, revisión técnica del bien,

GLDJQyVWLFRHPLVLyQ FRQFHSWR FODVL¿FDFLyQGH

los elementos inservibles y reutilizables, diligen-

FLDPLHQWRGHO IRUPDWR³,QYHQWDULR ItVLFRGH %LH-

QHVH,QPXHEOHV´

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

)RUPDWR

“Elementos

DGDUGHEDMD´

4. Proyecta respuesta informando concepto técni-

co y destino de los elementos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Si existen partes que pueden ser reutilizadas,

alimenta el archivo Stock de elementos almace-

nados en el laboratorio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

formato

“Elementos

DGDUGHEDMD´

6. Si ninguna de las partes puede recuperar, ali-

menta el archivo que consolida los elementos

a dar de baja.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 3UR\HFWDR¿FLRDODGLUHFFLyQGHELHQHVHPLWLHQ-

do concepto, remitiendo formato de inventario de

bienes descargando elementos y programando

la entrega de los mismos a dicha entidad.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Si algunos elementos se pueden recuperar, pro-

\HFWDR¿FLRLQIRUPDQGRDOD'LUHFFLyQGHELHQHV

la ubicación y el responsable de los elementos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. (OGLUHFWRUGDHOYLVWRGHOR¿FLR Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Se entregan los equipos a la entidad compe-

tente.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Recibe solicitud y delega al coordinador del

tema.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

0$1(-2&20387$&,21$/

1. OBJETIVO:

Garantizar el correcto funcionamiento de la infraestructura computacional

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Términos de referencia

Hoja de control de inventarios

 )RUPDWRSDUDHOVHJXLPLHQWRGHODVROXFLyQ\UHFLERDVDWLVIDFFLyQ

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Universitario

Mesa de Ayuda

Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Correcto funcionamiento de la infraestructura computacional

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

36 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS INFORMÁTICOS – MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA COMPUTACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Genera estadísticas del consolidado de necesi-

dades a partir de la información suministrada en

el punto central (Help desk).

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 3ULRUL]D QHFHVLGDGHV \ SUR\HFWD R¿FLR SDUD HO

GLUHFWRU FRQ HO ¿Q GH SURJUDPDU HO UHVSHFWLYR

mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 5HYLVD ¿UPD R¿FLR \ DSUXHED OD SULRUL]DFLyQ

efectuada por profesional.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 5DGLFDR¿FLRGHSURJUDPDFLyQGHDFWLYLGDGHV Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. 3DUDHOPDQWHQLPLHQWRSUHYHQWLYRYHUL¿FDPiTXL-

QDVTXHVHHQFXHQWUDQHQ JDUDQWtDFRQHO¿QGH

excluirlas del mantenimiento preventivo y correc-

tivo.

Mesa de Ayuda Contratista

6. Asigna técnicos para realizar la actividad, solici-

WiQGROHDOD¿UPDTXHSUHVWHHOVHUYLFLRGHPDQ-

tenimiento un número determinado de técnicos

de acuerdo a la cantidad de equipos existentes

en la entidad.

Mesa de Ayuda Contratista

7. Desplazamiento a la entidad. Mesa de Ayuda Contratista

8. Constata inventario y genera copia de respaldo. Mesa de Ayuda Contratista

9. Realiza mantenimiento preventivo: Rutinas

de mantenimiento de Hw, Rutinas de man-

WHQLPLHQWR GH 6: \ SUXHEDV ILQDOHV GH IXQ-

cionamiento y recibido a satisfacción de los

usuarios.

Mesa de Ayuda Contratista

10. Si realiza la actividad a satisfacción se diligencia

IRUPDWR\VHREWLHQHYLVWREXHQRGHFRQ¿UPDFLyQ

por parte del usuario de la actividad realizada.

Mesa de Ayuda Contratista

11. 9HUL¿FDFLyQ GH FDOLGDG 6H GDQ WUHV GtDV SDUD

que el usuario pruebe la máquina, si funciona co-

UUHFWDPHQWHVHREWLHQHHO YLVWREXHQRGH¿QLWLYR

por parte del usuario.

Mesa de Ayuda Contratista

12. Se transcribe información en el sistema. Mesa de Ayuda Contratista

13. Archiva formato. Mesa de Ayuda Contratista

14. Si el mantenimiento es preventivo presenta fallas

VHYHUL¿FDHOSURFHGLPLHQWRUHDOL]DGR

Mesa de Ayuda Contratista

15. Si hay error corrige el procedimiento y se diligen-

cia el formato (pasos 9–12).

Mesa de Ayuda Contratista

16. Si no es posible corregir el error, escala proble-

ma a profesional.

Mesa de Ayuda Contratista

17. $EUHVHUYLFLRHQOD%DVHGHGDWRVTXHVHHQFXHQ-

tra en el punto central (Help Desk y se atiende

mediante el proceso de soporte técnico).

Mesa de Ayuda Contratista

18. Si el mantenimiento es correctivo, se efectúa un

diagnóstico del problema.

Mesa de Ayuda Contratista

19. 6LHOSUREOHPDHV6:VHUHLQVWDOD Mesa de Ayuda Contratista

20. 'HOR FRQWUDULRVL HV+: \UHTXLHUH FDPELRGH

SDUWHYHUL¿FDVX H[LVWHQFLDHQHO VWRFN\ ODVX-

ministra al técnico.

Mesa de Ayuda Contratista

21. Realiza cambio de parte y corrige el problema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

22. Si no hay disponibilidad de partes en el stock,

WUDPLWD VX DGTXLVLFLyQ D WUDYpV GH OD ¿UPD GH

mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

23. Si no requiere cambio de parte, corrige proble-

ma.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

24. Radica la comunicación y el informe de super-

visión.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

25. Proyecta Actas de seguimiento y liquidación del

contrato

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

26. 5HYLVDDSUXHED\¿UPDDFWDV Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

27. $UFKLYDFRSLDGHODVDFWDV¿UPDGDV Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

37

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

0$1(-2

1. OBJETIVO:

Realizar el traslado de recursos informáticos entre las diferentes enti-

dades del nivel central, las dependencias y los funcionarios, de acuer-

do a las necesidades de los mismos.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH7UDVODGR

Estudio de necesidades

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Universitario

Auxiliar Administrativo

Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Recursos informáticos reubicados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MANEJO Y CONTROL DE RECURSOS INFORMÁTICOS – TRASLADO DE RECURSOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe la solicitud de traslado. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 5DGLFDR¿FLRPHGLDQWHHOVLVWHPDPHUFXULRSDUD

darlo a conocer al director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Delega en el profesional la solicitud, revisión y

respuesta de la comunicación.

Auxiliar Administrativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Evalúa la infraestructura existente tanto en la

entidad origen como destino, de acuerdo al in-

YHQWDULRDFWXDOGHGLFKDVHQWLGDGHVFRQHO¿QGH

YHUL¿FDUVLVHMXVWL¿FDRQRHOWUDVODGR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. 9HUL¿FDHQODHQWLGDGGHVWLQRODVFRQGLFLRQHVGH

traslado: Revisa disponibilidad de punto lógico,

eléctrico su funcionamiento, disponibilidad en el

cuarto de control, si requiere conexión a UPS

entre otros.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

6. Proyecta comunicación a las entidades infor-

mando el traslado.

Auxiliar Administrativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 5HYLVD\¿UPDFRPXQLFDFLyQ Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

)RUPDWRWUDVODGR

elementos infor-

máticos

8. Realiza traslado del equipo de la entidad origen

a la entidad destino.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. 'LOLJHQFLD HO IRUPDWR GH ,QYHQWDULRV %LHQHV H

Inmuebles para legalizar el recibo y la entrega

del recurso. Dejándole una copia del mismo al

Usuario.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. 3UR\HFWDR¿FLRUHPLWLHQGRHOIRUPDWRDODR¿FLQD

GH%LHQHVH,QYHQWDULRV

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. 5HYLVD\¿UPDFRPXQLFDFLyQ Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

12. 5DGLFD R¿FLR HQ VLVWHPD PHUFXULR SDUD HQ-

viarlo a la Dirección Jurídica o a la Secretaría

Jurídica.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. $UFKLYDFRSLDGHOR¿FLRUDGLFDGR Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

38 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$&78$/,=$&,21(6±$'0,1,675$&,Ï1'(/3/$1(675$7e*,&2'(/6,67(0$'(,1)250$&,Ï13(6,

1. OBJETIVO:

Administrar, actualizar, coordinar y monitoreo de la ejecución del Plan

Estratégico de Sistemas de Información PESI.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 Ley de Conectividad

 Demás normas de telecomunicaciones que rijan en el momento

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Plan de Desarrollo Departamental

Plan Estratégico de Sistemas de Información

Informe de Gestión

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Especializado

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Plan Estratégico (PESI) actualizado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ACTUALIZACIONES – ADMIISTRACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (PESI)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Adelanta un monitoreo permanente al PESI

para constatar que los proyectos adelantados

se ajustan a este. En caso de detectar alguna

LQFRQVLVWHQFLDGH¿QH VLHV QHFHVDULR DMXVWDUHO

Plan o si lo pertinente es ajustar el proyecto a lo

HVWDEOHFLGRHQHO3ODQ'H¿QHORV SUR\HFWRVGHO

PESI para ejecutar en cada vigencia y envía al

Director para su aprobación.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Evalúa los proyectos propuestos y da su apro-

bación o los devuelve para incluir otros.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Elabora documentación técnica de soporte para

ORVSUR\HFWRV HVFRJLGRV\ QRWL¿FDDODV HQWLGD-

des su inclusión en los proyectos solicitando su

participación en el mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Asigna un profesional universitario para aseso-

rar a la entidad en el proyecto.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Diagnostica las necesidades en las entidades

mediante la elaboración de un documento de

HVSHFL¿FDFLyQGHUHTXHULPLHQWRV SRUHQWLGDG\

lo pasa el Profesional Especializado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Evalúa nuevas tecnologías para el proyecto, los

FRVWRVHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDV\GHWHUPLQDOD

viabilidad de aplicación a la luz del PESI. Pasa a

profesional Universitario.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Coordina con la entidad respectiva, el desarro-

llo del proyecto que le corresponde, según el

PESI.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Elabora informe para el coordinador de grupo,

del diagnóstico del proyecto, incluyendo nuevos

requerimientos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Evalúa el informe y los nuevos requerimientos

del Plan Estratégico y los incluye en el PESI.

Pasa al Director.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Lo evalúa, publica y divulga a los profesionales

universitarios a través del correo electrónico.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Realiza informe de ejecución de los proyectos

del PESI, para el Director.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Evalúa el informe y el avance de ejecución del

PESI y de las metas en el área informática del

Plan de Desarrollo.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

39

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1*(1(5$/'(6(59,&,26±&23,$6'(6(*85,'$'$/266,67(0$6'(,1)250$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Garantizar la conservación de la información generada

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Copias de seguridad elaboradas.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se repite por cada proyecto de implementación de Sistemas de Información.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. El Administrador del sistema informa la ubicación

de los archivos a copiar, la hora y frecuencia que

requiere para la generación de las copias.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Recibe la información y procede a programar

las copias de seguridad en cinta que almacenan

toda la información de los buzones de los usua-

rios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 9HUL¿FD HO EXHQ HVWDGR GH OD FRSLD UHDOL]DGD

restaurando la información en un servidor alter-

nativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Informa al administrador que las copias fueron

realizadas

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26±$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26(63(&,$/,=$'26

1. OBJETIVO:

9HUL¿FDFLyQGHTXHORV6HUYLGRUHVTXHPDQHMDQDSOLFDFLRQHVFUtWLFDV

estén operando normalmente, con los servicios estables y activados,

con las políticas establecidas para la ejecución de sus actividades.

Servidor Proxy (Seguridad y Acceso a Internet)

6HUYLGRU)LUHZDOO6HUYLGRUGH6HJXULGDG,QWHUQHW

Servidor SMS (Inventario Hardware y Software)

Servidor Antivirus

6HUYLGRU&RUUHR2:$2XWORRNZHE$FFHV

6HUYLGRU7HUPLQDO6HUYLFHV8VXDULRVEDMDFRQ¿JXUDFLyQ

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Profesional Universitario o Especializado

Secretaria

5. RESULTADO:

Operación correcta de los Servidores que manejan aplicaciones críticas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

40 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS – ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Programa actividades de mantenimiento pre-

ventivo a los equipos, durante la vigencia de las

garantías del contrato y por parte de las compa-

ñías de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Aprueba el cronograma de mantenimiento pre-

ventivo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Supervisa los trabajos de mantenimiento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDTXHORVHTXLSRVLQYROXFUDGRVHQHOSUR-

ceso, estén operando normalmente, con los

servicios estables y activados, con las políticas

establecidas para la ejecución de sus activida-

GHV,GHQWL¿FDHTXLSRVTXHSUHVHQWDQIDOODV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Determina la causa de la falla. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Informa de la falla al jefe inmediato y determi-

na si es o no factible solucionarlo directamente

en la dirección de informática. Si es posible el

arreglo directo, pasa a la actividad N° 7. De no

ser posible el arreglo directo, pasa a la activi-

dad N° 14.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 'H¿QH HO SURFHGLPLHQWR D VHJXLU UHHPSOD]R

(cargue de datos), arreglo, reinstalación de soft-

ZDUHUHFRQ¿JXUDFLyQRDFWLYDFLyQGHVHUYLFLRV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Asesorar al Profesional Universitario en la solu-

ción a problemas.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Arregla o corrige las fallas. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Elabora y presenta informes al Director del arre-

glo de fallas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Propone lineamientos y mejoras a los servicios. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Revisa informe y aprueba lineamientos y mejo-

ras a los servicios.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. ,PSOHPHQWDODVPHMRUDVDOVLVWHPD)LQGHOSUR-

ceso).

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. De no ser posible el arreglo inmediato por parte

de la Dirección de Tecnologías de la Información

y Comunicaciones por daños físicos del equipo

o por que el manejo es por parte de una com-

pañía: Implementa plan de contingencia para la

activación del servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Avisa a la compañía de mantenimiento para

abrir el caso hasta su solución.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. En caso de que no se cuente con garantías o

compañías acompañantes, cotiza arreglo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Presenta soluciones al Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. Determina cuál es la mejor solución y realiza las

gestiones o los pasos necesarios para la contra-

tación de dicho servicio.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

19. Realizar el acompañamiento a la compañía

FRQWUDWDGDKDVWDOD¿QDOL]DFLyQGHODUUHJOR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

41

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2(/(&75Ï1,&2±$'0,1,675$&,Ï1'(/$3/$7$)250$23(5$7,9$$3/,&$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Mantener el óptimo funcionamiento de la base operativa y de la apli-

cación del sistema de correo de voz, garantizando la continuidad del

servicio.

2. BASE LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Reglamento de uso del sistema de Correo de voz de la Go-

bernación de Cundinamarca.

 Políticas de uso del sistema de Correo de Voz de la Gober-

nación de Cundinamarca.

 Contrato de soporte con la empresa APICE S.A.

15. Herramienta Informática de Mesa de Ayuda.

4. MEDIDAS DE CONTROL:

Copias de Respaldo

Revisión de las páginas web de los fabricantes en busca de

actualizaciones del sistema operativo y de los antivirus.

Revisión de los visores de eventos y alertas del servidor.

5. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

6. OBSERVACIONES:

7. RESULTADO:

)XQFLRQDPLHQWRDGHFXDGR\H¿FLHQWHGHODSODWDIRUPDRSHUDWLYD\GHODDSOLFDFLyQ

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO ELECTRÓNICO – ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA OPERATIVA Y DE LA APLICACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa en la página web del fabricante las ac-

WXDOL]DFLRQHVPiVUHFLHQWHV KRW¿[HV\ SDUFKHV

SDUDHOVLVWHPDRSHUDWLYR:LQGRZV6HUYHU

para la aplicación de Correo de Voz TOLE y para

el software antivirus Mcafee.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Evalúa el riesgo y el nivel de impacto asociado

con la instalación de las actualizaciones y par-

ches en la prestación del servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Programa la fecha y hora de la instalación de las

actualizaciones y parches.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. En caso de ser necesario informa a los usuarios

del servicio acerca de la suspensión del mismo

con el propósito de realizar el mantenimiento y

en la fecha y hora establecidas.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

5. Implementa las actualizaciones y parches en el

servidor de correo de voz.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Revisa los logs de eventos y alertas del sistema

de seguridad y de aplicación para detectar posi-

bles errores e inconsistencias.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Programa actividades de mantenimiento preventi-

vo y correctivo a los equipos y al software, durante

la vigencia de las garantías del contrato de soporte

y por parte de las compañías de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Aprueba el cronograma de mantenimiento pre-

ventivo.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

9. Supervisa los trabajos de mantenimiento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

10. 9HUL¿FDTXHVHFRQVLJQHHQODEDVHGHGDWRVGH

conocimiento de la Mesa de Ayuda los procedi-

mientos realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2(/(&75Ï1,&2±&5($&,Ï1

1. OBJETIVO:

Adición y eliminación de usuarios del servicio de correo Electrónico de

la Gobernación de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

42 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Carta de Navegación 2001 – 2002 Correo Electrónico.

 Reglamento de Uso del Sistema de Correo Electrónico de la

Gobernación de Cundinamarca.

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Servicio de correo electrónico para todos los funcionarios activos de la Administración

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO ELECTRÓNICO – CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS DEL CORREO ELECTRÓNICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de creación (nombramiento o

traslado) o eliminación (retiro) de usuario por parte

GHOD6HFUHWDUtDGHOD)XQFLyQ3~EOLFDPHGLDQWHHO

envío de cuadro de datos por correo electrónico.

En caso de ser una entidad descentralizada, la

solicitud se recibe telefónicamente o mediante

R¿FLR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa la información del usuario y valida los da-

tos en sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Realiza la adición del nuevo usuario y genera men-

saje de bienvenida al sistema o procede a la elimi-

nación de aquellos usuarios retirados o inactivos.

Cuando se trata de la eliminación de un funcionario

directivo, se saca backup de la información.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Informa al grupo de sistemas de la entidad don-

de se desempeñará el funcionario, que el usuario

IXHFUHDGRSDUDTXHSURFHGDQDODFRQ¿JXUDFLyQ

del equipo. De no existir dicho grupo, se envía

personal de soporte técnico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2(/(&75Ï1,&2±021,725(2

1. OBJETIVO:

Adelantar un constante monitoreo del funcionamiento del servicio de

correo Electrónico de la Gobernación de Cundinamarca, adelantando

el mantenimiento necesario para garantizar su…

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Carta de Navegación 2001 – 2002 Correo Electrónico.

Reglamento de Uso del Sistema de Correo Electrónico de la

Gobernación de Cundinamarca.

 )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

ÏSWLPRIXQFLRQDPLHQWRGHO6LVWHPDGH&RUUHR(OHFWUyQLFR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

43

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CORREO ELECTRÓNICO – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Realiza la desfragmentación y compresión del

disco, genera el disco de rescate.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa el visor de sucesos, los archivos de log

de copias de seguridad, examinando el espacio

en disco.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Si se detecta alguna inconsistencia, determina la

causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Procede a dar solución. De ser necesario solicita

ayuda al personal de soporte técnico o asesoría

externa a los proveedores.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRSRUSDUWHGHORVXVXDULRV

de las políticas de uso del sistema que para el

efecto se han implementado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2(/(&75Ï1,&2±623257($868$5,26'(/&255(2(/(&75Ï1,&2

1. OBJETIVO:

Prestar asesoría y soporte técnico a los usuarios del servicio de correo

Electrónico

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Carta de Navegación 2001 – 2002 Correo Electrónico.

 Reglamento de Uso del Sistema de Correo Electrónico de la

Gobernación de Cundinamarca.

 )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Problemas solucionados

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO ELECTRÓNICO – SOPORTE A USUARIOS DEL CORREO ELECTRÓNICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de soporte por parte del usua-

rio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa datos de usuario en sistema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. De ser factible soluciona inmediatamente el pro-

blema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. De lo contrario llama al personal de soporte téc-

nico para que atienda el caso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

44 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

TERMINAL SERVICES – ADMINISTRACIÓN USUARIOS TERMINAL SERVICES

1. OBJETIVO:

Garantizar a todos los funcionarios de la Gobernación de Cundina-

marca que tengan como herramienta de trabajo un computador de baja

FRQ¿JXUDFLyQRFRQVLVWHPDRSHUDWLYR/LQX[HODFFHVRUiSLGR\VHJXUR

D KHUUDPLHQWDV R¿PiWLFDV \ DSOLFDFLRQHV PLVLRQDOHV TXH VRODPHQWH

SXHGHQVHUHMHFXWDGDVEDMRVLVWHPDRSHUDWLYR:LQGRZV

2. BASE LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Â 0DQXDOGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQ7HUPLQDO6HUYLFHV

Â )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

· Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director

 Profesional Universitario

 Técnico

5. RESULTADO:

Servicio corporativo de Terminal Services para los funcionarios autorizados.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se repite por cada solicitud de ingreso o retiro de usuarios al servicio de Terminal Service.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TERMINAL SERVICES – ADMINISTRACIÓN USUARIOS TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica solicitud escrita de una entidad o depen-

dencia solicitando creación o retiro de un funcio-

nario al servicio de Terminal Service.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Recibe solicitud, analiza, autoriza y delega en el

Ingeniero administrador del Servicio Corporativo

de Terminal Service.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Recibe solicitud, analiza y determina si la infor-

mación es de tipo transaccional o estática.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Si es creación de un nuevo usuario

 &UHDFLyQGHO3HU¿O

•Entra al Servidor Terminal S1 y a través de

la consola para usuarios Terminal, se busca

el funcionario.

•En propiedades se adiciona además del

grupo de Usuarios Terminal, los otros gru-

pos o servicios a los cuales tiene acceso,

mediante la pestaña de Member of y en el

SUR¿OHVH GD HO 3DWK GHO VHUYLGRU D GRQGH

va a almacenar la información (TerminalS1

R 7HUPLQDO6\ VH FRQ¿JXUD OD XQLGDG =

FRPRODFDUSHWD+RPHSDUDHVHSHU¿O

•Aplica los cambios y sale de la consola de

usuarios Terminal.

•Si el usuario fue autorizado para accesar

VRORKHUUDPLHQWDV R¿PiWLFDV HO LQJUHVROR

hará a través del Servidor de Terminal S1.

•Si el usuario fue autorizado para accesar

aplicaciones misionales que no corren bajo

S.O. Linux, el ingreso lo hará a través del

Servidor de Terminal S2.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5.  $FWLYDFLyQGHO3HU¿O

•Se entra al servidor autorizado haciendo log

off como usuario autorizado para crear el

SHU¿OHQHOVHUYLGRU

•6H FRQ¿JXUDQ ODV KHUUDPLHQWDV DFFHVRV

directos en el escritorio, aplicaciones y

servicios corporativos a los cuales tiene

permiso.

•Se hacen las pruebas que apliquen (seguri-

dad, acceso y almacenamiento de informa-

ción, etc.) de acuerdo al servicio autorizado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

45

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

TERMINAL SERVICES – ADMINISTRACIÓN USUARIOS TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

6.  &RQ¿JXUDFLyQ0iTXLQDGHO8VXDULR

•Se llama a Mesa de Ayuda para que un téc-

nico se desplace al puesto de trabajo del

QXHYRXVXDULR \ FRQ¿JXUH HO VHUYLFLR SDUD

accesar el servidor de Terminal autorizado,

desde el computador local.

•Se envía correo electrónico al nuevo usua-

rio, indicando las instrucciones de uso y

dando la bienvenida al servicio.

Pasa al Numeral 10

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Si es el retiro de un Usuario de Terminal

 (OLPLQDFLyQGHO3HU¿O

•Entra al Servidor Terminal S1 y a través de

la consola para usuarios Terminal, se busca

el funcionario.

•En propiedades se elimina el grupo de

Usuarios Terminal y demás grupos o servi-

cios a los cuales tenia acceso.

•Se deshabilita el Path del servidor a donde

estaba almacenando la información (Ter-

minalS1 o TerminalS2) y la unidad Z como

FDUSHWD+RPHGHHVHSHU¿O

•Aplica los cambios y sale de la consola de

usuarios Terminal.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. • Copias de respaldo:

•Si el usuario estaba autorizado para acce-

VDUKHUUDPLHQWDV R¿PiWLFDVR DSOLFDFLRQHV

misionales y requiere copia de los datos al-

macenados en el servidor, se saca copia de

los datos en un CD y se le entrega o se le

WUDQV¿HUHYtD 5HG DOFRPSXWDGRU TXH LQGL-

que el usuario.

Pasa al Numeral 10

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Si es PRGL¿FDFLyQ DO SHU¿O GH XQ 8VXDULR GH

Terminal

•Entra al Servidor Terminal S1 y a través de

la consola para usuarios Terminal, se busca

el funcionario.

•5HDOL]DODVPRGL¿FDFLRQHVDOSHU¿OGHOXVXD-

rio según los requerimientos solicitados.

•Aplica los cambios y sale de la consola de

usuarios Terminal.

•6LVH QHFHVLWDUHFRQ¿JXUD HOHVFULWRULR GHO

usuario, así como los accesos directos, per-

misos y políticas sobre las herramientas y

aplicaciones o archivos en el Servidor.

•Informa al usuario los cambios realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Genera Informe para el Director de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

actividades programadas y ejecutadas durante

el Mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Actualiza base de Datos con los datos del

funcionario creado o eliminado del Servicio

Terminal Service.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

7(50,1$/6(59,&(6±&5($&,Ï19,&(6

1. OBJETIVO:

Adición y eliminación de usuarios del servicio de Terminal Services de

la Gobernación de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 0DQXDOGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQWHUPLQDOVHUYLFHV

 )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Servicio de Terminal Services para los funcionarios autorizados

6. OBSERVACIONES:

46 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TERMINAL SERVICES – CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO CON-

TROL

1. Recibe solicitud de adición de usuario por parte

la dependencia interesada.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa la información del usuario y valida los da-

tos en sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Realiza la adición del nuevo usuario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 3URFHGHDODFRQ¿JXUDFLyQGHODPiTXLQDORFDO Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Imparte al nuevo usuario la inducción del manejo

de la nueva herramienta.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

TERMINAL SERVICES – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL TERMINAL SERVICES

1. OBJETIVO:

Garantizar la permanente conectividad y disponibilidad del servicio de

Terminal Service a todos los usuarios del sistema, en la Gobernación

de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 0DQXDOGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQWHUPLQDOVHUYLFHV

 )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director

 Profesional Universitario

 Técnico

5. RESULTADO:

Servicio corporativo de Terminal Service en perfecto estado de funcionamiento y operatividad.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TERMINAL SERVICES – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Como administrador del Servicio, entra a los servido-

res Terminal S1 y S2 y ejecuta las siguientes tareas:

1. Monitoreo del Servicio:

• Revisa el visor de sucesos, los archivos de Log,

de copias de seguridad, examinando el espacio en

disco, el funcionamiento de aplicaciones, los usua-

rios conectados y las sesiones desconectadas.

• Termina sesiones desconectadas que lleven más

de 1 hora en ese estado.

• Realiza la desfragmentación y compresión del

disco.

• Genera el disco de rescate (System State).

•9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRGHSROtWLFDV\UHJODPHQ-

to por parte de los usuarios del sistema y que

para su efecto se han implementado.

• Revisa permisos y accesos sobre las carpetas de

usuarios y aplicaciones en producción.

• Mantiene actualizada la base de datos sobre

usuarios autorizados y aplicaciones o servicios

que accesa.

• Revisa y prueba las copias de respaldo

generadas a las unidades de datos y aplicaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnologías

de la Información y Comu-

nicaciones

PC

47

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

TERMINAL SERVICES – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. 2. Mantenimiento del Servicio

•

Realiza actualizaciones al sistema operati-

vo de acuerdo a los update liberados por la

FDVDPDWUL]SDUFKHV+RW)L[HV\DQWLYLUXV

•

Actualización de aplicaciones corporativas y

VRIWZDUH2¿PiWLFRRGHXVRJHQHUDO

•

Depuración de archivos temporales y carpe-

WDVFUHDGDVIXHUDGHOSHU¿OGHORVXVXDULRV

•

Gestionar y hacer seguimiento al contrato

de mantenimiento preventivo y correctivo a

los Servidores e infraestructura de Terminal

Service.

•

,QVWDODFLyQRHOLPLQDFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGH

impresoras bajo el Servicio de Terminal.

•

&UHDFLyQ\R HOLPLQDFLyQGHPDSHRV DXQL-

dades físicas o servicios corporativos en

otras máquinas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

3. Si hay problemas de funcionamiento, inconsis-

tencias o conectividad, procede a evaluar la si-

tuación y a determinar la causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Si el problema lo puede solucionar sin apoyo in-

terno o externo, procede a corregir el problema y

ejecuta pruebas de funcionamiento.

Pasa al numeral 8

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Si la solución del problema requiere apoyo inter-

no, solicita soporte a la mesa de Ayuda y procede

a solucionar.

Pasa al numeral 8

Profesional Universitario

Técnico

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Si la solución del problema requiere soporte ex-

terno o asesoría especializada en software.

• Canaliza a través del Coordinador de grupo

la asistencia especializada.

• Coordinador realiza contacto con el asesor

externo y solicita el servicio especializado.

• Asesor externo revisa, evalúa, corrige y da

solución al problema.

Pasa al numeral 8

Coordinador Grupo SC

Profesional Universitario

Asesor Externo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Si la solución del problema requiere manteni-

miento correctivo al hardware:

• Informa al Coordinador de grupo la situa-

ción presentada.

• Solicita a la empresa contratada el manteni-

miento correctivo inmediato.

• Supervisa el mantenimiento y aprueba la

solución.

• Realiza pruebas de funcionalidad y opera-

tividad.

Profesional Universitario

Coordinador Grupo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

9. Genera Informe para el Director de la Dirección

de Tecnologías de la Información y Comunicacio-

nes, informando las actividades programadas y

ejecutadas durante el mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

TERMINAL SERVICES – SOPORTE A USUARIOS DEL TERMINAL SERVICES

1. OBJETIVO:

Prestar asesoría y soporte técnico a los usuarios del servicio de Termi-

nal Services de la Gobernación de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 0DQXDOGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQWHUPLQDOVHUYLFHV

 )RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Profesional Universitario

 Técnico

5. RESULTADO:

Usuarios satisfechos con el servicio corporativo de Terminal Services.

6. OBSERVACIONES:

48 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TERMINAL SERVICES – SOPORTE A USUARIOS DEL TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud a través del correo electrónico,

OODPDGDWHOHIyQLFDXR¿FLR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Analiza solicitud, revisa y se pone en contacto

telefónico con el usuario.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

3. Toma los datos necesarios del usuario (clave,

servicios autorizados y ampliación del soporte

requerido).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Realiza acceso remoto como usuario al servidor

respectivo (Terminal S1 o Terminal S2) y hace el

diagnóstico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Si el problema lo puede solucionar sin apoyo in-

terno o externo, procede a corregir el problema y

ejecuta pruebas de funcionamiento.

Pasa al numeral 8

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Si la solución del problema requiere apoyo inter-

no, solicita soporte a la mesa de Ayuda y proce-

de a solucionar.

Pasa al numeral 8

Profesional Universitario

Técnico

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Si la solución del problema requiere soporte ex-

terno o asesoría especializada en software.

• Canaliza a través del Coordinador de grupo

la asistencia especializada.

• Coordinador realiza contacto con el asesor

externo y solicita el servicio especializado.

• Asesor externo revisa, evalúa, corrige y da

solución al problema.

Coordinador Grupo SC

Profesional Universitario

Asesor Externo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Informa al usuario la solución del problema y re-

gistra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

9. TERMINA EL PROCESO

TERMINAL SERVICES – SOPORTE A USUARIOS DEL TERMINAL SERVICES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Toma los datos del usuario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Acceso remoto como el usuario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Si el problema es de Terminal, Soluciona proble-

ma, si no Llama personal de soporte técnico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Informa la solución al usuario. Mesa de ayuda Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Alimenta bitácora. Mesa de ayuda Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 6LKD\VX¿FLHQWHVRSRUWH*HQHUDUHSRUWH HLQIRU-

ma al coordinador.

Mesa de ayuda Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Analiza información y plantea solución. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Toma decisión. Profesional

especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

49

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

7(50,1$/6(59,&(6±,167$/$&,Ï1<&21),*85$&,Ï1'($3/,&$&,21(662%5(7(50,1$/6(59,&(

1. OBJETIVO:

Proveer de los recursos necesarios de acceso, procesamiento y alma-

cenamiento de datos, a todas las entidades del nivel central que lo re-

TXLHUDQD¿QGHDWHQGHUODVGHPDQGDVGHORVVLVWHPDVGHLQIRUPDFLyQ

misionales, en producción.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. MEDIDAS DE CONTROL:

• Licenciamiento de software

• Plan estratégico de Información

5. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

•

Técnico

6. OBSERVACIONES:

3RUSROtWLFDGHOD ',5(&&,Ï1'(7(&12/2*Ë$6'( /$,1)250$-

&,Ï1

requieran ser instaladas bajo el servicio de Terminal Service, estarán

alojadas en el servidor virtual Terminal S2.

7 RESULTADO:

Aplicaciones misionales bajo Terminal Service, funcionando y operando normal y permanentemente.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE APLICACIONES SOBRE TERMINAL SERVICE

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica solicitud escrita de una entidad o depen-

dencia solicitando la instalación en Terminal Ser-

vice de un software aplicativo o de gestión.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Recibe solicitud, analiza, autoriza y delega en el

Ingeniero administrador del Servicio Corporativo

de Terminal Service.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Recibe solicitud, analiza y contacta al Administra-

dor o responsable del aplicativo a instalar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Dispone del espacio en disco requerido y procede

a instalar el aplicativo en Terminal S1, aplicando las

politicas establecidas para este servicio y con el

acompañamiento del administrador o responsable.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. &RQ¿JXUDHO DSOLFDWLYRVREUH HODPELHQWH7HUPL-

nal, asigna permisos, comparte carpetas y reali-

za pruebas de funcionamiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Si requiere crear nuevos usuarios sobre Termi-

nal Service para el acceso a este aplicativo, se

ejecuta el procedimiento de “Administración de

8VXDULRV7HUPLQDO´

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Crea los accesos en los escritorios remotos de

los usuarios autorizados para accesar el aplicati-

vo y realiza pruebas de conexión.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Se llama a Mesa de Ayuda para que un técnico

se desplace al puesto de trabajo del usuario (s) y

FRQ¿JXUHHOVHUYLFLRSDUDDFFHVDUHODSOLFDWLYRHQHO

servidor de Terminal, desde el computador local.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Se envía correo electrónico al nuevo (s) usuario

(s), indicando las instrucciones de uso y dando la

bienvenida al servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

7(50,1$/6(59,&(6±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1$&78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

1. OBJETIVO:

Revisar, aplicar y actualizar las políticas y los reglamentos que rigen

el uso del sistema de correo electrónico en la Gobernación de Cundi-

namarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

50 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 Reglamento de uso del sistema de Terminal Services en la Go-

bernación de Cundinamarca.

 Politicas de uso del sistema de terminal Services en la Goberna-

ción de Cundinamarca.

 Herramienta Informática de Mesa de Ayuda

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director

 Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Políticas y reglamento vigentes y en aplicación.

6. OBSERVACIONES:

3RUSROtWLFDGHOD ',5(&&,Ï1'(7(&12/2*Ë$6'( /$,1)250$&,Ï1 DSOLFDFLRQHVPLVLRQDOHVTXH UH-

quieran ser instaladas bajo el servicio de Terminal Service, estarán alojadas en el servidor virtual Terminal S2.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

TERMINAL SERVICES – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa las políticas y reglamento de uso del

servicio corporativo, para que permanezcan ac-

tualizados y vigentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Realiza un documento de propuesta de los cam-

bios y actualizaciones que considera necesa-

rios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Presenta para aprobación del Director de Tec-

nologías de Información y Comunicaciones los

cambios propuestos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 5HFLEHUHYLVDVXJLHUHDMXVWHV\RDSUXHEDSROtWL-

cas y reglamento.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

5. De acuerdo con lo aprobado, efectúa los cam-

ELRVGH¿QLWLYRV\SXEOLFDHOUHJODPHQWRHQFDUSH-

tas públicas del sistema de correo electrónico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Socializa a través de los medios de comunica-

ción disponibles en la Gobernación, (circulares,

periódico institucional, correo electrónico, página

web, etc.) los cambios y actualizaciones realiza-

das al servicio corporativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

7. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRGH ODVSROtWLFDV \UHJOD-

mento establecido para el uso del almacena-

miento y recuperación de datos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. 9HUL¿FDTXHVHFRQVLJQHHQODEDVHGH GDWRVGH

conocimiento de la Mesa de Ayuda los procedi-

mientos realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&(175$/,=$'$±$7(1&,Ï1$868$5,266,67(0$'(,035(6,Ï1&(175$/,=$'$

1. OBJETIVO:

Prestar asesoría y soporte técnico a los usuarios del servicio de Im-

presión Centralizada de la Gobernación de Cundinamarca, así como

adición y eliminación de los mismos.

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

 Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Problemas solucionados

6. OBSERVACIONES:

51

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CENTRALIZADA – ATENCIÓN A USUARIOS SISTEMA DE IMPRESIÓN CENTRALIZADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud por parte de la dependencia in-

WHUHVDGDSDUDOD FRQ¿JXUDFLyQR UHWLURGHXVXD-

rio, o por parte del usuario en caso de fallas

técnicas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. (QFDVRGH VROLFLWXGGH ODFRQ¿JXUDFLyQR UHWLUR

GHXVXDULR&RQ¿JXUDODLPSUHVRUDHQHOVHUYLGRU

y en las máquinas locales.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Imparte al nuevo usuario la inducción del manejo

de la nueva herramienta.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. En caso de fallas: Revisa la información del

usuario y valida los datos en sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. 5HYLVDHOIXQFLRQDPLHQWR\FRQ¿JXUDFLyQGHOVHU-

vidor y del software de monitoreo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. De requerirse, se desplaza al puesto del usuario

SDUDUHYLVDUFRQ¿JXUDFLyQGHHTXLSR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. De ser factible soluciona inmediatamente el pro-

blema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. De lo contrario llama al personal de soporte téc-

nico para que atienda el caso o a la compañía

proveedora para trámite de garantías.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&(175$/,=$'$±021,725(26,67(0$'(,035(6,Ï1&25325$7,9$

1. OBJETIVO:

Adelantar un constante monitoreo y mantenimiento del servicio de Im-

presión Corporativa.

2. BASE LEGAL:

•

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CENTRALIZADA – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPRESIÓN CORPORATIVA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisión en el sistema MarkVision del registro de cada

impresora.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 6LQRUHJLVWUDVH SURFHGHDYHUL¿FDUVX IXQFLRQDPLHQWR

en el lugar de ubicación de la impresora.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 6HYHUL¿FDHOHVWDGR\HO¿UZDUHGHODLPSUHVRUD Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Se reinicia el estado de la impresora en el MarkVision. Profesional Uni-

versitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

52 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±&5($&,Ï102',),&$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Mantener actualizadas las bases de datos de impresoras corporativas

y su registro.

2. BASE LEGAL:

•

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UBICACIÓN DE IMPRESORAS.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Mediante correo electrónico se informa del cambio de

ubicación física de la impresora.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. De ser necesario se realiza una nueva asignación de

dirección, y se actualiza en el servidor de impresoras, de

lo contrario continua con la misma.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Se realiza la nueva ubicación de la impresora física-

mente.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 6HFRQ¿JXUDQDORV GLIHUHQWHVXVXDULRVDVLJQDGRV QXH-

vos o no para que puedan imprimir, se realizan pruebas

y ajustes necesarios.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓsN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±9(5,),&$&,Ï1'(/5(*,6752'(,035(6,21(6&21(/,17(535,&(0$1$*(5

MEDIANTE CONSULTA SQL.(DIARIO).

1. OBJETIVO:

•

$XWHQWLFDU \ YHUL¿FDU HO UHJLVWUR SHULyGLFR GH LPSUHVLyQ FRUSR

rativa.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE IMPRESIONES CON EL INTERPRICE MANAGER,

MEDIANTE CONSULTA SQL.(DIARIO).

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 0HGLDQWHFRQVXOWD UHDOL]DGD SDUDWDO ¿Q VHYH-

UL¿FDHO UHJLVWUR GH OD LPSUHVRUD HQ HVWD UXWLQD

SQL.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

53

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

IMPRESIÓN CORPORATIVA – VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE IMPRESIONES CON EL INTERPRICE MANAGER,

MEDIANTE CONSULTA SQL.(DIARIO).

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. De no estar registrando se procede a realizar el

seguimiento y monitoreo con el sistema MarkVi-

sion, con el procedimiento asociado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Asegurado el proceso de registro se establece

el oprimo registro de la impresora en las bases

asociadas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±9(5,),&$&,Ï1'(,035(6,21(6325868$5,26(17,(0325($/0(',$17(&2168/7$

DEL INTERPRICE MANAGER.(DIARIO)

1. OBJETIVO:

•

Mantener un constante monitoreo y seguimiento a la impresión

realizada por los usuarios.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – VERIFICACIÓN DE IMPRESIONES POR USUARIOS EN TIEMPO REAL MEDIANTE CONSULTA

DEL INTERPRICE MANAGER.(DIARIO).

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Mediante la utilización de consulta realizada para

ODYHUL¿FDFLyQGHUHJLVWURV GHXVXDULRVVHYHUL¿-

ca el registro de los mismos en MarkVision.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

2. Aleatoriamente se imprimen dos páginas de prue-

EDHQPiTXLQDVGLVWLQWDVSDUDYHUL¿FDUHOUHJLVWUR

del usuario que envió dichas impresiones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. $OUDWL¿FDUVHHQODFRQVXOWDHOUHJLVWURGHOXVXDULR

se asegura que los usuarios registran de manera

correcta.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. De no registrar se procede a realizar el procedi-

miento de monitoreo del sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±81,),&$&,Ï1'(7$%/$6'(0$5.9,6,21<35,1768,7(

3$5$/$*(1(5$&,Ï1'(&26726'(,035(6,21(66(0$1$/

1. OBJETIVO:

•

Generación de tablas de costeo.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

54 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – UNIFICACIÓN DE TABLAS DE MARKVISION Y PRINTSUITE, PARA LA GENERACIÓN

DE COSTOS DE IMPRESIONES (SEMANAL)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Ejecución del programa PrintSuite, que permite

realizar los procedimientos de actualización de

información en el PrintSuite y costeo de los re-

gistros asociados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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Comunicaciones

C

2. Se generan las tablas actualizadas, las cuales

permiten realizar los diferentes reportes asocia-

dos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±&5($&,Ï1$1(&(6,'$'(6(67,38/$'$6

(DIARIO – SEMANAL – MENSUAL)

1. OBJETIVO:

•

Generación de reportes para la toma de decisiones.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

7. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – CREACIÓN Y GENERACIÓN DE REPORTES ACORDE A NECESIDADES ESTIPULADAS

(DIARIO – SEMANAL – MENSUAL).

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Mediante la utilización del SQL, se procede a

realizar la Exportación de la información, acorde

a fechas y tipos de bases involucradas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

2. Una vez se ha exportado la infamación se pro-

FHGHDXQL¿FDUFRQFHQWURV GHFRVWRVGDGRTXH

el MarkVision no contiene este tipo de Tablas o

asociaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Para la generación de reportes se establecen los

requerimientos o vistas establecidas y a partir de

estas organizar las tablas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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Comunicaciones

4. Con la utilización del reportador de Access y to-

mando como punto de partida las vistas genera-

das se generan los reportes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. /RVLQIRUPHVJHQHUDGRV VHYHUL¿FDQ VHFFLRQDQ-

do una muestra de usuarios en particular y se

UHDOL]DOD9HUL¿FDFLyQGHODLQIRUPDFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

6. Para brindar total acople en los diferentes siste-

PDVXWLOL]DGRV VH FRQ¿JXUDQORV IRUPDWRV HVWD-

blecidos para la entrega de los reportes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Remisión de la información consolidada a los di-

ferentes entes de control.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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C

55

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1$&78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

1. OBJETIVO:

•

Actualizar la reglamentación y forma de uso de las impresoras.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Análisis de los nuevos casos suscitados en el

transcurso del ejercicio.

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Comunicaciones

2. $GHFXDFLyQ\PRGL¿FDFLyQDORVHVWiQGDUHVHVWD-

blecidos en las políticas vigentes.

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Comunicaciones

C

3. Promulgación y estandarización de nuevas

políticas.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,035(6,Ï1&25325$7,9$±$'0,1,675$&,Ï1'(/$3/$7$)250$23(5$7,9$$3/,&$&,Ï1

1. OBJETIVO:

•

%ULQGDUODVHJXULGDGQHFHVDULD\VX¿FLHQWHDOVLVWHPDGHLPSUHVLyQ

corporativo.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

0DQXDOHVGHLQVWDODFLyQ\FRQ¿JXUDFLyQGHLPSUHVRUDV

•

Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•

Optimo funcionamiento del sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CORPORATIVA – ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA OPERATIVA Y DE LA APLICACIÓN.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Actualización de información y reparcheo en los

servidores principal y copia de las impresoras.

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2. Actualización de copias de seguridad. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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C

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IMPRESIÓN CORPORATIVA – ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA OPERATIVA Y DE LA APLICACIÓN.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. $FWXDOL]DFLyQGHO UHJLVWURLPSUHVRUDV HQHO %DF-

kup de impresoras.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

4. 2SWLPL]DFLyQ\D¿QDPLHQWRGHOVLVWHPDPHGLDQ-

te la utilización de herramientas destinadas para

WDO¿Q

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gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'2&80(17$/±&5($&,Ï10(5&85,2

1. OBJETIVO:

•

Adición y eliminación de usuarios del servicio Mercurio de Adminis-

tración Documental de la Gobernación de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

•

Ley 527 de 1999 (agosto 18)

•

Ley 594 de 2000

•

Decreto 1748 de 1995

•

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

Reglamento Interno de Correspondencia

•

)RUPDWRGH$WHQFLyQ8VXDULRV)LQDOHV

•

Plan de Calidad de la Dirección

•

Documentos de soporte Consultoría Servisoft

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Servicio Mercurio para todos los funcionarios activos de la Administración

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

GESTIÓN DOCUMENTAL – CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS SISTEMA MERCURIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de adición de nuevos usuarios

RSHU¿OHV \ HOLPLQDFLyQ GH XVXDULRV LQDFWLYRV R

retirados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa la información del usuario y valida los da-

tos en sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 5HDOL]DOD DGLFLyQGHO QXHYRXVXDULR \RSHU¿O R

procede a la eliminación de aquellos usuarios re-

tirados o inactivos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Informa al grupo de sistemas de la entidad don-

de se desempeñará el funcionario, que el usuario

IXHFUHDGRSDUDTXHSURFHGDQDODFRQ¿JXUDFLyQ

del equipo. De no existir dicho grupo, se envía

personal de soporte técnico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'2&80(17$/±&5($&,Ï1'(352&(626(1(/:25.)/2:

1. OBJETIVO:

,QFRUSRUDUORVSURFHVRVDOZRUNÀRZGHOVLVWHPD

2. MARCO LEGAL:

•

Ley 527 de 1999

•

Ley 594 de 2000

•

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•

Decreto 1748 de 1995

•

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•

Reglamento Interno de Correspondencia

•

)RUPDWRGH$WHQFLyQ8VXDULRV)LQDOHV

•

Plan de Calidad de la Dirección

•

Documentos de soporte Consultoría Servisoft.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•

Profesional Universitario

57

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

5. RESULTADO:

•

Procesos ingresados al sistema

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

GESTIÓN DOCUMENTAL – CREACIÓN DE PROCESOS EN EL WORKFLOW

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. ,GHQWL¿FDWRGRVORVSURFHVRVGHOD GHSHQGHQFLD

a trabajar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Programa y adelanta reunión con el dueño del

proceso y representante de Organización y Mé-

todos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Inicia el rediseño del proceso para ajustarlo a la

sistematización.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Establece la ruta del proceso. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. ,GHQWL¿FDXVXDULRVGHODUXWD Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. (VWDEOHFHSHU¿OHVHQZRUNÀRZ Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Monta la ruta en el sistema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

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Comunicaciones

8. &DSDFLWDDORVXVXDULRV¿QDOHV Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Realiza pruebas de consistencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Lo pone en producción. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'2&80(17$/±021,725(2<0$17(1,0,(172'(/6,67(0$0(5&85,2

1. OBJETIVO:

Adelantar un constante monitoreo y mantenimiento del sistema

Mercurio.

2. MARCO LEGAL:

•Ley 527 de 1999

•Ley 594 de 2000

•Decreto 1748 de 1995

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Reglamento Interno de Correspondencia

•)RUPDWRGH$WHQFLyQ8VXDULRV)LQDOHV

•Plan de Calidad de la Dirección

•Documentos de soporte Consultoría Servisoft

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•Sistema en óptimo funcionamiento

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

58 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

IMPRESIÓN CENTRALIZADA – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPRESIÓN CENTRALIZADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Realiza la defragmentación y compresión del dis-

co, genera el disco de rescate.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa el visor de sucesos, los archivos de log

de copias de seguridad, examinando el espacio

en disco.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Si se detecta alguna inconsistencia, determina la

causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Procede a dar solución. De ser necesario solicita

ayuda al personal de soporte técnico o asesoría

externa a los proveedores.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

6. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRSRUSDUWHGHORVXVXDULRV

de las políticas de uso del sistema que para el

efecto se han implementado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'2&80(17$/±623257($868$5,26'(/6,67(0$0(5&85,2

1. OBJETIVO:

Mantener disponible el Sistema Mercurio para todos los usuarios que

lo requieran

2. MARCO LEGAL:

•Ley 527 de 1999

•Ley 594 de 2000

•Decreto 1748 de 1995

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Reglamento Interno de Correspondencia

•)RUPDWRGH$WHQFLyQ8VXDULRV)LQDOHV

•Plan de Calidad de la Dirección

•Documentos de soporte Consultoría soporte Consultoría Consultoría

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Profesional Universitario

5. RESULTADO:

•Total de usuarios disponible en el Sistema.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

GESTIÓN DOCUMENTAL – SOPORTE A USUARIOS DEL SISTEMA MERCURIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de soporte por parte del usuario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa usuario en el Sistema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

3. De ser factible soluciona inmediatamente el pro-

blema, de lo contrario llama al personal de sopor-

te técnico para que atienda el caso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Si soporte técnico no lo resuelve, se escala al

proveedor del Sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Reporta novedades al director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

59

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

:(%6,7(±021,725(2

1. OBJETIVO:

Garantizar el buen funcionamiento de la página web de Cundinamarca

y el buen manejo y control de servicios por parte de los usuarios de

Internet.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Políticas de uso de Internet

•Plan de Sistemas

•2¿FLRV GH )XQFLRQDULRV$XWRUL]DGRV SDUD HO DFFHVR ,QWHUQHW \

para publicación de información

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Profesional Especializado

5. RESULTADO:

Correcto funcionamiento del web Site (página dinámica de la Gobernación)

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

WEB SITE – MONITOREO Y CONTROL DEL WEB SITE DE CUNDINAMARCA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Examina los logs del sistema proxy para YHUL¿-

cación de seguridad y determinar el mal uso del

servicio por parte de los usuarios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. %ULQGDcapacitación y soporte especializado a

los funcionarios encargados en cada una de las

entidades de la Gobernación de publicar informa-

ción, con base en la delegación de ellos por parte

de los directivos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Proponer políticas y lineamientos. Profesional Especiali-

zado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDFLyQ\ GLVFXVLyQ GH WHPDV FRQ HO SURIH-

sional.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

:(%6,7(±)257$/(&,0,(172'(/:(%6,7('(&81',1$0$5&$

1. OBJETIVO:

Contratar la actualización de la base tecnológica del web Site (página

dinámica de la Gobernación)

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Políticas de uso de Internet

•Plan de Sistemas

•2¿FLRV GH )XQFLRQDULRV $XWRUL]DGRV SDUD HO DFFHVR ,QWHUQHW \

para publicación de información.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Profesional Especializado

5. RESULTADO:

Adjudicación de contrato para la actualización de la base tecnológica del web Site (página dinámica de la Gobernación)

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

60 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

WEB SITE – FORTALECIMIENTO DEL WEB SITE DE CUNDINAMARCA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Con base en el Plan de Sistemas y para conti-

nuar con el fortalecimiento del web Site del De-

partamento, se debe realizar un análisis de mer-

cado en el área de tecnología para proyectar los

nuevos lineamientos para la contratación, junto

con sus respectivos requerimientos y anexos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Conceptúa sobre lineamientos propuestos y de-

¿QHQXHYRV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Elabora términos de referencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisa y coordina con el área Jurídica. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. (YDO~DSURSXHVWDVGHODV¿UPDVFRQEDVHHQORV

OLQHDPLHQWRVHPLWLGRV\IRUPDGHFDOL¿FDFLyQGH-

terminada en el documento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Proyecta concepto para que se pueda ejecutar la

contratación con la compañía que resulte favoreci-

da de acuerdo con los resultados de la evaluación

PHMRUFRVWREHQH¿FLRSDUDOD*REHUQDFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa y emite concepto para contratación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26±$'0,1,675$&,Ï1'(/$6%$6(6'('$726&25325$7,926

1. OBJETIVO:

Realizar las tareas de mantenimiento, monitorización, emisión de polí-

ticas, adición y eliminación de usuarios, realización y comprobación de

copias de seguridad, evaluación de nuevas tecnologías, que permitan

PDQWHQHUOD GLVSRQLELOLGDGSHUPDQHQWH \ H¿FLHQWHGHO VHUYLFLRGH ODV

%DVHVGH'DWRV&RUSRUDWLYDGHOD*REHUQDFLyQGH&XQGLQDPDUFD

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Plan Estratégico de sistemas de Información – PESI.

•0DQXDOGH$GPLQLVWUDFLyQGHOD%DVHGH'DWRV

•)RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOD%DVHGH'DWRV\

copias de seguridad.

•Documentos de Diseño de los sistemas de Información del Depar-

tamento.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Especializado

•Profesional Universitario.

5. RESULTADO:

'LVSRQLELOLGDGSHUPDQHQWH\H¿FLHQWHGHOVHUYLFLRGHODV%DVHVGH'DWRV&RUSRUDWLYDGHOD*REHUQDFLyQGH&XQGLQDPDUFD

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS – ADMINISTRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS CORPORATIVOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Con base en lo establecido en el PESI y las

funciones de la Dirección de Dirección de Tec-

nologías de la Información y Comunicaciones,

asigna a un Profesional para la Administración

GHO0RWRUGH%DVHVGH'DWRV&RUSRUDWLYR

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 5HDOL]DHOD¿QDPLHQWRSHULyGLFRGHOD%DVHGH

Datos y responde por su disponibilidad perma-

nente.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Crea nuevas instancias cuando las dependen-

cias los solicitan y efectúa la adición de nuevos

usuarios y la eliminación de aquellos usuarios

TXH\DQRUHTXLHUDQOD%DVHGH'DWRV

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. (VWDEOHFHSHUPLVRVDORVXVXDULRVVREUHODV%D-

ses de Datos, de acuerdo a los requerimientos

de los Sistemas de Información y administra los

permisos de todos los usuarios existentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

61

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS – ADMINISTRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS CORPORATIVOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. (IHFW~DODVFRSLDV GHVHJXULGDGGH OD%DVH GH

Datos, en los períodos establecidos, incluyendo

los datos de todos los sistemas de Información

FRQHFWDGRVDOD%' 9HUL¿FDHOEXHQHVWDGRGH

la copia realizada, restaurando la información

en un servidor alternativo. Realiza el proceso

de recuperación de Datos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. 9HUL¿FDHO6LVWHPDGH6HJXULGDGGHOD %DVHGH

Datos (LOG), reportando periódicamente al Di-

rector cualquier inconsistencia sobre el acceso

a los datos, por parte de los usuarios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Evalúa el cumplimiento de políticas de seguri-

dad y sugiere nuevas políticas sobre la Adminis-

WUDFLyQGHOD%DVHGH'DWRV

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Propone los procedimientos necesarios para la

LQWHUDFFLyQGHO'%$FRQORV$GPLQLVWUDGRUHVGH

los Sistemas de Información.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Revisa y aprueba las nuevas políticas y mejoras

al sistema.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Revisar las actividades de soporte externo y

mantiene informado al Director de los resulta-

dos del mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Crear y mantener el Diccionario de Datos (Da-

WRVVREUHOD%DVHGH'DWRV

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. 5HDOL]DODVXSHUYLVLyQGHOGHVHPSHxRGHOD%'

aplica técnicas de control de concurrencia, re-

visa el visor de sucesos y examina espacio en

disco.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. 5HDOL]D ODV WDUHDV GH FRQVHUYDFLyQ GH OD %'

asignación de espacio, compresión, tunning,

entre otros.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Atiende requerimientos y reporta novedades al

Director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Revisa novedades y toma decisiones sobre el

tema.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Asesora a los diseñadores de Sistemas para la

estandarización de los campos contenidos en

ODV%DVHVGH'DWRV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Asesora al Profesional en la solución a proble-

mas complejos.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,&,26±$'0,1,675$&,Ï1'(/$5(''('$726'(3$57$0(17$/

1. OBJETIVO:

Comprende todas las tareas de mantenimiento, monitorización, emi-

sión de políticas, adición y eliminación de usuarios, realización y com-

probación de copias de seguridad, evaluación de nuevas tecnologías,

TXHSHUPLWDQPDQWHQHUODGLVSRQLELOLGDGSHUPDQHQWH\H¿FLHQWHGH/RV

equipos activos de red.

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Reglamento de Uso de la red de datos.

•)RUPDWRVGH&RQWUROGHPDQWHQLPLHQWRGHOVHUYLGRUFRSLDVGH

seguridad.

•Documentos de soporte de Microsoft Technet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Especializado

•Profesional Universitario

5. RESULTADO:

'LVSRQLELOLGDGSHUPDQHQWH\H¿FLHQWHGH/RVHTXLSRVDFWLYRVGHUHG

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

62 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS – ADMINISTRACIÓN DE LA RED DE DATOS DEPARTAMENTAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Con base en el plan de sistemas, nuevos reque-

ULPLHQWRV\R VROLFLWXGHVGHOHJDHQ HOSURIHVLR-

nal la administración de la red.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 5HDOL]DODYHUL¿FDFLyQGH ORVHTXLSRVLQYROXFUD-

dos en la red.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Efectúa las copias de seguridad en cinta que al-

macenan toda la información de las direcciones

\)LUPZDUHGHORVHTXLSRVDFWLYRV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDHO FXPSOLPLHQWRSRU SDUWHGH ORV XVXD-

rios de las políticas de uso de la red, sugiere

nuevas políticas.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Evalúa y sugiere nuevas políticas sobre la ope-

ración de la red.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Revisa y aprueba las nuevas políticas. Director

Operativo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa los términos del contrato de soporte con

la compañía contratista y mantiene informado al

Director de los avances del mismo.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Realiza el mantenimiento de los Equipos, coor-

dina con la compañía de soporte los problemas

presentados, presta soporte especializado en

entidades.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Realiza las tareas de optimización de los equi-

pos conectados a la red.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Atiende soportes y reporta novedades al Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Atiende solicitudes de soporte de municipios,

elabora correspondencia, radica, coordina re-

uniones.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

6(59,&,26$'0,1,675$7,926±$'0,1,675$&,Ï1'(/&$1$/'($&&(62

1. OBJETIVO:

•Garantizar un canal permanente para el acceso a la red Internet.

•Ser un nodo en Internet (web Site de la Gobernación activo )

•Continuar con el dominio registrado y activo.

•Posibilitar el correo Internet.

•Direccionamiento de servicios, servidores y puertos en Internet.

•Monitoreo de utilización del canal, estadísticas de uso, determinar

controles y medios de optimización.

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Pliego de requerimientos para la Contratación

•Disponibilidad presupuestal

•Propuestas

•&DOL¿FDFLyQGHSURSXHVWDV

•Contrato

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Especializado

•Profesional Universitario

•Secretaria

5. RESULTADO:

•Canal permanente para el acceso a la red Internet

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

63

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

IMPRESIÓN CENTRALIZADA – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPRESIÓN CENTRALIZADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Con base en el Plan de Sistemas y para continuar

con el funcionamiento de servicios de Internet, se

debe realizar un análisis de mercado en el área de

tecnología para proyectar los nuevos lineamientos

para la contratación del canal de Internet, junto con

sus respectivos requerimientos anexos (seguridad,

dominio, redirección de puertos y servicios, admi-

nistración, políticas, tiempos, evaluaciones, etc.).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Elabora términos de referencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Revisa Términos de Referencia. Profesional Especiali-

zado Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisión y coordinación con el área Jurídica. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. (YDO~DSURSXHVWDVGHODV¿UPDVFRQEDVHHQORV

OLQHDPLHQWRVHPLWLGRV\IRUPDGHFDOL¿FDFLyQGH-

terminada en el documento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Proyecta concepto para que se pueda ejecu-

tar la contratación con la compañía que resulte

favorecida de acuerdo con los resultados de la

HYDOXDFLyQPHMRUFRVWR EHQH¿FLR SDUDOD *R-

bernación).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Emite concepto para la contratación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Elabora Políticas de uso y de seguridad, direc-

cionamientos de servicios, servidores y acceso

a puertos en Internet.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Aprueba Políticas. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. 9HUL¿FD OD LQVWDODFLyQ GH HTXLSRV QHFHVDULRV

SDUDSHUPLWLUHODFFHVRD,QWHUQHW&RQ¿JXUDFLyQ

de las políticas de seguridad del sistema y direc-

cionamiento de servicios y dominios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Elaboración de Informes, proyectos y sustenta-

ción al Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Revisión de Informes. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. &ODVL¿FDFLyQGHLQIRUPHVFRRUGLQDFLyQGHDJHQ-

da y elaboración de actas. Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. 9HUL¿FDFLyQGHOFXPSOLPLHQWRGHODVSROtWLFDVGH

seguridad del sistema y operación del canal. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Direccionamiento de servicios y acceso a puer-

tos. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Monitoreo del canal. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. ([DPLQDUORV ORJ GHO VLVWHPD SDUD YHUL¿FDU OD

seguridad. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$'0,1,675$&,Ï1'(/&(1752'(352&(6$0,(1726'('$726

1. OBJETIVO:

•Garantizar las condiciones que permitan el correcto funcionamien-

to de los servidores alojados en el Centro de Procesamiento de Datos

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Secretaria

5. RESULTADO:

CPD operando de manera continua y correcta

6. OBSERVACIONES:

64 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE PROCESAMIENTOS DE DATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Propone mejoras en la adecuación física del

CPD.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Aprueba la propuesta. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 'H¿QH3ODQGHWUDEDMR Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Participa en la ejecuta Plan de trabajo. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Supervisa la ejecución del Plan. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±021,725(2<0$17(1,0,(172'(/$69$5,$%/(6$0%,(17$/(6

1. OBJETIVO:

•Garantizar el correcto funcionamiento de las variables del ambien-

te (aire acondicionado, subsistema eléctrico, subsistema lógico, sub-

sistema de seguridad)

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Secretaria

5. RESULTADO:

CPD operando de manera continua y correcta

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DE LAS VARIABLES AMBIENTALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 9HUL¿FDFLyQItVLFDGHO IXQFLRQDPLHQWRGH ODVYD-

riables del ambiente (aire acondicionado, subsis-

tema eléctrico, subsistema lógico, subsistema de

seguridad).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Si se detecta alguna inconsistencia, determina la

causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Procede a dar solución. De ser necesario solicita

ayuda al personal de soporte técnico externo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDTXHHODUUHJORHVWHFRUUHFWR Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

65

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$6,*1$&,Ï1'(5(&85626'(352&(6$0,(172726

1. OBJETIVO:

•Proveer a las entidades del nivel central de los recursos de pro-

cesamiento y almacenamiento de datos necesarios para atender las

demandas de los sistemas de información

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Especializado

•Profesional Universitario

•Secretaria

5. RESULTADO:

5HFXUVRVGHSURFHVDPLHQWRDOPDFHQDPLHQWR\RUHVSDOGRDVLJQDGRHQHO&3'

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ASIGNACIÓN DE RECURSOS DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 5HFLEHODVROLFLWXGSRUR¿FLR

Radica en Mercurio.

Auxiliar Administrativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Recibe solicitud en mercurio lo remite al profe-

sional E.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 5HFLEH HO UHTXHULPLHQWR \ GH¿QH OLQHDPLHQWRV

para que el profesional universitario proponga

los pasos a seguir.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Propone la solución o acciones a seguir. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Valida propuesta. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Aprueba propuesta. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 3UR\HFWD R¿FLR UHVSXHVWD GLULJLGR D OD HQWLGDG

solicitante.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. $SUXHEDUHVSXHVWD¿UPDGLJLWDOPHQWH\ WUDPLWD

¿UPDGHOD6(&5(7$5Ë$*(1(5$/

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Elabora con la entidad solicitante cronograma

de ejecución e implantación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Aprueba cronograma. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Procede a ejecutar actividades programadas. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. 3UR\HFWDR¿FLR LQIRUPDQGRVROXFLyQ GDGD\ ORV

resultados obtenidos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±)257$/(&,0,(172'(/&(1752'(352&(6$0,(172'('$726

1. OBJETIVO:

•Diseñar, analizar e Implementar etapas de plan de crecimiento del

CPD

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

66 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Secretaria

5. RESULTADO:

Capacidad de procesamiento y almacenamiento conforme con lo requerido

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa el Plan estratégico de Sistemas, el Plan

de Desarrollo, el Plan de Acción y las proyec-

ciones de crecimiento de las necesidades de

procesamiento y almacenamiento.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Propone fase de crecimiento para la vigencia

¿VFDO

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Revisa y valida. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Da los lineamientos al profesional universitario

para que adelante un sondeo de mercado.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Evalúa con los proveedores conveniencia téc-

nica del crecimiento.

Propone alternativa.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Valida alternativa y pasa al director para su

aprobación.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa propuesta, valida, complementa y

aprueba.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

8. Entrega al profesional universitario los linea-

mientos para elaborar los términos de referen-

cia.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Elabora los términos de referencia, documenta

proceso de selección y contratación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Revisa documentación (términos). Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Revisa documentación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. 3UR\HFWD R¿FLR UHPLWLHQGR GRFXPHQWDFLyQ D

Dirección Jurídica.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Proyecta respuestas a observaciones de los

términos de referencia por parte de los intere-

sados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Revisa y valida respuestas a observaciones. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Revisa y valida respuestas a observaciones. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Evalúa Propuestas. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

67

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

17. Revisa y valida evaluación. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. Revisa y valida evaluación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

19. Realiza interventoría al contrato. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$'0,1,675$&,Ï1'(/&(1752'(352&(6$0,(1726'('$726

1. OBJETIVO:

•Garantizar las condiciones que permitan el correcto funcionamien-

to de los servidores alojados en el Centro de Procesamiento de Da-

tos

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Secretaria

5. RESULTADO:

•CPD operando de manera continua y correcta

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE PROCESAMIENTOS DE DATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Propone mejoras en la adecuación física del

CPD.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Aprueba la propuesta. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 'H¿QH3ODQGHWUDEDMR Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Participa en la ejecutación del Plan de trabajo. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Supervisa la ejecución del Plan. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,'25(6129,578$/(6

1. OBJETIVO:

9HUL¿FDFLyQGHTXHORV6HUYLGRUHVQRYLUWXDOHVTXHPDQHMDQDSOLFDFLR-

nes críticas, estén operando normalmente, con los servicios estables

y activados, con las políticas establecidas para la ejecución de sus

actividades.

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. MEDIDAS DE CONTROL:

Monitoreo de equipos y servicios

68 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

5. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario o Especializado

•Secretaria

6. OBSERVACIONES:

7. RESULTADO:

Operación correcta de los Servidores no virtuales que manejan aplicaciones críticas.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES NO VIRTUALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Programa actividades de mantenimiento preven-

tivo a los equipos, durante la vigencia de las ga-

rantías del contrato y por parte de las compañías

de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Aprueba el cronograma de mantenimiento pre-

ventivo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Supervisa los trabajos de mantenimiento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDTXHORV HTXLSRVLQYROXFUDGRVHQ HOSUR-

ceso, estén operando normalmente, con los ser-

vicios estables y activados, con las políticas es-

tablecidas para la ejecución de sus actividades

,GHQWL¿FDHTXLSRVTXHSUHVHQWDQIDOODV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Determina la causa de la falla. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Informa de la falla al jefe inmediato y determina

si es o no factible solucionarlo directamente en la

dirección de informática. Si es posible el arreglo

directo, pasa a la actividad N° 7. De no ser posi-

ble el arreglo directo, pasa a la actividad N° 14.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 'H¿QHHOSURFHGLPLHQWRDVHJXLUUHHPSOD]RFDU-

gue de datos), arreglo, reinstalación de software,

UHFRQ¿JXUDFLyQRDFWLYDFLyQGHVHUYLFLRV

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Asesorar al Profesional Universitario en la solu-

ción a problemas.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Arregla o corrige las fallas. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Elabora y presenta informes al Director del arre-

glo de fallas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Propone lineamientos y mejoras a los servicios. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Revisa informes y aprueba lineamientos y mejo-

ras a los servicios.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. ,PSOHPHQWDODVPHMRUDVDOVLVWHPD)LQGHOSUR-

ceso).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. De no ser posible el arreglo inmediato por parte

de la Dirección de Tecnologías de la Información

y Comunicaciones por daños físicos del equipo o

por que el manejo es por parte de una compañía:

Implementa plan de contingencia para la activa-

ción del servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Avisa a la compañía de mantenimiento para abrir

el caso hasta su solución.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

69

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES NO VIRTUALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

16. En caso de que no se cuenten con garantías o

compañías acompañantes, cotiza arreglo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Presenta soluciones al Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. Determina cual es la mejor solución y realiza las

gestiones o los pasos necesarios para la contra-

tación de dicho servicio.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

19. Realizar el acompañamiento a la compañía con-

WUDWDGDKDVWDOD¿QDOL]DFLyQGHODUUHJOR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±5(129$&,Ï126'(0$17(1,0,(172'(/266,67(-

0$6'(&21752/$0%,(17$/

1. OBJETIVO:

•Garantizar el correcto funcionamiento de las variables del ambien-

te (aire acondicionado, subsistema eléctrico, subsistema lógico, sub-

sistema de seguridad)

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Secretaria

6. RESULTADO:

•CPD operando de manera continua y correcta

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – RENOVACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

DE LOS SISTEMAS DE CONTROL AMBIENTA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. 9HUL¿FDFLyQItVLFDGHO IXQFLRQDPLHQWRGH ODVYD-

riables del ambiente (aire acondicionado, subsis-

tema eléctrico, subsistema lógico, subsistema de

seguridad).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

5. Programa y coordina mantenimientos preventi-

vos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Si se detecta alguna inconsistencia, determina la

causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Procede a dar solución. De ser necesario solicita

ayuda al personal de soporte técnico externo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. 9HUL¿FDTXHHODUUHJORHVWHFRUUHFWR Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

9. 9HUL¿FDOD YLJHQFLD GH ORV FRQWUDWRV GH PDQWH-

nimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Prepara documentación soporte para contratar

de acuerdo con el cronograma de contratación

de la Dirección de Tecnologías de Información.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

70 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±$&78$/,=$&,Ï1'(,19(17$5,2'(6(59,'25(6

1. OBJETIVO:

•Mantener al día la relación de servidores alojados en el CPD, in-

FOX\HQGRVXFRQ¿JXUDFLyQGH KDUGZDUH\VRIWZDUHDVt FRPRVXXVR\

responsable

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Secretaria

5. RESULTADO:

Información actualizada de servidores alojados en el CPD

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE SERVIDORES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe información sobre la actualización o cam-

ELRVHQODFRQ¿JXUDFLyQGH KDUGZDUHRVRIWZDUH

en los servidores alojados en el CPD.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

2. Actualiza información en el inventario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Programa y ejecuta revisiones periódicas para

YHUL¿FDUOD LQIRUPDFLyQFRQVLJQDGD HQ HOLQYHQ-

tario.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&(1752'(352&(6$0,(172'('$726±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1

1. OBJETIVO:

•Mantener actualizadas las políticas y reglamento del Centro de

Procesamiento de Datos.

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Secretaria

5. RESULTADO:

•Políticas y reglamento vigente

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa las políticas y reglamentos del Centro de

Procesamiento de Datos, para que permanez-

can actualizados y vigentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Realiza un documento de propuesta de los cam-

bios y actualizaciones que considera necesa-

rios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

71

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. Presenta para aprobación del Director de Tec-

nologías de Información y Comunicaciones los

cambios propuestos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Aprueba políticas y reglamento. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. De acuerdo con lo aprobado, efectúa los cam-

ELRVGH¿QLWLYRV\SXEOLFDORVUHJODPHQWRV HQODV

carpetas públicas del sistema de correo electró-

nico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

6. Socializa a través de los medios de comunica-

ción disponibles en la Gobernación, (circulares,

periódico institucional, correo electrónico, pági-

na web, etc.) los cambios y actualizaciones rea-

lizadas en el sistema.

Secretario de Despacho

'LUHFWRU2SHUDWLYR

Profesional Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRGHODVSROtWLFDV \UHJOD-

mentos establecidos para el uso del Centro de

Procesamiento de datos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'(5(63$/'2$/7(512±$'0,1,675$&,Ï1'(/&5$

1. OBJETIVO:

Garantizar en caso de desastre que conlleve a una emergencia, la con-

tinuidad del negocio mediante la operatividad y funcionalidad del Cen-

WUR5HPRWR$OWHUQRD¿QGHUHVWDEOHFHUHQHOPHQRUWLHPSRSRVLEOHORV

servicios y sistemas de información en producción.

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Políticas y Regramento para la Administración del CRA Administración del CRA CRA

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Técnico

•Secretaria

5. RESULTADO:

•Centro Remoto Alterno –CRA en condiciones de operación remota continua, en caso de contingencia.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – ADMINISTRACIÓN DEL CRA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Realiza monitoreo y administración sobre los

siguientes tópicos:

•)XQFLRQDOLGDGGHO&5$

•Recursos e infraestructura tecnológica.

•Sistemas de control y seguridad.

•Aplicación de políticas y control de

objetivos.

•Organización y dimensionamiento del

CRA.

•3ODQHVGHLQWHJUDFLyQ\RPLJUDFLyQGHVR-

luciones.

•'HVHPSHxR \ FRQ¿JXUDFLyQ GH ORV

equipos.

•Control del inventario de hardware y

software.

•Licenciamiento del software.

•Plan de contingencias.

•Plan de recuperación para el caso de

emergencias.

•Costos de los servicios por contratar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

72 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – ADMINISTRACIÓN DEL CRA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. Planeación y control para el aseguramiento de

la Información:

•Seguridad Lógica.

•Administración de copias de respaldo.

•Administración de la Cintoteca.

•Almacenamiento masivo en la SAN DS

4100 Sata.

•Replicación remota de datos en línea.

•Disponibilidad del Servicio de backup.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Gestiona la consolidación del CRA a través de

la contratación del estudio de conveniencia, el

diseño de la solución y el desarrollo e imple-

mentación de la misma.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

4. Evalúa el riesgo y el nivel de impacto asociado

con la instalación de las actualizaciones de ver-

VLRQHVSDUFKHV \ +RW )L[HV VREUH HO VRIWZDUH

licenciado en el CRA.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Aplica actualizaciones de versiones, parches

\+RW )L[HV VREUH HOVRIWZDUH OLFHQFLDGR HQ HO

CRA.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Programa actividades de mantenimiento pre-

ventivo y correctivo al software e infraestructura

computacional del CRA, durante la vigencia de

las garantías del contrato de soporte y por parte

de las compañías de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Realiza seguimiento a la ejecución del manteni-

miento preventivo y correctivo a la infraestructu-

ra computacional del CRA.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Detecta necesidades y propone a la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

físico, lógico y de infraestructura.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Evalúa propuestas de mejoras, ajusta y autori-

za.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. 'H¿QHSODQ GHWUDEDMR \FURQRJUDPDGH HMHFX-

ción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Desarrolla el plan de Trabajo y presenta informe

GHVX HMHFXFLyQ DO 'LUHFWRU GH OD ',5(&&,Ï1

'(7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$&,Ï1

COMUNICACIONES.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

12. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'(5(63$/'2$/7(512±5(129$&,Ï12'(&2175$726'(0$17(1,0,(172

'(/266,67(0$6'(&21752/$0%,(17$/

1. OBJETIVO:

•Garantizar el correcto funcionamiento de las variables del ambien-

te (aire acondicionado, subsistema eléctrico, subsistema lógico, sub-

sistema de seguridad)

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

•Centro Remoto Alterno – CRA operando de manera continua y co-

rrecta.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

73

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – RENOVACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

DE LOS SISTEMAS DE CONTROL AMBIENTAL.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 9HUL¿FDFLyQItVLFDGHOIXQFLRQDPLHQWRGH ODVYD-

riables del ambiente (aire acondicionado, sub-

sistema eléctrico, subsistema lógico, subsiste-

ma de seguridad).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

2. Si hay problemas de funcionamiento, inconsis-

tencias u operatividad, procede a evaluar la si-

tuación y a determinar la causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Si el problema lo puede solucionar sin apoyo ex-

terno, procede a corregir el problema y ejecuta

pruebas de funcionamiento.

Pasa al numeral 5

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Si la solución del problema requiere apoyo ex-

WHUQR\RPDQWHQLPLHQWRFRUUHFWLYR

• Informa al Coordinador de grupo la situa-

ción presentada.

• Solicita a la empresa contratada el mante-

nimiento correctivo inmediato.

• Supervisa el mantenimiento y aprueba la

solución.

• Realiza pruebas de funcionalidad y

operatividad.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

6. Genera Informe para el Director de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

actividades programadas y ejecutadas durante

el mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

7. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'(5(63$/'2$/7(512±)257$/(&,0,(172'(/&(1752'(5(63$/'2$/7(512±&5$

1. OBJETIVO:

•Disponer de un centro remoto alterno de contingencia al centro de

procesamiento de datos CPD, en la Gobernación de Cundinamarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

•Centro Remoto Alterno de Contingencia.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – CRA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa documento de consultoría para la conti-

nuidad del negocio, estrategias y plan de con-

tingencia.

Profesional Universitario

2. Revisa el Plan estratégico de Sistemas, el Plan

de Desarrollo, el Plan de Acción y las proyec-

ciones de crecimiento de las necesidades de

procesamiento y almacenamiento en el CPD de

la Gobernación de Cundinamrca.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Propone fase de crecimiento y desarrollo para

ODYLJHQFLD¿VFDO\ HQWUHJDDO'LUHFWRU GHOD',-

5(&&,Ï1'( 7(&12/2*Ë$6'( /$,1)25-

0$&,Ï1

Profesional Universitario

74 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – FORTALECIMIENTO DEL CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – CRA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. Revisa, valida y autoriza sondeo de mercado. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Establece lineamientos y adelanta sondeo de

mercado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Evalúa con los proveedores conveniencia técni-

ca del crecimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Propone alternativa y pasa al Director de la

',5(&&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1-

)250$&,Ï1

aprobación.

Profesional Universitario

8. Revisa propuesta, valida, complementa y

aprueba.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Entrega al profesional los lineamientos para ela-

borar los documentos técnicos de soporte para

el proceso de selección y contratación.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. (ODERUDODV¿FKDVGHHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDV

estudio técnico para contratar y estudio de con-

veniencia.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

11. 3UR\HFWDR¿FLRSDUDHOHQYtRGHODV¿FKDV \GR-

cumentos de soporte a la Dirección de Contra-

WDFLyQ\ HQWUHJDDO 'LUHFWRU GHOD ',5(&&,Ï1

'(7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$&,Ï1

COMUNICACIONES.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. 5HYLVDGRFXPHQWDFLyQ ¿UPDR¿FLR GHUHYLVLyQ

y entrega a la secretaria para su trámite.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Radica mediante mercurio la documentación y

R¿FLRUHPLVRULR

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Si la Dirección de Contratación requiere amplia-

FLyQDFODUDFLyQ \R UHVSXHVWDV D ODV HVSHFL¿-

caciones técnicas o ajustes a los términos de

referencia:

4. Evalúa solicitud.

5. Proyecta respuestas a observaciones de

los términos de referencia.

 (QWUHJDDO'LUHFWRU GHOD ',5(&&,Ï1'(

7(&12/2*Ë$6'(/$,1)250$&,Ï1

&2081,&$&,21(6SDUD VX UHYLVLyQ¿U-

ma y envío.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Evalúa Propuestas, genera cuadros comparati-

YRV\GRFXPHQWR¿QDOGHODHYDOXDFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Revisa y valida evaluación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. (MHFXWDHO352&(62'(&2175$7$&,Ï1

18. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1&(1752'(5(63$/'2$/7(512±$'0,1,675$&,Ï1'(/6725$*('($/0$&(1$0,(172

DE RESPALDO DS4100 SATA

1. OBJETIVO:

•*DUDQWL]DUODGLVSRQLELOLGDGLQPHGLDWDVHJXUD\FRQ¿DEOHGHODLQ-

formación producida por los sistemas de información corporativos y mi-

sionales de la Gobernación de Cundinamarca, a través de replicación

sincrónica y en línea de toda la información crítica, a la SAN DS4100

tecnología Sata, ubicada en el Centro Remoto Alterno de Contingencia

CRA.

2. BASE LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH7RWDO6WRUDJHV

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Técnico

5. RESULTADO:

•Información corporativa y misional de carácter critico respaldada en lugar externo y disponible en caso de contingencia.

6. OBSERVACIONES:

75

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE RESPALDO ALTERNO – ADMINISTRACIÓN DEL STORAGE DE ALMACENAMIENTO

DE RESPALDO DS4100 SATA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica solicitud escrita de una entidad o depen-

dencia solicitando asignación o ampliación de

espacio en la SAN DS 4100 ubicado en el CRA,

para replicación y respaldo de datos críticos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Recibe solicitud, analiza, autoriza y delega en el

Ingeniero administrador del Centro de Respaldo

Alterno CRA.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Recibe solicitud, hace contacto con el Adminis-

trador del Sistema de Información a respaldar,

toma datos básicos para la asignación de es-

SDFLR\SURFHGHDODDVLJQDFLyQ\ FRQ¿JXUDFLyQ

del espacio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Accede al Storage Area Network (SAN) para la

DS 4100 Sata del CRA a través de la consola

de administración en el Servidor Cundisr02 y

YHUL¿FDODFDSDFLGDGGHDOPDFHQDPLHQWROLEUH \

disponible.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Revisa colas de almacenamiento disponibles en

ORVDUUHJORVH[LVWHQWHV\YHUL¿FDFRQWUDODFDSD-

cidad de disco solicitado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Crea arreglo lógico (partición de disco), con la

capacidad solicitada, bien sea de una cola dis-

ponible o del total de la SAN por asignar. Asocia

HODUUHJOR FUHDGRDOD 6$1ORFDO )DVW7 GHO

CPD.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Desde la consola de administración se forma-

WHDFRQ¿JXUD\HQOD]DHOVHUYLFLRDOFDQDOSDUD

que comience la replicación remota en línea.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Realiza pruebas de replicación sobre la DS

6DWDSDUD YHUL¿FDUODGLVSRQLELOLGDG\ IXQ-

cionamiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. ,QIRUPDDO'LUHFWRUGH OD',5(&&,Ï1'(7(&-

12/2*Ë$6'(/$,1)250$&,Ï1-

CACIONES el resultado del servicio solicitado y

registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Pasa al Numeral 16

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Programa actividades de mantenimiento pre-

YHQWLYR \R FRUUHFWLYR D OD ,QIUDHVWUXFWXUD GHO

Total Storage DS 4100 Sata, durante la vigencia

de las garantías del contrato de soporte y por

parte de la compañía de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Realiza seguimiento a la ejecución del manteni-

PLHQWRSUHYHQWLYR\RFRUUHFWLYRDODLQIUDHVWUXF-

tura del Total Storage, incluyendo actualizacio-

nes del software.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Detecta necesidades, realiza proyecciones y

SURSRQHDO'LUHFWRUGHOD',5(&&,Ï1'(7(&-

12/2*Ë$6'(/$,1)250$&,Ï1-

&$&,21(6 OD DPSOLDFLyQ \R D¿QDPLHQWR GHO

storage SAN DS 4100 Sata.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Evalúa propuestas de mejoras, ajusta y autori-

za.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. 'H¿QHSODQ GHWUDEDMR \FURQRJUDPD GHHMHFX-

ción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Desarrolla el plan de Trabajo. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Genera Informe para el Director de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

actividades programadas y ejecutadas durante

el mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. TERMINA EL PROCESO.

76 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2±35(67$&,Ï1'(/623257(7e&1,&2$(17,'$'(6

1. OBJETIVO:

Solucionar los inconvenientes que se presentan con el uso de los

sistemas computacionales en las entidades.

2. MARCO LEGAL:

•Decreto Departamental N° 0157 de 2005

•Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•Guías tecnológicas

• Políticas de recursos informáticos

 )RUPDWRGH$WHQFLyQGH6HUYLFLR

 %LWiFRUDGH6HJXLPLHQWRD6ROXFLRQHV

• Informes Ejecutivos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

•Director

•Profesional Universitario

•Profesional Especializado

•Técnico

•Secretaria

5. RESULTADO:

%XHQIXQFLRQDPLHQWRGHORVVLVWHPDVFRPSXWDFLRQDOHVHQODVHQWLGDGHV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOPORTE TÉCNICO – PRESTACIÓN DEL SOPORTE TÉCNICO A ENTIDADES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe la solicitud efectuada por los funciona-

rios de cada entidad, vía telefónica, personal,

H±PDLOXR¿FLR

En caso de que el servicio pueda ser atendido

telefónicamente el técnico hace de forma inme-

diata.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Alimenta y registra en la base de datos el reque-

rimiento asignándole un número de servicio.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Asigna el servicio dependiendo de la compleji-

dad del mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Se desplaza a la entidad solicitante del servicio

y diagnóstica, revisa y resuelve el requerimien-

to. En el evento de que el técnico no cuente con

las herramientas necesarias para llevar a cabo

XQDVROXFLyQ GH¿QLWLYD HVWH GHEHUiHVFDODU HO

problema.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Indica al Técnico como resolver el problema o lo

atiende personalmente. En caso de ser necesa-

rio lo escala al profesional especializado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Indica al Profesional Universitario y al técnico

como resolver el problema o lo atiende perso-

nalmente. En caso de ser necesario lo escala al

proveedor según el área.

Profesional Especiali-

zado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Diligencia el formato de Atención de Servicio

y una vez solucionado el problema alimenta y

registra en la base de datos la acción realizada

SDUDHVWH¿Q

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Realiza seguimiento y control a las solicitudes

de servicio y su respectiva atención.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Proyecta informe ejecutivo para el Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. En el evento de que el servicio sea solicitado

mediante una comunicación, proyecta respues-

ta.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. 5HYLVD\HYDO~DHOR¿FLRTXHOHSUR\HFWyHOSUR -

IHVLRQDOOR¿UPD\VHORWUDVODGDDOD6HFUHWDUtD

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

12. 5HFLEHHOR¿FLRUDGLFD\OXHJRDUFKLYDODVROLFL-

tud y el informe en la carpeta respectiva.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

77

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

SOPORTE TÉCNICO – SOPORTE TÉCNICO A MUNICIPIOS

1. OBJETIVO:

Prestar la asesoría, asistencia técnica para el uso y manejo de la infra-

estructura informática y solucionar los inconvenientes que se presen-

tan con el uso de los sistemas computacionales

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Hoja de Vida Entidades

• Informes Ejecutivos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Profesional Especializado

• Técnico (Lo realiza un profesional que esta nombrado como técnico)

• Secretaria

5. RESULTADO:

%XHQXVR\PDQHMRGHODLQIUDHVWUXFWXUDLQIRUPiWLFDHQORVPXQLFLSLRVGHOGHSDUWDPHQWR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOPORTE TÉCNICO – SOPORTE TÉCNICO A MUNICIPIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe la solicitud efectuada por los entes muni-

cipales (Alcaldías, Aulas, Caps, Hospitales), vía

WHOHIyQLFDSHUVRQDORPHGLDQWHR¿FLRODUHJLVWUD

y la remite.

En el caso que la solicitud sea por escrito la re-

gistra y lo pasa al director para su evaluación y

respectiva delegación, si es telefónico, personal,

vía e–mail, Correo de Voz remite directamente

al profesional encargado.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Se entera de la solicitud y lo delega al profesio-

nal especializado para su respectiva respuesta.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Evalúa el requerimiento y lo asigna al profesional,

prestando asesoría permanente durante la ges-

tión sobre la manera de resolver el problema.

En caso de ser necesario lo escala al proveedor

según el área.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Elabora diagnóstico (teniendo en cuenta si es

necesario acudir al sitio se debe planear la visita

y los requerimientos para esto), revisa y resuel-

ve el requerimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Proyecta informe ejecutivo para el Profesional

Especializado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Revisa y complementa el informe cuando sea

necesario y se lo traslada al director.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa y evalúa el informe que le proyectó el

SURIHVLRQDOOR¿UPD \VHOR WUDVODGDD OD6HFUH-

taría.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

8. 5HFLEHHOR¿FLRUDGLFD\OXHJRDUFKLYD ODVROLFL-

tud y el informe en la carpeta respectiva.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1

1. OBJETIVO:

*DUDQWL]DUOD DGPLQLVWUDFLyQH¿FLHQWH \UDFLRQDO GHORV UHFXUVRVHFR-

nómicos relacionados con tecnología y asignados a la Dirección de

Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto 180 de 2004

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

78 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Decretos presupuestales

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Secretaria

5. RESULTADO:

Ejecución del presupuesto asignado a la dirección.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPRESIÓN CENTRALIZADA – MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPRESIÓN CENTRALIZADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa el Plan estratégico de Sistemas, el avan-

ce del Plan de Desarrollo.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Prepara anteproyecto de presupuesto de la Di-

rección de Dirección de Tecnologías de la Infor-

mación y Comunicaciones y consolida las demás

direcciones de la Secretaría General.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Revisa, ajusta y aprueba anteproyecto de pre-

supuesto.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Prepara plan de acción de la dirección de infor-

mática y consolida las demás direcciones de la

Secretaría General.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Revisa, ajusta y aprueba plan de acción. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. 3DUWLFLSDHQ ODSUHSDUDFLyQ GHO3$&\ PRGL¿FD-

ciones al mismo.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa, ajusta y aprueba PAC. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Tramita disponibilidades presupuestales, los

decretos de traslado y desagregación (Decreto

180).

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Controla el cumplimiento del PAC. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$*(67,Ï1),1$1&,(5$

1. OBJETIVO:

*DUDQWL]DUOD DGPLQLVWUDFLyQH¿FLHQWH \UDFLRQDO GHORV UHFXUVRVHFR-

nómicos relacionados con tecnología y asignados a la Dirección de

Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Decreto 07 de 2006

• Circular 06 de 2006

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Decretos presupuestales

)RUPDWRDQWHSUR\HFWR GH3UHVXSXHVWR HODERUDGRSRU OD'LUHFFLyQ GH

Tecnologías de Información y Comunicaciones.

)RUPDWRDQWHSUR\HFWRGH3UHVXSXHVWRHODERUDGR SRUOD6HFUHWDUtDGH

Hacienda

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Secretaria

5. RESULTADO:

Ejecución del presupuesto asignado a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

6. OBSERVACIONES:

79

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$*(67,Ï1),1$1&,(5$

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa el Plan estratégico de Sistemas, el avan-

ce del Plan de Desarrollo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Prepara anteproyecto de presupuesto de funcio-

namiento e Inversión de la Dirección de Tecno-

logías de la Información y Comunicaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Revisa, ajusta y aprueba anteproyecto de

presupuesto.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Elabora los cronogramas para cada uno de los

procesos programados por la Dirección de Tec-

nologías.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Participa en la elaboración del plan de acción

de la Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Revisa, ajusta y aprueba Plan de Acción y cro-

nograma de procesos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Remite Plan de Acción al Despacho de la Secre-

taría General para que sea consolidado con las

demás direcciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Realiza seguimiento al cumplimiento del crono-

grama de procesos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Prepara el anteproyecto del PAC de los proce-

sos de contratación programados por la Direc-

FLyQGH7HFQRORJtDV\SDUWLFLSDHQODVPRGL¿FD-

ciones al mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Revisa, ajusta y aprueba PAC. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Realiza seguimiento al cumplimiento del PAC. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Gestiona disponibilidades presupuestales, los

decretos de traslado y desagregación (Decreto



Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Proyecta, elabora y presenta informes de avan-

ce de ejecución del presupuesto y del plan de

acción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$352&(626'(6(/(&&,Ï17$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Adelantar los procesos de selección y contratación de soluciones tec-

QROyJLFDVTXHUHSUHVHQWHQPD\RUEHQH¿FLRSDUDHO'HSDUWDPHQWR

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Decreto N° 2170

• Decreto N° 07 de 2006

• Circular N° 06 de 2006.

• Ley de Conectividad

• Demás normas de telecomunicaciones que rijan en el momento.

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Presupuesto asignado

• Plan de Desarrollo

• Plan Estratégico

• Plan de Acción

• Informe de Gestión

• Actas (Inicio, Seguimiento, recibido a satisfacción, suspensión,

reinicio)

 )LFKD(VWXGLR7pFQLFRSDUDFRQWUDWDU

• Estudio de Conveniencia

 'RFXPHQWRHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Profesional Universitario

• Secretaria

80 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

5. RESULTADO:

Soluciones tecnológicas contratadas para todas las entidades del departamento

Adquisición de elementos tecnológicos para satisfacer los requerimientos de las entidades del Departamento

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$352&(626'(6(/(&&,Ï17$&,Ï1

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe Requerimiento o determina necesidad

de iniciar proceso de selección y contratación.

Director Operativo o

Profesional

Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2. Evalúa el Requerimiento, delega al profesio-

nal indicando pautas y lineamientos a tener en

cuenta.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

3. Gestiona o proyecta el documento que determi-

na el origen del requerimiento.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

4. 9HUL¿FDODH[LVWHQFLDGHUHFXUVRVSDUDDGHODQWDU

el proceso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

5. Abre y marca una carpeta con la descripción del

posible objeto a contratar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

6. 'LOLJHQFLDOD ¿FKD HVWXGLRWpFQLFR SDUD FRQWUD-

tar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

7. 5HYLVD HVWiQGDUHV GH¿QLGRV \ SUHSDUD GRFX-

PHQWR HVSHFL¿FDFLRQHV WpFQLFDV VHJ~Q OLQHD-

mientos Circular N° 06 de fecha 28 de febrero

GHR LQVWUXFWLYRYLJHQWH \¿FKD HVWXGLRV

técnico p ara contratar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

8. Si el proveedor es exclusivo del bien o servicio

DFRQWUDWDUVROLFLWDGRFXPHQWRTXHFHUWL¿TXHGL-

cha exclusividad.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

9. Si el contrato requerido es de prestación de ser-

YLFLRV WUDPLWDU FHUWL¿FDFLyQ DQWH OD 6HFUHWDUtD

GHOD)XQFLyQ3~EOLFD HQODTXH FRQVWHTXHODV

actividades o servicio a contratar no pueden de-

sarrollarse con el personal existente en la planta

JOREDOGHO 'SWR RTXH OD SODQWDHV LQVX¿FLHQWH

para la prestación del servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

10. Proyecta y Elabora estudio de conveniencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

11. Envía por el sistema Mercurio al Director de

Tecnologías de Información y Comunicaciones

los estudios previos elaborados.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

12. Revisa estudios elaborados e indica correccio-

nes al profesional.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

13. Corrige estudios previos elaborados. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

14. 5HYLVDUFRUUHFFLRQHV DSUREDU \ ¿UPDUHVWXGLR

GHFRQYHQLHQFLD¿FKDHVWXGLRWpFQLFRSDUDFRQ-

WUDWDU\GRFXPHQWRHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDV

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

15. $UFKLYDHQ OD FDUSHWD GHOSURFHVR OD &HUWL¿FD-

FLyQ GH ([FOXVLYLGDG 6L VH UHTXLHUH &HUWL¿-

cación de personal expedido por la Secretaría

GHOD )XQFLyQ3~EOLFD 6LVH UHTXLHUH5HTXH-

rimiento (Origen de la necesidad) por ejemplo:

FRSLDGHO R¿FLRHQYLDGR SRUOD HQWLGDGR GRFX-

mento elaborado por el ingeniero de acuerdo a

instrucciones del Director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

81

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

*(67,Ï1),1$1&,(5$'(/$',5(&&,Ï1±$32<2$352&(626'(6(/(&&,Ï17$&,Ï1

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

16. 5HPLWHGRFXPHQWDFLyQ PHGLDQWHR¿FLR GLULJLGR

DOGLUHFWRUGHOD2¿FLQDGH&RQWUDWDFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. ,PSULPH R¿FLR UHPLVRULR \ HVWXGLRV SUHYLRV

aprobados.

secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

18. 5DGLFDR¿FLR UHPLVRULRHVWXGLRV SUHYLRVFRQ HO

¿QGHLQLFLDUHOUHVSHFWLYRWUiPLWHDQWHOD2¿FLQD

de Contratación.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

19. Efectúa seguimiento al avance del proceso por par-

WHGHOD2¿FLQDGH&RQWUDWDFLyQ(VWXGLRGHSUHFLRV

del mercado, solicitud de disponibilidades, informe

a cámara de comercio (si se requiere), aviso de

prensa (si se requiere) Solicitud de Documentos,

Elaboración de Términos de referencia, Elabora-

FLyQFRQWUDWRRFRQYHQLR¿UPDVGHOFRQWUDWRRFRQ-

YHQLRUHJLVWURR¿FLRGHVLJQDFLyQLQWHUYHQWRUtD

1RWD$FWLYLGDGHVDFDUJRGHOD2¿FLQDGH&RQ-

tratación, teniendo en cuenta el procedimiento

de contratación transversal existente para el

Departamento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

20. &RUULJH\DFODUDHVWXGLRVDOD2¿FLQDGH&RQWUD-

tación si es necesario.

Profesional Universitario Profesional Universitario

21. 3UR\HFWDR¿FLRDOD2¿FLQD -XUtGLFDLQIRUPDQGR

la designación de la interventoría, la cual se co-

mienza a asumir una vez se registre el contrato

o convenio.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

22. Recibe la documentación pertinente para la

VXSHUYLVLyQGHO FRQWUDWRR FRQYHQLR9HUL¿FDHO

cumplimiento de requisitos de ejecución. Pro-

yecta acta de inicio (Si se requiere)

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

23. Cumple con las funciones de interventoría esti-

puladas en el Decreto N° 007 de 2006, median-

te el cual se delega y desconcentra el ejercicio

GHIXQFLRQHV\VH¿MDQSURFHGLPLHQWRVHQPDWH-

ria de contratación Administrativa en el Departa-

mento de Cundinamarca.

Profesional Universitario

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

24. Proyecta y elabora acta de liquidación. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

25. Revisa y aprueba acta de liquidación (enviada

por el Sistema Mercurio).

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

26. 5HPLWHDOD2¿FLQDGH&RQWUDWDFLyQHOSUR\HFWR

de acta de liquidación.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

352&(626'(6(/(&&,Ï1$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Adelantar los procesos de selección y contratación de soluciones tec-

QROyJLFDVTXHUHSUHVHQWHQPD\RUEHQH¿FLRSDUDHO'HSDUWDPHQWR

2. MARCO LEGAL:

• Ley de Conectividad

• Decreto 2170

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Demás normas de telecomunicaciones que rijan en el momento

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Plan de Desarrollo

• Plan Estratégico

• Informe de Gestión

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Profesional Universitario

• Secretaria

5. RESULTADO:

Soluciones tecnológicas contratadas para todas las entidades del departamento

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

82 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe Requerimiento o determina necesidad

de iniciar proceso de selección y contratación.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Evalúa el Requerimiento, delega al profesio-

nal indicando pautas y lineamientos a tener en

cuenta.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 5HYLVDHVWiQGDUHVGH¿QLGRV \SUHSDUD SOLHJRV

o términos involucrando la entidad solicitante si

fuera el caso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Asesora al Profesional en la elaboración de los

pliegos o términos.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Revisa los pliegos o términos e indica las co-

rrecciones al profesional.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Corrige los Pliegos o términos. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 3UR\HFWD R¿FLR GH UHPLVLyQ D OD 'LUHFFLyQ

Jurídica.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. 5DGLFD2¿FLR\3OLHJRVRWpUPLQRV Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Recibe la documentación pertinente para la

VXSHUYLVLyQGHOFRQWUDWRR FRQYHQLR9HUL¿FDHO

cumplimiento de requisitos de ejecución. Pro-

yecta acta de inicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. )LUPDDFWD LQLFLRLQIRUPD DO FRQWUDWLVWDSURFH-

dimiento de supervisión y acuerdan reuniones

de seguimiento.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Realiza el seguimiento al cumplimiento del cro-

nograma de ejecución del contrato e informa al

Director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. )DFLOLWD\FRRUGLQDHOFXPSOLPLHQWRGHODVREOLJD-

ciones del Departamento, informa al Director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Realiza reuniones de seguimiento con el con-

WUDWLVWD\¿UPDQDFWDUHVSHFWLYD

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. En caso de cumplirse a cabalidad el contrato,

recibe a satisfacción prepara acta liquidación. Si

no, hace requerimientos de ley al contratista.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Aprueba acta de liquidación y remite a la Direc-

ción administrativa. En caso de incumplimiento

hace los requerimientos de ley al contratista en

coordinación con la Dirección Administrativa.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

DIMENSIONAMIENTO SOLUCIONES DE CONECTIVIDAD EN EL DEPARTAMENTO

1. OBJETIVO:

Investigar las necesidades de información en el departamento y re-

solverlas teniendo en cuenta las tecnologías de punta existentes en

el momento

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Soluciones de conectividad implementadas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

83

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DIMENSIONAMIENTO SOLUCIONES DE CONECTIVIDAD EN EL DEPARTAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Con base en el plan de desarrollo y el plan in-

formático delega al profesional especializado

estudiar soluciones de conectividad.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Realizar estudio de mercado para la consulta-

ría del estado del arte para las comunicacio-

nes en el Departamento.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Elaboración de pliegos para la contratación de

estudio de prefactibilidad del proyecto de co-

nectividad Departamental.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Acompañamiento, evaluación y seguimiento a

la contratación de los estudios de prefactibili-

dad del proyecto de conectividad.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Solicita demostración en el mercado de las

nuevas tecnologías.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Recibo a satisfacción del estudio de prefactibi-

lidad y puesta en marcha para la elaboración

de pliegos de contratación de la solución de

conectividad en el Departamento.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Elaboración de pliegos para la contratación de

interventoría de la contratación de la solución

de conectividad.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Revisa, aprueba y complementa alternativas. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Presenta y sustenta al secretario para su con-

tratación e implementación.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Generación del acta de inicio y designación

del funcionario para acompañamiento.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Concertación de metas de acuerdo a lo pro-

puesto por la compañía contratante basados

en el cronograma de actividades.

Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Acompañamiento, evaluación y seguimiento a

la contratación de interventoría de la solución

del proyecto de conectividad.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Entrega de informe de avance de la implemen-

tación de acuerdo a lo pactado al profesional

especializado.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Entrega de interventoría de la implementación

por fases de acuerdo a las necesidades y pro-

puesta.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Solicitud de pago al Departamento, por parte

de la interventoría al contratista de acuerdo

con las entregas hechas en el cronograma

pactado. De acuerdo al informe que se le soli-

cita al técnico.

16. 9HUL¿FDFLyQ SRU SDUWH GHO 'HSDUWDPHQWR GHO

cumplimiento de los contratistas en sitio, para

el recibo a satisfacción de lo contratado.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Generación del acta de recibo a satisfacción

para pago parcial al contratista y hacer entre-

ga a través del director.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. Entrega parcial a las entidades involucradas

en el proceso, de los canales de comunicación

recibidos por parte del contratista.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

19. 9HUL¿FDFLyQGHQLYHOGHGLVSRQLELOLGDGGHDFXHU-

do con lo contratado y uso de los canales.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

20. &UHDUODUXWLQDGHYHUL¿FDFLyQGHFDQDOHV \HQ

caso de que no este funcionando generar el

tiquete a través de la mesa de ayuda de la em-

presa contratante.

Mesa de Ayuda Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

21 Seguimiento al tiquete de acuerdo a lo pacta-

do en el contrato de tiempos de respuesta por

parte del operador.

Mesa de Ayuda Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

22. Solicitar al operador los log de servicio, para

UHWRPDUHOWLHPSR IDOWDQWHDO ¿QDOGHOFRQWUDWR

sin costo para el Departamento.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

23. Acta de liquidación del contrato de conectivi-

dad Departamental.

Profesional Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

84 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

(/$%25$&,Ï13/$1'(&$3$&,7$&,Ï1(1,1)250È7,&$

1. OBJETIVO:

Consolidar las necesidades de capacitación en materia informática,

SULRUL]DUODV\GH¿QLUODVHVWUDWHJLDVGHHMHFXFLyQSODVPDGDVHQXQ3ODQ

de Capacitación.

2. MARCO LEGAL:

• Ley de Conectividad

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Demás normas de telecomunicaciones que rijan en el momento

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Plan de Desarrollo

• Plan Estratégico

• Informe de Gestión

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Profesional Universitario

• Secretaria

5. RESULTADO:

Plan Informático de Capacitación

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ELABORACIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN EN INFORMATICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Evalúa el cumplimiento del Plan Estratégico de

Sistemas, da lineamientos al Profesional Espe-

cializado para la elaboración del plan.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Consolida necesidades y prepara Plan Informá-

tico de Capacitación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Revisa y asesora al profesional. Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisa el plan y solicita correcciones al profe-

sional.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Corrige y actualiza el documento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Sustenta el Plan Estratégico ante el Secretario

de Despacho.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 3UR\HFWD2¿FLR5HPLVRULRDO6HFUHWDULRGH'HV-

SDKRSDUDHQYLDU R¿FLDOPHQWHHO3ODQ (VWUDWpJL-

co.

Profesional

Especializado

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. 5DGLFD 2¿FLR 5HPLVRULR HQ HO GHVSDFKR GH OD

secretaría general.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'(&$/,'$'

1. OBJETIVO:

Mejorar la cultura de Calidad implementando un Sistema de Gestión

de calidad en los procesos inherentes a la Dirección de Sistemas, bus-

FDQGRREWHQHUODFHUWL¿FDFLyQGHFDOLGDG,62RVXHTXLYDOHQWH

2. MARCO LEGAL:

• Ley 872 de diciembre de 2003

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Manual de Calidad

• Norma ISO 9000

• Manual de Procedimientos

• Herramientas de apoyo

• Hoja de trabajo

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Especializado

• Profesional Universitario

85

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

5. RESULTADO:

Cultura de calidad en la Administración Departamental.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

GESTIÓN DE CALIDAD

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Asigna el equipo de funcionarios que van a reali-

zar el trabajo para la Gestión con calidad.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Conforma el comité de seguimiento al Sistema

de Gestión con Calidad.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. ,GHQWL¿FDHYDO~D \ DSUXHED DTXHOORVSURFHVRV

que harán parte del Sistema de Gestión con

Calidad.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Recolecta información respecto a cada uno de

los procesos involucrados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Determina la secuencia e interacción de estos

procesos.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Determina los criterios y métodos necesarios

para asegurarse de que tanto la operación como

HOFRQWUROGHHVWRVSURFHVRVVHDQH¿FDFHV

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e

información necesaria para apoyar la operación

y el seguimiento de estos procesos.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Estudia las actividades del proceso y aprueba la

recolección de datos.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. ,GHQWL¿FDSUREOHPDVDQiOLVLVGHIRUWDOH]DV\GH-

bilidades) dentro de cada proceso y reporta al

Comité.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Analiza los problemas y propone soluciones

para mejorar el proceso.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. (VWDEOHFHPHWDVSDUDHOSURFHVRGHFHUWL¿FDFLyQ

de acuerdo con el plan de Desarrollo Departa-

mental y las pone a consideración del Director.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Hace las recomendaciones pertinentes para

apoyar el trabajo y lograr las metas.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Implementa los ajustes o los nuevos procesos o

actividades, documenta los procesos.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Realizar el seguimiento y la medición de los pro-

cesos y los resultados respecto a las políticas, y

los objetivos e informa sobre los resultados.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Realiza el seguimiento, la medición y el análisis

del proceso.

Comité de Calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. 9HUL¿FDHOUHVXOWDGR¿QDO Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. Recomienda acciones para mejorar continua-

mente el desempeño del proceso.

Comité de calidad Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

18. Implementa las acciones necesarias para alcan-

]DUORVUHVXOWDGRVSODQL¿FDGRV\ODPHMRUDFRQWL-

nua de estos procesos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

86 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±$'0,1,675$&,Ï1'(6(59,'25(6,%0

1. OBJETIVO:

*DUDQWL]DUTXH ORV 6HUYLGRUHV &RUSRUDWLYRV ,%0 ;VHULHV  \

445 utilizados en el manejo de aplicaciones críticas, así como la librería

de backups estén operando normalmente, con los servicios estables y

FRQODVYHUVLRQHVGHSDUFKHV+RW)L[HV\DQWLYLUXVDFWXDOL]DGRV

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 5HG%RRNVGH,%0

*XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Coordinador de Grupo

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

/LEUHUtDVGHEDFNXSV\6HUYLGRUHV&RUSRUDWLYRV,%0;VHULHV\

D¿QDGRVHQYHUVLRQHV\HQSHUIHFWRHVWDGRGHIXQFLRQDPLHQWR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES IBM

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. *HVWLRQDDQWHHO'LUHFWRUGHOD',5(&&,Ï1'(

7(&12/2*Ë$6'( /$,1)250$&,Ï1 &2-

MUNICACIONES, la contratación del servicio

anual de mantenimiento preventivo y correctivo

SDUDODWRWDOLGDGGHODLQIUDHVWUXFWXUD,%0

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Autoriza proceso para la contratación del servi-

cio.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. 5HDOL]DHOGLOLJHQFLDPLHQWRGHOD¿FKDGHHVWXGLR

técnico para contratar, estudio de conveniencia

\HVSHFL¿FDFLRQHV WpFQLFDV\UHPLWH DO'LUHFWRU

para su aprobación y posterior envío a la Direc-

ción de Contratación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisa documentos, practica los ajustes y remi-

te vía mercurio a la Dirección de Contratación

para que se ejecute el proceso.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Programa actividades de mantenimiento pre-

ventivo de hardware y software para los equi-

pos, durante la vigencia de las garantías del

contrato y por parte de las compañías de man-

tenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

6. Aprueba el cronograma de mantenimiento pre-

ventivo.

Coordinador de Grupo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. EJECUTA PROCEDIMIENTO, SOLICITUD

0$17(1,0,(172 35(9(17,92 -

RRECTIVO.

8. 9HUL¿FDTXHORVHTXLSRVLQYROXFUDGRVHQ HOSUR-

ceso, estén operando normalmente, con los ser-

vicios estables y activados, con las últimas ver-

VLRQHVGHOVRIWZDUH8SGDWHGH+RW)L[HV%LRV

parches, etc.) y con las políticas establecidas

para la ejecución de sus actividades.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Si hay problemas de funcionamiento, inconsis-

WHQFLDVRGH FRQHFWLYLGDGSURFHGHD ,GHQWL¿FDU

los equipos que presentan fallas, evalúa la si-

tuación y determina la causa del problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Si el problema lo puede solucionar sin apoyo ex-

WHUQRGH¿QHHOSURFHGLPLHQWR DVHJXLU\SURFH-

de a corregir el inconveniente. Ejecuta pruebas

de funcionamiento.

Pasa al numeral 15

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

87

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES IBM

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

11. Si la solución del problema requiere soporte ex-

terno o asesoría especializada en software.

1. Informa al Jefe inmediato la situación actual.

2. Realiza contacto con la empresa contratada

para el mantenimiento del hardware y soft-

ware y solicita el servicio especializado.

3. EJECUTA PROCEDIMIENTO, SOLICITUD

0$17(1,0,(172 35(9(17,92

CORRECTIVO.

Pasa al numeral 15

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Si la solución del problema requiere soporte

externo o asesoría especializada en software,

pero no se tiene un contrato vigente de manteni-

miento y soporte:

• Establece y aplica el proceso de contin-

gencia a la situación.

• Cotiza arreglo y propone solución al Director

GHOD ',5(&&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '(

/$,1)250$&,Ï1

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Determina cual es la mejor solución, realiza las

JHVWLRQHV\R WUiPLWHV QHFHVDULRV SDUDOD FRQ-

tratación del servicio.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Realiza el acompañamiento y supervisión a la

FRPSDxtD FRQWUDWDGD KDVWD OD ¿QDOL]DFLyQ GHO

arreglo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

16. Genera Informe para el Director de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

actividades programadas y ejecutadas durante

el mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

17. TERMINA EL PROCESO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±62/,&,78'0$17(1,0,(17235(9(17,92

1. OBJETIVO:

*DUDQWL]DUTXHORV6HUYLGRUHV&RUSRUDWLYRV,%0VHULHV\

utilizados en el manejo de aplicaciones críticas, así como la librería de

backups, estén operando normalmente, sin interrupciones y en horario

7*24*365 días.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 5HG%RRNVGH,%0

 *XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

/LEUHUtDVGHEDFNXSV\6HUYLGRUHV&RUSRUDWLYRV,%0;VHULHV\HQSHUIHFWRHVWDGRGHIXQFLRQDPLHQWR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

88 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW )– SOLICITUD MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Si es mantenimiento Preventivo:

• Previo cronograma aprobado, se llama a la

HPSUHVD FRQWUDWDGD \ VH ¿MD IHFKD \ KRUD GHO

mantenimiento.

•6HJHVWLRQDDQWHOD',5(&&,Ï1'(7(&-

12/2*Ë$6'(/$,1)250$&,Ï1-

NICACIONES, un Email corporativo informan-

do la suspensión de los servicios corporativos

y la hora de reanudacion de los mismos.

•6HDGHODQWDVXSHUYLVLyQ\RHMHFXFLyQGHFR-

pias de respaldo a la información contenida en

los servidores.

• Se bajan todos los servicios corporativos

prestados por estos servidores incluyendo

bases de datos, controlador de dominio, co-

rreo electrónico, etc. y se apagan las máqui-

nas.

• Se supervisa y avala el mantenimiento.

• Terminado el mantenimiento, se prenden los

servidores y se suben todos los servicios corpo-

rativos, reanudando los procesos en su totali-

dad.

•6H YHUL¿FD TXH WRGRV ORV VHUYLFLRV TXHGHQ

funcionando perfectamente.

•6H¿UPD HOFXPSOLGR D ,QJHQLHURGH ODHP-

presa contratada.

Pasa al numeral 4

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

2. Si es mantenimiento Correctivo:

• Se llama a la línea directa de la empresa

contratada y se solicita el mantenimiento

correctivo. Se debe tener claro si va a ser

de Hardware o de Software.

• La empresa contratada toma datos de se-

riales, número del contrato, la descripción

general del problema y asigna un número

de soporte.

• El ingeniero designado por la empresa hace

contacto telefónico con el administrador de

los servidores para acordar hora de aten-

ción y si se requiere la ejecución de proce-

sos previos a la aplicación del correctivo.

• Ingeniero de la empresa atiende en sitio

el mantenimiento correctivo y si requie-

re el cambio de partes, las solicita de

inmediato al almacén general de la em-

presa.

• Una vez recibido el (los) repuestos, proce-

GHDFDPELDULQVWDODU\FRQ¿JXUDUFDGDXQR

de ellos.

•(MHFXWDSURFHGLPLHQWRVGHD¿QDFLyQDQLYHO

de hardware y de software.

• Realiza pruebas de funcionamiento y depu-

ración del Log del Sistema.

Â 6HYHUL¿FD TXHWRGRVORV VHUYLFLRVTXHGHQ

funcionando perfectamente.

• Una vez supervisado y avalado el manteni-

PLHQWRVH¿UPDHOFXPSOLGRDO,QJHQLHURGH

la empresa contratada.

• Se hace seguimiento a la solución dada y

en caso de recaer en la misma falla se re-

abre el soporte de mantenimiento correcti-

vo, llamando nuevamente a la línea directa

de la empresa contratada.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Registra en la bitácora la gestión adelantada y el

resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Genera Informe para el Director de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

actividades programadas y ejecutadas durante

el mes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. TERMINA EL PROCESO Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

89

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±,17(59(1725Ë$$/&2175$72'(0$17(1,0,(17235(9(17,92-

7,92'(+$5':$5(

1. OBJETIVO:

Velar por el total cumplimiento y ejecución del contrato de manteni-

miento preventivo y correctivo de hardware y software a la infraes-

WUXFWXUDFRPSXWDFLRQDO,%0XELFDGDHQHO &3'GHOD*REHUQDFLyQGH

Cundinamarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Contrato.

• Actas

• Comprobantes de servicio técnico

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Total cumplimiento de la empresa, en la prestación de los servicios de mantenimiento contratados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – INTERVENTORÍA AL CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Designa supervisor para realizar la intervento-

ría del contrato y entrega la documentación.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 5HFLEHQRWL¿FDFLyQ\FRSLDVGHORVGRFXPHQWRV

respectivos del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Copia Contrato

Soportes

3. Agenda reunión y cita a la empresa contratada

para realizar el acta de inicio y empezar formal-

mente la ejecución del mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Atiende la reunión y coloca a consideración

para aprobación del representante de la em-

presa contratada, los siguientes tópicos:

• Presentación del coordinador y equipo de

trabajo por parte del contratista.

• Presentación de los funcionarios respon-

sables y de contacto por parte del Depar-

tamento.

• Elaboración del directorio de contactos.

 'H¿QLFLyQGHO FURQRJUDPDGH VHJXLPLHQ-

to, estableciendo el día, la hora y el sitio

de las reuniones, así como las personas

que deben asistir.

• Proposiciones, observaciones y varios.

6HOHYDQWDDFWDGH ODUHXQLyQVH ¿UPDSRUORV

asistentes y se da inicio formal a la ejecución

del contrato.

Profesional Universitario

Representante Legal

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Empresa Contratada

Acta de Inicio

5. Realiza seguimiento a la ejecución del contra-

WRFODVL¿FDQGRORVVHUYLFLRVGHDFXHUGR DOWLSR

de mantenimiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Para los mantenimientos preventivos de hard-

ware y software, revisa que se hagan en las

fechas establecidas en el cronograma de eje-

cución y de que se lleven a cabo, entre otros,

ODVDFWXDOL]DFLRQHV\D¿QDPLHQWRVDO KDUGZDUH

y al software.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Comprobante de

servicio técnico

7. Para los mantenimientos correctivos de hard-

ware y software, revisa entre otros, que se reali-

cen en el tiempo de respuesta pactado, que las

piezas dañadas sean cambiadas por repuestos

nuevos y que el ingeniero que atiende cumpla

FRQHOSHU¿OVROLFLWDGRHQHOFRQWUDWR

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Comprobante de

servicio técnico

8. Agenda reuniones de seguimiento, las atiende

y levanta acta de lo tratado en cada una de

ellas, indicando el grado de avance en la eje-

cución del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

90 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – INTERVENTORÍA AL CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

9. Realiza informes periódicos sobre el grado

de ejecución del contrato para el Director de

OD',5(&&,Ï1'(7(&12/2*Ë$6'( /$,1-

)250$&,Ï1VXJLHUH

mejoras, si es el caso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Informe

10. Revisa informe, evalúa e indica las directrices

a seguir.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

Informe

11. 6LHOFRQWUDWROOHJDDO¿QDOGHVXHMHFXFLyQ

 6HUHDOL]DDFWDGH¿QDOL]DFLyQ

 6HH[SLGHFHUWL¿FDFLyQGHFXPSOLPLHQWR

• Realiza liquidación del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

$FWD)LQDOL]DFLyQ

&HUWL¿FDFLyQ

Documento

Liquidación

Contrato

12. TERMINA EL PROCESO.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±',0(16,21$0,(1723/$7$)250$,%0

1. OBJETIVO:

Garantizar a largo plazo la disponibilidad de infraestructura computa-

cional para la centralización y funcionamiento de los Servicios Cor-

porativos y Sistemas de Información críticos, en la Gobernación de

Cundinamarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 5HG%RRNVGH,%0

 *XtDVWHFQROyJLFDV(VWiQGDUGHFRQ¿JXUDFLyQGH6HUYLGRUHV

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Infraestructura computacional para la Gobernación de Cundinamarca, dimensionada para soportar el crecimiento permanente de sus servicios

corporativos y misionales

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – DIMENSIONAMIENTO Y CRECIMIENTO DE LA PLATAFORMA IBM

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa el Plan estratégico de Sistemas de Infor-

mación, el Plan de Desarrollo Departamental y el

Plan de Acción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa y evalúa las necesidades de almace-

namiento y procesamiento de información, de

acuerdo a las proyecciones de crecimiento re-

portadas por los grupos internos de la DTCI.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Dimensiona, diseña y propone fase de creci-

PLHQWRSDUDODYLJHQFLD¿VFDO

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisa, valida propuesta y da los lineamientos

para que se adelante un sondeo de mercado.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

5. Se documenta y realiza sondeo de mercado. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Evalúa con los proveedores conveniencia técni-

ca del crecimiento y costos de las soluciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Propone alternativa de crecimiento y pasa al Di-

rector para su aprobación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Revisa propuesta, complementa, aprueba y au-

toriza elaboración de términos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

91

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – DIMENSIONAMIENTO Y CRECIMIENTO DE LA PLATAFORMA IBM

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

9. (ODERUDODV¿FKDV GHHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDV

estudio técnico para contratar y estudio de con-

veniencia.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. 3UR\HFWDR¿FLRSDUD HOHQYtRGHODV ¿FKDV\GR-

cumentos de soporte a la Dirección de Contra-

WDFLyQ \ HQWUHJD DO 'LUHFWRU GH OD ',5(&&,Ï1

'( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$&,Ï1

COMUNICACIONES.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. 5HYLVDGRFXPHQWDFLyQ¿UPDR¿FLRGHUHYLVLyQ\

entrega a la secretaria para su trámite.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

12. Radica mediante mercurio la documentación y

R¿FLRUHPLVRULR Secretaria

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Si la Dirección de Contratación requiere am-

SOLDFLyQ DFODUDFLyQ \R UHVSXHVWDV D ODV HVSH-

FL¿FDFLRQHVWpFQLFDVRDMXVWHVDORVWpUPLQRVGH

referencia:

• Evalúa solicitud.

• Proyecta respuestas a observaciones de

los términos de referencia.

 (QWUHJD DO 'LUHFWRU GH OD ',5(&&,Ï1 '(

7(&12/2*Ë$6'( /$ ,1)250$&,Ï1

&2081,&$&,21(6SDUDVXUHYLVLyQ¿UPD

y envío.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Evalúa Propuestas, genera cuadros comparati-

YRV\GRFXPHQWR¿QDOGHODHYDOXDFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Revisa y valida evaluación. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

16. Se ejecuta el PROCESO DE CONTRATACION.

17. TERMINA EL PROCESO.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï13/$7$)250$,%0+:±6:±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1$&78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

1. OBJETIVO:

Revisar, aplicar y actualizar las políticas y los reglamentos que rigen

el uso del sistema de correo electrónico en la Gobernación de Cundi-

namarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Reglamento de uso del sistema de Almacenamiento y Recupera-

ción de Datos en la Gobernación de Cundinamarca.

• Políticas de uso del sistema de Almacenamiento y Recuperación

de Datos en la Gobernación de Cundinamarca.

• Herramienta Informática de Mesa de Ayuda

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Políticas y reglamento vigentes y en aplicación.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa las políticas y reglamento de uso del ser-

vicio corporativo, para que permanezcan actuali-

zados y vigentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Realiza un documento de propuesta de los cam-

bios y actualizaciones que considera necesarios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

92 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ADMINISTRACIÓN PLATAFORMA IBM ( HW – SW ) – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. Presenta para aprobación del Director de Tec-

nologías de Información y Comunicaciones los

cambios propuestos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 5HFLEHUHYLVDVXJLHUHDMXVWHV \RDSUXHEDSROt-

ticas y reglamento.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

5. De acuerdo con lo aprobado, efectúa los cam-

ELRV GH¿QLWLYRV \ SXEOLFD HO UHJODPHQWR HQ FDU-

petas públicas del sistema de Administración de

SODWDIRUPD,%0

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Socializa a través de los medios de comunica-

ción disponibles en la Gobernación, (circulares,

periódico institucional, correo electrónico, página

web, etc.) los cambios y actualizaciones realiza-

das al servicio corporativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWR GHODV SROtWLFDV \UHJOD-

mento establecido para la Administración de pla-

WDIRUPD,%0

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. 9HUL¿FDTXHVHFRQVLJQHHQ ODEDVHGHGDWRV GH

conocimiento de la Mesa de Ayuda los procedi-

mientos realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)250$'(6(59,'25(60,&5262)7

±(/$%25$&,Ï1'((678',2635(9,26

1. OBJETIVO:

Garantizar la continuidad del servicio.

Tramitar ante la Dirección de Contratación de la Secretaría General,

la renovación del Contrato de Soporte Técnico especializado para la

plataforma de servidores Microsoft.

2. BASE LEGAL:

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH(VWXGLRGH&RQYHQLHQFLD

 )RUPDWRGH(VWXGLR7pFQLFR

 )RUPDWR GH (VSHFL¿FDFLRQHV 7pFQLFDV)RUPDWRGH(VSHFL¿FDFLRQHV7pFQLFDV

 +HUUDPLHQWD LQIRUPiWLFD GH *HVWLyQ 'RFXPHQWDO ³0HUFXULR´+HUUDPLHQWDLQIRUPiWLFDGH*HVWLyQ'RFXPHQWDO³0HUFXULR´

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Estudios previos radicados y entregados en la Dirección de Contratación de la Secretaría General.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Elabora estudio de conveniencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. (ODERUDHVWXGLRGHHVSHFL¿FDFLRQHVWpFQLFDVPt-

nimas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. (ODERUD¿FKDWpFQLFD Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. (ODERUDR¿FLRGHUHPLVLyQGHGRFXPHQWRV Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Remite para aprobación del Director los estudios

SUHYLRV\HOR¿FLRGHUHPLVLyQGHORVPLVPRV SRU

Mercurio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

93

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

6. Aprueba estudios previos y autoriza impresión

de los documentos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Imprime los documentos y radica en correspon-

dencia.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)250$'(6(59,'25(60,&5262)7±5(129$&,Ï1

AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

1. OBJETIVO:

• Efectuar seguimiento del contrato de soporte técnico especia-

lizado.

• Elaborar actas de inicio y seguimiento

• Recibir a satisfacción el producto y los servicios contratados.

• Liquidar el contrato

2. BASE LEGAL:

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWR GH $FWDV GH ,QLFLR GH 6HJXLPLHQWR 5HFLER D 6DWLVIDFFL)RUPDWRGH$FWDVGH,QLFLRGH6HJXLPLHQWR5HFLERD6DWLVIDFFL-

ón, Liquidación y de Interventoría del contrato.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Sistemas de Misión Crítica en óptimo estado de funcionamiento.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

RENOVACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 1RWL¿FDDOIXQFLRQDULRODGHVLJQDFLyQFRPR,QWHU-

ventor del Contrato.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Convoca al contratista a reunión de inicio de eje-

cución del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Elabora acta de inicio. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Elabora actas de seguimiento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Elabora informes de interventoría. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Elabora actas de recibo a satisfacción. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Elabora acta de liquidación. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. (ODERUDR¿FLRUHPLVRULR GHGRFXPHQWRVSDUD OD

¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Remite mensualmente al Director, para su revi-

sión y aprobación, los actos administrativos ge-

nerados de la gestión de la Interventoría.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Revisa y aprueba los informes y actas genera-

dos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

94 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

RENOVACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

11. Aprueba informes y actas y autoriza impresión

de los mismos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Imprime y radica los documentos impresos. Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)250$'(6(59,'25(65(7+$7±(/$%25$&,Ï1'((678',2635(9,26

1. OBJETIVO:

• Garantizar la continuidad del servicio.

• Tramitar ante la Dirección de Contratación de la Secretaría Gene-

ral, la renovación del Contrato de Soporte Técnico especializado

para la plataforma de servidores RetHat.

2. BASE LEGAL:

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH(VWXGLRGH&RQYHQLHQFLD

 )RUPDWRGH(VWXGLR7pFQLFR

 )RUPDWR GH (VSHFL¿FDFLRQHV 7pFQLFDV)RUPDWRGH(VSHFL¿FDFLRQHV 7pFQLFDV(VSHFL¿FDFLRQHV 7pFQLFDV Técnicas.

 +HUUDPLHQWD LQIRUPiWLFD GH *HVWLyQ 'RFXPHQWDO ³0HUF~ULR´LQIRUPiWLFDGH*HVWLyQ 'RFXPHQWDO ³0HUF~ULR´*HVWLyQ 'RFXPHQWDO ³0HUF~ULR´'RFXPHQWDO³0HUF~ULR´

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretaria

5. RESULTADO:

Estudios previos radicados y entregados en la Dirección de Contrata-

ción de la Secretaría General.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO SOBRE LA PLATAFORMA DE SERVIDORES RETHAT – ELABORACIÓN DE ESTUDIOS

PREVIOS.

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Elabora estudio de conveniencia. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. (ODERUD HVWXGLR GH HVSHFL¿FDFLRQHV WpFQLFDV

mínimas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. (ODERUD¿FKDWpFQLFD Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. (ODERUDR¿FLRGHUHPLVLyQGHGRFXPHQWRV Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Remite para aprobación del Director los estudios

SUHYLRV\HOR¿FLRGHUHPLVLyQGHORVPLVPRVSRU

Mercurio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

6. Revisa documentos, practica los ajustes y auto-

riza impresión de los documentos y remite vía

mercurio a la Dirección de Contratación para

que se ejecute el proceso.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Imprime los documentos y radica en correspon-

dencia.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2(63(&,$/,=$'262%5(/$3/$7$)250$'(6(59,'25(65(7+$7±5(129$&,Ï1

AL CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

1. OBJETIVO:

Garantizar operatividad y funcionamiento permanente mediante el so-

porte técnico especializado en software a toda la infraestructura com-

putacional bajo el sistema operativo RedHat.

2. BASE LEGAL:

Decreto Departamental N° 0157 de 2005

Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

95

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGHDFWDVGH,QLFLRGH6HJXLPLHQWR5HFLERD6DWLVIDF-

ción, Liquidación y de Interventoría del contrato.

4. UNIDADES O CARGOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Servidores corporativos sobre plataforma RedHart, en perfecto estado de funcionamiento.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO SOBRE LA PLATAFORMA DE SERVIDORES RETHAT – RENOVACIÓN Y SEGUIMIENTO AL

CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. *HVWLRQDDQWHHO'LUHFWRUGHOD',5(&&,Ï1'(

7(&12/2*Ë$6'( /$,1)250$&,Ï1 &2-

MUNICACIONES, la contratación del servicio

anual de soporte técnico especializado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Autoriza elaboración de estudios previos para la

contratación.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. (MHFXWD 3URFHVR ³(/$%25$&,Ï1 '( (678-

',2635(9,26´

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 1RWL¿FDDO IXQFLRQDULR OD GHVLJQDFLyQFRPR ,Q-

terventor del Contrato.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Convoca al contratista a reunión de inicio de eje-

cución del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Elabora acta de inicio. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

7. Elabora actas de seguimiento e Informes de In-

terventoría.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

8. Elabora actas de recibo a satisfacción. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Elabora acta de liquidación. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. (ODERUDR¿FLRUHPLVRULRGH GRFXPHQWRVSDUDOD

¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Remite mensualmente al Director, para su revi-

sión y aprobación, los actos administrativos ge-

nerados de la gestión de la Interventoría.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Revisa, aprueba los informes y actas generadas

y autoriza impresión de los mismos.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

13. Imprime y radica los documentos impresos. Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

6(*85,'$'$

1. OBJETIVO:

Proteger a la red corporativa de virus, programas espías y aumentar la

productividad, tener seguridad de borde

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Norma Técnica Colombiana IC 27001

• Norma Técnica Colombiana IC 17790

96 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Licencias de uso para producto

Licencias de uso para actualizaciones

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Red protegida de virurs, anti soy, keylog, cn una productividad mayor

6. OBSERVACIONES:

Se revisa a diario la consola de administración

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SEGURIDAD Y OPTIMIZACIÓN (ANTIVIRUS, RED COORPORATIVA)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Análisis de los reportes de la Plataforma de Anti-

virus existente.

Profesional universitario Grupo de Redes, Comu-

nicaciones y Seguridad

2. Enviar a soporte técnico el reporte de equipos

que tienen problema de virus en el sistema de

restauración, problemas con adware y spyware.

Para el caso de equipos con problemas graves,

se envía el reporte directamente al usuario y al

ingeniero encargado de la entidad para su solu-

ción inmediata.

Profesional universitario Grupo de Redes, Comu-

nicaciones y Seguridad

3. Análisis de la red corporativa con productos tales

como ethereal, Ntop, HP Node Manager y 3com

Network Supervisor.

Profesional universitario Grupo de Redes, Comu-

nicaciones y Seguridad

4. Determinar los problemas existentes en los equi-

SRVGHXVXDULR\RDFWLYRVTXHFRQIRUPDQODUHG

LQDGHFXDGDVFRQ¿JXUDFLRQHVOyJLFDVRItVLFDVGH

los elementos que los conforman y proceder a

solucionarlos.

Profesional universitario Grupo de Redes, Comu-

nicaciones y Seguridad

5. Emisión de políticas o directivas de seguridad re-

lacionadas con la continua actualización (update)

del sistema operativo (parches), utilización de un

~QLFR SURWRFROR GH WUDQVPLVLyQ 7&3,3 VLVWH-

ma de escaneo de equipos al login del usuario,

cambio continuo de contraseñas y proyectos que

ayuden a la seguridad e integridad de la red.

Profesional universitario Grupo de Redes, Comu-

nicaciones y Seguridad

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

INGRESO DE USUARIOS AL SERVICIO DE INTERNET

1. OBJETIVO:

Asignar permisos a usuarios para acceso a Internet, teniendo en cuen-

ta las políticas estabecidas en la direccion de tecnologías de informa-

ción y comunicaciones

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Solicitud de acceso a internet.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Profesional Universitario

• Técnico

• Mesa de Ayuda

5. RESULTADO:

Usuarios con permiso de navegación

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

97

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

INGRESO DE USUARIOS AL SERVICIO DE INTERNET

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. El profesional recibe la solicitud de ingreso o

reactivación, ya sea el formulario diligenciado

HVWDEOHFLGRSDUDWDO¿QRSRUVROLFLWXGGLUHFWDGHO

Director de Dirección de Tecnologías de la Infor-

mación y Comunicaciones (verbal o por correo

electrónico) o cambio en el Gabinete Departa-

mental.

Director técnico Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

2. 6LYHUL¿FDORVGDWRVGHOIRUPXODULRGLOLJHQFLDGR\

VLHVWHHVWi¿UPDGR SRUODPi[LPDDXWRULGDG GH

la entidad remisoria. Según la clase de funciona-

rio se ingresa al grupo correspondiente dentro

del Manejador de usuarios del Directorio Activo

GH:LQGRZVSDUDTXHHOIXQFLRQDULRSXHGD

acceder al servicio de Internet. Se diligencia el

control de usuarios del servicio por entidad (hoja

de excel).

Profesional Universitario Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

3. Si el formulario no cumple con los requisitos o

se hizo el requerimiento verbalmente, se solicita

vía telefónica o correo electrónico el diligencia-

miento correcto de este. Si no cuenta con este

se envía vía correo electrónico. (Vuelve al paso

número 1).

Profesional Universitario Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

4. Se le informa al usuario respectivo ya sea telefó-

nicamente o por correo electrónico que el servi-

cio se encuentra activado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

5. Si el nuevo usuario del servicio no puede acceder

y es de un alto nivel jerárquico o por solicitud del

Director de informática, el profesional encargado

GHOVHUYLFLRYHUL¿FD SHUVRQDOPHQWHHOSUREOHPD

hasta su solución. De lo contrario el funcionario

GHEHOODPDU D VRSRUWH WpFQLFRSDUD YHUL¿FDU OD

FRUUHFWDFRQ¿JXUDFLyQGHO HTXLSRRGHO QDYHJD-

dor. Problemas comunes: Parametrización inicial

LQFRUUHFWDFRQ DFWLYDFLyQ GH SHU¿OHVHQ PiTXL-

QDVFRQ ZLQ;3UREOHPDV GHFRQ¿JXUDFLyQ HQ

el navegador o versión inferior a 5.0, Problemas

de virus, adware o spyware, Problemas de con-

traseñas de usuario, Problemas de red, Proble-

mas de usuario.

Profesional

8QLYHUVLWDULR7pFQLFRV

Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

6. Se da respuesta al director a través de correo

electrónico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

7. En caso de requerirse respuesta escrita a la en-

WLGDGVHSUR\HFWDHOR¿FLRFRUUHVSRQGLHQWHSDUD

OD¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnologás

de Información

y Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

RETIRO DE USUARIOS DEL SERVICIO DE INTERNET

1. OBJETIVO:

Cancelar el servicio de Internet según las solicitudes.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Solicitud de retiro

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Profesional Universitario

• Técnico

• Mesa de Ayuda

5. RESULTADO:

Usuario sin acceso a Internet

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

98 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

RETIRO DE USUARIOS DEL SERVICIO DE INTERNET

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. El profesional o el director reciben la solicitud

o informe de retiro del servicio de Internet de

determinado(s) funcionario(s) o por correo elec-

trónico la comunicación de traslado del funcio-

QDULRDRWUDHQWLGDGRUHWLUR GH¿QLWLYRGHO'HSDU-

tamento.

Director Técnico Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. Se retira el (los) usuario(s) del grupo correspon-

diente dentro del Manejador de usuarios del Di-

UHFWRULR$FWLYRGH:LQGRZV

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. En caso de requerirse respuesta escrita a la en-

WLGDGVHSUR\HFWDHOR¿FLRFRUUHVSRQGLHQWHSDUD

OD¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

SOPORTE A USUARIOS ACTIVOS EN INTERNET

1. OBJETIVO:

Dar soporte técnico a los usuarios que tengan inquietudes, presenten

GHVFRQ¿JXUDFLyQRQRSXHGDQ LQJUHVDUD,QWHUQHWWHQLHQGR HQFXHQWD

las políticas establecidas en la Dirección de Tecnologías de Informa-

ción y Comunicaciones

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Directriz 02 presidencial

• Gobierno en Linea

• Ley de Conectividad

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Soporte brindado a los usuarios de acuerdo con las políticas establecidas en la dirección

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SOPORTE A USUARIOS ACTIVOS EN INTERNET

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO CON-

TROL

1. Recibe solicitud de soporte por parte del

usuario.

7pFQLFR0HVDGH

ayuda

Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. Revisa usuario en sistema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Si el usuario del servicio no puede acceder y

es de un alto nivel jerárquico o por solicitud

del Director de informática, el profesional en-

FDUJDGRGHOVHUYLFLRYHUL¿FDSHUVRQDOPHQWHHO

problema hasta su solución. De lo contrario el

funcionario debe llamar a soporte técnico, para

YHUL¿FDUODFRUUHFWDFRQ¿JXUDFLyQGHOHTXLSRR

del navegador. Problemas comunes: Parame-

trización inicial incorrecta con activación de

SHU¿OHV HQ PiTXLQDV FRQ ZLQ; 3UREOHPDV

GH FRQ¿JXUDFLyQ HQ HO QDYHJDGRU R YHUVLyQ

inferior a 5.0. Problemas de virus, adware o

spyware, Problemas de contraseñas de usua-

rio. Problemas de red o del equipo. Problemas

de usuario.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

99

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,1*5(62'(6,7,2685/'(1$9(*$&,Ï1$/6,67(0$

1. OBJETIVO:

Permitir el acceso a determinadas páginas de acuerdo con las políticas

establecidas en la Dirección de Tecnologías de información y Comu-

nicaciones

2. MARCO LEGAL:

• Ley de Conectividad

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Gobierno en línea

• Seguridad Informática

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Acceso de páginas permitidas a los usuarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INGRESO DE SITIOS (URL) DE NAVEGACIÓN AL SISTEMA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 9HUL¿FDUGHQWURGHORVIRUPXODULRVGHVROLFLWXGODV

URL no registradas, o por solicitudes vía correo

electrónico de los usuarios activos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. 9HUL¿FDUOD H[LVWHQFLD GH ODV 85/ \ FRQWHQLGR

si existe y su contenido es apropiado se habili-

ta dentro del grupo de sitios admitidos del ISA

(Microsoft Internet Security and Acceleration

Server).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Se informa telefónicamente o vía correo electró-

nico la activación o no de los sitios en el siste-

ma.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

NUEVOS SERVICIOS EN INTERNET

1. OBJETIVO:

Ingresar direcciones electrónicas al listado de permitidas, teniendo en

cuenta las políticas establecidas por la Dirección de tecnologías de

información y comunicaciones

2. MARCO LEGAL:

• Ley de Conectividad

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Gobierno en línea

• Seguridad Informática

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Direcciones electronicas permitidas a los usuarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

NUEVOS SERVICIOS EN INTERNET

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. El profesional recibe el nuevo(s) requerimiento(s)

para acceso a un nuevo servicio en internet.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

100 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

NUEVOS SERVICIOS EN INTERNET

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. Documentación del nuevo requerimiento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Evaluación técnica para determinar la factibili-

dad de implantación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

4. Se proyecta la respuesta al requerimiento para

OD¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

5. En caso positivo al requerimiento, envío al Pro-

veedor de Servicios de Internet las nuevas polí-

ticas a implantar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

6. Programación de la actividad con el Proveedor

de Servicios de Internet y el solicitante para con-

¿JXUDFLyQ\SUXHEDV

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

7. Ejecución de pruebas y puesta en funcionamien-

to de los nuevos servicios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

8. 6H SUR\HFWD HO R¿FLR FRUUHVSRQGLHQWH SDUD OD

¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

021,725(2$/:(%6,7('(&81',1$0$5&$

1. OBJETIVO:

9HUL¿FDUHOVHUYLFLRTXHVHSUHVWDHQODZHE6LWHGHFXQGLQDPDUFDYHUL-

¿FDQGRHODFFHVRHOVHUYLFLR\TXHHOVHUYLGRURSHUHFRUUHFWDPHQWH

2. MARCO LEGAL:

• Ley de Conectividad

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Gobierno en línea

• Seguridad Informática

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional universitario

5. RESULTADO:

web Site disponible para los usuarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO AL WEB SITE DE CUNDINAMARCA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 9HUL¿FDHO FRUUHFWRIXQFLRQDPLHQWR GH OD Si-

gina, ingresando periódicamente a esta. Ge-

nera backups de archivos y bases de datos

del sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. Si detecta fallas, revisa los componentes del

sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Determina las causas del problema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

4. 6ROXFLRQDHOSUREOHPD \YHUL¿FDQXHYDPHQWH

su funcionamiento.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

101

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

021,725(2

1. OBJETIVO:

Garantizar el correcto funcionamiento de los equipos audiovisuales del

Salón de Protocolo.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional universitario

5. RESULTADO:

Salón de Protocolo con equipos en óptimo estado.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y MANTENIMIENTO DEL SALÓN DE PROTOCOLO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisión de los equipos del Salón de Protocolo. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. Si se detecta alguna falla, determina la causa del

problema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Procede a dar solución. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

PC

4. De ser necesario solicita ayuda al personal de

soporte técnico o asesoría externa a los provee-

dores.

Contratista –

5. Registra en la bitácora del contratista la gestión

adelantada y el resultado obtenido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

PC

6. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRSRUSDUWHGHORVXVXDULRV

de las políticas de uso del sistema que para el

efecto se han implementado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

623257(7e&1,&2$f$0,(172±9,'(2&21)(5(1&,$

1. OBJETIVO:

Garantizar el correcto funcionamiento de los equipos de videoconfe-

UHQFLD\YHUL¿FDUTXHHOGHVDUUROORVHHIHFW~HDVDWLVIDFFLyQ

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Actividad o evento a satisfacción

6. OBSERVACIONES:

SOPORTE TÉCNICO Y ACOMPAÑAMIENTO – VIDEOCONFERENCIA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de soporte técnico y acompaña-

miento por parte de la entidad interesada.

Secretario Ejecutivo Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. 9HUL¿FD OD SURJUDPDFLyQ GH HYHQWRV GH YL-

deoconferencia.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Si el evento de videoconferencia es multipunto,

VHYHUL¿FD ODSURJUDPDFLyQ \GLVSRQLELOLGDG GHO

sitio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

102 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

SOPORTE TÉCNICO Y ACOMPAÑAMIENTO – VIDEOCONFERENCIA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. En el caso de no contar con disponibilidad, se

le avisa a la entidad responsable para reprogra-

mación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

5. Si hay disponibilidad del Salón de Protocolo, se

coordina el traslado de los funcionarios de la

Dirección de Dirección de Tecnologías de la In-

formación y Comunicaciones a los sitios involu-

crados autorizado por el Director de tecnologías

de Información.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

6. 6HYHUL¿FDODGLVSRQLELOLGDGGHOFDQDO Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

7. Soporte técnico durante el evento. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

021,725(29(*$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Monitorear, sacar informes, analizar y tomar las medidas correspon-

dientes sobre el nivel de navegación del departamento

2. MARCO LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional universitario

5. RESULTADO:

Monitoreo del nivel de navegación

6. OBSERVACIONES:

Mantenimiento del control de navegación en el Departamento

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisar diariamente el MRTG (rata de utilización

del canal de Internet) para detectar problemas o

visualizar normalidad en el canal.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

2. Supervisar las sesiones activas en el sistema,

para detectar usuarios que estén utilizando el

sistema en forma paralela (simultánea en equi-

pos diferentes).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

3. Generación del reporte del SERVIDOR PROXY

Server del día hábil anterior o día(s) no hábiles

DQWHULRUHVSDUDGHWHUPLQDU XVR\ ¿OWUDUSDODEUDV

que detecten URL para alimentar la base de da-

tos de SERVIDOR PROXY de sitios restringidos

(para los que cuentan con un mayor acceso de

navegación en internet).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

103

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. 9HUL¿FDU HO WDPDxR GH ORJ GHO 6(59,'25

PROXY Server del día hábil anterior o del día(s)

no hábiles para determinar si se presento algún

inconveniente (tamaño habitual del log días há-

ELOHV0%\QRKiELOHV0%

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

5. Examinar el log de transacciones de SERVIDOR

PROXY, para detectar las máquinas que presen-

tan problemas de virus, adware, spyware o que

tratan de conectarse a internet permanentemen-

te a determinado sitio, igualmente para determi-

nar el mal uso del servicio por parte de los usua-

rios (prestar el usuario para navegación, visita a

sitios con contenido no admitido).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

6. Ingreso de nuevos sitios restringidos, al grupo

de sitios restringidos del SERVIDOR PROXY

Server.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

7. Desactivar usuarios activos en internet los cuales

generen problemas en la red, que se detecte la

utilización paralela de usuario o visiten sitios con

contenido no admitido y enviar por correo elec-

WUyQLFRODQRWL¿FDFLyQFRUUHVSRQGLHQWHDOXVXDULR

\RDVRSRUWHWpFQLFRSDUDVXFRUUHFFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$/0$&(1$0,(172&(175$/,=$'2'(,1)250$&,Ï1±&3'

1. OBJETIVO:

*DUDQWL]DUOD GLVSRQLELOLGDGLQPHGLDWDVHJXUD \FRQ¿DEOH GHOD LQIRU-

mación producida por los sistemas de información corporativos y mi-

sionales de la Gobernación de Cundinamarca, a través de la centrali-

zación del almacenamiento en los storage de almacenamiento en red

6$1WHFQRORJtD)&\6$7$HQHO&HQWURGH3URFHVDPLHQWRGH'DWRV

–CPD– de la Gobernación.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Almacenamiento de información centralizado en los storage de almacenamiento ubicados en el CPD de la Gobernación de Cundinamarca.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se repite por cada solicitud de disponibilidad o ampliación de almacenamiento en la SAN

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica solicitud escrita de una entidad o dependen-

cia solicitando asignación o ampliación de almace-

namiento de disco en el Storage de almacenamien-

WR6$1GH)&R6$7$XELFDGRHQHO&3'

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

2. Recibe solicitud, analiza, autoriza y delega en el

Ingeniero administrador de los Storage SAN.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

3. Recibe solicitud, analiza y determina si la infor-

mación es de tipo transaccional o estática.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

104 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. Si es una ampliación de almacenamiento a un

servidor que ya tiene asignado espacio en la

SAN:

7. Accede al Storage Area Network (SAN) a

través de la consola de administración en

el Servidor Cundisr02 (Toma la SAN de

acuerdo al tipo de información a almace-

nar).

 9HUL¿FDFDSDFLGDG GH DOPDFHQDPLHQWR OL-

bre y disponible en la SAN.

9. Revisa colas de almacenamiento disponi-

EOHV HQ ORV DUUHJORV H[LVWHQWHV \ YHUL¿FD

contra la capacidad de disco solicitado.

10. Crea arreglo lógico (partición de disco),

con la capacidad solicitada, bien sea de

una cola disponible o del total de la SAN

por asignar.

11. Asocia el arreglo creado al drive lógico y al

servidor que lo va a utilizar.

12. Desde el servidor a utilizar la partición, se

direcciona y formatea la partición de alma-

cenamiento asignada.

13. Realiza pruebas de acceso, lectura y escri-

tura sobre el disco.

14. Continúa con el paso 6.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

5. Si es la asignación de almacenamiento a un ser-

vidor corporativo nuevo:

18. Diseña las particiones requeridas con las

capacidades solicitadas y de acuerdo al

tipo de información a guardar.

15. Accede al Storage Area Network (SAN) a

través de la consola de administración en

el Servidor Cundisr02 (Toma la SAN de

acuerdo al tipo de información a almace-

nar).

 9HUL¿FDFDSDFLGDGWRWDOGHDOPDFHQDPLHQ-

to libre y disponible en la SAN.

17. Crea arreglo lógico (partición de disco), en

Raid 1 o 5 por estándar y dentro del arreglo

las particiones lógicas de disco solicitado

(el Raid se asigna teniendo en cuenta el

tipo de información a almacenar).

18. Asocia el arreglo al drive lógico y al ser-

vidor que va a utilizar las particiones lógi-

cas.

19. Desde el servidor a utilizar (previamente

creado), se direccionan y formatean las

particiones lógicas de disco asignadas.

20. Realiza pruebas de acceso, lectura y es-

critura sobre cada una de las particiones

FUHDGDV\IRUPDWHDGDVYHUL¿FDQGRVXGLV-

ponibilidad y funcionamiento.

21. Continúa con el paso 6.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

6. 3UR\HFWD\HQYtDPHGLDQWH 0HUFXULRR¿FLRSDUD

OD¿UPDGHO'LUHFWRULQIRUPDQGRODDVLJQDFLyQR

ampliación de almacenamiento requerido.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

7. 5HYLVDDMXVWD\¿UPDR¿FLR Director Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

8. 5DGLFD\HQWUHJDR¿FLR Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$/'2$/266,67(0$6'(,1)250$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Proteger la pérdida de datos en los Sistemas de Información misiona-

les y corporativos del Departamento de Cundinamarca, aplicando la

utilización de métodos preestablecidos para la realización de copias

de respaldo a los datos, asegurando que, si por algún problema o

error desaparece determinada información, esta pueda ser restaura-

da en su totalidad, en el menor tiempo posible.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

105

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$/'2$/266,67(0$6'(,1)250$&,Ï1

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Planillas de registro

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

Procedimiento establecido para la obtención de copias de respaldo a los datos de los sistemas corporativos y misionales del Departamento,

garantizando en caso de desastre, la restauración total, inmediata y segura de la información, en el menor tiempo posible.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se repite por cada solicitud de copias de respaldo que pidan las dependencias

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica solicitud escrita de una entidad o de-

pendencia solicitando respaldo a la información

contenida en los sistemas de información cor-

porativo o misional, bajo su responsabilidad y

administración.

Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

2. Recibe solicitud, analiza, autoriza y delega en

el Ingeniero administrador del servicio de bac-

kups.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

3. Recibe autorización y procede a solicitar la si-

guiente información:

Ubicación de archivos o base de datos a res-

paldar.

)UHFXHQFLD GH ORV EDFNXSV 'LDULR VHPDQDO

quincenal, etc.).

Hora en la que se debe ejecutar el backup.

Tiempo de retención histórica.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

4. Con los datos anteriores, diseña el modelo o tipo

de backup a implementar.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

5. Crea el nodo y scheduler respectivo en Tivoli

Storage Manager Server TSM, a través de la

consola de administración instalada en el servi-

dor Cundisrv02.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

6. En el servidor Corporativo donde se encuentra

la información a respaldar, realiza las siguientes

acciones:

Crea el cliente de TSM (tivoli storage manager

client).

&RQ¿JXUDDWUDYpVGH:L]DUGHO760EDFNXSDUFKL-

ve, el TSM web client y el TSM client scheduler.

Crea la carpeta Tivoli en el directorio raíz y den-

tro de ella los scripts que van a ser utilizados por

el TsmServer para ejecutar automáticamente los

backups y generar los archivos de Log.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

7. &RQ¿JXUD\VLQFURQL]DHOQRGR\VFKHGXOHUFUHD-

dos en el TSM Server con los scripts creados en

el TSM Client del servidor corporativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

8. Realiza pruebas de funcionamiento ejecutando

manualmente el script del TSM Client, en el ser-

vidor corporativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

9. 3UR\HFWD\ HQYtD PHGLDQWH 0HUFXULRR¿FLR SDUD

OD¿UPD GHO'LUHFWRU LQIRUPDQGRTXH DSDUWLU GH

la fecha, la información generada por el sistema

corporativo o misional de esa entidad, estará res-

paldada en cinta, de acuerdo al requerimiento

solicitado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

106 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

10. 5HYLVDDMXVWD\¿UPDR¿FLR Director Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

11. 5DGLFD\HQWUHJDR¿FLR Secretaria Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2¿FLR

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$/'2$/266,67(0$6

'(,1)250$&,Ï1±%$&.836

1. OBJETIVO:

Garantizar en su totalidad la restauración segura e inmediata de

información respaldada a los sistemas de informaciones misionales y

corporativas del Departamento de Cundinamarca, en el momento que

se requiera.

2. BASE LEGAL:

 Decreto Departamental N° 0157 de 2005

 Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

&RSLDVGHUHVSDOGRDODLQIRUPDFLyQPLVLRQDO\FRUSRUDWLYDYHUL¿FDGDV\GLVSRQLEOHVSDUDHYHQWRVGHUHFXSHUDFLyQLQPHGLDWDHQHOPHQRUWLHPSR

posible.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se ejecuta por cada servidor corporativo incluido en el proceso de copias de respaldo a la información.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS – VERIFICACIÓN COPIAS DE RESPALDO A LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓN – BACKUPS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 6LOD YHUL¿FDFLyQVH UHDOL]DD WUDYpVGH ORVDU-

chivos de Log generados en cada servidor cor-

SRUDWLYRGH DSOLFDFLRQHVPLVLRQDOHV \RFRUSR-

rativos:

Se Loguea como administrador de Terminal o

GH9P:DUH

Accesa la carpeta Tivoli ubicada en la raíz del

disco C.

En la carpeta Scripts, abre cada archivo de Log

TXHDSDUHFH\YHUL¿FDODKRUD\IHFKDHQODTXH

se generó el backup, tiempo de ejecución, uni-

GDGHVYRO~PHQHV HQ0% R*% UHVSDOGDGR \

si fue totalmente exitoso o presentó fallas en

algún archivo.

Diligencia manualmente la planilla de registro

diario de copias de respaldo (backup), colocan-

do las observaciones a que haya lugar.

Si el backup presenta errores, se informa me-

diante correo electrónico al administrador res-

ponsable del servidor corporativo, anexando

FRSLDGHODUFKLYRGH/RJD¿QGHTXHWRPHQORV

correctivos necesarios.

Elimina los archivos de Log analizados.

Sale del servidor corporativo dando Logof.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

107

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS – VERIFICACIÓN COPIAS DE RESPALDO A LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓN – BACKUPS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. 6LOD YHUL¿FDFLyQ VH UHDOL]D D WUDYpV GHO 760

Server en el Servidor Cundisrv02 donde se en-

cuentra instalada la consola de administración:

Se Loguea a Cundisrv02 como administrador

GH9P:DUH

Entra a la herramienta TSM Server como admi-

nistrador TSM.

A través de la línea de comandos o del menú

de administración, ejecuta el Query respectivo,

dependiendo del backup que se desea revisar.

9HUL¿FD OD KRUD \ IHFKD HQ OD TXH VH JHQH-

ro el backup, tiempo de ejecución, unidades

YRO~PHQHVHQ 0% R*% UHVSDOGDGR\ VL IXH

totalmente exitoso o presento fallas en algún

archivo.

Diligencia manualmente la planilla de registro

diario de copias de respaldo (backup), colocan-

do las observaciones a que halla lugar.

Si el backup presenta errores, se informa me-

diante correo electrónico al administrador res-

SRQVDEOHGHOVHUYLGRUFRUSRUDWLYR D¿QGHTXH

tomen los correctivos necesarios.

Sale del administrador TSM Server.

Sale del servidor cundisrv02 dando Logof.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$85$&,Ï1&23,$6'(5(63$/'2$/266,67(0$6

'(,1)250$&,Ï1±%$&.836

1. OBJETIVO:

Garantizar que los sistemas de información misionales y corporati-

vos del Departamento de Cundinamarca, permanezcan en continua

producción y sin interrupciones prolongadas por eventos de pérdida o

daño de los datos.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

5HFXSHUDFLyQGHOD ,QIRUPDFLyQPLVLRQDO\RFRUSRUDWLYD TXHSRUHYHQWRV GHSpUGLGDR GDxRGHORVGDWRV KDSHUWXUEDGRHO QRUPDOIXQFLRQD-

miento de los sistemas en producción.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se ejecuta por cada servidor corporativo incluido en el proceso de copias de respaldo a la información.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud del administrador del Servidor

Corporativo o responsable del Sistema de Infor-

PDFLyQ&RUSRUDWLYR\R0LVLRQDOHQSURGXFFLyQ

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2. Recepción de datos e información necesaria

para la restauración de la información (Nombre

del archivo, fecha, ubicación, etc.).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

3. (MHFXWD PHGLDQWH HO 760 %DFNXS±$UFKLYH HO

proceso de recuperación desde el servidor cor-

porativo donde se encuentra el sistema de infor-

mación o aplicación en producción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

108 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. Supervisa recuperación a través de la consola

de administración del TSM Server en el servidor

Cundisrv02:

• Dispone de las cintas solicitadas por recla-

mación para la recuperación de la informa-

ción.

•,QVHUWD\R UHWLUD HQOD OLEUHUtD GH EDFNXSV

las cintas solicitadas por reclamación.

• Ejecuta acción de carga y descarga de cin-

tas en la librería hasta que el proceso de

recuperación termine.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

5. 9HUL¿FDTXHHOSURFHVRGHUHVWDXUDFLyQKD\DWHU-

minado exitosamente y que la información recu-

perada quede en las carpetas originales.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

6. Informa al administrador del Servidor Corpora-

tivo o responsable del Sistema de Información

&RUSRUDWLYR\R 0LVLRQDOTXH VROLFLWyHO VHUYLFLR

el éxito de la recuperación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

7. TERMINA EL PROCESO.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172'(%$&.836

1. OBJETIVO:

Garantizar espacio disponible en la librería de backups, liberando

\RUHDVLJQDQGRFLQWDVDORVJUXSRVGHORVVWRUDJHVGH¿QLGRVSDUD

migrar la información de los storage de datos.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

0DQWHQHUHQSHUIHFWRHVWDGRGHRSHUDFLyQORVSURFHVRVDFWLYRVSDUDHOUHVSDOGR\UHFXSHUDFLyQ GHOD,QIRUPDFLyQPLVLRQDO\RFRUSRUDWLYDHQ

la Gobernación de Cundinamarca.

6. OBSERVACIONES:

Este proceso se realiza diariamente y en todo momento. Se requiere estar monitoreando el TSM, para atender las solicitudes de migración y

reclamación.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS – MIGRACIÓN Y RECLAMACIÓN DE CINTAS EN LA LIBRERÍA DE BACKUPS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Entra a la consola de administración de TSM

Server, bloqueándose al servidor Cundisrv02,

FRPRDGPLQLVWUDGRUGH9P:DUH

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2. Entra a la herramienta TSM Server como admi-

nistrador TSM.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

3. A través de la línea de comandos o del menú

de administración, ejecuta los Querys respecti-

vos para detectar migraciones pendientes de los

Storage a Cinta o reclamación de cintas que se

encuentran fuera de la librería de backups.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

109

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS – MIGRACIÓN Y RECLAMACIÓN DE CINTAS EN LA LIBRERÍA DE BACKUPS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. Si hay migración pendiente de Storage a cinta:

 9HUL¿FDTXHH[LVWDQFLQWDVYRO~PHQHVFRQ

espacio disponible para el almacenamiento

de datos.

• Se descargan cintas que estén totalmente

llenas (full carga – 100%)

• Se cargan a la librería de backups, las cin-

tas que estén Scracht (totalmente libres

– desocupadas).

• Si no hay migración automática, se ejecuta

el proceso de migración manualmente.

• Supervisa el proceso de migración hasta

TXH¿QDOLFH

Pasa al numeral 6.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

5. Si hay reclamación de cintas:

 6HYHUL¿FD ODH[LVWHQFLDGH VORWVOLEUHV HQ

la librería de backups.

• Si no existen slots libres, se descargan

cintas de la librería que se encuentren full

carga (100%).

• Se carga(n) a la librería de backups, la(s)

cinta(s) que este reclamando el TSM

Server.

a) Supervisa el proceso de reclamación

KDVWDTXH¿QDOLFHFDUJDQGRWRGDVODVFLQ-

tas que solicite el TSM Server.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&(1$0,(172$3/,&$&,Ï15(*/$0(172

1. OBJETIVO:

Revisar, aplicar y actualizar las políticas y los reglamentos que rigen

el uso del sistema de correo electrónico en la Gobernación de Cundi-

namarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Reglamento de uso del sistema de Almacenamiento y Recupera-

ción de Datos en la Gobernación de Cundinamarca.

• Políticas de uso del sistema de Almacenamiento y Recuperación

de Datos en la Gobernación de Cundinamarca.

• Herramienta Informática de Mesa de Ayuda

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Políticas y reglamento vigentes y en aplicación.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa las políticas y reglamento de uso del ser-

vicio corporativo, para que permanezcan actuali-

zados y vigentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

2. Realiza un documento de propuesta de los cam-

bios y actualizaciones que considera necesa-

rios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

3. Presenta para aprobación del Director de Tec-

nologías de Información y Comunicaciones los

cambios propuestos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

4. 5HFLEHUHYLVDVXJLHUHDMXVWHV\RDSUXHEDSROt-

ticas y reglamento.

Director Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

110 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

MONITOREO Y CONTROL DE NAVEGACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. De acuerdo con lo aprobado, efectúa los cam-

ELRVGH¿QLWLYRV\SXEOLFDHOUHJODPHQWRHQFDUSH-

tas públicas del sistema de correo electrónico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

6. Socializa a través de los medios de comunica-

ción disponibles en la Gobernación (circulares,

periódico institucional, correo electrónico, página

web, etc.) los cambios y actualizaciones realiza-

das al servicio corporativo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

7. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWR GHODVSROtWLFDV \UHJOD-

mento establecido para el uso del almacena-

miento y recuperación de datos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

8. 9HUL¿FDTXHVHFRQVLJQHHQODEDVH GHGDWRVGH

conocimiento de la Mesa de Ayuda los procedi-

mientos realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de Información y

Comunicaciones

9. TERMINA EL PROCESO.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1$&78$/,=$&,Ï1'(32/Ë7,&$6

1. OBJETIVO:

Mantener vigentes las políticas y reglamento existentes, acorde a nue-

vas condiciones técnicas y administrativas.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGHDERJDGRVGHOD*REHUQDFLyQ

• Listas de Distribución de abogados

 )RUPDWR5HJODPHQWRGH8VR

 )RUPDWRGH3ROtWLFDV

• Páginas web.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Administración del sistema, basada en políticas y reglamentos efectivos y actualizados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1 Ajuste de las nuevas políticas y reglamento de

uso del sistema de Consulta Jurídica Digital.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2 Aprobación del reglamento y políticas por parte

GHO 'LUHFWRU GH OD ',5(&&,Ï1 '(7(&12/2 -

*Ë$6'(/$,1)250$&,Ï1-

NES.

Director

Operativo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

36RFLDOL]DFLyQGH ODV QXHYDV SROtWLFDV \R UHJOD-

mento de uso del sistema de consulta Jurídica

Digital.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

49HUL¿FDFLyQGHOFXPSOLPLHQWR GHODVQRUPDV HV-

tablecidas para el uso del sistema de consulta

Jurídica Digital.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±&5($&,Ï1'(868$5,26

1. OBJETIVO:

Adición de usuarios del servicio de correo de voz de la Gobernación

de Cundinamarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

111

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 *XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

• Políticas generales de uso del Sistema de Correo de Voz.

• Guía de Navegación.

• Guía Rápida de Uso.

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV+RVSLWDOHV\$VRFLD-

ciones de Municipios.

• Listas de Distribución.

 3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH&RUUHRGH9R]

 )RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 Director Operativo

 Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Servicio de correo de voz para los funcionarios de la Gobernación de Cundinamarca.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – CREACIÓN DE USUARIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de la Mesa de Ayuda por me-

dio de un Correo Electrónico, de creación de

nuevos usuarios y listas de distribución.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa la información del usuario y valida los

datos en sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Realiza la adición del nuevo usuario. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Actualiza Listas de Distribución. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. 3URJUDPDFRQ ORV XVXDULRV ¿QDOHVOD IHFKD \

hora de la capacitación.

Está pendiente de que la misma se lleve a

cabo y consolida la información relacionada

con los cursos dictados.

Informa al profesional sobre los avances de la

capacitación.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Revisa informe de capacitación y reporta nove-

dades al Director de Dirección de Tecnologías

de la Información y Comunicaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Revisa el informe presentado por el profesional

y de requerirse toma las medidas necesarias.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

8. Realiza la supervisión general de la adminis-

tración del Sistema de Correo de Voz.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±(/,0,1$&,Ï1'(868$5,26

1. OBJETIVO:

Eliminar usuarios del servicio de correo de voz de la Gobernación de

Cundinamarca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

112 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

*XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

3ROtWLFDVJHQHUDOHVGHXVRGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

Guía de Navegación.

Guía Rápida de Uso.

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV&DSV+RVSLWDOHV\$VR-

ciaciones de Municipios.

Listas de Distribución.

3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

)RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Problemas solucionados

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – ELIMINACIÓN DE USUARIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de eliminación de usuario por

parte de la Mesa de Ayuda.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Genera copia de seguridad de la información

contenida en el buzón de mensajes de voz.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Elimina buzón del sistema de correo de voz. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Reporta a la Mesa de Ayuda por medio de la

aplicación de que el caso quedó solucionado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±02',),&$&,Ï1'($75,%8726'(%8=21(6

1. OBJETIVO:

0RGL¿FDUHQ XQEX]yQR JUXSRGH EX]RQHVORV DWULEXWRVHVWDEOHFLGRV

inicialmente.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

*XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

3ROtWLFDVJHQHUDOHVGHXVRGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

Guía de Navegación.

Guía Rápida de Uso.

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV&DSV+RVSLWDOHV\$VR-

ciaciones de Municipios.

Listas de Distribución.

3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

)RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Cambio de atributos de un (os) buzón (es).

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

113

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CORREO DE VOZ – MODIFICACIÓN DE LOS ATRIBUTOS DE BUZONES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Se recibe solicitud de parte de la Mesa de Ayuda

por medio de un correo electrónico.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. 6HDQDOL]DHOSHU¿OGHOXVXDULR\ORVUHTXHULPLHQ-

tos de cambio en los atributos de su buzón.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

3. Se solicita aprobación por parte del Director DI-

5(&&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$,1)25-

0$&,Ï1

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Se aprueba solicitud por parte del Director. Director

Operativo

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

C

5. 6HPRGL¿FDQORVDWULEXWRVGHOXVXDULR Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Se informa a la Mesa de Ayuda que el caso ha

quedado solucionado.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±623257($868$5,26'(/6,67(0$'(0(16$-(5Ë$81,),&$'$

1. OBJETIVO:

Prestar asesoría y soporte técnico a los usuarios del servicio de men-

VDMHUtDXQL¿FDGDFRUUHRGHYR]GHOD*REHUQDFLyQGH&XQGLQDPDUFD

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 *XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

 3ROtWLFDVJHQHUDOHVGHXVRGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

• Guía de Navegación.

• Guía Rápida de Uso.

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV&DSV+RVSLWDOHV\

Asociaciones de Municipios.

• Listas de Distribución.

 3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

 )RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Problemas solucionados

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – SOPORTE A USUARIOS DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA UNIFICADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe solicitud de soporte por parte del usuario,

HQYLDGRVSRU PHGLRHVFULWR \RWHOHIyQLFR DOEX-

]yQFUHDGRSDUDWDO¿Q

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa usuario en sistema. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. De ser factible soluciona inmediatamente el pro-

blema, de lo contrario llama al personal de sopor-

te técnico para que atienda el caso.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Reporta novedades al Director. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

114 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±&2175$7$&,Ï10$17(1,0,(172'(/6,67(0$'(0(16$-(5Ë$81,),&$'$

1. OBJETIVO:

Adelantar el proceso de contratación del mantenimiento preventivo y

correctivo del sistema de correo de voz.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 *XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

 3ROtWLFDVJHQHUDOHVGHXVRGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

• Guía de Navegación.

• Guía Rápida de Uso.

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

 /LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV&DSV+RVSLWDOHV\

Asociaciones de Municipios.

• Listas de Distribución.

 3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

 )RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

ÏSWLPRIXQFLRQDPLHQWRGHOVLVWHPD

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – CONTRATACIÓN MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA UNIFICADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Elabora los términos de referencia para la contra-

tación del mantenimiento preventivo y correctivo

del sistema.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Revisa los términos de referencia, optimiza y co-

ordina con la Dirección de Dirección de Contrata-

ción Generales.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Publica los términos, recepción y análisis de pro-

puestas y acompaña en el proceso de adjudica-

ción del contrato.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Revisa los términos del contrato de mantenimien-

to y mantiene informado al Director de los avan-

ces del mismo.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Efectúa reuniones de seguimiento, elabora actas,

prepara informes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±0$17(1,0,(172'(/$%$6('('$726'(/6,67(0$'(&255(2'(92=

1. OBJETIVO:

Mantener la estabilidad de la base de datos de mensajes de voz del

sistema.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

*XtDGH&RQ¿JXUDFLyQ,QLFLDO

3ROtWLFDVJHQHUDOHVGHXVRGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

Guía de Navegación.

Guía Rápida de Uso.

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH'LUHFWLYRVGHOD*REHUQDFLyQ

/LVWDGR*HQHUDOGH%X]RQHVGH0XQLFLSLRV&DSV+RVSLWDOHV\$VR-

ciaciones de Municipios.

Listas de Distribución.

3UHVHQWDFLyQ2¿FLDOGHO6LVWHPDGH0HQVDMHUtD8QL¿FDGD

)RUPDWRVSDUD&UHDU%RUUDU&DPELDU$WULEXWRVGHORV%X]RQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

%DVHGH'DWRVHVWDEOH\HQySWLPDVFRQGLFLRQHV

6. OBSERVACIONES:

115

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA DE CORREO DE VOZ

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Se revisa que el tamaño en almacenamiento

ocupado por los mensajes de voz no supere el

50% de espacio en disco.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Se informa a los usuarios del sistema que se lle-

vará a cabo una depuración en la base de datos,

para que procedan a revisar los mensajes y eli-

minar los de poco interés o los ya resueltos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

3. Se saca copia de seguridad de todos los men-

sajes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 6HYHUL¿FDFRSLDGHVHJXULGDG Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

5. Se borran los mensajes de mayor antigüedad. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(2'(92=±5(9,6,Ï1$3/,&$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Revisar, aplicar y actualizar las políticas y los reglamentos que rigen

el uso del sistema de correo de voz en la Gobernación de Cundina-

marca.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Reglamento de uso del sistema de Correo de Voz de la Gober-

nación de Cundinamarca.

• Políticas de uso del sistema de Correo de Voz de la Goberna-

ción de Cundinamarca.

• Contrato de soporte con la empresa APICE S.A.Contrato de soporte con la empresa APICE S.A.

• Herramienta Informática de Mesa de Ayuda.Herramienta Informática de Mesa de Ayuda.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Políticas y reglamentos vigentes y en aplicación.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORREO DE VOZ – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa las políticas y reglamentos de uso del

sistema, para que permanezcan actualizados y

vigentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Realiza un documento de propuesta de los cam-

bios y actualizaciones que considera necesa-

rios.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

3. Presenta para aprobación del Director de Tec-

nologías de Información y Comunicaciones los

cambios propuestos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Aprueba políticas y reglamento. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

116 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CORREO DE VOZ – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTOS

5. De acuerdo con lo aprobado, efectúa los cam-

ELRVGH¿QLWLYRV\ SXEOLFDORVUHJODPHQWRV HQODV

carpetas públicas del sistema de correo de voz.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

6. Socializa a través de los medios de comunica-

ción disponibles en la Gobernación (circulares,

periódico institucional, correo electrónico, página

web, etc.) los cambios y actualizaciones realiza-

das en el sistema.

Secretario de Despacho

'LUHFWRU2SHUDWLYR

Profesional Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. 9HUL¿FDHOFXPSOLPLHQWRGH ODVSROtWLFDV \UHJOD-

mentos establecidos para el uso del sistema de

correo de voz.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

PC

8. 9HUL¿FDTXHVHFRQVLJQHHQODEDVHGH GDWRVGH

conocimiento de la Mesa de Ayuda los procedi-

mientos realizados.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±,1'8&&,Ï1$868$5,2),1$/

1. OBJETIVO:

Mantener vigentes las políticas y reglamento existentes, acorde a nue-

vas condiciones técnicas y administrativas.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

 ,62

El aseguramiento del aprendizaje continuo en la organización

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Lista de funcionarios que recibirán la inducción

• Cronograma y Plan de Inducción

 )RUPDWRGHUHJLVWURGHORVLQWHJUDQWHVTXHUHFLELUiQODLQGXFFLyQ

• Circular que convoca a la inducción

 )RUPDWRGHHYDOXDFLyQGHODHIHFWLYLGDGGHOD,QGXFFLyQ

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

)XQFLRQDULRVFDSDFLWDGRVHQHOPDQHMRGHOVHUYLFLRGHFRQVXOWD-XUtGLFD'LJLWDO

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Detección de necesidades: Su función principal

HV REWHQHU LQIRUPDFLyQ GH ODV GH¿FLHQFLDV HQ

conocimientos, habilidades y actitudes que pre-

senta el personal para el adecuado desempeño

de sus funciones, relacionado con el uso del sis-

tema de Consulta Jurídica.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Consolida necesidades, Proyecta y elabora el

plan de inducción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Ajusta y aprueba plan de inducción. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. 3UR\HFWD\ HODERUD R¿FLR SDUDVROLFLWDU D WRGDV

las entidades informar cuáles son los funciona-

rios responsables del uso del sistema de con-

sulta jurídica.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Valida usuarios reportados con la lista de distri-

EXFLyQ³8VXDULRVGH&RQVXOWD-XUtGLFD´

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. 3UR\HFWD\ HODERUDR¿FLR VROLFLWDQGRGLVSRQLELOL-

dad del lugar en el cual se realizará la inducción

\HOPDWHULDOGLGiFWLFRUHTXHULGRSDUDWDO¿Q

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. $SUXHED\¿UPDR¿FLR Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

117

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – REVISIÓN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y REGLAMENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

8. Proyecta y elabora circular convocando a la in-

ducción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. 5HYLVDDSUXHED FLUFXODU\WUDPLWD ¿UPDGHO 6H-

cretario de Despacho.

Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. Socializa circular. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Asegura las condiciones propicias del lugar para

desarrollar la inducción.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Efectúa Seguimiento al proceso de registro de

asistentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

13. Desarrolla temario de inducción. Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

14. Concluida la inducción, entrega cuestionario de

evaluación a los asistentes.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

15. Recibe resultado de la evaluación e informa re-

sultados al director de Tecnologías de Informa-

ción y Comunicaciones.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±$&78$/,=$&,Ï1'(9(56,21(6'(/6,67(0$'(&2168/7$-85Ë',&$

1. OBJETIVO:

Mantener actualizada la normatividad que provee el servicio de con-

sulta jurídica Digital.

2. BASE LEGAL:

• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aproba-

da mediante Ley Nº 27806.

•Constitución Política del Estado, inciso 17 de su artículo 2°

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Remisión de entrega del CD que contiene la Versión actualizada.

• CD Actualizado

 3iJLQDV:(%GHORVSURYHHGRUHVTXHRIUHFHQHOVHUYLFLR

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

Administración del sistema, basada en políticas y reglamentos efectivos y actualizados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – ACTUALIZACIÓN DE VERSIONES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Si el servicio es por red, Recibe CD última Ver-

sión.

Si es por internet la actualizacion la realiza el

proveedor en su página web.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. Instala última versión en el servidor JURÍDICA

CONS.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Valida el correcto funcionamiento de la última

versión.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Analista el reporte de fallas del sistema de con-

sulta jurídica por parte de los usuarios del mis-

mo. (Si existen).

Profesional Universitario

118 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – ACTUALIZACIÓN DE VERSIONES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. Si existen fallas en la nueva versión, las reporta

al proveedor y solicita el cambio del CD o la asi-

tencia en sitio del proveedor.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2168/7$-85Ë',&$',*,7$/±$'0,1,675$&,Ï1'(/6,67(0$'(&2168/7$-85Ë',&$

1. OBJETIVO:

Tener las condiciones necesarias para que el servicio de consulta

jurídica digital funcione correctamente.

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGHPDQWHQLPLHQWRSUHYHQWLYRGHOVHUYLGRUHQHOFXDOVH

encuentra instalada la aplicación.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

5. RESULTADO:

&RUUHFWRIXQFLRQDPLHQWRGHOVHUYLFLRGHFRQVXOWDMXUtGLFDGLJLWDO\FRPRFRQVHFXHQFLDGHHOORVDWLVIDFFLyQGHOXVXDULR¿QDOHQVXXWLOL]DFLyQ

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – ACTUALIZACIÓN DE VERSIONES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Realiza investigaciones de mercado sobre pro-

ductos que ofrecen el servicio de consulta jurí-

dica digital.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

2. ,GHQWL¿FD \ VHSDUD UHFXUVRV SDUD FRQWUDWDU HO

servicio.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

3. Aprueba recursos. Director Operativo Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

4. Reporta la necesidad al funcionario encargado

de consolidar los requerimientos de la DIREC-

&,Ï1 '( 7(&12/2*Ë$6 '( /$ ,1)250$-

&,Ï1

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

5. Inicia proceso contractual (Ver procedimiento

Apoyo procesos de selección y contratación).

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

6. Actualiza lista de usuarios del servicio. Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

7. Reporta y gestiona ante la herramienta informá-

tica de la mesa de ayuda la instalación de los

accesos directos para usuarios nuevos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

8. Apoya la solución de requerimientos reportados

por los usuarios a la herramienta informática de

la mesa de ayuda, cuando se requiera.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

9. Escala soluciones a fallas complejas al provee-

dor del servicio.

Profesional universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

10. 9HUL¿FDFRQHODGPLQLVWUDGRUGHDQWLYLUXVODLQV-

talación de parches y actualizaciones requeridas

en el servidor en el cual se encuentra el servicio

de consulta jurídica por red.

Profesional

Universitario

Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

11. Evalúa el uso del servicio de consulta jurídica

digital a través de encuestas.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

12. Propone mejoras Políticas, procedimientos y

otra información relevante del sistema de con-

sulta jurídica digital.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

119

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONSULTA JURÍDICA DIGITAL – ACTUALIZACIÓN DE VERSIONES DEL SISTEMA DE CONSULTA JURÍDICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

13. Vela por el cumplimiento de políticas y regla-

mento establecidos.

Profesional Universitario Dirección de Tecnolo-

gías de la Información y

Comunicaciones

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$87(17,&$&,Ï1'2&80(17262),&,$/(6

1. OBJETIVO:

Autenticar los documentos originales que reposan en la Secretaría

*HQHUDO\RDUFKLYRFHQWUDOFXDQGR ODVHQWLGDGHVRORV XVXDULRVORUH-

quieran.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 4 de 1913.

• Ley 57 de 1985

• Ley 594 de 2000

• Decreto Ordenanzal N° 0027 de 2005.

• Decreto Departamental N° 00157 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

2¿FLRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

'RFXPHQWRVR¿FLDOHVDXWHQWLFDGRV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

AUTENTICACIÓN DOCUMENTOS OFICIALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe Solicitudes o formato de solicitud diligen-

ciado por el usuario y entrega al profesional.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. $QDOL]DOD VROLFLWXGYHUL¿FD H[LVWHQFLDGHO GRFX-

PHQWRHQHOLQYHQWDULRFRORFDQ~PHUR WRSRJUi¿-

co de ubicación y ordena la búsqueda.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. &RQHOQ~PHURWRSRJUi¿FRGHXELFDFLyQUHDOL]DOD

búsqueda en el depósito correspondiente.

9HUL¿FDORVROLFLWDGRHLQIRUPDDOXVXDULRPHGLDQ-

WHR¿FLRRSHUVRQDOPHQWHVLHVWHVHHQFXHQWUDHQ

la ventanilla) sobre la cantidad de documentos a

autenticar y el valor a cancelar en la Tesorería de

la Gobernación.

Si la solicitud la hace un tribunal, entidad pública

o de control, no se requiere el pago de las copias.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Con el recibo de pago, procede a tomar las foto-

copias, coloca sello del Archivo Central y entrega

al profesional.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Revisa y confronta la fotocopia con el documento

original, refrenda y remite para la colocación del

sello.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Coloca sello de Autenticación y entrega al

Director.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. 5HYLVD R¿FLR \ GRFXPHQWR D DXWHQWLFDU ¿UPD

y lo pasa para entregar al solicitante o enviar

comunicación de respuesta.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. (QWUHJDHO GRFXPHQWRDXWHQWLFDGR \UHFRJH ¿U-

ma de recibido a satisfacción, o radica en corres-

SRQGHQFLDHOR¿FLRGHUHVSXHVWD

Actualiza estadísticas de servicio y archiva.

Auxiliar administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

120 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

%Ò648('$

1. OBJETIVO:

Prestar en forma oportuna, pertinente y relevante la información que

reposa en el Archivo Central a los usuarios internos y externos de la

Gobernación de Cundinamarca que formalmente la soliciten.

2. MARCO LEGAL:

• Constitución Política

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2006

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivos

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

•2¿FLRV

•)LFKDVGHSUpVWDPR

• Planillas de Estadísticas

• Planilla Control de Préstamo

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Despacho del Secretario

• Dirección de Administración Documental

5. RESULTADO:

Usuarios internos y externos satisfechos.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

BÚSQUEDA Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepción de las solicitudes de información y

entrega a Secretario de Despacho.

Secretario Ejecutivo Despacho del Secretario

2. Revisa, autoriza y envía a dirección de admi-

nistración documental.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

3. Radica solicitudes y entrega al director de ad-

ministración documental.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Revisa solicitudes y envía a grupo de archivo

central.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Analiza solicitudes, realiza búsqueda en el sis-

tema e indica al auxiliar administrativo el fondo,

la serie y el tipo de documento, así como su

ubicación para realizar la búsqueda física del

documento.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Realiza búsqueda física, coloca el documento

afuera de archivo, toma fotocopias si es del

caso y entrega al profesional. Si es consulta en

sala suministra información al interesado.

Lleva en forma diaria la estadística de usuarios

que requieren el servicio del archivo central.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Revisa y prepara respuesta, anexa documen-

WRVVRSRUWH\HQYtDDOGLUHFWRUSDUDOD¿UPD

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. )LUPDUHVSXHVWD\HQYtDDFRUUHVSRQGHQFLD Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. Toma fotocopia, radica en correspondencia y

ubica nuevamente el material del archivo cen-

tral que ha sido solicitado y retira el afuera de

archivo, actualiza estadísticas de servicio y ar-

chiva la respuesta con la solicitud.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

121

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

DESCARTE DOCUMENTAL

1. OBJETIVO:

Eliminar del archivo central los documentos que hayan perdido su valor

DGPLQLVWUDWLYRMXUtGLFR OHJDO ¿VFDO RFRQWDEOH \ TXHQR WLHQHQ YDORU

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2005

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivo

• Resolución 0315 de 2006

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Inventarios

• Acta del Comité de Archivo

• Acta de eliminación

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Comité de Archivo del Sector Central

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Archivo central depurado.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

DESCARTE DOCUMENTAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Revisa los inventarios y confronta con los tipos y

series documentales que reposan en el archivo

central.

Elabora relación de documentos a ser evaluados

por el comité de archivos para ser eliminados, te-

niendo en cuenta su valor administrativo, jurídico

OHJDO¿VFDO\RFRQWDEOH

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. )LUPDUHODFLyQ GHVROLFLWXG GHHOLPLQDFLyQ SDUD

ser sometida a consideración del comité de ar-

chivos.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Analiza y decide sobre la documentación a elimi-

nar, elabora acta y remite a la dirección de admi-

nistración documental.

Comité de Archivos Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Remite al profesional universitario coordinador

del grupo de archivo central para que proceda

a efectuar el descarte autorizado y coordinar el

medio de eliminación de los documentos.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Coordina y controla el retiro de los documentos

a eliminar.

Actualiza base de datos y los inventarios docu-

mentales del archivo central.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Retira y entrega la documentación a la entidad

contratada para su eliminación.

Actualiza señalización en los depósitos de ar-

chivo y organiza espacios de documentos reti-

rados.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. (ODERUDR¿FLRVUHPLWLHQGRDFWD GHHOLPLQDFLyQD

cada dependencia para la información y control

respectivo, e informe al director de administra-

ción documental.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

EMPASTE DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO:

Empastar los documentos tales como Decretos, Resoluciones, Nómi-

QDVÏUGHQHVGHSDJR\RWURVFRQHO¿QGHFRQVHUYDUORVHQEXHQHVWD-

do y facilitar su manejo y consulta.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2005

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivo

122 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Inventarios

 %DVHGH'DWRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Series documentales empastadas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

EMPASTE DE DOCUMENTOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. De los documentos transferidos por las depen-

dencias, selecciona los que requieren empaste,

tales como actos administrativos, nóminas, ór-

GHQHV GH SDJR \ RWURV ORV FXDQWL¿FD HODERUD

términos de referencia y envía al director de ad-

ministración documental.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Revisa, autoriza y envía a dirección de servicios ad-

ministrativos para que comience el proceso de con-

tratación correspondiente de acuerdo a los montos

(Mínima cuantia, menor cuantía o licitación).

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Autoriza la contratación para el empaste solicita-

do, una vez efectuada la contratación, envía con-

trato a dirección de administración documental.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Recibe y remite contrato al profesional univer-

sitario responsable del grupo de archivo central

para que proceda a coordinar con el contratista

la labor de empaste.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Coordina con el contratista la realización del tra-

bajo. Elabora relación de documentos a empas-

tar y autoriza al técnico para la entrega y salida

de los paquetes documentales.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Retira y entrega la documentación al contratista,

para su empaste.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Revisa que los volúmenes correspondan a los

GRFXPHQWRV\ VHULHV HQWUHJDGDV¿UPD DFWD GH

UHFLERGH DFXHUGR FRQODV HVSHFL¿FDFLRQHV VR-

licitadas, y remite a dirección de administración

documental.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. Recibe los volúmenes de documentos empasta-

dos y los ubica en los estantes de acuerdo con

el fondo, serie y tipo documental y procede a ac-

tualizar la señalización.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. Actualiza base de datos e inventarios de las se-

ries documentales empastadas, realizando refe-

rencias cruzadas para su nueva ubicación.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

3/$1'(75$16)(5(1&,$6'2&80(17$/(6

1. OBJETIVO:

Recibir de las diferentes dependencias del sector central y descon-

centrado de la Administración Departamental los documentos que han

¿QDOL]DGRVXHWDSDFRPRDUFKLYRV GHJHVWLyQFRQHO¿Q GHJDUDQWL]DU

a los ciudadanos el acceso a la información, concentrar la información

útil, centralizar y organizar la documentación para su administración,

conservación, custodia, uso y servicio de consulta.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2005

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivo

• Resolución 0315 de 2006

123

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Instructivos

 )RUPDWRVGHLQYHQWDULR

• Actas

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Despacho del Secretario de Despacho

• Dirección de Administración Documental y Atención al Usuario.

• Dependencias del sector central y desconcentrado de la adminis-

tración departamental.

5. RESULTADO:

Archivo Central actualizado.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Imparte directrices al director de administración

documental sobre políticas a seguir en la trans-

ferencia y aplicación de la TRD y organización

de los archivos de gestión.

Secretario de Despacho Despacho

2. 'H¿QHOLQHDPLHQWRV D VHJXLU \ FRRUGLQD FRQ HO

profesional universitario responsable del archivo

central sobre transferencia de documentos y or-

ganización del archivo central.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Revisa y actualiza los instructivos de orientación

y asesoría para la transferencia de documentos.

Publica en el correo para conocimiento de todos

los funcionarios.

Elabora proyecto de cronograma de Asesoría y

Recepción de documentos de las dependencias

del sector central y desconcentrado.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Revisa, ajusta y aprueba cronograma y lo de-

vuelve al profesional para ser comunicado.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. (ODERUDR¿FLRVLQIRUPDQGRDODVHQWLGDGHV DODV

cuales se les va a recibir archivo, de acuerdo con

el cronograma, previa asesoría.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Asesora y supervisa de acuerdo con el crono-

grama en forma periódica el diligenciamiento de

los formatos, organización de los documentos y

aplicación del instructivo, y de la TRD.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. 5HFHSFLyQGH ODGRFXPHQWDFLyQ\ YHUL¿FDFRQ-

tra inventarios.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. Revisa la transferencia, legaliza el acta de recibo

\DVLJQDHOQ~PHURWRSRJUi¿FRSDUDVXXELFDFLyQ

en el archivo central.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. Ubicación de la transferencia y señalización en

la estantería.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

10. Actualiza e ingresa los inventarios de la docu-

mentación recibida a la base de datos del archi-

vo central. Elabora y presenta informe.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

11. Revisa, analiza informe y comunica a Secretaría

General.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&21752/$3/,&$&,Ï1'(/$67$%/$6'(5(7(1&,Ï1'2&80(17$/

1. OBJETIVO:

Aplicar los criterios que deban seguirse para la organización de los

archivos de gestión en las entidades del sector central y de descon-

gestión.

2. BASE LEGAL:

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2005

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivo

• Acuerdo AGN 042 de octubre 31 de 2002

124 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Tabla de retención documental

 )RUPDWRGHLQYHQWDULRGRFXPHQWDO

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Archivos de gestión organizados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 'H¿QHSURJUDPDGHFRQWURO\VHJXLPLHQWR\FRRU-

dina con el profesional universitario responsable

del archivo central, las visitas de control.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Elabora cronograma para las visitas de control y

seguimiento de las dependencias del sector cen-

tral y desconcentrado.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Revisa, ajusta y aprueba cronograma para darlo

a conocer a las entidades.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. (ODERUDR¿FLRVLQIRUPDQGRD ODVHQWLGDGHVD ODV

cuales se les va a realizar la visita informando

día y hora.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Asesora y supervisa la organización de los archi-

vos de gestión basándose en la tabla de reten-

ción documental.

Elaboración de informe de visitas, para ser envia-

do a la dirección.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Revisa el informe y se hacen las observaciones

QHFHVDULDVDODVHQWLGDGHVYLVLWDGDVFRQHO¿QGH

mejorar los procesos en la organización de los

archivos de gestión.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&225',1$&,Ï1'(&20,7e6(9$/8$'25(6'(3$57$0(17$/(6

1. OBJETIVO:

Coordinar las actividades administrativas y técnicas de los comités de

apoyo al consejo departamental de Archivo.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000.

• Decreto Ordenanzal 0027 de 2005

• Decreto Departamental 00157 de 2005

• Reglamento General de Archivo

• Acuerdo No 001 de 2003 emitido por el Consejo Departamental

de Archivos.

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Actas

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Tablas de retención evaluadas y aprobadas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

125

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

COORDINACIÓN DE COMITÉS EVALUADORES DEPARTAMENTALES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Preparar las reuniones técnicas del Comité Eva-

luador Departamental, en las cuales se acuerda

el programa para la evaluación de las Tablas de

Retención Documental y Tablas de Valoración.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Elaborar las actas de las reuniones del Comité

SDUDDSUREDFLyQ \¿UPD SRUSDUWH GHOSUHVLGHQ-

te.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Coordina el proceso de evaluación de las Tablas

de Retención Documental y Tablas de Valoración

HQWUHJDGDVSRUODVHQWLGDGHVR¿FLDOHVGHO'HSDU-

tamento.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Participa en el proceso de evaluación, coordinan-

do los análisis y asuntos relativos al valor secun-

dario, la consulta sobre selección y eliminación

de los documentos de los requerimientos de los

archivos que conforman la Red Departamental

de Archivo.

Elabora informe de resultados para el director.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Analiza los resultados obtenidos y proyecta, para

¿UPD \ DSUREDFLyQ GHO 3UHVLGHQWH GHO &RPLWp

comunicación informando a las entidades sobre

los resultados del proceso de evaluación.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Elabora y envía comunicaciones. Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$7(1&,Ï1$/868$5,2

1. OBJETIVO:

Orientar a los clientes internos y externos personalmente por la ven-

tanilla de Atención al usuario y telefónicamente sobre los programas,

servicios y trámites que se realizan en la Gobernación de Cundina-

marca.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Ley 190 de 1995

• Decreto 2232 de 1995

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Clientes atendidos satisfactoriamente en la ventanilla de atención al usuario

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ATENCIÓN AL USUARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Imparte las directrices para la Atención persona-

lizada de clientes internos y externos.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Elabora base de datos que contiene todos los

estamentos, directivos y funcionarios que labo-

ran en la Gobernación.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Atiende por la ventanilla o telefónicamente a to-

dos los usuarios internos y externos que soliciten

información.

Profesional Universitario

Secretario Ejecutivo

Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Da la orientación pertinente al usuario por venta-

nilla o por teléfono.

Profesional Universitario

Secretario Ejecutivo

Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Atiende sugerencias y proyecta comunicación. Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

126 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ATENCIÓN AL USUARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

6. 9LVWR%XHQR\¿UPDGHODFRPXQLFDFLyQ Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Si la solicitud es por escrito recepciona, radica

y direcciona.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. 9LVWR%XHQR\¿UPDGHODFRPXQLFDFLyQ Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. Envía la comunicación con los soportes nece-

sarios.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

10. Hace seguimiento a cada trámite registrado en

esa área.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

11. Elabora informes para visto bueno de la Direc-

ción.

Profesional Universitario Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

12. Actualiza estadística y lleva archivo. Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

5(&83(5$53$75,021,2%,%/,2*5È),&2

1. OBJETIVO:

Recuperar, organizar y administrar las publicaciones escritas sobre el

departamento de Cundinamarca.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 397 de 1997

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 %DVH:LQ,6,6

 )LFKDGH(QWUDGD

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Información recuperada y organizada y sistematizada técnicamente.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

RECUPERAR Y PRESERVAR EL PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Investigar nuevas publicaciones sobre el Depar-

tamento y revisar las solicitudes sobre temas del

Departamento no resueltas en la biblioteca.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Detectar y seleccionar entidades instituciones

del nivel Intenal. Nal. Departamental y municipal

de interés para el Departamento.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

3. Actualizar el aplicativo de registro de las institu-

ciones con las cuales se implemente el progra-

ma de donación y canje de publicaciones.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Elaborar comunicaciones de solicitud de mate-

rial en calidad de donación y canje.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. 9LVWR%XHQR\¿UPDGHO'LUHFWRU Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

6. Enviar comunicaciones de solicitud de material

en calidad de donación y canje.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

127

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

RECUPERAR Y PRESERVAR EL PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

7. 5HFHSFLRQDUYHUL¿FDUHOPDWHULDOUHFLELGRHQFD-

lidad de donación y canje.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. Elaborar comunicaciones de acuse de recibo del

PDWHULDOELEOLRJUi¿FR

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

9. 9LVWR%XHQR\¿UPDGHO'LUHFWRU Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

10. Enviar comunicaciones de acuse de recibo del

PDWHULDOELEOLRJUi¿FR

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

11. Seleccionar el material que se va a donar o a

canjear.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

12. Programa Donación y Canje. (Enviar en calidad

de donación el material, que no es de interés de

la biblioteca Departamental).

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

13. Catalogar las publicaciones adquiridas de acuer-

GRFRQODVQRUPDVFDWDORJUi¿FDV

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

14. $QiOLVLVGHO PDWHULDOELEOLRJUi¿FR\ KHPHURJUi-

¿FRWHQLHQGR HQ FXHQWDOD WDEODVGH FRQWHQLGR

prólogo, introducción, notas, capítulos y así des-

cribir el documento de acuerdo a los Thesaurus

HVSHFLDOL]DGRV\VLVWHPDVGHFODVL¿FDFLyQELEOLR-

JUi¿FD

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

15. &UHDU \ XQL¿FDU QXHYRV GHVFULSWRUHV WHQLHQGR

en cuenta vocabulario utilizado en el departa-

mento.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

16. Digitar los datos en el software existente en la

biblioteca.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

17. Preparación física. Registrar datos de inventa-

ULR Q~PHUR GH FODVL¿FDFLyQ DVLJQDGR VHOOR GH

SURSLHGDG¿FKDV GHSUpVWDPR EROVLOORHQFDGD

libro analizado.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

18. 8ELFDFLyQGHO PDWHULDO ELEOLRJUi¿FRHQ HOGHSy-

sito de la biblioteca de acuerdo al número de

FODVL¿FDFLyQ

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&225',1$&,Ï1&216(-2'(3$57$0(17$/'($5&+,926

1. OBJETIVO:

Coordinar las actividades del Consejo Departamental de Archivos para

el cumplimiento de la política archivística en su jurisdicción

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Acuerdos y decretos reglamentarios

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Hoja de registro a las asesorías

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Cumplir con la vigilancia de la política archivística en la jurisdicción competente.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

128 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

COORDINACIÓN CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVOS Y COMITÉ EVALUADOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe las solicitudes de las entidades del nivel

descentralizado y municipal.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Solicitudes

2. Si la solicitud es para evaluar Herramientas

Archivísticas o conceptos sobre administración

de archivos, coordina el proceso con el Comité

Evaluador de Documentos.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Comité Evaluador de documentos analiza los

requerimientos y herramientas a evaluar para

hacer aprobados por el Consejo departamental

de archivos.

Comité Evaluador Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Proyecta y elabora Actas de las reuniones del

Comité Evaluador de Documentos y los docu-

mentos de conceptos emitidos.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Actas

5. )LUPD\9LVWR %XHQRGH ODVDFWDV SRUSDUWHGHO

Presidente del Comité evaluador de Documen-

tos.

Presidente del consejo o

presidente de comité

Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

6. Convoca consejo Departamental de Archivos. Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Proyecta convocatoria. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Convocatoria

8. Envía a cada integrante del Consejo Departa-

mental de Archivos.

Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. 5HYLVD\¿UPDFRQYRFDWRULD Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

10. Prepara el orden del día con los documentos a

entregar.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

11. Proyecta y elabora actas de las reuniones del

Consejo Departamental de Archivos.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Actas

12. 9LVWR%XHQR\OHJDOL]DFLyQGHODVDFWDV Presidente del consejo o

presidente de comité

Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

13. Proyecta informes. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Informes PC

14. 9LVWR%XHQR\¿UPD Presidente del consejo o

presidente de comité

Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

15. Organización del archivo. Secretario Ejecutivo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

CORRESPONDENCIA ENVIADA

1. OBJETIVO:

Recibir y alistar la correspondencia para ser entregada a las depen-

dencias o al servicio de correo

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000

• Ley 862 de 2005

• Acuerdo 060 de 2001 Archivo General

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Planilla de Imposición de correo

 )DFLOLWDGRUGHFRUUHVSRQGHQFLD

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Grupo de Correspondencia

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

• Profesional

5. RESULTADO:

Correspondencia recibida las dependencias o entregada al servicio de correo.

6. OBSERVACIONES:

La recepción de correspondencia se realiza de 8:00 a. m. a 4:00 p. m.

129

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORRESPONDENCIA ENVIADA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe la comunicación relacionada en las pla-

nillas y revisa que tengan los anexos correspon-

dientes.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Procede al embalaje y alistamiento en los casille-

ros o para empresa de correo.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

3. Confronta valor de la factura con respecto a las

planillas.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

4. Saca las fotocopias de las planillas a entregar a

la empresa de correo.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Planilla

5. Empaca relacionando envíos con la planilla res-

pectiva y entrega a la empresa de correo.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. 5HFLEH\ YHUL¿FDSODQLOODV FRQHO YLVWREXHQR GH

imposición de correo y los acuses de recibo y de-

voluciones del mismo.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Planilla PC

7. Elabora acta de entrega de las devoluciones y

acuses de recibo por entidades.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

8. Entrega a cada dependencia. Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

9. Archiva acta por fecha de entrega. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

10. Recibe facturas por concepto de correo y direc-

ciona de acuerdo a las entidades que está fac-

turando.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

11. Si la factura es de tránsito se hace carta de soli-

citud de recibido a satisfacción.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

12. )LUPDGHOLQWHUYHQWRU Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

13. Envío de la comunicación y recibido del recibido

a satisfacción.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

14. La facturación de las entidades del nivel central

se confronta, precio remitente, etc. contra las pla-

nillas entregadas por la empresa de correo con

las que reposan en correspondencia.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

15. Confronta valor de la factura con respecto a las

planillas.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

)DFWXUD PC

16. Elabora recibido a satisfacción, entrega para

pago y archiva copia.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Orden de Pago PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&255(6321'(1&,$5(&,%,'$

1. OBJETIVO:

Recibir la correspondencia y direccionar a la respectiva dependencia

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000

• Ley 862 de 2005

• Acuerdo 060 de 2001 Archivo general

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

130 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Planilla de Imposición de correo

 )DFLOLWDGRUGHFRUUHVSRQGHQFLD

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Grupo de Correspondencia

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Correspondencia entregada en cada una de las dependencias.

6. OBSERVACIONES:

La recepción de correspondencia se realiza de 8:00 a. m. a 4:00 p. m.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe la comunicación por ventanilla o correo,

radica en el software, imprime y coloca sticker y

entrega copia al usuario.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Digitalizar, escanea, indexa y direcciona los do-

cumentos recibidos.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

3. Encasilla los documentos físicos para entregar

en el recorrido.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. Imprime la planilla por dependencia para entre-

gar la documentación.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Planilla

5. Revisa y recoge en casilleros. Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

6. (QWUHJDHQODGHSHQGHQFLD \KDFH¿UPDUOD SOD-

nilla.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Organiza y archiva las planillas. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2175$7$&,Ï1±,17(59(1725Ë$

1. OBJETIVO:

Realizar las interventorías a los contratos asignados a los funcionarios

de la Dirección de Servicio al Ciudadano y Gestión Documental

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos regrlamentarios

• Decretos Reglamentarios de la Ley 80 de 1993 y sus decretos regla-

mentarios.

• Decreto Departamental 007 de 2006

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional

• Director Operativo

6. RESULTADO:

Realización satisfactoria de la intrerventoría de un contrato.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

131

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN – INTERVENTORÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Determinar la necesidad o problema. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Seleccionar empresas especializadas. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Proyectar las comunicaciones para elaborar es-

tudio de mercado.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

4. 5HYLVLyQ\¿UPD Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

5. Envío de las comunicaciones. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

6. Recepción de las propuestas. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. Proyectar estudio de conveniencia. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Estudio de

Conveniencia

PC

8. Elaborar estudio de mercado y estudio econó-

mico.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Estudio de

mercado

PC

9. Revisar y dar visto bueno. Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

10. Solicitud disponibilidad presupuestal. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Disponibilidad

presupuestal

11. Elaborar propuesta de términos técnicos Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Propuesta

técnica

12. Elaborar propuesta de términos de referencia. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Terminos

de referencia

13. Revisión y aval por la Dirección de Asuntos Ju-

rídicos.

Director Operativo Dirección de Contrata-

ción a la

PC

14. Enviar términos de referencia empresas espe-

cializadas.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

15. Recepción de la propuesta. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

16. Participar en el estudio técnico de la propuesta. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Estudio Técnico

17. Revisión y aval del estudio técnico. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

18. Proyecto de Contrato y envío a la Dirección de

Contratación para su revisión y aval.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

19. Recepción de la comunicación de la función de

interventoría.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

20. Elaborar y legalizar acta de inicio. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Acta de Inicio PC

21. Convocar reuniones interventoría. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

22. Coordinar reuniones de interventoría. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

23. Elaborar actas de reunión. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Actas de

Reunión

PC

24. Legalizar actas. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

25. Realizar actividades de interventoría. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

132 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTRATACIÓN – INTERVENTORÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

26. Informe de actividades de interventoría. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

27. Elaborar los respectivos recibidos a satisfacción

cumplidas las actividades.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

28. Proyectar acta liquidación. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Acta de Liquida-

ción

PC

29. Legalizar acta de liquidación, enviar y archivar

en el contrato respectivo.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,19(17$5,20(025,$%,%/,2*5È),&$

1. OBJETIVO:

9HUL¿FDUHOHVWDGRHQHOFXDOVHHQFXHQWUDQORVGRFXPHQWRV UHFXSHUD-

dos y organizados

2. MARCO LEGAL:

• Ley 397 de 1997

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

/LVWDGR7RSRJUi¿FRGHODVFROHFFLRQHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

'RFXPHQWRVYHUL¿FDGRV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INVENTARIO MEMORIA BIBLIOGRÁFICA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Duplicar inventario. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Listado

de Inventario

2. Confrontar inventario contra publicaciones de

acuerdo a la colecciones.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

3. 9HUL¿FDUGDWRVGHFDGDOLEUR\HVWDGRGHORV

mismos.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

4. 6HSDUDUOLEURVHQPDOHVWDGR\PDOFRGL¿FDGRV Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

5. Supervisar proceso de inventario. Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

6. Enviar los libros a empaste. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

7. 5HFLELU\YHUL¿FDUORVGRFXPHQWRVHPSDVWDGRV Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

8. &RUUHJLUORVOLEURVPDOFRGL¿FDGRV Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

9. Ubicar los libros y documentos arreglados y

empastados de acuerdo al sistema de organiza-

ción.

Auxiliar Administrativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

133

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

QUEJAS Y RECLAMOS

1. OBJETIVO:

Recibir las quejas, reclamos y sugerencias que los ciudadanos pre-

senten con relación a la prestación de los servicios en desarrollo y

cumplimiento de características y requisitos que por competencia y

funciones debe ejercer la entidad, las cuales podrán formularse por te-

léfono, personalmente en forma verbal, mediante escrito o por medios

técnicos o electrónicos.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 190 de 1995 – Art. 49

• Decreto 2232 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRV~QLFRVGHUHFHSFLyQGHLQIRUPDFLyQ)85,

 )RUPDWRVSDUDGHQXQFLRV87528QLGDG7pFQLFDUHJLRQDOGH&RQ-

trol de Drogas de Cundinamarca)

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Técnico

5. RESULTADO:

Tramitar las quejas y reclamos que los ciudadanos presentan, seguimiento y respuesta a las mismas.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

QUEJAS Y RECLAMOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Imparte al Director de Administración Documen-

tal y Atención al Usuario las directrices para la

implantación de las actividades de Quejas y Re-

clamos.

Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

2. Recepcionar las comunicaciones y las direcciona

al profesional responsable de esta función.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

3. Si son denuncias de la UTRO, las envía a la Uni-

dad Regional de Control de Drogas.

Profesional Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

4. Si son denuncias de la UTRO, las envía a la Uni-

dad Regional de Control de Drogas.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

5. 5HYLVDYLVWREXHQR\¿UPD Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

6. Organiza las comunicaciones de acuerdo a li-

neamientos de correspondencia para su trámite

de envío.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

7. Proyecta las comunicaciones para dar respuesta

a los usuarios que presentaron la queja.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

8. 5HYLVDYLVWREXHQR\¿UPD Director Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

9. Organiza las comunicaciones de acuerdo a li-

neamientos establecidos por correspondencia

para su trámite de envío.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

10. Realiza acciones de seguimiento a las quejas,

reclamos, sugerencias presentadas al Departa-

mento, para dar cumplimiento a la ley.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

11. Proyecta comunicaciones recordatorios a depen-

dencias que no han dado una respuesta a los

usuarios que han presentado las quejas, recla-

mos o sugerencias.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

12. 5HYLVDYLVWREXHQR\¿UPD Director Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

13. Arregla las comunicaciones de acuerdo a linea-

mientos establecidos por correspondencia para

su trámite de envío.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

134 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

QUEJAS Y RECLAMOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

14. Se proyecta las comunicaciones dirigidos a

FRQWUROGLVFLSOLQDULRSDUD ¿UPDGHO 6HFUHWDULRGH

Despacho, cuando el vencimiento de términos

en la respuesta a los usuarios.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Comunicado

15. 5HYLVD\YLVWREXHQRSDUDOD¿UPDGHO6HFUHWDULR

de Despacho.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

16. Arregla las comunicaciones de acuerdo a linea-

mientos establecidos por correspondencia para

su trámite de envío.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

17. Archiva en los expedientes correspondientes la

documentación producida de las actividades rea-

lizadas en este proceso.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

18. Elaboración de estadísticas de las quejas y dere-

chos de petición que han interpuesto en quejas y

reclamos. Igualmente de las actividades internas

del grupo de trabajo.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

PC

19. Elabora proyecto de informe de los resultados

logrados en quejas y reclamos, para presentar al

Señor Gobernador.

Técnico Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

20. 5HYLVD\¿UPDHOLQIRUPHSDUDVXHQWUHJD Director Operativo Dirección de Servicio

al Ciudadano y Gestión

Documental

Informe

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

',5(&&,Ï1'(%,(1(6(,19(17$5,26

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

CONVENIOS Y COMODATOS

1. OBJETIVO:

Llevar el inventario actualizado y realizar el seguimiento de los conve-

nios de comodato que ha suscrito el Departamento de Cundinamarca

con las diferentes entidades a nivel Nacional, Departamental o Muni-

cipal

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995 y demás normas

contables

 'HFUHWRGH³3RUHOFXDOVHPRGL¿FDHO(VWDWXWR%iVLFRGH

la Administración Departamental contenido en el decreto ordenanzal

GH´

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Comodatos

• Resoluciones

• Actas de entrega y recibo

• Escrituras Públicas

 2¿FLRVYDULRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Despacho Secretario

 'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

• Dirección de Contratación

5. RESULTADO:

Convenio o Contrato debidamente legalizado

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONVENIOS Y COMODATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepción de solicitudes de entrega de bienes

muebles en comodato: Las entrega a la Secre-

taría.

Secretario Ejecutivo Secretaría General Solicitud escrita

2. Revisa la solicitud, imparte instrucciones y remite

DOD'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

Secretaria de Despacho Secretaría General Solicitud con

memorando

3. Solicita estudio de conveniencia para elabora-

ción del contrato de comodato.

Director Operativo Secretaría General 2¿FLR

4. Solicita la documentación necesaria para la ela-

boración del comodato, constatando que el bien

VHDGH SURSLHGDGGHO 'HSDUWDPHQWRVHYHUL¿FD

que sí se encuentra en el almacén o fuera de

este.

Director Operativo Secretaría General 2¿FLRGHVROLFLWXG

135

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONVENIOS Y COMODATOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. Envía a la Dirección de Contratación para la ela-

boración del comodato, hace el comodato y lo

HQYtDDOD'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

Director Operativo Secretaría General Soportes para el

contrato

6. Recibe el comodato aprobado, se comunica con

HOUHSUHVHQWDQWH OHJDOGH ODHQWLGDGEHQH¿FLDULD

SDUDTXHORUHYLVH¿UPH\ORUHPLWHSDUDOD¿UPD

del Secretario de Despacho.

Director Operativo Secretaría General Comodato rea-

lizado

7. 5HYLVD\ ¿UPDHO FRQWUDWRRFRQYHQLR GHFRPR-

dato.

Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

El contrato para

¿UPD

8. Numera, fecha, toma fotocopias y envía a la di-

UHFFLyQGH%LHQHV

Director Operativo Secretaría General &RQWUDWR¿UPDGR

9. Se remite el comodato al almacén General con

instrucciones para la entrega.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2¿FLRFRQ

contrato

10. &RRUGLQD\HQWUHJDDO EHQH¿FLDULRGHVFDUJDGHO

kárdex y archiva copia del contrato y entrega el

original a la Secretaria.

Almacenista 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

Kárdex y contrato

11. &RRUGLQD\HQWUHJD DOEHQH¿FLDULR\HQWUHJDDOD

secretaria para archivar.

Almacenista 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

Contrato y acta

de entrega

12. Revisa, actualiza base de datos y archiva. Auxiliar Administrativo Secretaría General Kárdex al día

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

1. OBJETIVO:

Realizar el levantamiento de inventarios de los bienes muebles al

servicio de la administración central y desconcentrado de acuerdo con

las normas establecidas.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRV

• Actas de entrega y recibo

 2¿FLRVYDULRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

,QYHQWDULRGH%LHQHV0XHEOHV

6. OBSERVACIONES:

Anualmente se realizará una toma de inventarios para remitirla a la Contraloría y a la Contaduría General del Departamento.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Coordina el programa de levantamiento de inven-

tarios y ordena enviar la solicitud de diligencia-

miento del formato único de inventarios a cada

una de las dependencias de la administración.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

1. Envía solicitud a las dependencias.

Recibe, por parte de las dependencias, los for-

matos de inventario diligenciados y los entrega

al director.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

2. $VLJQDXQIXQFLRQDULRSDUDUHDOL]DUODYHUL¿FDFLyQ

de los inventarios.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

3. ,GHQWL¿FD HQ TXp IRUPDWRV KDFH IDOWD LQIRUPD-

ción (números de plaqueta o números de serie)

o aquellos en que se reporta algún bien en mal

HVWDGR\ RUJDQL]D YLVLWDV GH YHUL¿FDFLyQ \ FRQ-

frontación de la información.

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV )RUPDWR~QLFR

de Inventarios

PC

4. $XWRUL]DODVYLVLWDVGHYHUL¿FDFLyQ Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV PC

136 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. Visita uno a uno los puestos de los funcionarios

SDUDOHYDQWDUHOLQYHQWDULR\VHYHUL¿FDHOHPHQWR

por elemento teniendo en cuenta que cada uno

GHHOORV WHQJDVXSODFD GHLGHQWL¿FDFLyQ \FRP-

probando el estado del bien.

Realiza la evaluación y análisis de aquellos bie-

nes en desuso, rotura, avería, alteración o venci-

miento, los cuales son relacionados en el formato

correspondiente para devolverlos al almacén.

Diligencia el formato único de inventarios y soli-

cita al funcionario responsable de los bienes que

¿UPHDVDWLVIDFFLyQ

Alimenta y actualiza la base de datos de inven-

tarios.

Prepara informe y lo remite al director.

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV )RUPDWRGHYROX-

ción de bienes

6. 5HYLVDHO LQIRUPH ¿QDO \DXWRUL]D VH HQYtH DOD

Contraloría y a la Contaduría General del Depar-

tamento.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&21752/,19(17$5,2'(%,(1(608(%/(6

1. OBJETIVO:

Realizar seguimiento continuo de los inventarios personalizados de los

funcionarios del nivel central y desconcentrado

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995 y demás normas

contables

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Técnico

5. RESULTADO:

• Actualización permanente de los inventarios.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Mensualmente se selecciona una dependencia

para efectuar aleatoriamente la revisión de in-

ventarios.

Profesional Universitario %LHQHVH,QYHQWDULRV

2. Se selecciona aleatoriamente de cada depen-

dencia mínimo diez inventarios individualizados.

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV

3. 6HDVLJQDXQIXQFLRQDULRSDUDUHDOL]DUODYHUL¿FD-

ción de los inventarios.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV PC

4. Sorpresivamente el funcionario se desplaza a la

GHSHQGHQFLD DVLJQDGD \ UHDOL]D OD YHUL¿FDFLyQ

del inventario.

Si al confrontar el inventario físico con el formato

existen diferencias se levantará un informe, se le

informará al responsable para que dé las expli-

caciones del caso.

Técnico

%LHQHVH,QYHQWDULRV

5. 6LODVH[SOLFDFLRQHV QRVRQMXVWL¿FDGDV VHLQIRU-

PDUiDOD2¿FLQDGH&RQWURO'LVFLSOLQDULR

Profesional Universitario %LHQHVH,QYHQWDULRV

137

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Realizar seguimiento continuo de los inventarios personalizados de los

funcionarios del nivel central y desconcentrado

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Resoluciones y normas contables

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH(JUHVR$OPDFpQ*HQHUDO

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

• Actualización permanente de los inventarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (INGRESOS )

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona quincenalmente los soportes de

Egresos del Almacén General.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Envía soportes de Egreso al Administrador de la

%DVHGH'DWRVSDUDUHVSHFWLYDLQFOXVLyQDOVLVWH-

ma informático.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDHOGHELGRGLOLJHQFLDPLHQWRGHORV6RSRU-

WHVGH ORV HJUHVRV )LUPDV 1 GH &pGXOD 9R

%R3URIHVLRQDOHVSHFLDOL]DGRLQIRUPDFLyQGHWD-

llada del Elemento).

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Indexa uno a uno la información registrada en

ORV6RSRUWHV GHHJUHVR DOD %DVHGH 'DWRVGHO

6LVWHPD,QIRUPiWLFRGHOD'LUHFFLyQGH%LHQHV H

Inventarios.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. 5HDOL]DHOSURFHVRGHYHUL¿FDFLyQGHOLQJUHVRGH

ODLQIRUPDFLyQDOD%DVHGH'DWRV

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. )RWRFRSLD ORV VRSRUWHV GRFXPHQWDOHV UHVSHFWL-

vos y archiva.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. Realiza el Movimiento mensual de Inventarios

– Ingresos Personalizados y envía a Profesional

HVSHFLDOL]DGRSDUDUHYLVLyQ\9R%R

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. 3UHYLDUHYLVLyQ\ %R9RHQYtD DO'LUHFWRU2SH-

rativo.

Profesional 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. $SUXHED¿UPD\HQYtDDO$OPDFpQ*HQHUDOSDUD

su presentación al Contador.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1'($/0$&e1

1. OBJETIVO:

Realizar seguimiento continuo de los inventarios personalizados de los

funcionarios del nivel central y desconcentrado

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Resoluciones y normas contables

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH(JUHVR8VDGRVHQ%RGHJD$OPDFpQ*HQHUDO

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

• Auxiliar Administrativo

138 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

5. RESULTADO:

• Actualización permanente de los inventarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(INGRESOS USADOS FUERA DE ALMACÉN)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona quincenalmente los soportes de Egre-

VRVXVDGRVHQ%RGHJDGHO$OPDFpQ*HQHUDO

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. (QYtDVRSRUWHVGH(JUHVRXVDGRVHQ%RGHJDDO

$GPLQLVWUDGRUGHOD%DVHGH'DWRVSDUDUHVSHFWL-

va inclusión al sistema informático.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDHOGHELGRGLOLJHQFLDPLHQWR GHORV6RSRU-

WHVGHORVHJUHVRV)LUPDV1GH&pGXOD9R%R

Profesional especializado, información detallada

del elemento).

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. 9HUL¿FDTXH VH KD\DQ GHVFDUJDGR SUHYLDPHQWH

del sistema, los bienes usados en bodega.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. Indexa uno a uno la información registrada en

ORV6RSRUWHVGHHJUHVRXVDGRVHQ %RGHJDDOD

%DVHGH'DWRVGHO 6LVWHPD,QIRUPiWLFRGHOD 'L-

UHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. 5HDOL]DHOSURFHVRGHYHUL¿FDFLyQGHO LQJUHVRGH

ODLQIRUPDFLyQDOD%DVHGH'DWRV

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. )RWRFRSLD ORV VRSRUWHV GRFXPHQWDOHV UHVSHFWL-

vos y archiva.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. Realiza el Movimiento mensual de Inventarios

– Ingresos Personalizados y envía al Profesional

HVSHFLDOL]DGRSDUDUHYLVLyQ\9R%R

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. 3UHYLDUHYLVLyQ \%R 9RHQYtD DO'LUHFWRU 2SH-

rativo.

Profesional 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

10. $SUXHED¿UPD\HQYtD DO$OPDFpQ*HQHUDOSDUD

su presentación al Contador.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1$5,263(5621$/,=$'26

1. OBJETIVO:

Realizar seguimiento continuo de los inventarios personalizados de los

funcionarios del nivel central y desconcentrado

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Resoluciones y normas contables

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

)RUPDWRGH7UDVODGR\RHQWUHJD$OPDFpQ*HQHUDO±VRSRUWHGHH[FOX-

sión de seguros por reposición.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

• Actualización permanente de los inventarios

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

139

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(EGRESO DE USADOS DE INVENTARIOS PERSONALIZADOS)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona formatos diligenciados por parte de

Almacén General.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. (QYtDVRSRUWHV DO $GPLQLVWUDGRU GH OD %DVH GH

Datos para respectiva Exclusión al sistema infor-

mático.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDHOGHELGRGLOLJHQFLDPLHQWRGHORV 6RSRU-

WHVGH WUDVODGR GHORV )XQFLRQDULRV DO$OPDFpQ

*HQHUDO )LUPDV 1 GH &pGXOD 9R%R SURIH-

sional especializado, información detallada del

Elemento).

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. 9HUL¿FDTXHORVELHQHVVHHQFXHQWUHQUHJLVWUDGRV

en el sistema, con la descripción y valores pre-

sentados en el soporte.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. Excluye uno a uno la información registrada en

los Soportes de traslado y entrega de los bie-

QHVDODOPDFpQJHQHUDOGH OD%DVHGH'DWRVGHO

6LVWHPD,QIRUPiWLFRGHOD'LUHFFLyQ GH%LHQHVH

Inventarios.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. 5HDOL]DHOSURFHVRGHYHUL¿FDFLyQGHO(JUHVR GH

ODLQIRUPDFLyQDOD%DVHGH'DWRV

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. )RWRFRSLD ORV VRSRUWHV GRFXPHQWDOHV UHVSHFWL-

vos y archiva.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. Realiza el Movimiento mensual de Inventarios

– Egresos Usados y envía al Profesional Espe-

FLDOL]DGRSDUDUHYLVLyQ\9R%R

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. 3UHYLDUHYLVLyQ\ %R9R(QYtDDO 'LUHFWRU2SH-

rativo.

Profesional 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

10. $SUXHED¿UPD\HQYtDDO$OPDFpQ*HQHUDOSDUD

su presentación al Contador.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1

1. OBJETIVO:

Realizar seguimiento continuo de los inventarios personalizados de los

funcionarios del nivel central y desconcentrado

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Resoluciones y normas contables

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRGH7UDVODGR

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario Ejecutivo

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

• Actualización permanente de los inventarios.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

10120 – 03 – 04 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(TRASLADOS)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona formatos de traslado diligenciados

SRUORV)XQFLRQDULRV

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. (QYtDVRSRUWHV DO $GPLQLVWUDGRU GH OD %DVH GH

Datos para el respectivo traslado.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDHOGHELGRGLOLJHQFLDPLHQWRGHORV 6RSRU-

WHVGH WUDVODGRGH ORV)XQFLRQDULRV )LUPDV1

de Cédula, información detallada del Elemento).

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

140 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

10120 – 03 – 04 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(TRASLADOS)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. 5HDOL]D HO SURFHVR GH WUDVODGR GH )XQFLRQDULR

D)XQFLRQDULR HQOD %DVHGH'DWRV GHO6LVWHPD

,QIRUPiWLFRGH OD 'LUHFFLyQ GH %LHQHV H ,QYHQ-

tarios.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. 9HUL¿FDODLQIRUPDFLyQLQGH[DGD Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. Imprime los respectivos soportes físicos. Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,19(17$5,26'(%,(1(6,108(%/(6

1. OBJETIVO:

Mantener la base de datos al día de acuerdo con los movimientos que

sean reportados

2. BASE LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLRV

• Escrituras

 &HUWL¿FDGRVGH/LEHUWDG

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Inventario de bienes inmuebles.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Radica la correspondencia que contiene infor-

mación y solicitudes relacionadas con bienes

inmuebles.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Analiza y estudia cada situación y da la directriz

al funcionario responsable, seleccionando los te-

mas de consulta al Secretario.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 3UR\HFWDUHVSXHVWD\R¿FLRVSDUDODV FRUUHVSRQ-

dientes actuaciones de los funcionarios.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Revisa las escrituras de compra, donación o de

comodato, y demás documentos relacionados

FRQ ORV LQPXHEOHV YHUL¿FDQGR TXH ORV SUHGLRV

sean de propiedad del Departamento, los lleva al

sistema y actualiza los inventarios.

Profesional 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. Archiva las Escrituras con los soportes. Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&21752//,48,'$&,Ï1'(,038(6726

1. OBJETIVO:

Tener al día la liquidación de impuestos y servicios públicos de todos

los inmuebles y vehículos del Departamento

2. MARCO LEGAL:

• Ley 142

• Decreto 2170 de 2002

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

141

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLRV

 )RUPXODULRV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Técnico

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Impuestos liquidados.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

IMPUESTO PREDIAL BOGOTÁ – CONTROL Y REGISTRO DE BIENES PARA LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Y SERVICIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Solicita a Catastro los avalúos correspondientes

a los inmuebles de propiedad del Departamento

GH&XQGLDQDPDUFDXELFDGRVHQ%RJRWi

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. 9HUL¿FDODLQIRUPDFLyQFRPSDUDQGRFRQORVDxRV

anteriores, diligencia los formularios y los remite

DOD'LUHFWRUDGH%LHQHV

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDORVIRUPXODULRV\ORVUHPLWHDO6HFUHWDULR

GH'HVSDFKRSDUDVX¿UPD

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. )LUPDIRUPXODULRV\ UHPLWHDODGLUHFFLyQ GHELH-

nes.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

5. 5HFLEHORVIRUPXODULRV¿UPDGRVSRUHO6HFUHWDULR

General y los remite a la Dirección de Servicios

Administrativos para su respectivo pago.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. Remite los formularios diligenciados como es el

WLPEUHGHSDJRDOD'LUHFFLyQGH%LHQHV

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

7. Archiva la documentación en las carpetas res-

pectivas.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. (QHOHYHQWRTXHOD2¿FLQDGH&DWDVWURQRUHPLWD

la información sobre el avalúo de los inmuebles,

se debe liquidar el impuesto y hacer el mismo

trámite.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

IMPUESTO PREDIAL MUNICIPIOS – CONTROL Y REGISTRO DE BIENES PARA LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Y SERVICIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona las solicitudes enviadas por los dife-

rentes municipios.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. 9HUL¿FDODLQIRUPDFLyQ\ FRQVWDWDFRQ ORVLQYHQ-

tarios de los inmuebles de propiedad del depar-

tamento de Cundinamarca.

5HPLWHODLQIRUPDFLyQYHUL¿FDGDDOD'LUHFFLyQ

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDODLQIRUPDFLyQDXWRUL]DQGRHOSDJRUHPL-

tiendo la información a la Dirección de Servicios

Administrativos para su respectivo pago.

'LUHFWRUGH%LHQHV 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Remite los formularios con los respectivos tim-

EUHVGHSDJRDOD'LUHFFLyQGH%LHQHV

Director Operativo Dirección de Servicios

Administrativos

5. Archiva los formularios en las respectivas carpe-

tas.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

VEHÍCULOS – IMPUESTO PREDIAL CONTROL Y REGISTRO DE BIENES PARA LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Y SERVICIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe relación de los vehículos a pagar. Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Revisa y liquida de acuerdo a la tabla suministra-

GDSRUODR¿FLQDGH5HQWDV

Técnico 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

142 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

VEHÍCULOS – IMPUESTO PREDIAL CONTROL Y REGISTRO DE BIENES PARA LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Y SERVICIOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. Recibe del técnico los formularios de pago de im-

SXHVWRVORVUHYLVD\OHVGDHO9R%R

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Recibe relación de los formularios y envía a la

6HFUHWDUtD*HQHUDOSDUDVX¿UPD

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. )LUPDORV IRUPXODULRV\ UHPLWHD ODGLUHFFLyQ GH

bienes.

Secretario de Despacho Despacho Secretaría

General

6. 5HFLEH ORV IRUPXODULRV GHELGDPHQWH ¿UPDGRV

por el Secretario de Despacho y los remite a la

Dirección de Servicios Administrativos para su

respectivo pago.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&e1±(*5(62'(%,(1(6'(92/87,926

1. OBJETIVO:

Entregar en forma oportuna y debidamente legalizados los elementos

de carácter devolutivo y de consumo que la administración requiere

APRA su normal y correcto funcionamiento.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos regrlamentarios

• Decreto 1709 de 2001

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Comprobantes de Egreso

• Plan de Compras

• Contratos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Almacenista General

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Proveer equitativamente a todas las dependencias del nivel central y desconcentrado de los implementos necesarios para su funcionamiento.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe de las dependencias del nivel central y

desconcentrado las solicitudes de pedido, las

analiza y las envía al auxiliar administrativo.

Almacenista General %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

)RUPDWRVGH

pedido

2. Recibe las solicitudes y elabora los comproban-

tes de egreso y los envía al auxiliar encargado de

organizar la entrega.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

3. Recibe los comprobantes de egreso, organiza el

SHGLGRORV HQWUHJD \ KDFH ¿UPDU HO UHVSHFWLYR

comprobante.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

4. 'HYXHOYHORVFRPSUREDQWHV GHHJUHVR ¿UPDGRV

al auxiliar.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

5. Con los comprobantes de egreso diligenciados

procede a descargar del Kárdex.

Si se trata de elementos de consumo Archiva.

Si se trata de elementos devolutivos, saca copia

de los comprobantes de egreso y los remite con

R¿FLRDO GHVSDFKR GH OD 'LUHFFLyQ GH %LHQHV \

archiva.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

6. Recibe informe de relación de egresos del alma-

cén y de formatos de traslado enviado por las

dependencias.

Secretario Ejecutivo %LHQHVH,QYHQWDULRV Comprobantes

de Egreso

7. Revisa y entrega al técnico los informes de ele-

mentos devolutivos.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV Comprobantes

de Egreso

8. 5HYLVDORVFRPSUREDQWHVGHHJUHVRFODVL¿FDSRU

grupos de acuerdo a la clase del bien.

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV Comprobantes

de Egreso

9. Actualiza la base de datos y produce reporte.

Archiva los formatos en carpetas por dependen-

cias.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

143

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&e1±,1*5(62'(%,(1(6'(92/87,926

1. OBJETIVO:

Dar ingreso a los elementos adquiridos por el Departamento, custodiar

los bienes, administrarlos y controlar su consumo

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Comprobantes de Ingreso

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Almacenista General

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Ingreso de elementos al almacén general.

6. OBSERVACIONES:

Mediante circular se estableció que todas las compras realizadas por las diferentes Secretarías se les deben dar ingreso por el almacén general

de la Secretaría General.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe de las dependencias del nivel central las

solicitudes de pedido, las analiza, las autoriza y

las envía al Técnico.

Almacenista General %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén– )RUPDWRVGH

pedido

2. Recibe las solicitudes y elabora los comproban-

tes de egreso y los envía al auxiliar encargado de

organizar la entrega.

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

3. Recibe los comprobantes de egreso, organiza el

SHGLGRORV HQWUHJD \ KDFH ¿UPDU HO UHVSHFWLYR

comprobante.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

4. 'HYXHOYHORVFRPSUREDQWHV GHHJUHVR ¿UPDGRV

al Técnico.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

5. Con los comprobantes de egreso diligenciados

procede a descargar del Kárdex.

Si se trata de elementos de consumo Archiva.

Si se trata de elementos devolutivos, saca copia de

ORVFRPSUREDQWHVGHHJUHVR\ORVUHPLWHFRQR¿FLR

DOGHVSDFKRGHOD'LUHFFLyQGH%LHQHV\DUFKLYD

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

Comprobante de

egreso

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&e1±,1)250(6$25*$1,6026'(&21752/$57$0(17$/

1. OBJETIVO:

Informar a la Contaduría General del Departamento y a la Contraloría

General del Departamento sobre el movimiento mensual del almacén.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Comprobante de egreso

 )RUPDWRVGHWUDVODGRGHELHQHVXVDGRV

 %ROHWtQPRYLPLHQWRGHDOPDFpQGHHOHPHQWRVGHYROXWLYRV

 %ROHWtQPRYLPLHQWRGHDOPDFpQGHHOHPHQWRVXVDGRV

 %ROHWtQPRYLPLHQWRGH%LHQHV,QPXHEOHV

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

Director Operativo

Almacenista General

Técnico

Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Informes a los organismos de control y a la Contaduría General del Departamento.

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

144 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Reúne documentos de ingresos y egresos para

elaborar relación e informe.

Elabora relación de egresos de elementos devo-

lutivos y usados, y el informe para los entes de

control.

5HPLWHSDUDUHYLVLyQ\¿UPDGHOGLUHFWRU

Técnico %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

2. 5HYLVD\UHPLWHHOLQIRUPHDOD'LUHFFLyQGH%LH-

nes e Inventarios.

Almacenista General %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

3. Radica, numera, fecha y entrega estos informes

a la dirección de bienes e inventarios.

Auxiliar Administrativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

4. 5HYLVD¿UPD HOLQIRUPH SDUDOD &RQWDGXUtD JH-

neral y para la Contraloría General.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

5. Entrega los informes al almacén general, ad-

MXQWDQGR HO FRQVROLGDGR GH %LHQHV 0XHEOHV H

Inmuebles.

Secretario Ejecutivo %LHQHVH,QYHQWDULRV

6. 5HFLEHHO LQIRUPH¿UPDGR \SURFHGH DKDFHU HO

asiento respectivo del mismo.

Almacenista General %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

7. )LUPDHOR¿FLR \HQYtDHO LQIRUPHDORV HQWHVGH

control.

Almacenista General %LHQHVH,QYHQWDULRV

–Almacén–

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&e1±'21$&,21(6

1. OBJETIVO:

Llevar el inventario actualizado y realizar el seguimiento de los con-

tratos de donación que ha suscrito el Departamento con las diferentes

entidades a nivel Nacional, Departamental o Municipal

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Resolución Departamental N° 0402 de 13 de agosto de 2002– Comi-

WpGH%DMDV

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

%DMDGHELHQHV\GRQDFLyQGHORVPLVPRV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

DONACIONES Y DADAS DE BAJA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe, de las diferentes dependencias, las so-

licitudes para dar de baja y de donación con los

respectivos soportes técnicos para estudio del

comité.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Revisa la información recepcionada para citar a

comité.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FD\RUJDQL]DODGRFXPHQWDFLyQ\ORVVRSRU-

tes necesarios para el comité.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Analizan las solicitudes, decide y se produce el

acta para dar de baja los elementos en estudio.

Miembros Comité

GH%DMDV

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. De acuerdo al acta del comité, se procede a

QRWL¿FDUD ODVHQWLGDGHVFRQ HO¿Q GHVROLFLWDU OD

documentación necesaria para iniciar los actos

administrativos de dar de baja.

Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. Proyecta los actos administrativos con base en la

documentación recibida de las entidades.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

145

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DONACIONES Y DADAS DE BAJA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

7. )LUPDORVDFWRVDGPLQLVWUDWLYRV SDUDGDUGH EDMD

los elementos.

Revisa la solicitud de donación e imparte instruc-

FLRQHVDOD GLUHFFLyQGH%LHQHV SDUDTXH SURFH-

dan con los contratos.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

8. Recibe solicitud de donación aprobada por el

secretario y designa a un funcionario para que

adelante el proceso.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. Procede a solicitar la documentación necesaria

para la elaboración del contrato de donación y las

minutas de insinuación de donación, constatando

que el bien sea de propiedad del Departamento,

si se encuentra asegurado, se proyecta el con-

trato y se envía a la Dirección de Dirección de

Contratación para su revisión.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

10. Revisa el proyecto de Contrato enviado por la

'LUHFFLyQ GH %LHQHV UHDOL]D ODV FRUUHFFLRQHV \

le da trámite.

Director Operativo Dirección de

Contratación

11. Recibe el contrato aprobado, se comunica con

HOUHSUHVHQWDQWH OHJDOGH OD HQWLGDGEHQH¿FLDULD

SDUDTXHORUHYLVH\¿UPH\VHUHPLWHSDUDOD¿UPD

del Secretario de Despacho.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

12. )LUPD HO FRQWUDWR \ HQWUHJD SDUD QXPHUDFLyQ \

fechado.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

13. Numera, fecha, toma fotocopias y envía a la Di-

UHFFLyQGH%LHQHV

Auxiliar Administrativo Despacho del Secretario

14. Revisa, actualiza la base de datos e informa para

que sean excluidos de los seguros y archiva.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$/0$&e1±,19(17$5,26$&78$/,=$'26'(%,(1(6,108(%/(6±&202'$72

1. OBJETIVO:

Llevar el inventario actualizado y realizar el seguimiento de los contra-

tos de comodato que ha suscrito el Departamento con las diferentes

entidades a nivel Nacional, Departamental o Municipal.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 42 del 26 de enero de 1993, artículos 101 y 107

• Ley 45 de 1990

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Decreto 663 de 1993

• Código de Comercio

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLRV

• Comodatos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Despacho Gobernador

 'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

• Dirección de Dirección de Contratación

5. RESULTADO:

Comodatos

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INVENTARIOS ACTUALIZADOS DE BIENES INMUEBLES – COMODATO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona solicitud de entrega de bienes in-

muebles en Contrato de donación.

Secretario Ejecutivo Despacho del

Gobernador

2. Revisa la solicitud, analiza las instrucciones dadas

por el señor Gobernador, imparte instrucciones y

UHPLWHDOD'LUHFFLyQGH%LHQHVH,QYHQWDULRV

Secretario de Despacho Despacho Secretaría

General

146 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

INVENTARIOS ACTUALIZADOS DE BIENES INMUEBLES – COMODATO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. De acuerdo con las instrucciones dadas por el Se-

cretario de Despacho, procede a solicitar la docu-

mentación necesaria para la elaboración del Con-

trato, constatando que el bien sea de propiedad

del Departamento, si se encuentra asegurado, se

proyecta el contrato y se envía a la Dirección de

Dirección de Contratación para su revisión.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Revisa el proyecto de Contrato enviado por la Di-

UHFFLyQGH%LHQHV \UHDOL]D ODVFRUUHFFLRQHV\ OH

da trámite.

Director Operativo Dirección de Contra-

tación

5. Recibe el contrato aprobado, se comunica con

HOUHSUHVHQWDQWH OHJDO GH ODHQWLGDG EHQH¿FLDULD

SDUDTXHORUHYLVH\¿UPH\VHUHPLWHSDUDOD¿UPD

del Secretario de Despacho.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. 5HYLVD\¿UPDHOFRQWUDWR\ORGHYXHOYHDOD'LUHF-

FLyQGH%LHQHV

Secretario de Despacho Despacho de la Secre-

taría

7. Numera, fecha, toma fotocopias y envía a la Di-

UHFFLyQGH%LHQHV

Auxiliar Administrativo Despacho de la Secre-

taría

8. Revisa, actualiza la base de datos y archiva. Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$6(*85$0,(172±&2175$7$&,Ï1'(3Ï/,=$6

1. OBJETIVO:

Garantizar el oportuno aseguramiento de los bienes e intereses patri-

moniales del Departamento.

2. MARCO LEGAL:

 /H\GH(VWDWXWR)LQDQFLHUR

• Ley 45 de 1990

• Ley 80 de 1993

• Código de Comercio.

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Resolución de nombramiento

• Escrituras

• Cartas de propiedad

 )DFWXUDV

• Ingresos almacén

• Contratos

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional Especializado

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

 %LHQHVDVHJXUDGRV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONTRATACIÓN DE PÓLIZAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Analiza la base de bienes a asegurar e informa al

Secretario de Despacho para que autorice iniciar

la licitación.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Autoriza iniciar el proceso licitatorio. Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. Imparte instrucciones al profesional para realizar

el estudio de precios de mercado, da las directri-

ces del estudio de conveniencia y las del pliego

de condiciones para la licitación.

Profesional Especiali-

zado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. Realiza la investigación de los precios del merca-

do asegurador, elabora estudio de conveniencia

y la parte técnica de los pliegos de condiciones.

Remite al director para su análisis.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. Analiza resultados y presenta al Secretario de

Despacho el proyecto de pliego de condiciones.

Profesional Especiali-

zado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

147

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN DE PÓLIZAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

6. Ordena la disponibilidad presupuestal para el

proceso y cita a Comité Directivo para analizar

pliego de condiciones.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. Una vez aprobado el pliego de condiciones, en-

vía al Director de Dirección de Contratación de

esta Secretaría.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. Revisa los pliegos de condiciones y los somete a

consideración de la Unidad Especial de Contra-

tación. Es aprobado y remitido al despacho de la

Secretaría General.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. Direcciona el proceso de licitación y se adjudica

el contrato.

Director Operativo %LHQHVH,QYHQWDULRV

10. Revisa el cumplimiento de los requisitos de eje-

FXFLyQ\HQYtDD OD'LUHFWRUDGH%LHQHVH ,QYHQ-

tarios copia del contrato para la supervisión, con-

trol y ejecución.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

11. Recibe el contrato y las pólizas del programa de

seguros y asigna profesional para encargarse de la

supervisión, entregándole toda la documentación.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

12. Revisa las pólizas contratadas dentro del programa

GHVHJXURV YHUL¿FD ODVSULPDV FREUDGDV HODERUD

cuadro de resultados del programa, ingresa infor-

mación al sistema y actualiza valores asegurados

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

13. Revisa cuadro de resultados y ordena elaborar la

cuenta de cobro.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

14. Elabora cuenta de cobro y remite al profesional

encargado.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

15. Confronta los soportes de las cuentas, elabora la

orden de pago y organiza los soportes y entrega

DO'LUHFWRUSDUDOD¿UPD

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

16. )LUPD\ HQYtDDOD 'LUHFFLyQGH 6HUYLFLRV$GPL-

nistrativos y Dirección Jurídica, para el trámite de

pago en la Secretaría de Hacienda.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$6(*85$0,(172±(;&/86,Ï1'(%,(1(6'(/$63y/,=$6

1. OBJETIVO:

Excluir todos aquellos bienes que previo proceso de baja sean enaje-

nados a cualquier título o se den de baja por obsolescencia, deterioro,

de igual forma excluye los bienes entregados en calidad de comodato

y cuya responsabilidad de asegurar corresponde al comodatario.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 42 del 26 de enero de 1993, artículos 101 y 107

• Ley 45 de 1990

• Ley 80 de 1993 y sus decretos regrlamentarios

• Decreto 663 de 1993

• Código de Comercio

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Resoluciones

• Actas de baja de comités

• Denuncias

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Elementos dados de baja excluidos de las pólizas de seguro

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

EXCLUSIÓN DE BIENES DE LAS PÓLIZAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. 5HFLEH GHO &RPLWp GH %DMDV ORV GRFXPHQWRV

soportes en los cuales consta la baja de bienes

PXHEOHV \R WUDQVIHUHQFLD GHO GRPLQLR D FXDO-

quier título y los entregados en comodato cuya

obligación sea del comodatario.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

148 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

EXCLUSIÓN DE BIENES DE LAS PÓLIZAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

2. Revisa y estudia las solicitudes de exclusión de

bienes inmuebles y los títulos de tradición y cer-

WL¿FDGRVGHWUDGLFLyQ\OLEHUWDG\HQWUHJDDODVH-

cretaria para reparto al Profesional Universitario

responsable del programa de seguros.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FD OD LQIRUPDFLyQ GH ORV ELHQHV DVHJXUD-

GRVFRQ ORV GRFXPHQWRV HQORV TXH FHUWL¿FD OD

enajenación a cualquier título donde consta la

transferencia del dominio, y la confronta con el

ELHQDVHJXUDGR\ SURFHGHDUHDOL]DU HOR¿FLR GH

H[FOXVLyQDQWH ODDVHJXUDGRUD SDUD OD¿UPD GHO

Director, revisán las pólizas que otorgan los co-

modatarios a favor del Departamento. Procede a

UHDOL]DUHOR¿FLRGHH[FOXVLyQGHORVELHQHV

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. )LUPD HO R¿FLR D OD DVHJXUDGRUD HQ HO FXDO VH

H[FOX\H HO ELHQ GHO VHJXUR 2UGHQD ORV R¿FLRV

al almacenista y contador del Departamento en

caso de transferencia del dominio. En cuanto a

los contratos de comodatos se ordena ingresar

la información al sistema de bienes.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. (ODERUDORV R¿FLRVSDUD HO FRQWDGRU\ HODOPD-

cenista del Departamento. Prepara los soportes

para fotocopiar los documentos en los cuales

consta la transferencia del dominio de los bie-

nes. Relaciona en el sistema la información ve-

UL¿FDGD

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. 5HFLEHORVFHUWL¿FDGRVSRUH[FOXVLRQHVGHELHQHV

\SURFHGHDYHUL¿FDUTXHVHUHDOLFHODGHYROXFLyQ

de primas de acuerdo con la vigencia solicitada y

que el valor liquidado sea el correcto y procede a

UHDOL]DUHOR¿FLRDODDVHJXUDGRUDGHVROLFLWXGGH

giro por devolución de primas.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. 3URFHGH D ¿UPDU R¿FLR GH JLUR GH H[FOXVLRQHV

para que sea remitido a la Compañía Asegura-

dora.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. Una vez recibe el cheque de la Compañía Ase-

JXUDGRUDSURFHGHD UHDOL]DUR¿FLR DOD WHVRUHUtD

General del Departamento, para el ingreso del

respectivo cheque.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. 3URFHGHD ¿UPDU HO R¿FLRSDUD HO 7HVRUHUR'H-

partamental.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

ASEGURAMIENTO – RECLAMACIONES POR SINIESTROS

1. OBJETIVO:

Presentar las reclamaciones ante las Compañías Aseguradoras que

atienden el programa de seguros del Departamento por los siniestros

presentados.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 42 del 26 de enero de 1993, artículos 101 y 107

• Ley 45 de 1990

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

• Decreto 663 de 1993

• Código de Comercio

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Almacenista General

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

• Reclamaciones por siniestros

6. OBSERVACIONES:

Que los siniestros sean reportados inmediatamente por las dependencias

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

149

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

RECLAMACIONES POR SINIESTROS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recepciona cada uno de los informes por siniestra-

lidad de los diferentes bienes del Departamento.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Revisa, analiza y remite al profesional con las

instrucciones correspondientes para el aviso a la

aseguradora.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. (QWUHJDDO 3URIHVLRQDO8QLYHUVLWDULR HOR¿FLR GHO

siniestro.

Secretario Ejecutivo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. 5HYLVDHO R¿FLRGH DYLVRGHOVLQLHVWUR \GHWHUPLQD 

ODSyOL]DTXHORFXEUHGHQWURGHOSURJUDPDYHUL¿FD

que se cumpla con las normas de derecho privado,

proyecta las comunicaciones para solicitar infor-

mes a las dependencias que reportan el siniestro.

3UR\HFWDR¿FLRDODDVHJXUDGRUDSDUD¿UPDGHOD

'LUHFWRUDHQ HOFXDO OHQRWL¿FD OD RFXUUHQFLDGHO

mismo y a su vez informa del siniestro ocurrido a

OD2¿FLQDGH&RQWURO'LVFLSOLQDULR

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. )LUPDORVR¿FLRVSDUDODDVHJXUDGRUDHLPSDUWHODV

instrucciones para cumplir los requisitos exigidos

por la aseguradora para obtener la indemnización,

consulta a la Secretaria General si se opta por la

reposición del bien o se opta por la indemnización.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. Analiza y decide sobre la reposición o la indem-

nización.

Secretario de Despacho Despacho Secretaría

General

7. Ejecuta las instrucciones de la Secretaria, en el

caso de reposición de los bienes a indemnizar or-

dena el trámite a seguir para solicitar cotizaciones.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

8. Proyecta la comunicación con el soporte técni-

co necesario para la reposición o indemnización

según el caso.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

9. En caso de siniestro de vehículos por pérdida to-

WDORSRUGDxRV VHSUR\HFWDR¿FLRDORV LQJHQLH-

URVPHFiQLFRVFRQHO¿QGHFXPSOLUORVUHTXLVLWRV

a la aseguradora.

En cuanto a la cuantía de la reclamación. Recep-

ciona las solicitudes para la autorización del retiro

de vehículos de los talleres de la aseguradora en

el caso de siniestralidad por pérdida parcial por

daños.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

10. Ingresa al sistema las novedades por reposición de

bienes e indemnizaciones. Revisa la documenta-

ción de los vehículos siniestrados por pérdida total

y que se deben legalizar para la respectiva reposi-

ción por parte de la Compañía aseguradora.

Profesional Universitario 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

11. Revisa el diligenciamiento de formularios de ve-

KtFXORVVLQLHVWUDGRVSDUD¿UPDGHO6HFUHWDULRGH

Despacho.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

12. Tramita los traspasos y cancelación de matrícu-

las de los vehículos siniestrados y que se deben

legalizar para la respectiva reposición por parte

de la compañía aseguradora. Trámite de traspa-

so por reposición de placas

Auxiliar administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

13. Ordena elaborar los informes de siniestralidad.

Ordena recibir por almacén los bienes que por

reposición son entregados por la aseguradora.

Director Operativo

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

14. Ingresa los bienes con la nota de reposición y

envía a la Directora para aseguramiento.

Almacenista General 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios –Almacén–

15. 9HUL¿FDORVGRFXPHQWRVDQH[RVSDUDHIHFWXDUODV

reclamaciones por siniestros y la cuantía de la

pérdida.

Revisa los cheques que se recepcionan por in-

demnizaciones para enviar a la Tesorería del

Departamento.

Profesional

Universitario

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$6(*85$0,(172±,1&/86,Ï1'(%,(1(6'(/$63Ï/,=$6

1. OBJETIVO:

Excluir todos aquellos bienes que previo proceso de baja sean enaje-

nados a cualquier título o se den de baja por obsolescencia, deterioro,

de igual forma excluye los bienes entregados en calidad de comodato

cuya responsabilidad de asegurar corresponde al comodatario.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 42 del 26 de enero de 1993, artículos 101 y 107

• Ley 45 de 1990

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Decreto 663 de 1993

• Código de Comercio

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

150 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Acta de Ingreso contable.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Especializado

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

 %LHQHVTXHLQJUHVDQDODOPDFpQ\DODSROL]DGHVHJXURV

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INCLUSIÓN DE BIENES DE LAS PÓLIZAS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe del Almacén General copia de los com-

probantes de ingreso de los bienes que requie-

ren ser asegurados y traslada a inventarios para

GHVFDUJDUODGH ODEDVH GHGDWRV (ODERUD R¿FLR

de trámite para la aseguradora solicitando la in-

clusión de los bienes.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

2. Descarga de la base de datos de inventarios. Auxiliar Administrativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

3. 9HUL¿FDODLQIRUPDFLyQ GHORVELHQHV DDVHJXUDU

\SURFHGHDSUR\HFWDUR¿FLRGHFRWL]DFLyQDQWHOD

DVHJXUDGRUDSDUDOD¿UPDGHO'LUHFWRU

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

4. 5HFLEHR¿FLRGH UHVSXHVWDSDUD FRWL]DFLyQ\RU-

GHQDVHSUR\HFWHR¿FLRVROLFLWDQGRGLVSRQLELOLGDG

presupuestal.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

5. 3UR\HFWDR¿FLR VROLFLWDQGR GLVSRQLELOLGDG SUHVX-

puestal.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

6. )LUPDHO R¿FLR SDUDOD 'LUHFFLyQ $GPLQLVWUDWLYD

para Disponibilidad presupuestal.

Director Operativo 'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

7. 3UR\HFWDR¿FLRSDUD¿UPDGHO 'LUHFWRUFRQFRSLD

a inventarios solicitando la inclusión en las póli-

zas respectivas a Compañía de Seguros.

Profesional

Especializado

'LUHFFLyQGH%LHQHVH

Inventarios

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2175$7$&,Ï1',5(&7$

1. OBJETIVO:

Emitir concepto jurídico sobre el cumplimiento de los requisitos de los

distintos procesos de contratación, así como aprobar cualquier garan-

tía que se constituya con ocasión de la actividad contractual de compe-

tencia de la Secretaría General.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios

• Decreto Departamental N° 007 de 2006

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLR5HPLVRULR

• Memorandos

• Minuta modelo

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional Universitario

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Contratación directa jurídicamente viable

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

151

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe de las diferentes direcciones las so-

licitudes de oferta, condiciones mínimas de

participación y demás actos administrativos

correspondientes y los radica en el libro para

posteriormente hacer entrega al Director de Di-

rección de Contratación.

Secretario Ejecutivo Dirección

de Contratación

2. Realiza la asignación al funcionario correspon-

diente.

Director Operativo Dirección

de Contratación

PC

3. Recibe los documentos y realiza la revisión de la

documentación y minuta de la orden.

Profesional Universitario Dirección

de Contratación

4. Envía el proceso a la Secretaría General para

¿UPD

Secretario Ejecutivo Dirección

de Contratación

5. 5HYLVD¿UPDORVGRFXPHQWRV\ORVHQYtDQXHYD-

mente a Dirección de Contratación.

Secretario de Despacho Despacho

de la Secretaría

PC

6. Proyecta y presenta la aprobación de la garan-

WtDD ¿UPD GHO'LUHFWRU GH 'LUHFFLyQGH &RQWUD-

tación.

Profesional Universitario Dirección

de Contratación

7. Revisa la garantía única de cumplimiento y sus-

cribe la aprobación de la misma.

Director Operativo Dirección

de Contratación

*DUDQWtDÒQLFD

de Cumplimiento

PC

8. 3UR\HFWDR¿FLR SDUD ¿UPD GHO 'LUHFWRU FRPXQL-

cando la designación como interventor y anexa

copia del contrato y de la aprobación de la ga-

rantía.

Archiva el expediente.

Secretario Ejecutivo Dirección

de Contratación

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

CONTRATACIÓN – CONTRATACIÓN DIRECTA INFERIOR 10% MENOR CUANTÍA

1. OBJETIVO:

Contratar la compra de bienes, servicios o la ejecución de obras de

acuerdo con el plan de desarrollo y las necesidades de las dependen-

cias en cumplimiento de su misión, por el procedimiento para la contra-

tación directa, inferior al 10% del presupuesto departamental hasta el

tope de la menor cuantía de acuerdo con las normas que lo rigen.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos regrlamentarios.

• Decreto Departamental 007 de 2006

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Minutas.

• Libro de radicación y numeración.

• Estudio de Conveniencia.

• Hoja de ruta.

 ҏ,QYLWDFLyQ\&RQGLFLRQHV

• Evaluación técnica y jurídica.

• Contrato.

• Aprobación póliza (sello).

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Despacho del Secretario

• Dirección de Contratación.

• Dirección de Infraestructura de Transporte.

5. RESULTADO:

6. OBSERVACIONES:

'H¿QLFLRQHV

• Despacho: Despacho del Secretario.

• DOGC. : Dirección de Contratación.

• DOGT.: Direcciones Técnicas:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONTRATACIÓN DIRECTA INFERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Ordena el inicio del proceso de contratación. Secretario de Despacho

'LUHFWRU2SHUDWLYR

6HFUHWDUtD*HQHUDO'L-

rección de Contratación

)HFKDGH

envío

2. Diligencia formato o estudios previos. Entidad Solicitante Control

presupuestal

)HFKDGH

control.

3. 3UR\HFWDR¿FLRD3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Entidad Solicitante Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

152 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA INFERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

4. )LUPDR¿FLRUHPLVLyQ3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Entidad Solicitante Pólizas )HFKDGH

legalización.

5. &RRUGLQD HQYtR R¿FLR 3ODQHDFLyQ 'HSDUWDPHQ-

tal.

Entidad Solicitante Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

6. 9HUL¿FDFLyQGH3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Secretaría de

Planeación

Copia orden de

trabajo

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

7. Solicita Disponibilidad Presupuestal. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

8. Elabora solicitud disponibilidad presupuestal. Secretaría de Hacienda )HFKD

9. )LUPDVROLFLWXGGLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHVWDO 'LUHFWRU)LQDQFLHUR Director Orden de pago y

Hoja de control

documental

Número de la

orden.

10. 5HFHSFLyQ\ HQYtR FRSLD FHUWL¿FDGRGLVSRQLELOL-

dad presupuestal.

Técnico Operativo Dirección de

Presupuesto

)HFKDGH

envío.

11. Elaboración condiciones e invitación. Profesional Dirección de

Contratación

Control presu-

puestal

)HFKDGH

control.

12. Concepto jurídico y recomendación. Profesional Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

13. 9HUL¿FDREVHUYDFLRQHV Pólizas )HFKDGH

legalización.

14. Realiza Ajustes. Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

15. &RQRFH\¿UPD Director Operativo Dirección de

Contratación

Copia orden de

trabajo

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

16. Coordina y envía. Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

)HFKD

17. Numera y remite. Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

)HFKD

18. Archiva. Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

Orden de pago y

Hoja de control

documental

Número de la

orden.

19. Recepción de propuestas. Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

Orden de pago y

Hoja de control

documental

)HFKDGH

remisión.

20. Coordina análisis técnico. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

recibo.

21. Realiza análisis técnico. – Entidad Solicitante )HFKDGH

recibo.

22. Remite análisis técnico. – Entidad Solicitante )HFKDGH

envío.

23. Revisión concepto jurídico. Profesional Dirección de

Contratación

Control presu-

puestal

)HFKDGH

control.

24. 9HUL¿FDFLyQMXUtGLFD Administrativo Dirección de

Contratación

Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

25. Realiza ajustes sugeridos. Entidad Solicitante Pólizas )HFKDGH

legalización.

26. (VWDEOHFHRDVLJQD,QWHUYHQWRU6XSHUYLVRU Director Entidad Solicitante Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

27. Elabora minuta. Profesional Dirección de

Contratación

Copia orden de

trabajo

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

28. Perfeccionamiento de la orden de trabajo. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

29. Coordinación envío. Técnico Dirección de

Contratación

)HFKD

30. Numera y remite. Técnico Dirección de

Contratación

Orden de pago y

Hoja de control

documental

Número de la

orden.

31. Archivo. Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

Orden de pago y

Hoja de control

documental

)HFKDGH

remisión.

32. Radica en el libro, numera y fecha orden de

trabajo.

Técnico Dirección de

Contratación

)HFKDGH

recibo.

33. Remite Secretaría de Hacienda para registro pre-

supuestal.

Profesional Servicios

Administrativos

)HFKDGH

recibo.

34. 9HUL¿FDFLyQ6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Secretaría de Hacienda )HFKDGH

envío.

35. Corrige las observaciones de la Secretaría de

Hacienda y nuevamente lo envía a ella.

Profesional Servicios

Administrativos

Control presu-

puestal

)HFKDGH

control.

36. Realiza el control presupuestal. Profesional Servicios

Administrativos

Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

153

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA INFERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

37. Remite orden de trabajo. Profesional DOGC Pólizas )HFKDGH

legalización.

38. Legalización orden de trabajo (aprobación de pó-

lizas).

Profesional DOGC Orden de trabajo )HFKDGH

remisión.

39. Remite copia orden de trabajo. Profesional Entidad

Solicitante

Copia orden de

trabajo

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

40. (QWUHJDIRWRFRSLDDO,QWHUYHQWRU6XSHUYLVRU Técnico Dogc )HFKD

41. 9HUL¿FDGRFXPHQWDO RULJLQDO\ GLOLJHQFLDIRUPDWR

si se requiere trámite de anticipo.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

42. Remite formato para trámite de anticipo. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de pago y

Hoja de control

documental

Número de la

orden.

43. Elabora orden de pago. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de pago y

Hoja de control

documental

)HFKDGH

remisión.

44. Remite orden de pago con la hoja de control docu-

mental a la Secretaría de Hacienda para el pago.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

recibo.

45. Archivo. Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

recibo.

46. Archivo del original de la orden de trabajo. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2175$7$&,Ï1±&2175$7$&,Ï1',5(&7$683(5,250(125&8$17Ë$

1. OBJETIVO:

Contratar la compra de bienes, servicios o la ejecución de obras de

acuerdo con el plan de desarrollo y las necesidades de las dependen-

cias en cumplimiento de su misión, por el procedimiento para la contra-

tación directa, superior al 10% del presupuesto departamental hasta el

tope de la menor cuantía de acuerdo con las normas que lo rigen.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Aprobación póliza (sello).

• Contrato.

• Estudio de Conveniencia.

• Evaluación técnica y jurídica.

• Hoja de control documental.

• Hoja de ruta.

• Instructivo para pólizas.

• Libro de radicación.

• Minutas.

• Proyecto términos de referencia.

• Resolución de adjudicación.

• Resoluciones (apertura y adjudicación).

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho.

• Dirección de Contratación

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

&RQWUDWR¿UPDGR\OLVWRSDUDLQLFLDUHMHFXFLyQ

6. OBSERVACIONES:

'H¿QLFLRQHV

• Despacho: Despacho del Secretario.

• DOGT Dirección o Grupo Técnico que requiere la contratación.

• DOGC: Dirección o grupo de contratación (jurídicos).

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONTRATACIÓN DIRECTA SUPERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Ordena el inicio del proceso de contratación. Secretario de Despacho Secretaría General Radicación

DOGT

2. Diligencia formato o estudios previos. Entidad Solicitante • Estudio de-

Conveniencia y

oportunidad.

• Estudio de condi-

ciones y precios

del mercado.

• Análisis de ries-

gos futuros del

contrato.

)HFKDGHO

Informe.

154 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA SUPERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. 3UR\HFWDR¿FLRD3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Entidad Solicitante 2¿FLRD

planeación

)HFKDGHO

2¿FLR

4. )LUPDR¿FLR UHPLVLyQ 3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQ-

tal.

Entidad Solicitante )HFKDGHO

R¿FLR

5. &RRUGLQDHQYtR R¿FLR3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQ-

tal.

Entidad Solicitante Documento de

envío.

6. 9HUL¿FDFLyQGH3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Secretaría

de Planeacion

)HFKDGH

radicación.

7. Realiza correcciones. Entidad Solicitante Correcciones )HFKDGHO

Informe.

8. Elabora solicitud disponibilidad presupuestal. Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRGH

Solicitud

Presupuestal

)HFKDGHOD

solicitud.

9. )LUPDVROLFLWXGGLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHVWDO Secretario de Despacho Secretaría General. )HFKDGH

elaboración.

13. 5HFHSFLyQ\HQYtRFRSLDFHUWL¿FDGRGLVSRQLELOL-

dad presupuestal.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

&HUWL¿FDGRGH

Disponibilidad

prespuestal

Número de

disponibilidad.

14. Elaboración proyecto contenido técnico, eco-

QyPLFR\¿QDQFLHUR WpUPLQRVGHUHIHUHQFLD\R

pliego de condiciones.

Profesional Entidad Solicitante Proyecto conteni-

do técnico, econó-

PLFR \ ¿QDQFLHUR

y términos de re-

IHUHQFLD\RSOLHJR

de condiciones.

)HFKDGH

elaboración.

15. Elaboración proyecto, contenido jurídico, térmi-

QRVGHUHIHUHQFLD\RSOLHJRGHFRQGLFLRQHV

Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

16. &RQVROLGDFLyQWpUPLQRV GH UHIHUHQFLD \R SOLH-

gos de condiciones jurídico, técnico, económico

\¿QDQFLHUR

Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGHFRQ-

solidación.

17. Elaboración proyecto resolución de apertura. Profesional. Dirección de

Contratación

Resolución de

Apertura

)HFKDGH

elaboración.

18. Remite proyecto resolución de apertura, proyec-

to de pliegos y documentos soportes al Comité

de Contratación Directa – Dirección Contratos y

Asuntos Administrativos.

Director Operativo Dirección de

Contratación

Resolución de

Apertura, Pliegos

)HFKDGH

envío.

19. Realiza análisis jurídico. Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

20. 9HUL¿FDREVHUYDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

contratación

21. Realiza Ajustes. Profesional. Dirección de Contra-

tación

)HFKDGH

ajustes.

23. Ordena publicar proyecto de pliegos. Directivo Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

publicación.

24. Coordina publicar en la página web el proyecto

GHSOLHJR GHFRQGLFLRQHV \RWpUPLQRVGH UHIH-

rencia.

Profesional. Dirección de

Contratación

Publicación en

página web

)HFKDGH

la orden de

publicación.

25. Pública en la página web. Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

publicación.

26. 9HUL¿FDFLyQREVHUYDFLRQHVDOERUUDGRU Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGHRE-

servaciones.

27. Resuelve observaciones técnicas. Profesional. Entidad Solicitante Observaciones

técnicas

)HFKDGH

elaboración.

28. Resuelve observaciones jurídicas. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

29. 3UR\HFWDR¿FLR GHUHPLVLyQ GH ODVREVHUYDFLR-

nes.

Profesional Dirección de

Contratación

Número de

radicación.

30. (QYtDR¿FLRSDUD¿UPD6HFUHWDULR Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGHO

R¿FLR

31. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

32. Coordina y envía. Secretario Ejecutivo Despacho del

Secretario

33. Numera y remite. Secretario Ejecutivo Despacho del

Secretario

34. Archiva. Profesional Dirección de

Contratación

35. 9HUL¿FDFLyQGHOFRQFHSWR Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

36. Recomendaciones y observaciones. Directo Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

37. Realiza ajustes. Profesional Dirección de

Contratación

Pliegos ajustados )HFKD

155

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA SUPERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

38. 2UGHQDSXEOLFDUSOLHJRVGH¿QLWLYRV Directivo Dirección de

Contratación

)HFKD

39. &RQRFH\¿UPDUHVROXFLyQGHDSHUWXUD Director Operativo. Dirección de

Contratación

Resolución de

apertura

)HFKD

40. Coordina y envía. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

41. Numera y remite. Administrativo Dirección de

Contratación

Radicado.

42. &RRUGLQDSXEOLFDFLyQSOLHJRVGH¿QLWLYRV \UHVR-

lución de apertura en la página web.

Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

43. Publica en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

Pliegos publica-

dos

)HFKDGH

publicación.

44. 9HUL¿FDPRGL¿FDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

YHUL¿FDFLyQ

45. Resuelve técnicas. Profesional Entidad Solicitante )HFKD

46. Resuelve jurídicas. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

47. 3UR\HFWDR¿FLRUHPLVLyQ Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRGHUHPL-

sión

)HFKDR¿FLR

48. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

49. Coordina envío. Profesional Dirección de

Contratación

50. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

Número de

radicación.

51. Archiva. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

52. 5HYLVLyQGHPRGL¿FDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

53. 9HUL¿FDFLyQGHFRQFHSWR Directivo Dirección de

Contratación

)HFKD

54. Realiza ajustes sugeridos. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDDMXVWHV

55. Publicación o comunicación de adendos. Profesional Dirección de

Contratación

Adendos al

pliego

)HFKDGH

publicación.

56. Inscripción de proponentes. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

Inscripción.

57. Sorteo, selección de proponentes Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

sorteo

58. Recepción de propuestas. Técnico Dirección de

Contratación

Propuestas )HFKDGH

recepción

59. Cierre de la Convocatoria Pública. Profesional Dirección de

Contratación

Acta de cierre

60. Evaluación jurídica de las propuestas. Profesional Dirección de

Contratación

Evaluación jurídi-

ca de propuestas

)HFKDGH

evaluación.

61. Evaluación técnica y económica de las pro-

puestas.

Entidad Solicitante Evaluación técni-

ca y económica

de las propuestas

)HFKDGH

evaluación.

62. Informe de evaluación de las propuestas. Profesional Dirección de Contra-

tación

Informe de eva-

luación jurídico

)HFKDGH

informe.

63. Informe de evaluación de las propuestas. Profesional Entidad Solicitante Informe con-

solidado de

evaluación

)HFKDGH

informe.

64. Informe consolidado. Directivo Dirección de

Contratación

Informe

consolidado

de evaluación

jurídico,técnico,

económico

)HFKD

65. Coordina publicación en la página web del infor-

me de evaluación.

Director Operativo Dirección de

Contratación

Informe

consolidado

de evaluación

jurídico,técnico,

económico

)HFKD

66. Publica en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

Informe

consolidado

de evaluación

jurídico,técnico,

económico

)HFKD

67. Traslado del informe para consulta de los ofe-

rentes, (2 días).

Secretario Dirección de

Contratación

Informe

consolidado

de evaluación

jurídico,técnico,

económico

)HFKDGH

traslado.

156 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA SUPERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

68. 9HUL¿FDFLyQGHDFODUDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

69. Resuelve técnicas. Profesional Entidad Solicitante )HFKD

70. Resuelve jurídica. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

71. Respuesta a las observaciones. Profesional Dirección de

Contratación

Respuestas a las

observaciones

)HFKDGH

respuesta.

72. 3UR\HFWDR¿FLRGHUHPLVLyQ Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRGHUHPL-

sión

)HFKD

73. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKD

74. Coordinación envío. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

75. Numera y remite. Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

76. Archivo. Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKDGH

archivo.

77. Revisión y concepto. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

revisión.

78. 9HUL¿FDFLyQGHOFRQFHSWR Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

YHUL¿FDFLyQ

79. Realiza ajustes sugeridos. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

ajustes.

80. Determina orden de elegibilidad de proponen-

tes.

Profesional Dirección de

Contratación

Lista de elegibili-

dad de propo-

nentes

)HFKD

81. Determina orden de elegibilidad de proponen-

tes.

Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

82. Elabora orden de elegibilidad y recomienda. Directivo Dirección de

Contratación

Lista de elegibili-

dad de propo-

nentes ordenada

)HFKD

83. &RQRFH\ ¿MD IHFKDGH DXGLHQFLD GH DGMXGLFD-

ción.

Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKDV

84. (ODERUDR¿FLRFRPXQLFDQGRIHFKDGHDXGLHQFLD

de adjudicación a los proponentes.

Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRGHDXGLHQ-

cia

)HFKD

85. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despaho Despacho del

Secretario

)HFKD

86. Coordina envío. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

coordinación.

87. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

88. Archiva. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKD

89. Realiza audiencia de adjudicación, coordinada

por las Direcciones Técnica y de Contratación,

con participación del Comité de Contratación

Directa.

Secretario de Despacho Despacho DOGC (jurí-

dico) , DOGT Y Unidad

de Contratación

)HFKDGH

audiencia de

adjudicación.

90. Declaratoria de desierta. Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

91. Elabora resolución de adjudicación. Profesional Dirección de

Contratación

Resolución de

adjudicación

)HFKDGH

elaboración.

92. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKD

93. Coordina envío. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

coordinación.

94. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

95. Archiva. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKD

96. &RRUGLQDR¿FLR GH QRWL¿FDFLyQ \ SXEOLFD HQ OD

página web.

Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDV

97. Publicación en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

publicación.

98. (QYtRQRWL¿FDFLyQ Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

99. Archiva. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

archivo

100. (VWDEOHFHRDVLJQD,QWHUYHQWRU6XSHUYLVRU Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

101. Elabora minuta. Profesional Dirección de

Contratación

Minuta del

Contrato

)HFKDGH

elaboración.

157

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTRATACIÓN DIRECTA SUPERIOR 10% MENOR CUANTÍA

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

102. Envía minuta. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKD

103. Perfeccionamiento del Contrato. Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

Contrato )HFKDGH

perfecciona-

miento.

104. Radica en el libro, numera y fecha el contrato. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

radicado.

105. Remite Secretaría de Hacienda para registro

presupuestal.

Técnico Dirección de

Contratación

)HFKDGH

remisión.

106. 9HUL¿FDFLyQ6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

107. Corrige las observaciones de la Secretaría de

Hacienda y nuevamente lo envía a ella.

Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

108. Realiza el control presupuestal. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Control

presupuestal

)HFKDGH

control.

109. Remite contrato. Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKDGH

remisión.

110. Legalización contrato: aprobación de pólizas,

timbre y publicación.

Técnico Dirección de

Contratación

Pólizas )HFKDGH

legalización.

111. Remite copia contrato. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

remisión.

112. (QWUHJDIRWRFRSLDDO,QWHUYHQWRU6XSHUYLVRU Técnico Dirección de

Contratación

Copia del

contrato

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

113. 9HUL¿FD GRFXPHQWDO RULJLQDO \ GLOLJHQFLD

formato.

Técnico Dirección de

Contratación

)HFKD

114. Remite formato para trámite de anticipo. Técnico Dirección de

Contratación

)RUPDWRSDUDWUi-

mite de anticipo

)HFKD

115. Elabora orden de pago. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de pago Número de la

orden.

116. Remite orden de pago con la hoja de control

documental a la Secretaría de Hacienda para

el pago.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de pago

y control

documenta

)HFKDGH

remisión.

117. Remite archivo contrato original. Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Contrato original )HFKDGH

recibo.

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2175$7$&,Ï1±/,&,7$&,Ï12&21&85623Ò%/,&2

1. OBJETIVO:

Contratar la compra de bienes, servicios o la ejecución de obras de

acuerdo con el plan de desarrollo y las necesidades de las dependen-

cias en cumplimiento de su misión, por el procedimiento para la Licita-

ción o Concurso Público de acuerdo con la cuantía establecida en el

Departamento para ello de acuerdo con la las normas que lo rigen.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Instructivo para pólizas.

• Minutas

• Libro de radicación y numeración

• Estudio de Conveniencia

• Proyecto Pliegos de Condiciones.

• Resoluciones (apertura y adjudicación)

• Hoja de Ruta

• Evaluación Técnica y jurídica

• Resolución de adjudicación

• Contrato

• Aprobación póliza (Sello)

• Hoja de control documental

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho.

• Director Operativo

• Profesional

• Técnicos

• Auxiliares Administrativos

• Secretaría Ejecutiva.

5. RESULTADO:

Contrato legalizado, para iniciar la ejecución

6. OBSERVACIONES:

'H¿QLFLRQHV

• Despacho: Despacho del Secretario.

• DOGC: Dirección o Grupo de Contratación.

• DOGT.: Dirección o Grupo Técnico.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

158 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Ordena el inicio del proceso de contratación. Secretario de Despacho Secretaría General Radicación

DOGT.

2. Diligencia formato o estudios previos. Profesional. Entidad Solicitante.  (VWXGLRGH

Conveniencia

y oportunidad.

 (VWXGLRGH

condiciones

y precios del

mercado.

 $QiOLVLVGH

riesgos futuros

del contrato.

 (QWUHJDSDUD

9R%R'LUHFWRU

 (QWUHJDSDUD

UHYLVLyQ\¿UPD

Dirección de

Contratación

)HFKDGHO

Informe.

3. Revisa formato de estudios previos y anexos. Profesional Dirección de

Contratación

4. )LUPDIRUPDWRGHHVWXGLRVSUHYLRV Director Operativo Dirección de

Contratación

5. )LUPDIRUPDWRGHHVWXGLRVSUHYLRV Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

6. 3UR\HFWDR¿FLRD3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Técnico. Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRD

Planeación

)HFKDGHO

2¿FLR

7. )LUPDR¿FLRUHPLVLyQ3ODQHDFLyQ 'HSDUWDPHQ-

tal.

Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

2¿FLRD

Planeación

)HFKDGH

R¿FLR

8. &RRUGLQDHQYtRR¿FLR3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQ-

tal.

Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRD

Planeación

Documento de

envío.

9. 9HUL¿FDFLyQGH3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

radicación.

10. Realiza correcciones. Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGHO

Informe.

11. Elabora solicitud disponibilidad presupuestal. Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

Solicitud de

disponibilidad

presupuestal

)HFKDGHOD

solicitud.

12. 3UR\HFWD\SUHVHQWD SDUDOD ¿UPDHOLQIRUPH D

la Cámara de Comercio del proceso que pre-

tenda abrir.

Profesional Dirección de

Contratación

Informe a la

Cámara de

Comercio

)HFKDGHO

Informe.

13. 1XPHUD\HQYtDR¿FLRHQPHGLRPDJQpWLFR Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

14. )LUPDVROLFLWXGGLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHVWDO Secretario de Despacho Secretaría General. Solicitud disponi-

bilidad presu-

SXHVWDO¿UPDGD

)HFKDGH

elaboración.

15. Coordina el envío. Técnico Despacho del

Secretario

)HFKDGH

envío.

18. 5HFHSFLyQ\HQYtRFRSLD FHUWL¿FDGRGLVSRQLEL-

lidad presupuestal.

Técnico Despacho del

Secretario

Número de

disponibilidad

19. Elaboración proyecto contenido técnico, eco-

QyPLFR\¿QDQFLHURWpUPLQRVGHUHIHUHQFLD\R

pliego de condiciones.

Profesional Dirección de

Contratación

Proyecto con

contenido técni-

co, económico

\¿QDQFLHUR\

términos de refe-

UHQFLD\RSOLHJR

de condiciones

)HFKDGH

elaboración.

20. Elaboración proyecto, contenido jurídico, térmi-

QRVGHUHIHUHQFLD\RSOLHJRGHFRQGLFLRQHV

Profesional. Dirección de Contra-

tación

Proyecto con

contenido jurídico

y, términos de

UHIHUHQFLD\R

pliego de condi-

ciones.

)HFKDGH

elaboración.

21. &RQVROLGDFLyQWpUPLQRV GHUHIHUHQFLD \RSOLH-

gos de condiciones jurídico, técnico, económi-

FR\¿QDQFLHUR

Profesional. Dirección de Contra-

tación

Términos de

UHIHUHQFLD\R

pliegos de con-

diciones jurídico,

técnico, económi-

FR\¿QDQFLHUR

)HFKDGHFRQ-

solidación.

22. Elaboración proyecto resolución de apertura. Profesional. Dirección de Contra-

tación

Resolución de

apertura

)HFKDGH

elaboración.

22A. 3UR\HFWDR¿FLR Profesional Dirección de Contra-

tación

2¿FLR )HFKDGH

elaboración

23. Remite proyecto resolución de apertura, pro-

yecto de pliegos y documentos soportes a la

Unidad de Contratación – Dirección Contratos

y Asuntos Administrativos.

Profesional. Dirección de Contra-

tación

Resolución de

apertura, pro-

yecto de pliegos

y documentos

soportes

)HFKDGH

envío.

159

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

24. Realiza análisis jurídico. Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

25. 9HUL¿FDREVHUYDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

contratación.

26. Realiza Ajustes Jurídicos. Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

ajustes.

26A. Realiza Ajustes Técnicos. Profesional Entidad Solicitante. )HFKDGH

ajustes

27. Conoce y remite ajustes. Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

ajustes.

28. Ordena publicar proyecto de pliegos. Director Operativo Dirección de Contra-

tación

)HFKDGH

publicación.

29. Coordina publicar en la página web el proyecto

GH SOLHJR GH FRQGLFLRQHV \R WpUPLQRV GH UH-

ferencia.

Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

la orden de

publicación.

30. Publica en la página web. Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGH

publicación.

31. 9HUL¿FDFLyQREVHUYDFLRQHVDOERUUDGRU Profesional. Dirección de

Contratación

)HFKDGHRE-

servaciones.

32. Resuelve observaciones técnicas. Profesional. Entidad Solicitante. )HFKDGH

elaboración.

33. Resuelve observaciones jurídicas. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

33A. Consolida observaciones. Profesional Dirección de

Contratación

Observaciones )HFKDFRQVROL-

dación

34. 3UR\HFWDR¿FLRGH UHPLVLyQGHODV REVHUYDFLR-

nes.

Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRGH

remisión

Número de

radicación.

35. (QYtDR¿FLRSDUD¿UPD6HFUHWDULR Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGHO

R¿FLR

36. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKD

37. Coordina y envía. Técnico Despacho del

Secretario

)HFKD

38. Numera y remite. Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicado.

39. 9HUL¿FDFLyQGHOFRQFHSWR Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

40. Recomendaciones y observaciones. Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

41. Realiza ajustes sugeridos. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

41. Consolida. Profesional Dirección de

Contratación

fecha

42. 2UGHQDSXEOLFDUSOLHJRVGH¿QLWLYRV Director Operativo Dirección de

Contratación

Pliegos

'H¿QLWLYRV

)HFKD

43. &RQRFH\¿UPDUHVROXFLyQGHDSHUWXUD Director Operativo. Dirección de

Contratación

)HFKD

44. Coordina y envía. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

45. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

46. Archiva. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

47. &RRUGLQDSXEOLFDFLyQSOLHJRVGH¿QLWLYRV\UHVR-

lución de apertura en la página web.

Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

48. Publica en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

publicación.

49. 9HUL¿FDPRGL¿FDFLRQHVSOLHJRVGH¿QLWLYRV Profesional Dirección de

Contratación

0RGL¿FDFLRQHVD

pliegos

)HFKDGH

YHUL¿FDFLyQ

50. Resuelve técnicas. Profesional Entidad Solicitante.

51. Resuelve jurídicas. Profesional Dirección de

Contratación

51A. Consolida adendas. Profesional Dirección de

Contratación

Adendos )HFKD

52. 3UR\HFWDR¿FLRUHPLVLyQ Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRGH

remisión

)HFKDR¿FLR

53. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Secretaría General.

54. Coordina envío. Técnico Despacho del

Secretario

55. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

160 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

56. Archiva. Auxiliar Administrativo Despacho del

Secretario

57. 5HYLVLyQGHPRGL¿FDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

58. 9HUL¿FDFLyQGHFRQFHSWR Director Dirección de

Contratación

Concepto PC

59. Realiza ajustes sugeridos. Profesional Dirección de

Contratación

60. Publicación o comunicación de adendos. Profesional Dirección de

Contratación

Adendos )HFKDGH

publicación.

61. Recepción de propuestas. Técnico Dirección de

Contratación

)HFKDGH

recepción

62. Cierre de licitación. Profesional Dirección de

Contratación

Acta de cierre

63. Evaluación jurídica de las propuestas. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

evaluación.

64. Evaluación técnica y económica de las pro-

puestas.

Profesional Entidad Solicitante. )HFKDGH

evaluación.

65. Informe de evaluación de las propuestas. Profesional Dirección de

Contratación

Informe de

evaluación de las

propuestas

)HFKDGH

informe.

66. Informe de evaluación de las propuestas. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

informe.

67. Informe consolidado. Director Operativo Dirección de

Contratación

Informe consoli-

dado

)HFKD

68. Coordina publicación en la página web del in-

forme de evaluación.

Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

69. Publica en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

Informe consoli-

dado publicado

)HFKD

70. Traslado del informe para consulta de los ofe-

rentes, (5 días).

Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKDGH

traslado.

71. 9HUL¿FDFLyQGHDFODUDFLRQHV Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

72. Resuelve técnicas. Profesional Entidad Solicitante. )HFKD

73. Resuelve jurídica. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

74. Consolida respuesta a las observaciones. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

respuesta.

75. 3UR\HFWDR¿FLRVGHUHPLVLyQ Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

76. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Despacho del

Secretario.

)HFKD

77. Coordinación envío. Técnico Despacho del

Secretario

)HFKD

78. Numera y remite. Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

79. Archivo. Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKDGH

archivo.

80. Revisión y concepto. Profesional Dirección de

Contratación

Concepto )HFKDGH

revisión.

81. 9HUL¿FDFLyQGHOFRQFHSWR Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

YHUL¿FDFLyQ

82. Realiza ajustes sugeridos. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

ajustes.

83. Revisa ajustes sugeridos. Director Operativo Dirección de

Contratación

)HFKD

84. Consolida proyecto respuesta de observacio-

nes.

Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

85. &RQRFH\¿MDIHFKDDXGLHQFLDGHDGMXGLFDFLyQ Secretario de Despacho Despacho del

Secretario

)HFKD

86. (ODERUDFLyQR¿FLRV IHFKDDXGLHQFLD GHDGMXGL-

cación.

Director Operativo Dirección de

Contratación

2¿FLRVIHFKD

audiencia de

adjudicación

)HFKDV

87. &RQRFH\¿UPD Director Operativo Dirección )HFKD

88. Coordina envío. Profesional Despacho del

Secretario

)HFKDGH

coordinación.

89. Numera y remite. Administrativo Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

90. Archiva. Administrativo Despacho del

Secretario

)HFKD

91. Realiza audiencia para determinar orden de

elegibilidad, coordinada por las Direcciones

Técnica y de Contratación.

Director Operativo Dirección de Contrata-

ción.

)HFKDGH

audiencia de

adjudicación.

161

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

92. Declaratoria de desierta. Secretario de Despacho Secretaría General. )HFKD

93. Elabora acta de audiencia y resolución de ad-

judicación.

Profesional Dirección de

Contratación

Acta de audien-

cia y Resolución

de adjudicación

)HFKDGH

elaboración.

94. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Secretaría

General.

)HFKD

95. Coordina envío. Profesional Despacho del

Secretario

)HFKDGH

coordinación.

96. Numera. Profesional Despacho del

Secretario

Número de

radicación.

97. Archiva. Profesional Despacho del

Secretario

98. Numera resolución. Profesional Dirección de

Contratación

Resolución de

Adjudicación

99. 3UR\HFWDR¿FLRQRWL¿FDFLyQUHVROXFLyQ\RUGHQD

publicar en la página web.

Profesional Entidad Solicitante. 2¿FLRQRWL¿FDFLyQ

de la Resolución

de adjudicación

)HFKDV

100. &RQRFHMXUtGLFD VREUH R¿FLRQRWL¿FDFLyQ UHVR-

lución.

Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

R¿FLRV

101. Publicación en la página web. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

102. Constancia de publicación. Profesional Dirección de

Contratación

Constancia de

publicación

)HFKDGH

publicación

104. (ODERUDR¿FLRGHQRWL¿FDFLyQ Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDGH

elaboración.

105. (QYtDSDUDUHJLVWUR\SURFHGHUDQRWL¿FDU Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKD

106. (IHFW~D1RWL¿FDFLyQ Profesional Dirección de

Contratación

1RWL¿FDFLyQ )HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

107. Elabora minuta contrato. Profesional Dirección de

Contratación

Minuta del

contrato

)HFKDGH

elaboración

108. Revisa minuta contrato. Director Operativo Dirección de

Contratación

Minuta del

contrato

)HFKDGH

suscripción

109. )LUPDPLQXWDFRQWUDWR Secretario de Despacho Secretaría General. &RQWUDWR¿UPDGR

110. Radica libro, numera, fecha y fotocopia. Administrativo Dirección de

Contratación

)RWRFRSLDGHO

contrato

)HFKDGH

radicación y

numeración.

111. Nombra o asigna supervisor o interventor. Secretario de Despacho Secretaría General. )HFKDGH

nombramiento

112. Remite fotocopia nombramiento, Dirección de

Contratación.

Auxiliar Administrativo Entidad Solicitante. )HFKDGH

R¿FLR

113. Conoce y ordena archiva. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

remisión.

114. 2¿FLRUHPLVRULRSDUD6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRUHPLVRULRD

Hacienda

)HFKDGH

remisión.

115. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Secretaría General 2¿FLRUHPLVRULR

para Hacienda

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

116. Coordinación y envío. Profesional Dirección de

Contratación

117. Numera y remite. Administrativo Dirección de

Contratación

118. Archiva. Técnico Dirección de

Contratación

119. 5HPLWHR¿FLR\RULJLQDOFRQWUDWRDOD6HFUHWDUtD

de Hacienda.

Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

remisión.

120. 9HUL¿FDFLyQ6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Profesional Secretaría de Hacienda )HFKDGH

recibo.

121. Control presupuestal. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

122. Corrige las observaciones de la Secretaría de

Hacienda y nuevamente lo envía a ella.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

123. (ODERUDR¿FLRUHPLVRULRSDUD+DFLHQGD Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRUHPLVRULR

para Hacienda

)HFKDR¿FLR

124. &RQRFH\¿UPD Secretario de Despacho Secretaría General. )HFKD

125. Coordina envío. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

126. Numera y remite. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

127. Archivo. Auxiliar Administrativo Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

128. 9HUL¿FDFLyQ6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Profesional Secretaría de Hacienda. )HFKD

162 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

129. Control presupuestal. Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD&RQWURO

130. Legalización contrato, aprobación pólizas, tim-

bre y publicación.

Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

legalziación

133. Elabora orden de pago. Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Orden de pago )HFKDHODER-

ración

134. Remisión hoja de control documental y orden

de pago Secretaría de Hacienda.

Profesional Dirección de Servicios

Administraivos

Hoja de Control

Documental y Or-

den de Pago

)HFKDGH

remisión

135. 9HUL¿FD6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Profesional Secretaría de Hacienda. )HFKDR¿FLR

136. Corrige observaciones de la Secretaría de Ha-

cienda y nuevamente lo envía a ella.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

137. Pago de anticipo. Profesional Secretaría de Hacienda )HFKD

138. Remite contrato original a la Dirección de Con-

tratación.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

remisión

139. Archiva copia de orden de pago. Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

140. Recibe contrato original y lo archiva. Técnico Dirección de

contratacion

Contrato Original )HFKD

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&2175$7$&,Ï1±&219(1,2,17(5$'0,1,675$7,92

1. OBJETIVO:

Contratar los servicios o la ejecución de obras de acuerdo con el plan

de desarrollo y las necesidades de las dependencias en cumplimiento

de su misión, por el procedimiento de convenios administrativos de

acuerdo con las normas que lo rigen.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

ҏ0LQXWDV

• Carta de consulta.

• Libro de radicación y numeración.

• Estudio de conveniencia.

• Hoja de ruta.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional

• Técnico.

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Convenio legalizado, para iniciar ejecución.

6. OBSERVACIONES:

'H¿QLFLRQHV

• Despacho: Despacho del Secretario.

• DOGC: Dirección o Grupo de Contratación.

• DOGT: Direcciones o Grupo Técnico que requiere de la contratación.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Ordena el inicio del proceso de contratación. Secretario de Despacho Despacho del Secretario Radicación

DOGT

2. Diligencia formato o estudios previos.

Profesional

Entidad Solicitante • Estudio de

Conve-

niencia y

oportunidad.

• Estudio de

condiciones

y precios del

mercado.

• Análisis de

riesgos

futuros del

contrato.

)HFKDGHO

Informe.

163

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

3. 3UR\HFWDR¿FLRD3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

2¿FLRD

Planeación

departamental

)HFKDGHO

2¿FLR

4. )LUPD R¿FLR UHPLVLyQ 3ODQHDFLyQ 'HSDUWDPHQ-

tal.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario )HFKDGH

R¿FLR

5. &RRUGLQD HQYtR R¿FLR 3ODQHDFLyQ 'HSDUWDPHQ-

tal.

Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

Documento de

envío.

6. 9HUL¿FDFLyQGH3ODQHDFLyQ'HSDUWDPHQWDO Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

radicación.

7. Realiza correcciones. Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGHO

Informe.

8. Elabora solicitud disponibilidad presupuestal. Profesional. Dirección de Servicios

Administrativos

Solicitud de

disponibilidad

presupuestal

)HFKDGHOD

solicitud.

9. )LUPDVROLFLWXGGLVSRQLELOLGDGSUHVXSXHVWDO Secretario de Despacho Despacho

del Secretario.

)HFKDGH

elaboración.

10. Coordina el envío. Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

envío.

11. 1XPHUDFLyQ\UHPLVLyQGHOR¿FLR Administrativo. Secretaria General Número de

radicado.

12. $UFKLYDFRSLDGHOR¿FLR Administrativo. Secretaria General &RSLDGHOR¿FLR

de solicitud de

disponibilidad

)HFKDGHO

R¿FLR

13. 5HFHSFLyQ\ HQYtRFRSLD FHUWL¿FDGRGLVSRQLELOL-

dad presupuestal.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

&HUWL¿FDGRGH

disponibilidad

presupuestal

Número de

disponibilidad.

14. Elaboración carta consulta e invitación. Profesional Dirección de

Contratación

Carta consulta e

invitación.

)HFKDGH

elaboración.

15. &RQRFH\¿UPD Directivo. Dirección de

Contratación

)HFKD

16. Coordina y envía Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

17. Numera y remite. Auxiliar Administrativo. Dirección de

Contratación

Número de

R¿FLR

18. Archiva. Auxiliar Administrativo Dirección de

Contratación

Número de

R¿FLR

19. Coordina y envía carta de consulta e invitación. Profesional Dirección de

Contratación

Carta de consulta

e invitación

)HFKD

20. Envía carta de consulta e invitación. Técnico Dirección de

Contratación

Carta de consulta

e invitación

Radicado

21. Revisión y concepto. Técnico Dirección de

Contratación

)HFKDGH

revisión.

22. Coordina análisis técnico. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

23. Realiza análisis técnico. Entidad Solicitante )HFKD

24. Remisión análisis técnico. Entidad Solicitante Análisis técnicos )HFKD

25. Revisión y concepto. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

26. 9HUL¿FDFLyQMXUtGLFD Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

27. Realiza ajustes. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKDDMXVWH

28. (VWDEOHFHRDVLJQD,QWHUYHQWRU6XSHUYLVRU Secretario de Despacho Despacho del Secretario Designación de

interventor

)HFKD

29. Elabora minuta del convenio. Profesional Dirección de

Contratación

Minuta del

convenio

)HFKDGH

elaboración

30. Perfeccionamiento del convenio. Secretario de Despacho Despacho del Secretario Convenio

perfecionado

)HFKDGH

perfecciona-

miento.

31. Coordinación de envío. Profesional Dirección de

Contratación

)HFKD

32. Numeración y remisión. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

33. Archivo. Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKD

34. Radica en el libro, numera y fecha orden de tra-

bajo.

Administrativo Dirección de

Contratación

)HFKDGH

envío.

35. Remite Secretaría de Hacienda para registro

presupuestal.

Técnico Dirección de Servicios

Administrativos

Convenio )HFKDGH

remisión

36. 9HUL¿FDFLyQ6HFUHWDUtDGH+DFLHQGD Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

164 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

37. Corrige las observaciones de la Secretaría de

Hacienda y nuevamente lo envía a ella.

Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKDGH

envío.

38. Realiza el control presupuestal. Profesional Secretaria General Control presu-

puestal

)HFKDGH

control

39. Legalización convenio. Técnico Dirección de

Contratación

)HFKDGH

legalización.

40. Remite copia convenio. Administrativo Dirección de

Contratación

Copia del con-

venio

41. Entrega fotocopia al interventor. Técnico Dirección de

Contratación

Copia del con-

venio

)HFKDGH

QRWL¿FDFLyQ

42. 9HUL¿FDGRFXPHQWDORULJLQDO\GLOLJHQFLDIRUPDWR Profesional Dirección de Servicios

Administrativos

)HFKD

43. Remite formato para trámite de anticipo. Profesional Dirección de

Contratación

)RUPDWRSDUDWUi-

mite del anticipo

44. Elabora orden de pago. Profesional Dirección de

Contratación

Orden de pago Número de la

orden

45. Remite orden de pago con la hoja de control

documental a la Secretaría de Hacienda para el

pago.

Profesional Dirección de

Contratación

Orden de pago

con la hoja de

control docu-

mental

)HFKDGHUHPL-

sión

46. Archivo. Administrativo. Dirección de

Contratación

47. Archivo convenio original. Técnico. Dirección de

Contratación

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

PETICIONES, CONSULTAS Y CONCEPTOS JURÍDICOS

1. OBJETIVO:

Resolver oportunamente los Derechos de Petición, absolver las con-

sultas y emitir los conceptos de contenido jurídico o legal que solicite el

Secretario de Despacho en cumplimiento de su misión institucional.

2. MARCO LEGAL:

• Artículo 23 Constitución Política

• Artículos 5°, 6° y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

• Artículo 25 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

• Decreto Departamental número 2624 de 1995

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Libro Radicador de correspondencia

• Solicitudes escritas

• Soportes documentales anexos a la consulta.

 2¿FLRVGHUHVSXHVWD

• Memorando

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario ejecutivo

5. RESULTADO:

Derechos de Petición atendidos

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PETICIONES, CONSULTAS Y CONCEPTOS JURÍDICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe la consulta, la radica y entrega al Director

de Asuntos.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

2. Realiza reparto y asigna a uno de los funciona-

rios de la Dirección la proyección de la respues-

ta.

Director Operativo Dirección de

Contratación

PC

3. Realiza entrega de la consulta o petición al fun-

cionario asignado por el Director para preparar la

respuesta al peticionario.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

4. Recibe la consulta y estudia los antecedentes

aportados y prepara el proyecto de respuesta al

peticionario o a la entidad consultante de acuer-

do con las disposiciones legales vigentes.

Profesional Universitario Dirección de

Contratación

165

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PETICIONES, CONSULTAS Y CONCEPTOS JURÍDICOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

5. Revisa el proyecto de respuesta presentado

por el funcionario a su cargo y lo suscribe en lo

de su competencia o presenta al Secretario de

'HVSDFKRSDUDVX¿UPD

Director Operativo Dirección de

Contratación

PC

6. Radica en correspondencia la respuesta para

la asignación de número de esta secretaría y

despacho al destinatario cuando se trata de comu-

nicaciones externas o entrega la respuesta emitida

por la Dirección de Contratación a la dependencia

que haya solicitado la consulta.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

7. Incorpora copia de la respuesta a la petición o

consulta dentro de la correspondencia enviada,

realizando el registro correspondiente y el des-

cargo de rigor.

Profesional Universitario Dirección de

Contratación

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

(/$%25$&,Ï1$'0,1,675$7,926

1. OBJETIVO:

Proyectar, revisar, evaluar y aprobar los actos administrativos que de-

ban expedirse en desarrollo de las actividades propias de la Secretaría

General.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto ordenazal 027 de 2005

• Decreto Departamental 0157 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Libro Radicador de correspondencia

• Acto Administrativo

• Memorando

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Actos Administrativos revisados y aprobados

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe la solicitud, la radica y entrega al Director

de Dirección de Contratación.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

1. Realiza reparto y asigna a uno de los funcionarios

de la Dirección la revisión del acto administrativo.

Director Operativo Dirección de

Contratación

2. Realiza entrega de la consulta o petición al fun-

cionario asignado por el Director para preparar el

acto administrativo.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

2. Recibe la solicitud y revisa los antecedentes apor-

tados y prepara el proyecto del acto administrativo.

Profesional Universitario Dirección de

Contratación

3. Revisa el proyecto del acto administrativo por el

funcionario a su cargo y lo presenta al Secretario

GH'HVSDFKRSDUDVX¿UPD

Director Operativo Dirección de

Contratación

4. 5HYLVD\ SURFHGHD OD UHVSHFWLYD¿UPD GHO DFWR

administrativo.

Secretario de Despacho Despacho del Secretario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

,1)250($25*$1,6026'(&21752/

1. OBJETIVO:

Dar trámite a los requerimientos realizados por los Organismos de con-

trol.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 951 de 2005

• Informe 218 de 2006

• Resolucion 0486 de 2003

• Decreto Ordenanzal 027 de 2005

• Decreto Departamental 0157 de 2005

166 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario de Despacho

• Director Operativo

• Técnico Operativo

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

2¿FLRGDQGRUHVSXHVWDDOUHTXHULPLHQWR

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

INFORME A ORGANISMOS DE CONTROL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe el requerimiento del ente de control. Secretario Ejecutivo Despacho del

Secretario

2. Se radica en la Dirección jurídica y se entrega

al director.

Secretario Ejecutivo Despaho del Secretario

3. El director asigna el funcionario. Director Operativo Dirección de

contratación

4. El funcionario elabora el informe o la respues-

ta al requerimiento según el caso conforme a la

normatividad que regula la materia, con los so-

portes requeridos que le sirven de prueba para

sustentar adecuadamente la respuesta.

Profesional Dirección de

Contratación

5. El director otorga el visto bueno para proceder a

OD¿UPDSRUSDUWHGHOD6HFUHWDUtD*HQHUDO

Director Operativo Dirección de

Contratación

6. 5HYLVD\)LUPDSDUDVHUHQWUHJDGRDOIXQFLRQDULR

designado.

Secretario de Despacho Secretaría General

7. El funcionario prepara la documentación para

que sea entregada en el ente de control.

Profesional Dirección de

Contratación

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

5(9,6,Ï1'(5(&/$0$&,21(63$5$35(6(17$&,Ï1(1(/&20,7e'(&21&,/,$&,Ï1

1. OBJETIVO:

8WLOL]DU\YHUL¿FDU HOSULQFLSLR GHHFRQRPtDSDUD DKRUUDUFRVWRVDGPL-

QLVWUDWLYRVDO'HSDUWDPHQWRVROXFLRQDQGRORVFRQÀLFWRVSUHYLDPHQWHGH

ser posible.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 446 de 1998

• Ley 640 de 2001

• Decreto Nacional 610 de 2001

• Decreto Nacional 678 de 2001

• Ordenanza 45 de 1996

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Actas

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Secretario Ejecutivo

• Director Operativo

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

• Comité de conciliación

5. RESULTADO:

Aceptación o rechazo de la conciliación

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

167

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

REVISIÓN DE RECLAMACIONES PARA PRESENTACIÓN EN EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibe la solicitud de conciliación procedente de

la parte interesada.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

Solicitud de

conciliación

2. Efectúa el reparto a uno de los funcionarios. Director Operativo Dirección de

Contratación

PC

3. El delegado solicita informe técnico al area co-

rrespondiente

Profesional Dirección de

Contratación

4. Elabora el informe jurídico y efectúa la liquidación

de las pretensiones económicas del contratista,

FRQHO SURSyVLWRGH ¿MDUOD SRVLFLyQGHO 'HSDUWD-

PHQWRHQHO VHQWLGRGH TXHPDQL¿HVWHVX iQLPR

FRQFLOLDWRULRORUHPLWHDOGLUHFWRUSDUD¿UPD

Profesional Dirección de

Contratación

Informe Jurídico

5. Revisa el informe y la liquidación y otorga el visto

bueno y entrega al profesional encargado.

Director Operativo Dirección de

Contratación

PC

6. 5HDOL]DHOR¿FLR UHPLWLHQGRHO LQIRUPHDOFRPLWp

de conciliación.

Profesional Dirección de

Contratación

2¿FLRUHPLVRULR

7. Recibo de la solicitud de autorización del com-

promiso con la documentación que respalda el

mismo para efectos de ser estudiado por el Co-

mité de Racionalización de Gasto.

Director Operativo Dirección de

Contratación

8. Entrega la información correspondiente al secre-

tario de despacho de la Secretaría General para

que exponga ante el Comité.

Director Operativo Dirección de

Contratación

Informe con

anexos corres-

pondintes

9. Reunido el Comité se genera acta y se procede

según lo acordado.

Comité de Conciliación Dirección de

Contratación

Acta del Comité

10. 2WRUJDHO YLVWR EXHQRSDUD SURFHGHU DOD ¿UPD

por parte de la Secretaría General y de los de-

más miembros del Comité.

Director Operativo Dirección de

Contratación

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

(/$%25$&,Ï1'($&7$6'(/&20,7e'(5$&,21$/,=$&,Ï1'(/*$6723Ò%/,&2

1. OBJETIVO:

Determinar si se autoriza realizar gastos cumpliendo con la Ley de Ra-

cionalización del Gasto Público.

2. MARCO LEGAL:

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Actas

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

5. RESULTADO:

Autorización o negación del gasto

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ELABORACIÓN DE ACTAS DEL COMITÉ DE RACIONALIZACIÓN DEL GASTO PÚBLICO Y DIRECTOR

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

1. Recibo de la solicitud de aprobación del gasto,

con los soportes correspondientes de sustenta-

ción, de todas las dependencias de la Goberna-

ción.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

2. Realiza el reparto correspondiente para atender

el tema.

Director Operativo Dirección de

Contratación

3. Efectúa revisión jurídica de los documentos so-

porte del mismo.

Profesional Dirección de

Contratación

4. Elabora la minuta correspondiente con base en

las normas legales aplicables al tipo de contrato

y lo remite al Director.

Profesional Dirección de

Contratación

5. 2WRUJDHOYLVWREXHQRSDUDSURFHGHUDOD¿UPDGH

la Secretaría General.

Director Operativo Dirección de

Contratación

6. El funcionario numera y fecha el contrato y elabo-

UDR¿FLRFRPXQLFDQGRODLQWHUYHQWRUtD

Profesional Dirección de

Contratación

7. El funcionario archiva y custodia el expediente

contractual.

Secretario Ejecutivo Dirección de

Contratación

168 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

2),&,1$'(&21752/,17(512

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

AUDITORÍA OPERACIONAL

1. OBJETIVO:

Determinar si las políticas, planes, normas y procedimientos se cum-

plen logrando los objetivos propuestos en condiciones de calidad, ser-

vicio y tiempo establecidos, mediante el examen y evaluación del siste-

PDGHFRQWUROLQWHUQRGHPRGRTXHVHYHUL¿TXHODH¿FLHQFLD\H¿FDFLD

\VHLGHQWL¿TXH \DQDOLFH ORVULHVJRV TXHDIHFWDQOD GHSHQGHQFLD\ HO

proceso.

2. MARCO LEGAL:

• Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia

• Artículo 3° y el parágrafo único del artículo 9° de la Ley 87 de

1993

• Decreto 2145 de 1999

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Formatos:

Cuestionarios de auditoría de control interno

Informe de auditoría integral

Papeles de trabajo

Documentos:

• Plan indicativo de gestión

• Manual de Auditoría

 2¿FLRGHDVLJQDFLyQGHDXGLWRUtD

• Memorando de planeación

 2¿FLRGHQRWL¿FDFLyQGHODDXGLWRUtD

 2¿FLRGH VXJHUHQFLDV\ UHFRPHQGDFLRQHV HQHO GHVDUUROOR GHOD

auditoría

• Informe preliminar de auditoría

• Acta de lectura y discusión del informe

 2¿FLRUHPLVLyQGHOLQIRUPH¿QDO

• Papeles de trabajo

 ,QIRUPH¿QDO

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesionales

• Técnico

• Administrativo

5. RESULTADO:

Informe de Control Interno

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

)DVHGH3ODQHDFLyQ

1. 3ODQL¿FD \ DEDUFD DFWLYLGDGHV TXH YDQ GHVGH

las disposiciones iniciales para tener acceso a la

información necesaria hasta los procedimientos

que se han de seguir al examinar tal información,

HLQFOX\HODSODQL¿FDFLyQGHQ~PHUR\FDSDFLGDG

del personal necesario para realizar la auditoría.

Solicita al Auxiliar Administrativo elaborar los

R¿FLRVFRUUHVSRQGLHQWHVHQ RULJLQDO\XQD FRSLD

QRWL¿FDQGRD ORVSURIHVLRQDOHVGH ODDVLJQDFLyQ

de la auditoría; y otro donde se requiere audien-

cia para la presentación del equipo de trabajo, la

naturaleza y alcance de la auditoría a efectuar.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC1

2. (ODERUDR¿FLRVWDQWRSDUDORVSURIHVLRQDOHVDVLJ-

nando la auditoría, como para la dependencia

GRQGHVHGHVDUUROODUiGLFKDDXGLWRUtDSDUDOD ¿U-

ma del Director.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

3. 5HFLEHGHO$X[LOLDUDGPLQLVWUDWLYRORVR¿FLRVMXQ-

to con las copias correspondientes, revisa, hace

correcciones de ser necesario o de lo contrario

¿UPD\VROLFLWDVXHQWUHJD

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

4. +DFHHQWUHJDGHORVR¿FLRVDO$VHVRU\DORV3UR-

fesionales donde les fue asignada la auditoría; y

UDGLFDHQ FRUUHVSRQGHQFLD FHQWUDO HOR¿FLR GLUL-

gido a la dependencia donde se llevará a cabo

la auditoría.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

169

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

5. Solicita al Asesor la elaboración del memorando

de planeación.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

6. Diseña y elabora el memorando de planeación

el cual contiene:

$QWHFHGHQWHVGHOiUHDKDOOD]JRVVLJQL¿FDWLYRV\

recomendaciones detectadas en auditorías an-

teriores).

2EMHWLYRV¿QDOLGDGRSURSyVLWRGHOiUHDDDXGLWDU

Evaluación del control interno

Leyes, reglamentos y otras normas aplicables

Personal clave del área

Objetivos de la auditoría

Seguimiento a las recomendaciones en proceso

de la auditoría anterior

Determinación de ciclos críticos

Enfoque de la auditoría

Tamaño de la muestra

Informes y fechas claves

Cronograma de actividades

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC2

7. Evalúa el memorando de planeación y sugiere

ajustes de ser necesario o de lo contrario aprue-

ba, y hace entrega a los profesionales.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC3

8Reciben memorando de planeación de la

auditoría y proceden a planear las actividades

SDUDWDO¿QWDOHVFRPR

Conocimiento y comprensión de la Dependen-

cia.

Obtención de información relevante. (Revisión

del archivo permanente, recopilación de infor-

PDFLyQ UHODWLYD DO SHUtRGR D DXGLWDUFODVL¿FD-

ción de la información por áreas, tales como

legal, administrativa, organizacional y opera-

cional).

Análisis de la información recopilada. (Se efec-

tuará a través de procedimientos analíticos ta-

les como análisis de relaciones, de tendencias y

comparaciones).

Determinación de los componentes de auditoría

OHJDOLGDG¿QDQFLHUD GH JHVWLyQ\R UHVXOWDGRV

sistemas etc.

Comprensión del control interno según informe

COSO (podrá documentarse a través de narra-

WLYDÀXMRJUDPDVFXHVWLRQDULRGH FRQWUROLQWHUQR

etc.).

Determinación de los puntos críticos consideran-

do su importancia o nivel de riesgo.

Determinación de los objetivos de la auditoría.

*HQHUDO\HVSHFt¿FRV

Naturaleza, (pruebas a realizar: cumplimiento,

analíticas y sustantivas). Alcance (examen de

la muestra con base en el conocimiento de la

Dependencia) y oportunidad de los procedi-

mientos de auditoría para alcanzar los objetivos

propuestos.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Fase de ejecución.

9. Asesora y coordina la ejecución del desarrollo de

la auditoría.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

10. Diseñan programa de auditoría (general o Espe-

Ft¿FRSRU iUHDVSURFHVRV FLFORVRDFWLYLGDGHV

según aplique, determinan la muestra, prepa-

ran el papel de trabajo para el diseño muestral,

LGHQWL¿FDQGROD'HSHQGHQFLD\HOiUHDDXGLWDGD

período sujeto de examen y referencia del papel

de trabajo.

Anota Objetivos de la prueba

Selecciona los elementos de la muestra

Aplica procedimientos de auditoría

,GHQWL¿FD ORV LQFXPSOLPLHQWRV GHVYLDFLRQHV R

diferencias

&ODVL¿FDORVUHVXOWDGRVREWHQLGRV

Redacta los hallazgos con todos los atributos,

MXVWL¿FDGRVFRQODVUHVSHFWLYDVHYLGHQFLDV

Emite conclusiones sobre los resultados obte-

nidos

,GHQWL¿FDFRQPDUFDVORVSURFHGLPLHQWRV DSOLFD-

dos.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Papeles de

Trabajo

170 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

11. Aplican pruebas de control (entrevista a fun-

cionarios, observación e inspección), pruebas

analíticas (implican la comparación de lo reali-

zado con la experiencia del auditor), pruebas de

detalle &RQ¿UPDFLyQ LQVSHFFLyQ ItVLFD FRP-

probación y cálculos.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC4

12. Evalúan los resultados de las recomendaciones

conforme al seguimiento y control ejercido por el

Asesor y los profesionales.

Director tecnico

Asesor

Profesionales

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Mesa de Trabajo

13. Coordina con las dependencias auditadas la

UHODFLyQ GH DFWLYLGDGHV GHVDUUROODGDV D ¿Q GH

proyectar recomendaciones, dadas las pruebas

y los hallazgos establecidos en la ejecución de

la auditoría.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Fase de informe.

14. Asesora y coordina la elaboración del informe

preliminar para la evaluación del Director de la

2¿FLQDGH &RQWURO,QWHUQR HQHOPDUFR GHOFUR-

nograma de actividades presentado en el memo-

rando de planeación.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

15. Elaboran informe preliminar por áreas, procesos

u operaciones conforme al formato estándar de

auditorías integrales.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe de

auditorias

integrales

16. Respecto del borrador del informe se hacen los

análisis de las evidencias y explicaciones adicio-

nales, se revisan los hallazgos, asegurando que

estos se encuentren sustentados en los papeles

de trabajo, en caso de existir observaciones se

HMHFXWDQODVFRUUHFFLRQHVRPRGL¿FDFLRQHVGHFR-

mún acuerdo entre el responsable de la auditoría,

$VHVRU\ HO 'LUHFWRUGH OD2¿FLQD GH &RQWURO,Q-

terno. Se armoniza el informe y se preparan las

FRQFOXVLRQHV\UHFRPHQGDFLRQHV¿QDOHV

Director Técnico

Asesor

Profesionales

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Mesa de Trabajo

17. 3UHVHQWDQ DO 'LUHFWRU GH OD 2¿FLQD HO ERUUDGRU

del informe ajustado con las conclusiones y re-

comendaciones, junto con las copias de los pa-

peles de trabajo, en original y dos copias; Origi-

nal para el Director, primera copia para el archivo

FRUULHQWHGH OD 2¿FLQD VHJXQGD\ ~OWLPD FRSLD

para el archivo del responsable de la auditoría.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe de

auditorías

integrales

18. Recibe informe físico y por Outlook de los Profe-

sionales, revisa, analiza y solicita al Auxiliar Ad-

PLQLVWUDWLYRHODERUDU R¿FLRDO UHVSRQVDEOHGH OD

Dependencia auditada, donde se informe el día,

hora y lugar en que se hará lectura y discusión

del borrador del informe de auditoría.

Establecerá que en la lectura y discusión estén

presentes los auditados y los miembros del equi-

po de auditoría.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe de

auditorías

integrales

19. (ODERUDR¿FLRSDUDOD¿UPDGHO'LUHFWRU7pFQLFR8QD

YH]VH¿UPHHORULJLQDO\ODV FRSLDVUDGLFDHVWRVHQ

ODR¿FLQD GH FRUUHVSRQGHQFLDGH OD DGPLQLVWUDFLyQ

central, una de estas copias previamente registrado

el número control se archiva en la correspondencia

interna despachada y forma parte del archivo co-

UULHQWHGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

20. Evalúan y armonizan el informe presentado;

procedimiento, observación, recomendación y

riesgo de no ser atendida la recomendación. Se

levanta acta de lectura y discusión.

Director

Asesor

Profesionales

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

21. Elabora acta de lectura y discusión del informe

SDUDODUHYLVLyQ \¿UPDGH ORVDVLVWHQWHVORFXDO

no constituirá aceptación de los resultados del

informe de auditoría, sino únicamente constan-

cia de la presencia, de los asistentes, y eventual-

mente resumen de los comentarios o explicacio-

nes más relevantes.

Entregará copia del acta a cada uno de los asis-

tentes, si existieren ajustes consultará con el Di-

rector Técnico.

'HVHUDSUREDGD\¿UPDGDHODFWDSRUODVSDUWHV

reproducirá un número igual a los asistentes que

participaron.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

171

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO

CONTROL

22. 'H QR H[LVWLU FRUUHFFLRQHV X RWUDV PRGL¿FDFLR-

QHV¿UPDUiHOLQIRUPHGH¿QLWLYRGHDXGLWRUtDHQ

el número de ejemplares que sean necesarios

para ser remitidos a las instancias correspon-

dientes.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

23. (ODERUD R¿FLR GH UHPLVLyQ GHO LQIRUPH GH¿QLWL-

YRGH DXGLWRUtDSDUD OD¿UPD GHO 'LUHFWRUGH OD

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQRHOFXDOHVWDUiGLULJLGR

al Gobernador de Cundinamarca y a la máxima

autoridad de la Dependencia auditada.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

24. 5HFLEHHO R¿FLRGH UHPLVLyQUHYLVD UHGDFFLyQ\

contenido; si estuviere de acuerdo lo suscribirá,

en caso contrario lo devolverá para su correc-

ción.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

25. 8QDYH] ¿UPDGRHO R¿FLRGH UHPLVLyQDFRPSD-

ñará este del informe.

5DGLFDUiHORULJLQDO\ ODVFRSLDVHQOD R¿FLQDGH

correspondencia de la administración central,

una de estas copias previamente registrado el

número control, se archiva en la corresponden-

cia interna despachada y formará parte del archi-

YRFRUULHQWHGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQRHQHO

legajo de los papeles de trabajo generales.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

1. OBJETIVO:

Realizar un conjunto de acciones en la entidad, dependencia o área,

que ayudan a sus directores a comprender y actuar sobre un proceso o

WHPDHVSHFt¿FRGHWDOIRUPDTXHSXHGDXWLOL]DUODFDSDFLGDGGHJHVWLyQ

\DFRPSDxDPLHQWRGHOD2¿FLQDFRQHO¿QGHPHMRUDUODHIHFWLYLGDGGH

la organización, para facilitar la solución de problemas, ayudar en la

aplicación de medidas, obtener consenso y compromiso y, facilitar el

aprendizaje organizacional.

2. MARCO LEGAL:

• Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993

 *XtDEiVLFDGHODVR¿FLQDVGHFRQWUROLQWHUQR&RQVHMR$VHVRU

del Gobierno Nacional)

• Decreto 2145 de 1999.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Plan de Mejoramiento.

• Programa.

• Informe

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesional

• Técnico

5. RESULTADO:

Informe

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Socialización de Recomendaciones.

2. Coordina y asegura la presentación del plan de

mejoramiento o acuerdos para la acción por par-

te del examinado y evalúa el cronograma de ac-

tividades presentado e informa al Director de la

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

3. Autoriza acompañamiento, facilitación y segui-

PLHQWRUHODFLRQDGR FRQLQWHUYHQFLyQ \D¿QDOL]D-

da y el plan de mejoramiento presentado.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Plan de mejora-

miento

PC

4. (ODERUDQSURJUDPDGHVHJXLPLHQWR\YHUL¿FDFLyQ

de acuerdo con las recomendaciones y el plan

de mejoramiento.

Profesionales 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Programa

172 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

5. Seguimiento.

6. Asesora, controla y asegura el seguimiento y

acompañamiento en el desarrollo del plan de

mejoramiento, conforme al cronograma de acti-

vidades previsto.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC

7. Acompañan en generación de soluciones y ejer-

cen el papel de facilitadores.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

8. Hacen seguimiento a compromisos. Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

9. Mejoramiento del desempeño organizacional.

10. Analizan desempeño después del seguimiento

RYHUL¿FDFLyQDFRPSDxDQOD LPSOHPHQWDFLyQGH

medidas de mejoramiento (aprendizaje).

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. Elaboran y presentan informe de resultados al

'LUHFWRUGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe

12. Evalúan los resultados del informe y se sugieren

DMXVWHVGH VHU QHFHVDULRV\R GH ORFRQWUDULR HO

'LUHFWRUGHOD2¿FLQD DSUXHED\VROLFLWDDO$X[L-

OLDU$GPLQLVWUDWLYR OD HODERUDFLyQ GH ORV R¿FLRV

pertinentes para la socialización del informe.

Director Técnico, Asesor

y Profesionales

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS

1. OBJETIVO:

Vigilar que la atención administrativa se preste de acuerdo con las

normas vigentes para erradicar la corrupción administrativa y rendir al

gobernador de cundinamarca un informe semestral

2. MARCO LEGAL:

• Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia

• Ley 87 de 1993

• Ley 190 de 1995

• Decretos 1708 de 2001 y 0166 de junio 6 de 2004.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLR \ IRUPDWR GH OD 'LUHFWRUD $GPLQLVWUDFLyQ 'RFXPHQWDO \

Atención del Usuario

 2¿FLRVLQWHUQRV\H[WHUQRVGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

• Papeles de trabajo

• Mesa de trabajo

• Informe

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Profesional

• Auxiliar Administrativo

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Informe

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recibe de la Dirección de Servicio al Ciudadano

y Gestión Documental un informe semanal con

sus anexos sobre las quejas y reclamos pre-

sentadas en la Gobernación de Cundinamarca,

radica en el libro de correspondencia de control

interno; fecha de recibo, número de radicación,

remitente, asunto y pasa al despacho del Direc-

WRUGHODR¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Libro radicador

de correspon-

dencia

2. 5HYLVDDQDOL]D\HVWXGLDHODVXQWRGHOR¿FLRLQ-

forme semanal de quejas y reclamos), determi-

na el grado de importancia y razonabilidad de la

queja o el reclamo, para iniciar el seguimiento y

control de la misma.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

173

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

3. (ODERUDR¿FLRSDUDOD¿UPDGHO'LUHFWRUGHOD2¿-

cina de Control Interno en original y una copia,

original para el profesional primera y única copia

SDUDHODUFKLYRFRUULHQWHGHODR¿FLQD1RWL¿FDDO

Profesional Universitario de este y radica en el

/LEURGH&RUUHVSRQGHQFLD\DUFKLYDFRSLDGHOR¿-

cio conforme con la fecha de expedición.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC

4. 5HFLEHHORULJLQDOGHOR¿FLR\SURFHGHGHFRQIRUPL-

GDG6ROLFLWD DOD R¿FLQD GH$GPLQLVWUDFLyQ'RFX-

mental y Atención al Usuario, copia de la queja o

el reclamo, de la cual el Director Técnico, encontró

PpULWRVX¿FLHQWH \ DPSOLR SDUD VX VHJXLPLHQWR \ 

control, junto con los soportes existentes. Elabora

R¿FLRHQRULJLQDO\GRV FRSLDVSDUDOD¿UPDGHO 'L-

rector Técnico, se anexa a este copia de la queja o

del reclamo junto con sus soportes si los hay para

OD 2¿FLQD GH &RQWURO 'LVFLSOLQDULR \R 6HFUHWDUtD

-XUtGLFDVHJ~QHOFDVRR¿FLRVTXHVHUDGLFDQHQOD

administración central de correspondencia y última

copia previamente registrado su número de control

SDUDHODUFKLYRSHUPDQHQWHGHODR¿FLQDGH&RQWURO

,QWHUQR2¿FLRGRQGHVHVROLFLWDGDUDFODUDFLyQDOD

queja o el reclamo y se sugiere contar con el apoyo

GHHVWDR¿FLQDGHVHUQHFHVDULR

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC

5. 5HFLEHHOR¿FLRMXQWRFRQVXVFRSLDV\VRSRUWHV

UHYLVD¿UPD \ VROLFLWD DO$X[LOLDU$GPLQLVWUDWLYR

su entrega.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

6. 5HFLEHGHO 'LUHFWRUGH OD2¿FLQD GH&RQWURO ,Q-

WHUQRHOR¿FLRMXQWRFRQODVFRSLDV\VRSRUWHVGH

igual manera entrega estos en forma personali-

zada en la administración central de correspon-

dencia, solicita copia que contenga el número

consecutivo de control de recibo y archiva.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC

7. +DFHVHJXLPLHQWR HQ IRUPDSHUPDQHQWH D ORVR¿-

FLRVVXVFULWRVSRUHO'LUHFWRUGHOD2¿FLQDGH&RQWURO

,QWHUQRHQ PDWHULDGH TXHMDV \UHFODPRV YHUL¿FD

revisa, evalúa el desarrollo y la gestión dada a la

mencionada acción ciudadana y hace acompaña-

miento que respalda con los papeles de trabajo.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

8. Prepara borrador del informe semestral para la

evaluación, revisión, discusión y análisis con el

'LUHFWRUGH OD2¿FLQD GH&RQWURO ,QWHUQRHQWUH-

JDHVWHPHGLDQWH R¿FLRHQ RULJLQDO\XQD FRSLD

RULJLQDOSDUDHO 'LUHFWRUGHOD 2¿FLQDSULPHUD\

única copia para su archivo personal junto con

los papeles de trabajo.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

9. 5HFLEH GHO 3URIHVLRQDO 8QLYHUVLWDULR R¿FLR TXH

soporta la entrega del borrador del informe se-

PHVWUDOGHTXHMDVUHFODPRV\VXJHUHQFLDV¿UPD

recibo y pasa este al despacho del Director.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno PC

10. Recibe informe semestral de quejas, reclamos y

sugerencias, revisa, analiza y discute borrador

con el Profesional Universitario y conduce infor-

PH¿QDO GLULJLGRDO 6HxRU*REHUQDGRU GH&XQGL-

namarca. Solicita al Auxiliar Administrativo elabo-

UDUR¿FLRGHUHPLVLyQGHOLQIRUPHSDUDVX¿UPD

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. (ODERUDR¿FLRSDUDOD¿UPDGHO 'LUHFWRUFRQGRV

copias y anexa al original y a las copias el in-

forme semestral, de la misma forma entrega es-

tos en forma personalizada en la administración

central de correspondencia, solicita copia que

contenga el número consecutivo de control de

recibo y archiva.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$'0,1,675$&,Ï1'(/5,(6*2$&203$f$0,(172,03/(0(17$&,Ï1$8',725Ë$23(5$&,21$/

1. OBJETIVO:

Garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos del Sector Central

del Departamento de Cundinamarca a través de la prevención y admi-

nistración de los riesgos.

2. MARCO LEGAL:

• Constitución de Colombia

 /H\

 /H\

 'HFUHWR1DFLRQDO

 'HFUHWR1DFLRQDO

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

174 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLRV

 3ODQLQGLFDWLYRGH*HVWLyQGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

• Inventario de riesgos

• Mapa de riesgos

• Informes

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesional

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Mapas de Riesgo de todas las Dependencias del Sector Central del Departamento, actualizados y evaluados para que se cumpla el objetivo

del proceso en estudio.

6. OBSERVACIONES:

 4XHWRGDVODVGHSHQGHQFLDVGHO6HFWRU&HQWUDOFXHQWHQFRQVX0DSDGH5LHVJRVGHVSXpVGHKDEHUUHDOL]DGRVXLQYHQWDULRDQiOLVLV

y determinado las acciones realizables en el Plan de Manejo.

 (VWDEOHFHUXQFURQRJUDPDSDUDHO DFRPSDxDPLHQWR\VHJXLPLHQWRDODHMHFXFLyQ GHODVPHGLGDVHVWDEOHFLGDVHQ HO0DSDGH5LHV-

gos.

 4XHHOVHJXLPLHQWRD ORV0DSDVGH5LHVJR GHODV'HSHQGHQFLDVLQFOX\D LQIRUPHVHQGRQGHVH PXHVWUHHODYDQFHGH ODVDFFLRQHV

SURSXHVWDV\ODVUHFRPHQGDFLRQHVGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: ACOMPAÑAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. (QHOSULPHUPHVGHFDGDYLJHQFLD¿VFDOVHVROLFLWD

DO$X[LOLDU$GPLQLVWUDWLYRSUHSDUDUR¿FLRVSDUDFD

da dependencia del sector Central del Departa-

mento, (Despacho del señor Gobernador, Secreta-

rías de Despacho, Departamentos Administrativos,

Unidades Administrativas Especiales) con el pro-

pósito de solicitar el respectivo Mapa de Riesgos.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

2¿FLRV PC1

2. (ODERUDR¿FLRVSDUDODUHYLVLyQ\¿UPDGHOGLUHFWRUGH

OD2¿FLQDHQRULJLQDO \GRVFRSLDVRULJLQDO SDUDORV

directores, primera copia para el archivo de corres-

pondencia de la administración central, segunda y

~OWLPDFRSLDSDUDHODUFKLYRFRUULHQWHGHODR¿FLQD

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

3. Recibe del Auxiliar Administrativo, el original y

ODV FRSLDV GH ORV R¿FLRV HQ FXHVWLyQ UHYLVD \

¿UPD

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

4. 8QDYH] ¿UPDGRVORV R¿FLRVVH UDGLFDUiQHQOD

R¿FLQDGHFRUUHVSRQGHQFLDGH ODDGPLQLVWUDFLyQ

central, una de estas copias previamente regis-

trado el número control, se archiva en la corres-

pondencia despachada y formará parte del ar-

FKLYRFRUULHQWHGHOD2¿FLQD

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

5. Orienta y coordina con las Dependencias de la

Administración Central sobre el tema de la admi-

nistración del riesgo.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC2

6. Las Dependencias envían sus Mapas de Ries-

go, actualizados en las fechas requeridas por la

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Secretarios de

Despacho, Directores y

-HIHVGH2¿FLQDV

Dependencias de la

Gobernación de Cundi-

namarca

)RUPDWRGHDG-

ministración del

riesgo y planes

de manejo.

7. Recibe los Mapas de Riesgo de cada una de

las dependencias de la Administración Central y

evalúa el desarrollo de las actividades en cuanto

a riesgo, impacto, controles existentes, nivel de

riesgo, acciones, responsables e indicadores.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

8. Recibe los Mapas de Riesgo de cada una de

las dependencias de la Administración Central,

analiza, estudia y distribuye a los profesionales

y al Técnico para efectuar el seguimiento y la

evaluación al mapa de riesgo que contiene los

planes de manejo.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

9. 5HFLEHGHO'LUHFWRUGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no los Mapas de Riesgo con el propósito de ana-

lizar el método de seguimiento y evaluación, para

la elaboración del cronograma de actividades

para proceder de conformidad al Plan indicativo

GH*HVWLyQGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

175

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: ACOMPAÑAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO AUDITORÍA OPERACIONAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

10. Recibe de los profesionales y el Técnico el cro-

nograma de actividades a realizar, estudia y au-

toriza ejecución.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. Realizan seguimiento y evaluación de la ejecu-

ción dada a los Planes de manejo con el propó-

sito de minimizar el riesgo, elaborando informe

de seguimiento y evaluación de los Mapas de

Riesgo asignados.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

12. Evalúa el desarrollo del cronograma de activida-

des y proyecta recomendaciones por escrito.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

13. Recibe de los profesionales el original del infor-

me y evalúa los informes.

Solicita al Auxiliar Administrativo elaborar los

R¿FLRV GH SUHVHQWDFLyQ GH LQIRUPHV SRU FDGD

dependencia y para el Despacho del señor Go-

bernador.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

14. (ODERUDR¿FLRVSDUDODUHYLVLyQ\ ¿UPDGHOGLUHFWRU

GHOD 2¿FLQDGH &RQWURO,QWHUQR HQ RULJLQDO\ GRV

copias; original para cada dependencia, primera

copia para el archivo de correspondencia de la ad-

ministración central, segunda y última copia para el

DUFKLYRFRUULHQWHGHOD2¿FLQDGHFRQWURO,QWHUQR

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

15. Recibe del Auxiliar Administrativo, el original y las

FRSLDVGHORVR¿FLRVHQFXHVWLyQUHYLVD\¿UPD

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

16. 8QDYH] ¿UPDGRVORV R¿FLRVVH UDGLFDUiQHQOD

R¿FLQDGHFRUUHVSRQGHQFLDGHOD$GPLQLVWUDFLyQ

Central, una de estas copias previamente regis-

trado el número control, se archiva en la corres-

pondencia despachada y formará parte del ar-

FKLYRFRUULHQWHGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

17. Antes del 16 de febrero consolida y elabora informe

sobre el estado de la Administración del Riesgo en

el Sector Central del Departamento, para ser incor-

SRUDGRDO,QIRUPHDQXDOGH*HVWLyQGHOD2¿FLQDGH

&RQWURO,QWHUQR2¿FLRHLQIRUPHGLULJLGRDO'HVSDFKR

del señor Gobernador de Cundinamarca).

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe PC3

18. &RDG\XYDHQOD¿MDFLyQGHSROtWLFDV\SRUHORSRU-

tuno cumplimiento de las fechas previstas para

HOGHVDUUROORGHOLQIRUPHGH*HVWLyQGHOD2¿FLQD

de Control Interno.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

)20(172$/$&8/785$'(&21752/

1. OBJETIVO:

Crear conciencia en los funcionarios acerca de su participación con

respecto al control interno, entendiendo sus conceptos y práctica,

conociendo cuáles son sus responsabilidades frente a él, adoptando

prácticas de autocontrol en el cumplimiento de la misión institucional.

2. MARCO LEGAL:

• Artículo 12 de la ley 87 de 1993.

• Directiva presidencial 02 de 1994.

• Decreto 2145 de 1999.

• Decreto 1537 de 2001.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 3ODQLQGLFDWLYRGH*HVWLyQ2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

• Programa.

• Ayudas didácticas.

• Informe.

• Diagnóstico.

• Programación mensual.

• Memorando de asignación de funcionarios.

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico.

• Asesor

• Profesional.

• Técnico

5. RESULTADO:

Capacitación e informe

6. OBSERVACIONES:

4XHHOGHVDUUROORGHVXESURFHVRVGHIRPHQWRGHODFXOWXUDGHFRQWUROVHKD\DHVWDEOHFLGRGHPDQHUDJHQHUDOHQHO3ODQGH$FFLyQGHOD2¿FLQD

Desde el momento en que se inicie, el proceso es continuo.

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

176 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

FOMENTO A LA CULTURA DE CONTROL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

SENSIBILIZACIÓN

1. Selecciona estrategias de ambientación: motiva-

ción, divulgación, etc. Elaboran programación.

Director, Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Programa PC1

2. &RQVHFXFLyQ\R HODERUDFLyQ GHD\XGDV GLGiF-

ticas.

3URIHVLRQDO7pFQLFR 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Ayudas

3. Realizan programas de motivación acerca del

control.

Profesionales 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

4. Aplican medios de divulgación: carteleras, perió-

dicos, carteles, mensajes, correo, etc.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

5. Elaboran informe. Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe

CONOCIMIENTO

6. Realizan diagnóstico de necesidades en el Sec-

tor Central de la administración departamental.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Diagnóstico

7. Elaboran la programación. 'LUHFWRU

Profesional

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Programa PC2

8. Asigna funcionarios Director 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Memorando

9. Preparan temas de capacitación seleccionados

y elaboran ayudas didácticas.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

10. Realizan capacitación de acuerdo con fechas y

dependencias programadas.

Director y Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. Elaboran informe. Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Informe

INTERIORIZACIÓN Y COMPROMISO

12. 3UHSDUDQFKDUODVFRUWDVGHLQWHULRUL]DFLyQD¿DQ-

zamiento y compromiso en la cultura de control

(autocontrol).

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

13. Realizan las charlas seleccionadas con funcio-

narios de la entidad, dependencia o área en es-

tudio.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC2

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$&78$/,=$&,Ï1'(/0$18$/

1. OBJETIVO:

0DQWHQHUDFWXDOL]DGRHO0DQXDOGH&RQWURO,QWHUQRGHOD2¿FLQDDJUH-

JDQGRPRGL¿FDQGRRHOLPLQDQGRDTXHOORVSURFHGLPLHQWRV\RDFWLYLGD-

des que lo ameriten para mejorar continuamente los procedimientos

TXHGHEHUHDOL]DUOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR SDUDVXySWLPRGHVHP-

peño.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 87 de 1993, parágrafo único, artículo 1º

• Ley 489 de 1998 (Racionalización de trámites, métodos, procedi-

mientos)

• Directiva presidencial 02 de 1994

• Decreto 2145 de 1999

• Decreto 1537 de 2001

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Soportes y pautas establecidas por el Director

 )RUPDWRVGHO0DQXDO

• Manual de Procesos

• Correo electrónico

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesional

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Actualización del Manual

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

177

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

Actualización

1. ,GHQWL¿FDSUHVHQWD\RUHFLEHODQRYHGDGVXJHUL-

da. Solicita al asesor, orientar y coordinar con los

SURIHVLRQDOHVGH ODR¿FLQD GH&RQWURO,QWHUQR OD

viabilidad o no del ajuste, implementación, modi-

¿FDFLyQRFDPELRGHORGHORVSURFHGLPLHQWRV

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC1

2. Estudia la novedad sugerida y de ser necesario

ODPRGL¿FDFLyQLPSOHPHQWDFLyQR FDPELRGHOR

de los procedimientos o alguno de ellos, presen-

ta a consideración los procedimientos actuales y

los propuestos para ser discutidos con los profe-

VLRQDOHVGHODR¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

procedimientos

3. (YDO~DQORVUHVXOWDGRVGHLPSDFWRGHODPRGL¿FD-

ción, implementación, o cambio del o de los pro-

cedimientos, de estar de acuerdo con el Director

GHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR\ORVLQYROXFUDGRV

del proceso, este solicita al auxiliar administrativo

HODERUDUR¿FLRSDUDOD'LUHFFLyQGH'HVDUUROOR2U-

JDQL]DFLRQDO± 6HFUHWDUtD GH OD)XQFLyQ 3~EOLFD

de la Gobernación de Cundinamarca, para su so-

cialización (acto administrativo).

Director , Profesionales,

Técnico, Auxiliar Admi-

nistrativo y Asesor

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Mesa de trabajo

PC2

4. Una vez estandarizado y socializado se reprodu-

FH\QRWL¿FDSRUHVFULWRDORVLQWHUHVDGRVSDUDVX

difusión, aplicación y actualización del manual.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Resolución

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

*(67,Ï1'2&80(17$/$5&+,92

1. OBJETIVO:

$GPLQLVWUDU OD GRFXPHQWDFLyQ SURGXFLGD \ UHFLELGD HQ OD 2¿FLQD GH

Control Interno, facilitando su utilización y conservación, para organi-

zar el archivo físico de documentos generales y los papeles de trabajo

GHOD2¿FLQD

5HDOL]DUODGHSXUDFLyQ \WUDQVIHUHQFLDGHDUFKLYRV GHOD2¿FLQD DO$U-

chivo Central.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 594 de 2000 o ley de archivos.

 'HFUHWRGHSDUWDPHQWDO

• Resolución 01878 de 1996.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 )RUPDWRVGH5DGLFDFLyQ

• Libro de Control.

• Carpetas

• Archivo permanente y corriente.

• Instrucciones de Archivo Central

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesional

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Archivo

6. OBSERVACIONES:

 6HGHEHYHUL¿FDUTXHHODUFKLYRGHSDSHOHVGHWUDEDMRVHHQFXHQWUHGLYLGLGRHQDUFKLYRSHUPDQHQWH\DUFKLYRFRUULHQWH4XH el archivo per-

manente FRQWHQJDLQIRUPDFLyQGHLQWHUpV\GHXWLOL]DFLyQFRQWLQXDSRUSDUWHGHOD2¿FLQDHQWUHRWURVTXHVHLQFOX\DQKLVWRULDOOHJLVODWLYR

GHODHQWLGDG\RGHSHQGHQFLDREMHWRGHDQiOLVLVSROtWLFDVSODQHV\RSHUDFLRQHVRUJDQL]DFLyQ\SODQWDGHSHUVRQDOPDQXDOHVGHIXQFLR-

nes y de procedimientos, información contable, informes emitidos de evaluaciones anteriores. Que el archivo corriente esté constituido por

la información obtenida en las diferentes fases de la auditoría y no se consideran de uso común; entre otros que se incluyan: programas

de auditoría, documentos de respaldo del examen realizado, la correspondencia generada, documentos que respaldan los hallazgos, los

borradores del informe. PC1

 9HUL¿FDUTXHODVHOHFFLyQVHKD\DKHFKRGHDFXHUGRFRQODVWDEODVGHUHWHQFLyQVLH[LVWHQ\HVWiQDSUREDGDVHQHOPRPHQWRGHODDFFLyQ\R

GHDFXHUGRFRQGLUHFWULFHVGHSDUWDPHQWDOHV\GHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQRHVSHFLDOPHQWHFRQHOLQVWUXFWLYR$'±GHO$UFKLYR&HQWUDO

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo administración general

1. Produce(n) o reciben documentos de carácter

general.

Director Asesor,

Profesional(es),

Técnico y Auxiliar

Administrativo

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

)RUPDWRV

Radicación

2. Administra la consulta del archivo de gestión de

OD2¿FLQD

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Libro de control

178 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

3. Organizan de acuerdo con instructivos y con la

FRGL¿FDFLyQHVWDEOHFLGD

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Carpetas PC

Archivo de papeles de trabajo Archivo perma-

nente y corriente

4. Producen o reciben documentos que podrían for-

mar parte del archivo permanente o corriente.

Director

Asesor, Profesional(es),

Técnico y

Auxiliar Administrativo

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

5. Organización de acuerdo con instructivos y codi-

¿FDFLyQHVWDEOHFLGD

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

6. Administra la consulta de documentos de acuer-

do con instrucciones al respecto.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Libro de control

7. 'LVSRVLFLyQ¿QDOGHGRFXPHQWRV Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

ARCHIVO CENTRAL

Transferencia de archivos

8. Depuración de la documentación existente en

el archivo de acuerdo con el instructivo AD–003

del Archivo Central del departamento, selecciona

documentos y relaciona para visto bueno del Di-

UHFWRUGHOD2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Instrucciones

Archivo Central

9. Da instrucciones sobre cuál o cuáles son los do-

cumentos a transferir.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC

10. Coordinación con Archivo Central. Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. Elaboración de listados acerca del contenido de

los documentos a transferir.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

12. 7UDQV¿HUHQGRFXPHQWRVGHDFXHUGRFRQLQVWUXF-

ciones del Archivo Central.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

3/$1,1',&$7,92'(*(67,Ï1

1. OBJETIVO:

 2ULHQWDUODJHVWLyQGHOD2¿FLQDFRQHO¿QGHFXPSOLUVXPLVLyQ

organizando y programando las actividades que debe realizar la

2¿FLQDDQXDOPHQWHSDUD(VWDEOHFHUODIRUPDGHHYDOXDU\KDFHU

VHJXLPLHQWRDODJHVWLyQGHOD2¿FLQD

2. MARCO LEGAL:

• Ley 152 de 1994

• Decreto departamental 1708 de 2001

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Plan de Desarrollo

• Leyes, Normas, reglamentos entre otros

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico.

• Asesor

• Profesionales

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

'RFXPHQWRPHMRUDGRSDUDHYDOXDU\KDFHUVHJXLPLHQWRDODJHVWLRQGHODR¿FLQD

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PLAN INDICATIVO DE GESTIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Hace explícita la visión, misión y objetivos de la

OCI, además de los lineamientos y prioridades

formulados por el Gobernador del Departamento.

,GHQWL¿FDDQDOL]D\GH¿QHGLDJQyVWLFR RUJDQL]D-

cional, metas, proyectos y mediciones cuantita-

tivas y cualitativas, presenta plan indicativo de

gestión para su discusión, análisis y aceptación.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

179

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PLAN INDICATIVO DE GESTIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

2. Se establece diagnóstico organizacional, se de-

¿QHQPHFDQLVPRVGHVHJXLPLHQWR \HYDOXDFLyQ

(indicadores) resultados esperados en cuanto

\SURJUDPDV VXESURJUDPDV\ SUR\HFWRV )LQDO-

mente se aprueba el plan indicativo de gestión.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Mesa de trabajo PC1

3. Se socializa el plan indicativo de gestión y se dan

LQVWUXFFLRQHVDORVIXQFLRQDULRV GHOD2¿FLQD GH

control Interno.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

Mesa de trabajo

4. Elabora estudios e investigaciones en el área de

&RQWURO,QWHUQRFRQ HO¿Q GHEXVFDU DOWHUQDWLYDV

de aplicabilidad para la mejor ejecución de los

programas y proyectos que se adelantan confor-

me al plan indicativo de gestión.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

$3/,&$&,Ï1'((1&8(67$5()(5(1&,$/3$5$/$(9$/8$&,Ï1$18$/'(/6,67(0$'(&21752/,17(512

DEL SECTOR CENTRAL DEPARTAMENTAL

1. OBJETIVO:

Evaluar el Sistema de Control Interno como instrumento básico para

asegurar que la Gestión institucional de las dependencias que confor-

man el Sector Central del Departamento, se oriente a la realización de

sus objetivos y con sujeción a los principios constitucionales que guían

el ejercicio de la función pública.

2. MARCO LEGAL:

• Constitución de Colombia

 /H\

• Decreto 2145 de 1999

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Circular N° 06 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional

en Materia de Control Interno.

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

 2¿FLRV

• Encuesta Referencial_SCI–R6.xls.

• Informe

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

 'LUHFWRU2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

• Profesionales

• Técnico

• Auxiliar Administrativo

5. RESULTADO:

Matriz de Evaluación del Sistema de Control Interno del Sector Central Departamental, como insumo básico para la elaboración del Informe

sobre el estado del Control Interno a enviar anualmente al Consejo Asesor de la Presidencia de la República en materia de Control Interno.

6. OBSERVACIONES:

 6HOHFFLRQDUORVVHUYLGRUHVFRQFLHUWDDQWLJHGDGSDUDTXHORVUHVXOWDGRVGHHVWDSDUWHGHODHQFXHVWDVHDQPiVFRQ¿DEOHV

 ([SOLFDUGHXQDPDQHUDFODUDORVUDQJRVGHFDOL¿FDFLyQ GHSHQGLHQGRGHODHVFDODGHYDORUDFLyQSRUQLYHOGH IUHFXHQFLDFREHUWXUDRDFHS-

tación.

• Seguir las instrucciones que trae la encuesta para su trámite y consolidación en la matriz de Evaluación.

• El Despacho del Señor Gobernador deberá remitir este informe al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de

ODV(QWLGDGHVGHO2UGHQ7HUULWRULDODPiVWDUGDUHOGHIHEUHURGHFDGDYLJHQFLD¿VFDO\RSHUtRGR6RFLDO

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

APLICACIÓN DE ENCUESTA REFERENCIAL PARA LA EVALUACIÓN ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEL SECTOR CENTRAL DEPARTAMENTAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Solicita al Auxiliar Administrativo la Elaboración

GHORVR¿FLRVSDUDHOOHYDQWDPLHQWRGHODHQFXHV-

ta referencial para la evaluación anual del siste-

PDGH FRQWUROLQWHUQR DQWHV GH¿QDOL]DU HOPHV

GHHQHURGHFDGDSHUtRGR¿VFDOR¿FLRV GLULJLGRV

a los directores de las dependencias del sector

central

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

2¿FLR PC1

2. (ODERUDR¿FLRVSDUDODUHYLVLyQ \¿UPDGHOGLUHF-

WRUGHOD 2¿FLQDGH &RQWURO,QWHUQRHQ RULJLQDO\

dos copias; original para los directores, primera

copia para el archivo de correspondencia de la

administración central, segunda y última copia

SDUDHODUFKLYR FRUULHQWHGH ODR¿FLQDGH FRQWURO

interno.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

3. 5HYLVD\¿UPDR¿FLRV Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

180 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

APLICACIÓN DE ENCUESTA REFERENCIAL PARA LA EVALUACIÓN ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEL SECTOR CENTRAL DEPARTAMENTAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

4. 5DGLFDU ORV R¿FLRV HQ OD R¿FLQD GH FRUUHVSRQ-

dencia de la administración central, una de estas

copias previamente registrado el número control,

se archiva en la correspondencia despachada y

IRUPDUiSDUWHGHO DUFKLYRFRUULHQWHGH OD2¿FLQD

de Control Interno.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

5. &RQIRUPHDODFRSLDGHUHFLERGHFDGDR¿FLRSUR-

cede a delegar a los Profesionales y al Técnico, la

elaboración de las encuestas referenciales para la

evaluación anual del sistema de control interno.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

6. Proceden a duplicar los formatos de la encuesta

referencial y a realizar su levantamiento (directivos

y servidores), previamente de hacer la presenta-

ción personal y dar a conocer sobre el tema.

3URIHVLRQDO7pFQLFR 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

“Encuesta_Re-

ferencial_SCI_

5[OV´

7. Tabulan encuesta y entregan al profesional en-

FDUJDGRGHODFRQVROLGDFLyQ¿QDO

3URIHVLRQDOHV7pFQLFR 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC2

8. Consolida información con cada uno de los pro-

IHVLRQDOHV\RVRSRUWHVUHFLELGRV

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

“Encuesta_Re-

ferencial_MA-

75,=B5[OV´

9. 5HDOL]DHQFXHVWDGLULJLGDDO'LUHFWRUGHOD2¿FLQD

de Control Interno.

Profesional Universitario 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

“Encuesta_Re-

ferencial_SCI_

5[OV´

10. 3UR\HFWDR¿FLR SDUD ODHQWUHJD GHO LQIRUPHTXH

acompaña lo establecido en el Decreto 2145 de

R¿FLRHLQIRUPHSDUDODUHYLVLyQ\¿UPDGHO

'LUHFWRUGH OD 2¿FLQD GH &RQWURO ,QWHUQR R¿FLR

dirigido al Señor Gobernador de Cundinamarca

para ser remitido a más tardar el 16 de febrero

GHFDGDSHUtRGR¿VFDODO&RQVHMR$VHVRUGHO*R-

bierno Nacional en Materia de Control Interno de

las Entidades del Orden Territorial (carrera 6 N°

±3LVR%RJRWi

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

11. 5HYLVD\¿UPDVLHVWiGHFRQIRUPLGDG\VROLFLWDDO

Auxiliar Administrativo su entrega.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

12. 2¿FLRH,QIRUPHHQRULJLQDO\GRVFRSLDVTXHHQ-

trega; original y primera copia para el Despacho

del Señor Gobernador de Cundinamarca, segun-

da y última copia para el archivo corriente de la

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHUQR

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno

PC3

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

2),&,1$'(&21752/,17(512',6&,3/,1$5,2

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

1. OBJETIVO:

Ejercer la acción disciplinaria sobre las actuaciones de los servidores

públicos departamentales que contravengan los derechos, deberes y

prohibiciones, o extralimitación en el ejercicio de las mismas.

2. MARCO LEGAL:

 /H\GH&yGLJRÒQLFR'LVFLSOLQDULR

• Constitución Política

• Tratados Internacionales sobre derechos humanos, Convenios

Internacionales de la O.I.T.

• Disposiciones de Código contencioso Administrativo.

• Disposiciones del Código penal y procedimiento penal.

• Disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

• Decreto Departamental 2806 de 1999.

• Decreto 738 de 2001.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Queja

• Auto Preliminares

• Comunicaciones

• Auto de archivo

• Auto de Apertura de Investigación

• Auto de Pruebas

• Auto de Cargos Descargos

• Pruebas de Descargos

• Recursos

 )DOORV

• Edictos

• Estados

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Asesor

• Profesionales

• Administrativo

• Técnicos

5. RESULTADO:

6. OBSERVACIONES:

181

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Recepciona las quejas, informes y correspon-

dencia en general.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Informe o queja

2. Radica en el libro diario la correspondencia. Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Libro de corres-

pondencia

3. Estudia el contenido de la correspondencia, la

FODVL¿FDSUR\HFWDODUHVSXHVWDGHODVVROLFLWXGHV

TXHVHHOHYDQ DOD2¿FLQD \GDWUDVODGR GHODV

quejas al Director.

Profesional

Especializado

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

4. Analiza las quejas e informes y determina el trá-

mite a seguir.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

5. Siguiendo las instrucciones del Director, realiza

el reparto, designando al profesional comisio-

nado y asignando el número correspondiente al

expediente.

Profesional

Especializado

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

6. La documentación con el trámite a seguir se

incluye en el sistema en forma detallada, luego

toma fotocopia y se entrega a los profesionales

asignados.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

7. Recibe la documentación y organiza el expe-

diente, detallando en la carátula toda la infor-

mación pertinente y elabora el correspondiente

auto de indagación preliminar o apertura de in-

vestigación.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Expedientes

8. 5HYLVD\SDVDSDUD¿UPDGHO'LUHFWRU Asesor

9. Estudia los documentos origen de la indagación

preliminar, decreta y practica las pruebas que

considere necesarias dentro del término de ley y

procede con base en estas a proyectar Auto de

Archivo o de apertura de investigación discipli-

naria según el caso.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Práctica de

pruebas, Auto

de archivo o

de apertura de

investigación

disciplinaria

10. Proyectados los Autos a que hace alusión el

punto precedente se trasladan los expedientes

previa radicación en los libros de control.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

11. Revisa detalladamente los expedientes, y eva-

lúa el contenido de los Autos proyectados por el

funcionario comisionado. De no estar de acuer-

do, regresa el expediente con las objeciones del

caso. Caso contrario procede a colocar el Vo.

%RDODXWRSUR\HFWDGRUHPLWLHQGRHO H[SHGLHQWH

DO'LUHFWRUSDUDOD¿UPDFRUUHVSRQGLHQWH

Profesional

Especializado

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

12. Recibe los expedientes y registra en los libros de

Control, los entrega al Secretario Ejecutivo para

que está registre en el sistema el trámite surtido

a cada averiguatorio y dé traslado de los mismos

DO'LUHFWRUSDUDOD¿UPDFRUUHVSRQGLHQWH

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

13. Si se trata de Auto de Archivo,XQDYH]¿UPDGR

lo envía al Secretario Ejecutivo para el trámite de

archivo correspondiente.

Si es Auto de Apertura se surte el trámite de no-

WL¿FDFLyQGHVFULWRHQHOSDVR

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de archivo

14. El Secretario Ejecutivo coloca fecha al Auto de

Archivo y comunica la decisión a las partes

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

15. Efectúa los registros respectivos en el libro de

control y procede a archivar los expedientes en

HOVLWLRGHVLJQDGRSDUDWDO¿Q

$UFKLYRGH¿QLWLYR\FXOPLQDFLyQGHOSURFHGL-

miento.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

16. Si se trata de Autos de apertura de investigación

XQDYH]¿UPDGRVSRUHO'LUHFWRUORVUHJLVWUDHQHO

VLVWHPDQRWL¿FDD ORVGLVFLSOLQDGRV FRQHO ¿QGH

garantizar el derecho de contradicción y defensa,

y los entrega al Técnico, quien a su turno y previo

registro en los libros de Control los entrega a los

funcionarios comisionados para lo pertinente.

Administrativo y Téc-

nico

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

1RWL¿FDFLyQD

los disciplinados

sobre la apertura

de la inestiga-

ción

182 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

17. 1RWL¿FDGRVORVH[SHGLHQWHV DORV IXQFLRQDULRVFR-

misionados; estos continúan la investigación y de

encontrar mérito para formular cargos proyectan el

Auto respectivo, elaborando los avisos de Ley o en

su defecto proyectan $XWRGH$UFKLYRGH¿QLWLYR

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de archivo

Auto de Cargos

18. 9HUL¿FDGRVORV KHFKRV TXH GLHURQ RULJHQ D OD

investigación por parte del funcionario comisio-

nado, decidirá si procede o no la suspensión

provisional del servidor público. Si se dieran

los elementos del artículo 157 de la Ley 734 de

2002, para la suspensión provisional, se proyec-

WDUiODGHFLVLyQPRWLYDGDSDUDOD¿UPDGHO'LUHF-

tor, la cual será de inmediato cumplimiento por

un término de tres meses (3) prorrogables hasta

en otro tanto, dentro del cual se adelantará la

investigación disciplinaria hasta su culminación.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Proyecto de sus-

pensión provisio-

nal motivada

19. Recibe el proyecto de suspensión provisional

SDUDVX9R %RVLHVWi GHDFXHUGR SDVDDO'L-

UHFWRUSDUDVX¿UPD

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Proyecto

Suspensión

Provisional

20. )LUPDODVXVSHQVLyQ SURYLVLRQDO\ SDVDSDUD VX

trámite.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Suspensión pro-

visional motivada

21. Recibido el expediente con la suspensión provisio-

nal de servidor Público comunica la decisión por el

PHGLRPiV H¿FD]DO GLVFLSOLQDGRD OD6HFUHWDUtD

GHOD)XQFLyQ 3~EOLFD\UHPLWH LQPHGLDWDPHQWHHO

expediente al nominador para surtir la consulta.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Comunicación.

22. Si se trata de $XWRGH $UFKLYR 'H¿QLWLYR de la

investigación, fecha el Auto de archivo y surte

la comunicación al quejoso a más tardar al día

siguiente, indicándole al mismo el recurso pro-

cedente y sus términos de presentación y deja

constancia de la misma en el expediente.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de archivo

en la investiga-

ción

23. Transcurridos cinco (5) días hábiles al día siguien-

te del envío de la comunicación al quejoso, si este

no presentare recurso alguno, deja constancia en

el expediente de la ejecutoria de la decisión hace

el registro correspondiente en el sistema.

Administrativo Constancia de

Ejecutoria

24. Efectúa los registros respectivos en el libro de

control y procede a archivar los expedientes en

HOVLWLRGHVLJQDGRSDUDWDO¿Q

$UFKLYRGH¿QLWLYR\FXOPLQDFLyQGHOSURFHGL-

miento.

Técnico

25. En caso contrario, es decir si el quejoso presen-

tare recurso, dentro del término legal de cinco

(5) días, recepciona el mismo y procede a pro-

yectar el Auto de Alzada, siempre y cuando el

UHFXUVR UH~QD ORV UHTXLVLWRV ¿MDGRV SRU OD OH\

para el efecto.

Administrativo Auto de alzada

26. 3UR\HFWD R¿FLR UHPLWLHQGR HO H[SHGLHQWH DO

Despacho del Gobernador para que resuelva el

recurso.

Profesional

27. Si se corren cargos, los funcionarios comisiona-

dos trasladan los expedientes con el proyecto

SDUDHO9R%RGHO$VHVRU

Profesional Proyecto auto de

cargos

28. Radica en los libros de control. Técnico

29. Revisa el expediente y el Auto; de no estar de

acuerdo devuelve el expediente al funcionario comi-

sionado, con las objeciones del caso. Caso contra-

ULRSURFHGHD FRORFDUHO 9R%RDO$XWR GH&DUJRV

proyectado, y lo remite al Despacho del Director.

Profesional especiali-

zado

2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de Cargos

30. Registra los expedientes con Auto de Cargos en

los libros de control; el Secretario Ejecutivo los

registra en el sistema.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de Cargos

31. )LUPDORVautos de Cargos. Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Auto de cargos

32. Elabora las respectivas citaciones a los discipli-

nados, dejando constancia en el expediente.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Citaciones a

disciplinados

33. Si el Disciplinado concurre dentro del término

GHOH\ DQRWL¿FDUVH GHORV FDUJRVSURFHGH DGH-

jar constancia en el expediente de la respectiva

QRWL¿FDFLyQ HQWUHJDQGR FRSLD GH ORV PLVPRV DO

Disciplinado.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

1RWL¿FDFLyQD

disciplinados

183

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

34. Transcurrido el término de ley y el Disciplina-

do concurre a hacer entrega de los descargos,

procede a dejar constancia en el expediente del

recibido de los mismos.

Si no concurre a presentar descargos no inte-

rrumpe el trámite de la actuación.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Descargos

35. 6L HO GLVFLSOLQDGR QR FRQFXUUH D QRWL¿FDUVH SHU-

sonalmente, se hará de forma subsidiaria por

edicto, y para garantizar el derecho de defensa

VHQRPEUDUiDSRGHUDGR GHR¿FLRFRQ HOFXDOVH

proseguirá la investigación hasta su culminación.

Auxiliar

Administrativo

Edicto

36. 2¿FLDDORVFRQVXOWRULRVMXUtGLFRVGH ODVGLIHUHQ-

WHV8QLYHUVLGDGHVFRQ HO¿Q GHORJUDUOD FRQVH-

FXFLyQGHXQDSRGHUDGRGHR¿FLRTXHUHSUHVHQWH

y asuma la defensa del implicado ausente.

Auxiliar Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

2¿FLRDFRQVXO-

torios jurídicos

37. Presente el apoderado, el secretario ejecutivo

procede a proyectar la respectiva acta de pose-

VLyQD ¿Q GHUHFRQRFHUOH SHUVRQHUtD MXUtGLFDDO

mismo, expidiendo a su vez la respectiva cons-

WDQFLDGHQRWL¿FDFLyQ GHORV FDUJRVFRQIRUPH D

lo regulado por la ley.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Proyecto de acta

de posesión

38. )LUPDDFWDGHSRVHVLyQ Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Acta de posesión

39. Transcurrido el término para presentar descar-

gos, recepciona los descargos presentados por

HOGLVFLSOLQDGR R HO GHIHQVRUGH R¿FLR GHMDQGR

constancia en el expediente y da traslado de las

diligencias al funcionario comisionado previo re-

gistro en el sistema, a través del Técnico quien

deberá hacer los correspondientes registros en

los libros de trámite de expedientes.

Administrativo y Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Descargos

40. Recibidos los descargos por parte del discipli-

QDGRR GLVFLSOLQDGRV R HO DSRGHUDGR GH R¿FLR

SUR\HFWD$XWR GH7UiPLWH SDUDOD ¿UPD GHO'L-

rector, posteriormente lo fecha, y hace el registro

correspondiente en el sistema.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto de trámite

41. Hace entrega de los expedientes con Auto de

Cargos y descargos a los funcionarios comisio-

nados previo registro de los mismos en los libros

GHVWLQDGRVSDUDWDO¿Q

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

42. El funcionario comisionado procede a elaborar el

Auto, que resuelve sobre la práctica de pruebas.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto práctica de

pruebas

43. 5HYLVD\GDVX9R%R Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto práctica de

pruebas

44. 5HJLVWUDHQ HOVLVWHPD \OR SDVDD OD¿UPD GHO

Director.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto práctica de

pruebas

45. Revisa el Auto en el evento de no negarse ningu-

QDSUXHEDOR¿UPD\WUDVODGD

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto práctica de

pruebas

46. Lo fecha, hace el registro en el sistema. Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto práctica de

pruebas

47. Registra en los libros de control de expedientes

\QRWL¿FDDOIXQFLRQDULRFRPLVLRQDGR

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

48. En el caso de que en el Auto se niegue alguna

prueba, el expediente queda en Secretaría para

librar citación al disciplinado dejando constancia

HQHOPLVPRFRQHO¿QGHVXUWLUODQRWL¿FDFLyQDO

disciplinado.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Citación al

disciplinado

49. 6LHOGLVFLSOLQDGRFRPSDUHFHDQRWL¿FDUVHGHMDUi

FRQVWDQFLDHQHOH[SHGLHQWHVLXQDYH]QRWL¿FD-

do interpusiese recurso de Apelación, recepcio-

nará el mismo dejando constancia de tal actua-

ción, si el recurso cumple con las formalidades

HVWDEOHFLGDVHQODOH\HODERUDDXWRSDUDOD¿UPD

del Director concediendo el recurso y proyecta

R¿FLRUHPLWLHQGRHO H[SHGLHQWHDO 'HVSDFKRGHO

Gobernador para lo de su competencia, no sin

antes hacer los registros correspondientes en el

libro y en el sistema.

6LHOLPSOLFDGRQRFRPSDUHFHVHVXUWLUiODQRWL¿-

cación por edicto. Paso 51.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

1RWL¿FDFLyQ

recurso de ape-

lación y auto que

concede recurso

si es del caso

50. )LUPD$XWR\HQWUHJD HOH[SHGLHQWHSDUD VXWUi-

mite respectivo.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto que conce-

de recurso

184 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

51. 6LHOLPSOLFDGRQRFRPSDUHFHDQRWL¿FDUVHGHO$XWR

de Pruebas, dejará constancia en el expediente y

SURFHGHDVXUWLUODQRWL¿FDFLyQHQIRUPDVXEVLGLDULD

SRU(',&72\ TXHGDHO H[SHGLHQWHHQOD 2¿FLQD

SRUHOWpUPLQRGH OH\WUDQVFXUULGRHOWpUPLQRGH¿-

MDFLyQ\ GHV¿MDFLyQ GHO(',&72 GHMD FRQVWDQFLD

de la actuación y entrega el expediente al Técnico,

para que lo devuelva al funcionario comisionado.

Administrativo y Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Edicto

52. 6LQRWL¿FDGRHO$XWRGRQGH VHQLHJDQSUXHEDV DO

disciplinado en la forma establecida en la ley y,

transcurrido el término legal no se presentare re-

curso alguno, deja constancia en el expediente y

elabora Auto corriendo traslado del mismo al fun-

cionario comisionado, previo registro en el siste-

ma y en los libros de control de expedientes.

Administrativo y Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto de traslado

al comisionado

53. Una vez resuelto el recurso interpuesto contra el

Auto de Práctica de Pruebas recibe el expedien-

te. Efectúa los registros correspondientes en el

sistema y elabora auto corriendo traslado de las

diligencias para que este, notifíque las diligen-

cias al funcionario comisionado.

Administrativo y Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto de traslado

54. El funcionario comisionado recibe el expediente

con el recurso resuelto y procede conforme a lo

allí dispuesto.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

55. Una vez vencida la etapa de pruebas de descar-

gos el funcionario comisionado proyecta fallo im-

poniendo sanción o absolviendo según el caso.

Profesional 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Proyecto de fallo

56. Registra en los libros de trámite y traslada el ex-

pediente

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Proyecto de fallo

57. Revisa el expediente, si está de acuerdo lo re-

PLWHFRQ VX 9R%R'H OR FRQWUDULRREMHWD \ OR

devuelve al funcionario comisionado.

Asesor 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Proyecto de

)DOOR

58. )LUPDRORGHYXHOYHFRQODVREMHFLRQHVSHUWLQHQ-

tes para que el funcionario comisionado realice

las correcciones del caso.

Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Proyecto de

)DOOR

59. Una vez corregidas las observaciones realizadas

DO)DOORGHSULPHUDLQVWDQFLDORVIXQFLRQDULRVFR-

misionados pasan nuevamente el expediente al

$VHVRUSDUDVX9R%R

Profesional, Técnico,

Administrativo

2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

$XWR¿QDO

60. 5HYLVDHOIDOOR\GHHVWDUGHDFXHUGROR¿UPD Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

)DOOR

61. Si el fallo es sancionatorio procede a enviar ci-

tación al disciplinado o a su apoderado dejando

constancia de la misma en el expediente con el

¿QTXHHVWH FRPSDUH]FDD QRWL¿FDUVHGHO IDOORGH

primera instancia. Si disciplinado o su apoderado

VHQRWL¿FDQ SHUVRQDOPHQWH XQD YH] WUDQVFXUULGR 

el término legal, si este presenta recurso con los

requisitos de ley, deja constancia en el expediente

del recibido del mismo y procede a proyectar auto

FRQFHGLHQGRHOUHFXUVRSDUDOD¿UPDGHO'LUHFWRU

Si el fallo es absolutorio, se comunicará al que-

joso la decisión adoptada en primera instancia

advirtiéndole que contra el mismo procede el re-

curso de apelación.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Citación al disci-

plinado

62. )LUPDDXWRTXHFRQFHGHUHFXUVR Director Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto que conce-

de recurso

63. )LUPDGR HO$XWR TXH FRQFHGH HO UHFXUVR PH-

GLDQWH R¿FLR \ SUHYLR UHJLVWURV FRUUHVSRQGLHQ-

tes, envía las diligencias según sea del caso al

'HVSDFKR GHO *REHUQDGRU D ¿Q GH TXH VH UH-

suelva el recurso.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Auto que conce-

de Recurso

64. 5HVXHOWRHOUHFXUVRVL HOIDOORHVFRQ¿UPDGR HQ

segunda instancia y surtidos los trámites corres-

pondientes, regresa el expediente al Secretario

Ejecutivo para los registros correspondientes en

el sistema.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Resolución del

recurso

65. Recibe y procede el registro en los libros de con-

trol y a su respectivo archivo.

Técnico

66. Si el fallo es revocado en segunda instancia, el

expediente se registra en el sistema, previa ela-

boración del Auto, dando traslado al funcionario

comisionado para que obre de conformidad.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO

Interno Disciplinario

Revocatoria

)DOOR

185

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

67. Recibe y hace las anotaciones correspondientes

en los libros de control.

Técnico

68. 6XUWLGDODQRWL¿FDFLyQ SHUVRQDODO GLVFLSOLQDGR\

transcurrido el término legal no interpone recur-

so, deja constancia de ejecutoria del fallo en el

expediente y procede a elaborar las comunica-

ciones de ley.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

69. 5HFLEHHOH[SHGLHQWHFRQHO¿QGHTXHVHFRUUD

traslado del fallo al Despacho del Gobernador

para que se proceda a la ejecución de la san-

ción, no sin antes dejar la respectiva anotación

en los libros. Trámite que se efectuará en todos

los casos en que se imponga sanción discipli-

naria.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

70. Una vez realizados en el Despacho del Gober-

nador los trámites de ejecución de la Sanción

UHJUHVDQODV GLOLJHQFLDVD OD 2¿FLQDGH &RQWURO

Disciplinario donde el Secretario Ejecutivo rea-

liza el registro correspondiente en el sistema y

envía copia de las mismas al Secretario de la

)XQFLyQ3~EOLFDFRQHO¿QGHTXHREUHHQODKRMD

de vida del funcionario, procediendo a entregar

las diligencias al Técnico quien las incorpora al

H[SHGLHQWHFRQ HO¿QGH TXHUHSRVHQ HQHO DU-

FKLYRGHOD2¿FLQD

Administrativo y Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

)DOOR\FRSLDV

71. En los casos, que la ejecución de sanción co-

rresponda a una multa, se procede a enviar

fotocopia de la resolución debidamente autenti-

FDGDD OD 2¿FLQD GH(MHFXFLRQHV ¿VFDOHV SDUD

proceder con el Cobro coactivo. Si el funcionario

sancionado fuera activo se utilizará el mismo

procedimiento siempre que este no autorice el

descuento por nómina.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

72. Si el disciplinado una vez enviada la citación y

transcurrido el término legal no comparece a no-

WL¿FDUVHGHO IDOOR SURFHGHUiD GHMDU FRQVWDQFLD

HQHOH[SHGLHQWH\UHDOL]DQRWL¿FDFLyQVXEVLGLDULD

por EDICTO.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Edicto

73. 7UDQVFXUULGRHOWpUPLQR GH ¿MDFLyQ\ GHV¿MDFLyQ

del Edicto, deja constancia en el expediente y

queda el mismo en la Secretaría por el término

GH/H\FRQHO¿QGHGDURSRUWXQLGDGDOGLVFLSOLQD-

do de apelar el fallo.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

'HV¿MDFLyQ

Edicto

74. Si transcurrido el término el disciplinado no hace

uso de este Recurso, dejará constancia de eje-

cutoria del fallo en el expediente; registra en el

sistema y elabora las comunicaciones de ley.

Administrativo 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

Comunicaciones

75. Realizados en el Despacho de Gobernador los

trámites de ejecución de la sanción.

Recibe el expediente para los registros corres-

pondientes y el envío de copias a la hoja de vida

GHO GLVFLSOLQDGR )LQDOL]D SURFHVR GLVFLSOLQDULR

con fallo sancionatorio.

$UFKLYRGH¿QLWLYR\FXOPLQDFLyQGHOSURFHGL-

miento.

Técnico 2¿FLQDGH&RQWURO,QWHU-

no Disciplinario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

352&(62',6&,3/,1$5,29(5%$/

1. OBJETIVO:

Ejercer la acción disciplinaria sobre las actuaciones de los servidores

públicos departamentales que contravengan los derechos, deberes y

prohibiciones, o extralimitación en el ejercicio de las mismas, de mane-

ra que desde el estudio de la queja se encuentren reunidos los requisi-

tos sustanciales para proferir pliego de cargos

2. MARCO LEGAL:

• Ley 734 de 2002 (código único disciplinario).

• Constitución política

• Tratados internacionales sobre derechos humanos, convenios

internacionales de la O.I.T.,

• Disposiciones del código contencioso administrativo.

• Disposiciones del código penal y procedimiento penal.

• Disposiciones del código de procedimiento civil.

• Decreto Departamental 2806 de 1999.

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

186 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

• Queja

• Auto preliminares

• Expediente

• Auto de pruebas

• Auto de archivo

• Auto citacion a audiencia.

• Comunicaciones (implicado, quejoso)

• Edictos

 1RPEUDPLHQWRDSRGHUDGRGHR¿FLR

• Descargos

• Audiencia ( práctica de pruebas, recursos) y fallo

4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Coordinador de área

• Profesional

• Administrativo

• Técnico

5. RESULTADO:

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

PROCESO DISCIPLINARIO VERBAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Las quejas o informes son recepcionados en la

2¿FLQDGH&RQWURO'LVFLSOLQDULR\UDGLFDGRVHQHO

libro correspondiente.

Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Queja informe

2. Una vez radicada se pasa para lo pertinente al

Profesional.

Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

3. &ODVL¿FDODFRUUHVSRQGHQFLDUHVSRQGHODTXHVHD

del caso y le da traslado al Director quien estudia

el contenido de los documentos que entran a su

Despacho, si se trata de una queja determina si

la misma amerita apertura indagación preliminar,

apertura de investigación, así como establecer

si se adelanta proceso ordinario o verbal. En

caso de adelantarse la investigación por proceso

verbal, tendrá en cuenta al momento de valorar

sobre la apertura de investigación si encuentra

reunidos los requisitos sustanciales para proferir

pliego de cargos, se citará a audiencia.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Queja informe

4. Da traslado a los funcionarios comisionados,

para que proyecten el auto de citación a audien-

cia.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Autos comisorios

5. 5HJLVWUDHQHOOLEURGHVWLQDGRSDUDHVH¿QHVSH-

FL¿FDQGRQ~PHUR \ IHFKD DVLJQDGRDO SURFHVR

que se inicia.

Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

6. El funcionario comisionado, estudia la queja ori-

gen del proceso verbal ordenado por el Director

Técnico, y proyecta el auto de citación a audien-

cia, el cual contendrá los requisitos formales

dispuestos en el artículo 184 de la Ley 734 de

2002. En caso de darse los elementos para la

suspensión provisional del servidor público se

sustentará la decisión dentro del auto de citación

a audiencia tal como lo dispone el numeral 6, de

la norma antes citada, decisión que se adoptará

XQDYH]QRWL¿FDGR HODXWR GHFLWDFLyQD DXGLHQ-

cia.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Auto de citación

a audiencia

7. Revisa detalladamente los expedientes, y evalúa

el contenido de los Autos proyectados por el fun-

cionario comisionado. De no estar de acuerdo,

regresa el expediente al funcionario que lo ela-

boró con las objeciones del caso. Caso contrario

SURFHGHDFRORFDUHO9R%RDO$XWRSUR\HFWDGR

Profesional Especiali-

zado

2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Auto de citación

a audiencia

8. (O7pFQLFRUHFLEHORVH[SHGLHQWHVFRQHO9R%R

del profesional especializado y registra en los li-

bros de Control.

Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

9. Recibe los expedientes, efectúa las anotaciones

y registros.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

187

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO VERBAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

10. 5HYLVD\¿UPDORV DXWRVGHFLWDFLyQD DXGLHQFLD

y los regresa al Secretario Ejecutivo.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Auto citación a

audiencia

PC

11. Recibe los expedientes contentivos de los autos

de citación a audiencia y prepara las comunicacio-

nes: a los disciplinados o sus apoderados, y a la

Procuraduría General de la Nación de conformidad

con el artículo 176 inciso segundo de la Ley 734

de 2002. Los expedientes con citación audiencia

permanecerán en Secretaría por dos (2) días, para

que las partes presenten versión verbal o escrita.

En caso de no comparecer el disciplinado o su

apoderado se aplicará el procedimiento previsto

en el siguiente paso.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Comunicaciones

a disciplinados y

apoderados

12. Efectuadas las comunicaciones a las partes, y

transcurridos los dos días (2), si no se presen-

tare el o los disciplinados o sus apoderados, se

¿MDUiHGLFWRHQOXJDUYLVLEOHSRUGRVGtDVSDUD

VXUWLU OD QRWL¿FDFLyQ VXEVLGLDULD \ VH GHVLJQDUi

GHIHQVRU GH R¿FLR FRQ TXLHQ VH FRQWLQXDUi HO

procedimiento.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Edicto

2¿FLRDFRQVXO-

torios jurídicos y

acta de posesión

del apoderado

13. 1RWL¿FDGRV GHO DXWR GH FLWDFLyQ D DXGLHQFLD HO

GLVFLSOLQDGRVXDSRGHUDGR RHOGHIHQVRU GHR¿-

FLRVH¿MDUiOXJDUIHFKD\KRUDSDUDODFHOHEUD-

ción de audiencia, término en el cual las partes

podrán aportar y solicitar las pruebas, las que

serán practicadas en la Audiencia. Llegados el

GtD\ODKRUD¿MDGDSDUDODDXGLHQFLDKDUiHQWUH-

ga del expediente disciplinario al Director.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Citaciones

14. En los casos en que se haya sustentado en el

auto de citación a audiencia, la suspensión pro-

visional del servidor público, el funcionario comi-

sionado, proyectará la decisión motivada para

OD¿UPD GHO 'LUHFWRU OD FXDO VHUi GH LQPHGLDWR

cumplimiento por un término de tres meses (3)

prorrogables hasta en otro tanto, dentro del cual

se adelantará la investigación disciplinaria hasta

su culminación.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Proyecto de

suspensión provi-

sional motivada

15. 'D9R%RDO SUR\HFWRGHVXVSHQVLyQSURYLVLRQDO 

VLHVWiGHDFXHUGRSDVDDO'LUHFWRUSDUDVX¿UPD

Asesor 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Proyecto suspen-

sión provisional

16. )LUPDOD VXVSHQVLyQSURYLVLRQDO \SDVDSDUD VX

trámite.

Director 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Suspensión

provisional

17. Recibido el expediente con la suspensión provi-

sional de servidor Público el secretario ejecutivo

FRPXQLFDODGHFLVLyQSRUHOPHGLRPiVH¿FD]DO

disciplinado, a la Secretaría de la función Pública

y remite inmediatamente el expediente al nomi-

nador para surtir la consulta.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Comunicación

18. Iniciada la audiencia se dará lectura a la decisión

de citación a audiencia y a la solicitud de prue-

bas que hubiere presentado cualquiera de los

sujetos procesales, por parte del Secretario Ad–

KRF)XQFLRQDULR&RPLVLRQDGR 3DUDHOFXPSOL-

miento de las actuaciones surtidas en audiencia

se levantará acta que consignará sucintamente

lo ocurrido en ella. Resolverá sobre las pruebas

solicitadas y ordenará la práctica de las que re-

sulten conducentes y pertinentes, así como las

GHR¿FLRTXHHVWLPHQHFHVDULDVDVtPLVPRHQHO

curso de la audiencia las partes podrán aportar

y solicitar pruebas las cuales serán practicadas

en la misma diligencia dentro del término impro-

rrogable de tres (3) días, si no fuere posible se

suspenderá la audiencia por el término máximo

de cinco (5) días y se señalará fecha para la

práctica de la prueba o pruebas pendientes.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Acta de la

audiencia

Práctica de

pruebas

19. En el caso que el Despacho niegue la práctica

de pruebas, se advierten dos situaciones: En el

caso de negativa total de las pruebas solicitadas,

se otorgará el recurso de apelación en el efec-

to suspensivo, caso en el cual se suspende la

audiencia y se remitirá al superior para lo de su

competencia quien resolverá en un término no

mayor de cinco (5) días. En caso de negarse par-

cialmente las pruebas solicitadas, se otorgará el

recurso de apelación en el efecto devolutivo y de

igual manera se remitirá el expediente al superior,

el cual resolverá en un término no mayor de cinco

(5) días; con la copia del expediente el Despacho

practicará las pruebas que han sido ordenadas.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Práctica de

pruebas

188 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

PROCESO DISCIPLINARIO VERBAL

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

20. Practicadas las pruebas legalmente decretadas,

y concluídas las intervenciones se procederá

verbal y motivadamente a emitir el fallo. La dili-

gencia se podrá suspender para proferir la deci-

sión dentro de los dos (2) días siguientes, contra

la cual procede el recurso de apelación, que po-

drá sustentarse en la misma audiencia o dentro

de los dos días siguientes, en forma verbal o es-

crita, en este caso se concederá el recurso en el

efecto suspensivo y se remitirá al Superior quien

decidirá dentro de los dos (2) días posteriores.

/DGHFLVLyQ¿QDO VHHQWHQGHUi QRWL¿FDGDHQ HV-

trados y quedará ejecutoriada a la terminación

de la misma, si no fuere recurrida.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

)DOOR

21. Ejecutoriada la decisión adoptada por el Director

en audiencia, se remitirá el fallo surtido en audien-

cia para la ejecución de la sanción ante el Nomi-

nador. De igual manera se efectuarán las comuni-

caciones a la Procuraduría General de la Nación

para el registro de antecedentes y a la Secretaría

GHOD)XQFLRQ3~EOLFD(QFDVRGHLPSRQHUVHVDQ-

ción de multa, remitirá la resolución de ejecución

de sanción junto con el fallo proferido en audiencia

DOD2¿FLQDGH&REURVFRDFWLYRVSDUDORGHVXFRP-

petencia. Si el funcionario es activo se le descuen-

ta por nómina, en cuyo caso enviará comunicación

a la Dirección de Gestión Humana.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Remisión de fallo

al nominador

Comunicaciones

a la Procuraduría

General de la

Nación

Resolución de

ejecución de la

sanción

22. Cumplidos los procedimientos dispuestos en el

paso anterior, efectuará las anotaciones y regis-

tros en los libros dispuestos para ello.

Administrativo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Expediente

23. Recibe los expedientes efectúa las respectivas

DQRWDFLRQHV\SURFHGHDODUFKLYR¿QDOGHORVPLV-

PRVHQORVOXJDUHVGLVSXHVWRVSDUDWDO¿Q

$UFKLYRGH¿QLWLYR

Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

PROCEDIMIENTO DESCRITO:

&$3$&,7$&,Ï1

1. OBJETIVO:

5HDOL]DUDFWLYLGDGHV GHSUHYHQFLRQ FRQ HO¿Q GHFD-

pacitar a los servidores públicos en cuanto a deberes

responsabilidades y derechos, que redunden en la

disminucion de faltas disciplinarias.

2. MARCO LEGAL:

• Ley 734 de 2002 (código único disciplinario).

• Constitución política

• Decreto Departamental N° 0157 de 2005

• Decreto Ordenanzal N° 027 de 2005

3. FORMATOS Y DOCUMENTOS: 4. UNIDADES O EMPLEOS QUE INTERVIENEN:

• Director Técnico

• Profesional Especializado

• Profesional

• Secretario Ejecutivo

5. RESULTADO:

Actividades realizadas de prevencion para disminución de faltas disciplinarias

6. OBSERVACIONES:

CONTROL CAMBIOS O MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA ACTO ADTIVO. DESCRIPCIÓN CAMBIO O MODIFICACIÓN VALIDÓ

1.0 Julio de 2006 Primera Versión

CAPACITACIÓN Y PREVENCIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

1. Solicita a un profesional que elabore, estudio

con análisis estadísticos sobre la acción discipli-

naria ejercida en las dependencias, en un térmi-

QRGH¿QLGR\TXHDUURMHHVWLPDWLYRVSRUFHQWXDOHV

sobre, número de investigaciones, número de

VDQFLRQDGRVWLSRV GH VDQFLRQHV WLSL¿FDFLyQGH

las faltas por dependencia. Etc.

Director Ténico 2¿FLQDGHFRQWUROGLVFL-

plinario

189

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

CAPACITACIÓN Y PREVENCIÓN

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE UNIDAD ORGÁNICA FORMATO PUNTO DE

CONTROL

2. Elabora informe de acuerdo a lo solicitado por

el Director.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Informe

3. Analiza el informe y procede a determinar el tipo

de capacitación más adecuado de acuerdo con

ODWLSL¿FDFLyQGHODVIDOWDV\ODSREODFLyQVHFWRUL-

zada, de servidores públicos a ser inducidos a la

capacitación preventiva.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

4. 3UR\HFWDR¿FLR GLULJLGRD OD'LUHFFLyQ GH 'HVD-

UUROOR\%LHQHVWDU+XPDQRGHOD6HFUHWDUtDGHOD

)XQFLyQ3~EOLFDHQHOFXDO LQIRUPDODSREODFLyQ

a la que va dirigida la capacitación preventiva y

se solicita la organización del evento, lugar fe-

cha, hora, número asistentes participantes.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

2¿FLR

5. 5HYLVDFRUULJHVLHVQHFHVDULRHOR¿FLR\OR¿UPD

para ordenar su envío.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

PC

6. 5HJLVWUDR¿FLRQXPHUD\IHFKD \HQYtDDWUDYpV

del correo central.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

7. 5HFLEH\UDGLFDOD UHVSXHVWDGHOR¿FLRGH VROLFL-

WXGDOD'LUHFFLyQGH 'HVDUUROOR\%LHQHVWDU+X-

PDQRGH OD6HFUHWDUtD GHOD )XQFLyQ3~EOLFD \

entrega al Director.

Secretario Ejecutivo 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

8. Una vez llega respuesta, programación y con-

¿UPDFLyQGH ODVLQYLWDFLRQHV DORV DVLVWHQWHV DO

evento por parte de la Dirección de Desarrollo

\%LHQHVWDU+XPDQRGHOD 6HFUHWDUtDGHOD)XQ-

FLyQ3~EOLFDGDLQVWUXFFLRQHV\HQWUHJDR¿FLRDO

Profesional Especializado.

Director Técnico 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

9. Coordina la realización del evento y con el Direc-

tor designan al profesional para elaborar presen-

tación y ayudas logísticas.

Profesional

Especializado

2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

10. Elabora presentación y demás ayudas logísticas. Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Presentacion y

ayudas logisticas

11. Realiza introducción y objetivos del evento. Profesional

Especializado

2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

12. Realiza la presentación y actividades del evento. Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

13. Elabora instrumento de seguimiento a la capaci-

tación preventiva.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Seguimiento PC

14. Aplica Instrumento y elabora informe de segui-

miento a las evaluaciones preventivas y entrega

al Director para su análisis.

Profesional 2¿FLQDGHFRQWURO

disciplinario

Informe PC

* * *

RESOLUCIÓN NÚMERO 00866 DE 2006

(diciembre 28)

por la cual se adoptan los procedimientos que son responsabilidad

de las dependencias internas de la Secretaría de Planeación

y se dictan otras disposiciones.

EL GOBERNADOR DE CUNDINAMARCA

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y en espe-

cial las previstas en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política,

la Ley 872 de 2003, el artículo 9° de la Ley 489 de 1998, el artículo 6°

de la Ley 87 de 1993 y su Decreto Reglamentario 1537 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, en su artículo 269, establece que las

autoridades correspondientes de las entidades públicas están obli-

gadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de conformidad

con lo que disponga la ley;

Que de conformidad con lo establecido por la Ley 87 de 1993 y

su Decreto Reglamentario 1537 del 26 de julio de 2001, es respon-

sabilidad de los jefes de cada una de las diferentes dependencias,

de las entidades y organismos estatales, la elaboración, adopción

y aplicación de manuales a través de los cuales se documentarán

\IRUPDOL]DUiQORVSURFHGLPLHQWRVD SDUWLUGHODLGHQWL¿FDFLyQ GHORV

procesos institucionales, en concordancia con lo establecido en el

artículo 209 de la Constitución Política, para el ejercicio de la función

administrativa del Estado;

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de la Cali-

dad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades

prestadoras de servicios, como un sistema complementario a los

sistemas de control interno y de desarrollo administrativo, basado

en el enfoque por procesos, la mejora continua de los mismos y su

debida caracterización;

4XHHO'HFUHWR2UGHQDQ]DO GH³3RUHOFXDOVH PRGL¿FD

HO(VWDWXWR%iVLFRGHOD$GPLQLVWUDFLyQ'HSDUWDPHQWDO´HQVXDUWtFXOR

58, adopta para el Departamento el Sistema de Gestión de Calidad el

cual será desarrollado en los términos de la Ley 872 de 2003 y demás

QRUPDVTXHODUHJODPHQWHQDGLFLRQHQRPRGL¿TXHQSRUHO*REHUQDGRU

del Departamento a través de cada Secretario de Despacho y del repre-

sentante legal de cada entidad descentralizada, con la coordinación de

la dependencia encargada de la función pública departamental;

Que mediante el Decreto Ordenanzal 0027 de 2005 “Por el cual

se adopta la estructura del sector central de la administración pública

departamental, se fusionan y suprimen algunas dependencias, se

UHDVLJQDQIXQFLRQHV\ VHPRGL¿FDQORV REMHWLYRV\OD HVWUXFWXUDRU-

JiQLFDGHRUJDQLVPRV\GHSHQGHQFLDVFHQWUDOHV´VHUHGLVWULEX\HURQ

funciones, por lo cual a través del estudio técnico se reasignaron

procesos y procedimientos en las diferentes dependencias que con-

forman el sector central;

Que es necesario que las dependencias que conforman el sector

central de la administración pública departamental cuenten con pro-

cedimientos claros que consten en documentos, que guíen la ejecu-

ción del trabajo dentro de los principios de coordinación, economía,

celeridad, efectividad, imparcialidad e igualdad para el adecuado

cumplimiento de los cometidos estatales;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Adopción.Adoptar los procedimientos que son res-

ponsabilidad de las dependencias que conforman la Secretaría de

Planeación, según documento anexo y que forma parte integral del

presente acto administrativo en el cual se encuentra su descripción,

con el siguiente detalle por dependencia, así:

190 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

DESPACHO DEL SECRETARIO

5(638(67$$ 62/,&,78'(6 '(5(&+26 '( 3(7,&,Ï1

TUTELAS, CONSULTAS Y CONCEPTOS

2. ENVÍO DE CORRESPONDENICA

5(&,%2'(&255(6321'(1&,$

&225',1$&,Ï1'(/$66,78$&,21(6$'0,1,675$7,9$6

&216(&5(7$5Ë$'()81&,Ï13Ò%/,&$

5. SUMINISTROS

6. AGENDA DEL SECRETARIO

7. ARCHIVO

(/$%25$&,Ï1'(,1)250(6,17(5126

$17(352

(678',2635(9,26$/$&2175$7$&,Ï1

(/$%25$&,Ï1'(&2175$726

$6,*1$&,Ï1 683(59,625(6 '( &2175$7262 &21-

VENIOS

6(*8,0,(172 683(59,6,Ï1 -

TRATOS O CONVENIOS

OFICINA DE COOPERACIÓN

,'(17,),&$5 &223(5$17(6&5($5

%$6('('$726'((17,'$'(61$&,21$/(6(,17(51$&,2-

1$/(6&21685(63(&7,923257$)2/,2

,'(17,),&$&,Ï1'(&223(5$17(6&2192&$725,$6

3. PROMOCIONAR LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE

SEAN DE INTERÉS PARA EL DEPARTAMENTO Y EN ESPECIAL

AQUELLOS DE CARÁCTER ESTRATÉGICO, REALIZAR VISITAS

A ENTIDADES NACIONALES E INTERNACIONALES PARA DAR A

&212&(5/$2),&,1$'(&223(5$&,Ï1</$61(&(6,'$'(6

DEL DEPARTAMENTO

4. APOYO TÉCNICO A ENTIDADES DEL DEPARTAMENTO Y

/26081,&,3,26 ,'(17,),&$&,Ï1 '( 352-

YECTOS

5. APOYO TÉCNICO A ENTIDADES DEL DEPARTAMENTO Y DE

/26081,&,3,265(9,6,Ï1

*(67,Ï1'(5(&85626$32<2$6(625Ë$,'(17,),&$-

&,Ï1

*(67,Ï1'(5(&85626 ,'(17,),&$&,Ï1

DE COOPERANTES

*(67,Ï1'(5(&85626,19(56,Ï1'(3$57$0(17$/

*(67,Ï1'(5(&85626(/$%25$&,Ï1'(&219(1,26

'(&223(5$&,Ï1

*(67,Ï1'(5(&856266(*8,0,(172

DE ACCIONES CONCERTADAS

$6(625Ë$7e&1,&$$&203$f$0,(172352)(6,21$/

$6(625Ë$7e&1,&$35(6(17$&,Ï1'(/352

$/26326,%/(6&223(5$17(6

$6(625Ë$7e&1,&$ 5(9,6,Ï1 '( '2&8-

MENTOS

6(*8,0,(172 -

VENIOS O ACCIONES CONCERTADAS CON ORGANISMOS O

ENTIDADES NACIONALES E INTERNACIONALES

$32<2*8%(51$0(17$/'(),1,5(/5(63216$%/('(

LA ENTIDAD COOPERANTE

5($/,=$&,Ï1'(/&219(1,2

17. SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

$6(625Ë$(1&223(5$&,Ï1

35(6(17$&,Ï1'(/352

20. APOYO DOCUMENTAL

21. APOYO TÉCNICO A LAS DEPENDENCIAS DEL DEPARTA-

0(1725(9,6,Ï1

OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN,

ANÁLISIS Y ESTADÍSTICA

,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$5(&2/(&&,Ï1'(,1)250$-

&,Ï1(67$'Ë67,&$62&,$/&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/

),1$1&,(5$'(/'(3$57$0(172'(&81',1$0$5&$

MUNICIPIOS

3,% 5(&2/(&&,Ï1 352&(6$0,(172

,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$$ /$0(72'2/2*Ë$$680,'$

6(*Ò1%$6( (1/$6 &8(17$6'(3$57$0(17$/(6

MUNICIPALES

$&78$/,=$&,Ï1$1È/,6,6'(/$,1)250$&,Ï1(67$'Ë6-

7,&$62&,$/&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/

DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

$7(1&,Ï1'(62/,&,78'(6'(/$,1)250$&,Ï1(67$'Ë6-

7,&$62&,$/&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/

DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA Y SUS MUNICIPIOS.

38%/,&$&,Ï1'(/$,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$62&,$/

&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/<),1$1&,(5$'(/'(3$57$-

MENTO DE CUNDINAMARCA Y SUS MUNICIPIOS

(/$%25$&,Ï1 '( 352

,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$

683(59,6,Ï1 ,163(&&,Ï12 ,17(59(1725Ë$'(352-

YECTOS DE TIPO ESTADÍSTICO

6,*5(*,21$/ 38%/,&$5(1:(% /$,1)250$&,Ï1(6-

PACIAL

9. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUA-

&,Ï1'(/$*(67,Ï17$'266(*(5

10. DESARROLLAR UN APLICATIVO PARA SEGUIMIENTO Y

(9$/8$&,Ï1

11. ADMINISTRAR EL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUA-

&,Ï1'(/$*(67,Ï17$'266(*(5

$'0,1,675$5(/6,67(0$'( ,1)250$&,Ï1*(2*5È-

),&$5(*,21$/

38%/,&$5(1:(%/$,1)250$&,Ï1(63$&,$/

,19(67,*$&,Ï1 (9$/8$&,Ï1 &21&(378$/,=$&,Ï1

$681726,1)250È7,&26

$'0,1,675$&,Ï1 &(1752 '( &Ï03872 6(&5(7$5Ë$

'(3/$1($&,Ï1

$'0,1,675$5*(2'$7$'$%$6(

$'0,1,675$5

',6(f2 (,03/(0(17$&,Ï1$3/,&$7,926,1)250È-

TICOS

*(67,Ï1'(352

*(67,Ï1

(',&,Ï1'(,1)250$&,Ï1&$572*5È),&$%È6,&$',*,-

7$/',*,7$/,=$&,Ï1'(,1)250$&,Ï1

'(),1,&,Ï1'(7232/2*Ë$-

TURAS

(/$%25$&,Ï1'(3526,67(0$6'(,1)25-

0$&,Ï1*(2*5È),&$

*(1(5$&,Ï1'(6$/,'$6*5È),&$6

35(3$5$&,Ï1'(&$572*5$)Ë$%È6,&$

$/)$180e5,&26

35(3$5$&,Ï1'(/352 '(6$-

/,'$6*5È),&$6

',98/*$&,Ï1'(,1)250$&,Ï1&$572*5È),&$%È6,&$

TEMÁTICA Y DERIVADA

680,1,6752 '( ,1)250$&,Ï1 &$572*5È),&$$/26

USUARIOS EN GENERAL

,'(17,),&$&,Ï1 '( 1(&(6,'$'(6 (1 6,67(0$6 '(

,1)250$&,Ï1*(2*5È),&2

'(),1,&,Ï1'(/,1($0,(172662/8&,21(6

(,03/(0(17$&,Ï1'(/6,*

&$3$&,7$&,Ï1$)81&,21$5,26(16,*

$32<27e&1,&2$(17,'$'(6'( /$*2%(51$&,Ï1

MUNICIPIOS, SEGUIMIENTO

'(/(*$&,Ï1 '(683(59,6,Ï1 '( )81-

CIONES

$&7,9,'$'(6'(6(*8,0,(172(9$/8$&,Ï1-

&,Ï1'(&2175$7266,*

(6758&785$&,Ï1(,03/(0(17$&,Ï1'(/6,*5(*,2-

1$/5(&23,/$&,Ï1,1)250$&,Ï1

(6758&785$&,Ï1( ,03/(0(17$&,Ï1'(/6,*5(*,2-

1$/,03/(0(17$&,Ï16,*5(*,21$/

,19(67,*$&,Ï1$1È/,6,6(,1&25325$&,Ï1'(18(9$6

TECNOLOGÍAS EN SIG

,1)250$&,Ï1*(1(5$/

191

GACETA DE CUNDINAMARCA

No. 14.820

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS

Y POLÍTICA PÚBLICA

6(*8,0,(172$/8$&,Ï1'(/3/$1'('(6$552//2

$1È/,6,6'( /$ ,1)250$&,Ï1 5(&20(1'$&,21(6 3$5$

/26$-867(66(&725,$/(635(6(17$&,Ï1,1)250(6'(

*(67,Ï1

&225',1$&,Ï1

3/$1($&,Ï1'(/'(3$57$0(172

3$57,&,3$&,Ï1(1(/&216(-25(*,21$/'(&203(7,-

7,9,'$'%2*27È&81',1$0$5&$

&225',1$&,Ï1 (1 /$ ,'(17,),&$&,Ï1 35(9(1&,Ï1

- CUNDINAMARCA

5($/,=$&,Ï1'((678',267e&1,&263$5$/$&5($&,Ï1

'(081,&,3,26

$6,67(1&,$

$&7,9,'$'(6(&21Ï0,&$6'(/26081,&,3,26'(/'(3$5-

TAMENTO

',6(f2

(CONPESCUN)

$6,67(1&,$<$6(625Ë$3$5$/$(/$%25$&,Ï1(-(&8-

&,Ï16(*8,0,(172$/8$&,Ï1'(/3/$1'('(6$552//2

ADMINISTRATIVO

$1È/,6,6'(/ (678',27e&1,&2 (/$%25$&,Ï1&21-

&(37263$5$&5($&,Ï1 ,163(&&,21(6'( 75È16,7208-

NICIPALES

(/$%25$&,Ï1'(/3/$1'('(6$552//2

DEPARTAMENTAL

',6(f2$3/,&$&,Ï1'(,167580(172648()$&,/,7$1

/$9,$%,/,'$'$/8$%,/,'$''(/3/$13/$1,1',&$7,92

$6,67(1&,$$6(625Ë$3$5$/$(/$%25$&,Ï1'(3/$-

NES SECTORIALES DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES

(9$/8$&,Ï1 '(/ ,03$&7262&,$/

LAS POLITICAS PLANES Y PROGRAMAS DE LA NACION Y EL

'(3$57$0(172$3$57,5 '( /$)2508/$&,Ï1 -

&,Ï1'( 32/Ë7,&$63/$1(6

DEPARTAMENTALES

,19(67,*$&,21(6 (678',26 62&,2(&21Ï0,&26

3$5$,'(17,),&$56(&725(6 (675$7e*,&26 '(/'(6$-

RROLLO

3/$1,),&$&,Ï1*(67,Ï1$/8$&,Ï1'((17,'$'(6

DESCENTRALIZADAS

35202&,Ï1'((648(0$6'(&223(5$&,Ï1

3$5$/$*(67,Ï1'(/'(6$552//27(55,725,$/

)20(172$/$&,(1&,$7(&12/2*Ë$

(/$%25$&,Ï1 ',6(f2 $&203$f$0,(172-

0,(172$0$&52352$&72(1/26',)(5(1-

TES SECTORES

3$57,&,3$&,Ï1(1/$(/$%25$&,Ï1'(/$$*(1'$'(/

&216(-25(*,21$/'( &203(7,7,9,'$'%2*27È &81',-

NAMARCA

$6,67(1&,$ 3$5$(/)257$/(&,0,(172-

//262&,2(&21Ï0,&2 &8/785$/'(/$6 &2081,'$'(6

ÉTNICAS

21. ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A MUNICIPIOS, CO-

081,'$' (035(6$6 '(6(59,&,26 3Ò%/,&26'20,&,-

LIARIOS

&$3$&,7$&,Ï16(*8,0,(172$/8$&,Ï1(17(0$6

'(*(67,Ï1 (035(6$5,$/$081,&,3,26 &2081,'$'(6

EMPRESAS DE SERVICIOS

3/$1($&,Ï16(*8,0,(172$/8$&,Ï1'(3/$1(6

352*5$0$6

6,67(0$6'(,1)250$&,Ï1'(/6(&725'(/266(5-

9,&,263Ò%/,&26'20,&,/,$5,26

(7$3$35(&2175$&78$/3$5$&219(1,26 &21-

75$726'(6(59,&,263Ò%/,&26

)2508/$&,Ï1 5(/$-

&,21$'26&216(59,&,263Ò%/,&26'20,&,/,$5,26

DIRECCIÓN DE DESARROLLO REGIONAL

',$*1Ï67,&26(*8,0,(172(9$/8$&,Ï1$/263/$1(6

DE DESARROLLO MUNICIPALES

6LVEpQ6,67(0$'(,'(17,),&$&,Ï1&/$6,),&$&,Ï1'(

327(1&,$/(6%(1(),&,$5,263$5$352*5$0$662&,$/(6

3/$1,),&$&,Ï1 '(/ '(6$552//2 5(*,21$/ 5(*,Ï1

%2*27È±&81',1$0$5&$

2%6(59$&,21(6

(678',263$5$/$)2508/$&,Ï1'(/263/$1(6(1(/

DESARROLLO DE LAS REGIONES Y LAS PROVINCIAS

6. ORDENAMIENTO TERRITORIAL, ASESORÍA Y ACOMPAÑA-

0,(172$081,&,3,263$5$/$5(9,6,Ï1

3/$1(6'(25'(1$0,(1727(55,725,$/$57,&8/$&,Ï1

(,03/(0(17$&,Ï1'(/(;3(',(17(081,&,3$/

7. ASESORÍA A PLANES PARCIALES Y PLUSVALÍA

'(6$552//2 ( ,03/(0(17$&,Ï1 '( /$32/Ë7,&$ '(

+È%,7$7

(675$7,),&$&,Ï162&,2(&21Ï0,&$081,&,3$/

$&78$/,=$&,Ï1 &$7$675$/081,&,3,26 '(/'(3$5-

TAMENTO

'(6&(175$/,=$&,Ï1'(/$(-(&8&,Ï1'(/$32/Ë7,&$

3Ò%/,&$(10$7(5,$6'('(5(&+26+80$126'(5(&+2

INTERNACIONAL HUMANITARIO

,1&25325$&,Ï1'(/26$63(&72632%/$&,21$/(6

(1/26 352&(626 '( 3/$17$&,Ï1 '(/ '(6$552//2$

3$57,5'(/02'(/2'(%$/$1&(6,17(5$&&,21(6-

6,21(6%,7

DIRECCIÓN DE FINANZAS PÚBLICAS

%$1&2 '( 352-

3$57$0(17$/3$5$/$,'(17,),&$&,Ï1 )2508/$&,Ï1

(9$/8$&,Ï1'(352

(9$/8$5&21&(372'(9,$%,/,'$'()(&78$5),/752

TÉCNICO A PROYECTOS DE INICIATIVA DE LAS ENTIDADES,

ORGANIZACIONES, CORPORACIONES MUNICIPALES

(/$%25$&,Ï1 '(/ &21&(372 &2175$&78$/$ /26

*$6726'(,19(56,Ï1

0$1(-2'(/35(6838(672'(*$6726'(,19(56,Ï1

'(/$6(&5(7$5Ë$'(3/$1($&,Ï1

35(3$5$&,Ï1'(/3/$1),1$1&,(52

6. PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES

(9$/8$&,Ï12'(*(67,Ï17$'26

DEL PLAN DE DESARROLLO

(/$%25$&,Ï13/$1'($&&,Ï1'(/$6'(3(1'(1&,$6

DEL DEPARTAMENTO

6(*8,0,(172),1$1&,(52$/2635(6838(6726'(/$6

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES Y SOCIEDADES DE

ECONOMÍA MIXTA DEL DEPARTAMENTO

5($/,=$5(678',26),1$1&,(5265(&2-

0(1'$&,21(662%5(/$6),1$1=$6'(/'(3$57$0(172

&21&(378$502',),&$&,21(635(6838(67$/(6'(/

DEPARTAMENTO

(/$%25$&,Ï1 35238(67$'( ',675,%8&,Ï1 '( (;-

&('(17(6),1$1&,(526 '( /$6 (17,'$'(6 '(6&(175$-

LIZADAS

(9$/8$&,Ï1$&'(*$6726'(,19(5-

6,Ï1

$6(625Ë$(1(/È5($),6&$/),1$1&,(5$-

75$7,9$3$5$/$$'0,1,675$&,Ï1081,&,3$/

&$3$&,7$&,Ï1(1(/È5($),6&$/),1$1&,(5$-

1,675$7,9$3$5$/$$'0,1,675$&,Ï1081,&,3$/

5(9,6,Ï1'(/2635(6838(6726081,&,3$/(6

6(*8,0,(172$3/$1(6,17(*5$/(63$5$(/)257$/(-

&,0,(172),6&$/$'0,1,675$7,92

(;3(',&,Ï1'(&$3$&,'$''((1'(8'$0,(172

6(*8,0,(172 /265(&85626 '(/

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

$6(625Ë$

3(5621(526&21&(-$/(6<(1*(1(5$/$)81&,21$5,26

'(/$$'0,1,675$&,Ï1081,&,3$/

192 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.820

Artículo segundo. Implantación, seguimiento, mejoramiento. La

implantación, seguimiento, mejoramiento continuo de los procedi-

mientos que se establecen con esta descripción, corresponde a los

responsables de los procesos y a quienes se determine a través del

Sistema de Gestión de Calidad. Las mencionadas mejoras serán

propuestas y aprobadas por los responsables junto con la Secretaría

GHOD )XQFLyQ 3~EOLFD TXLHQ FRQWURODUi \ UHJLVWUDUi ODV YHUVLRQHV

legalmente establecidas.

Artículo tercero. Ejecución. Copias del presente acto administrativo

serán entregadas a las dependencias respectivas y publicadas en

medios electrónicos para conocimiento general, para que lo utilicen

como herramienta de trabajo y material de consulta en lo de sus

respectivas competencias y será de obligatoria observancia para

todos los funcionarios.

Artículo cuarto. Vigencia. La presente resolución rige a partir de

su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

'DGDHQ%RJRWi'&VHGHGHO*RELHUQRGH&XQGLQDPDUFDD

de diciembre de 2006.

3$%/2$5',/$6,(55$

Gobernador

6(&5(7$5Ë$'(3/$1($&,Ï1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

%2*27È'&

,1752'8&&,Ï1

En este documento se presenta la caracterización de los procedi-

PLHQWRVGHOD2¿FLQDGH3UHQVDGHO'HVSDFKRGH*REHUQDGRUSHUWH-

necientes al proceso de soporte de Prensa o Divulgación. Se reseñan

aspectos como el objeto, alcance, dueño, así como las entradas y

salidas que intervienen en el procedimiento.

DEFINICIONES DEL CONTENIDO

En el documento de presentación del procedimiento se encon-

trarán los siguientes términos que de acuerdo a su numeral aquí se

GH¿QHQ

1. Objetivo: )LQDOLGDGTXH GHVFULEHOD UD]yQGH VHUGHO SURFHGL-

miento.

2. Marco Legal: Normatividad que aplica para el proceso o pro-

cedimiento.

3. Formatos y Documentos: Aquellos que se requieren para la

ejecución del procedimiento que se generan a partir del mismo indi-

cando si es físico o electrónico.

8QLGDGHVR HPSOHRVTXHLQWHUYLHQHQSeñala el nombre del

área a la cual pertenece el procedimiento o la denominación del

empleo responsable de las actividades.

5. Resultado: corresponde a los documentos generados por la

ejecución del procedimiento.

6. Observaciones: Criterios, anotaciones y aclaraciones adicio-

nales a tener en cuenta de aplicación del procedimiento en particular

a la ejecución.

PROCEDIMIENTO: corresponde a la secuencia lógica de las ac-

tividades que lo integran.

• Descripción de la Actividad'H¿QLUXWLOL]DQGRYHUERHQLQ¿QLWLYR

el detalle o direccionamientos de cómo se debe realizar la actividad y

que son obligatorio cumplimiento. En caso de una decisión se deben

señalar las diferentes alternativas y su ruta.

• Responsable: Corresponde a la denominación del empleo que

debe desarrollar la actividad.

• Unidad Orgánica: Corresponde a la dependencia interna del

empleo que desarrolla la actividad.

• Formatos y Documentos: Ingresar el nombre del formato dili-

genciado producto de la actividad.

• Punto de Control: Señala la actividad en la cual se debe aplicar

la medida de control para minimizar la ocurrencia de riesgos.

7$%/$'(&217(1,'2

DESPACHO DEL SECRETARIO

5(638(67$$62/,&,78'(6'(5(&+26'(3(7,&,Ï1 78-

TELAS, CONSULTAS Y CONCEPTOS

ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

5(&,%2'(&255(6321'(1&,$

&225',1$&,Ï1'( /$6 6,78$&,21(6 $'0,1,675$7,9$6

&216(&5(7$5Ë$'()81&,Ï13Ò%/,&$

SUMINISTROS

AGENDA DEL SECRETARIO

ARCHIVO

(/$%25$&,Ï1'(,1)250(6,17(5126

$17(352

(678',2635(9,26$/$&2175$7$&,Ï1

(/$%25$&,Ï1'(&2175$726

$6,*1$&,Ï1683(59,625(6 '( &2175$726 2 &219(-

NIOS

6(*8,0,(172683(59,6,Ï1$/26&2175$726

O CONVENIOS

OFICINA DE COOPERACIÓN

,'(17,),&$5&223(5$17(6&5($50$17(1(581$%$6(

DE DATOS DE ENTIDADES NACIONALES E INTERNACIONALES,

&21685(63(&7,923257$)2/,2

,'(17,),&$&,Ï1'(&223(5$17(6&2192&$725,$6

PROMOCIONAR LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE

SEAN DE INTERÉS PARA EL DEPARTAMENTO Y EN ESPECIAL

AQUELLOS DE CARÁCTER ESTRATÉGICO, REALIZAR VISITAS

A ENTIDADES NACIONALES E INTERNACIONALES PARA DAR A

&212&(5/$2),&,1$'(&223(5$&,Ï1</$61(&(6,'$'(6

DEL DEPARTAMENTO

APOYO TÉCNICO A ENTIDADES DEL DEPARTAMENTO Y

/26081,&,3,26 ,'(17,),&$&,Ï1 '(352-

YECTOS

APOYO TÉCNICO A ENTIDADES DEL DEPARTAMENTO Y DE

/26081,&,3,265(9,6,Ï1

*(67,Ï1'( 5(&85626 $32<2$6(625Ë$ ,'(17,),&$-

&,Ï1

*(67,Ï1'(5(&85626,'(17,),&$&,Ï1'(

COOPERANTES

*(67,Ï1'(5(&85626,19(56,Ï1'(3$57$0(17$/

*(67,Ï1'(5(&85626(/$%25$&,Ï1'(&219(1,26'(

&223(5$&,Ï1

*(67,Ï1'(5(&856266(*8,0,(172

ACCIONES CONCERTADAS

$6(625Ë$7e&1,&$$&203$f$0,(172352)(6,21$/

$6(625Ë$7e&1,&$ 35(6(17$&,Ï1'(/ 352

/26326,%/(6&223(5$17(6

$6(625Ë$7e&1,&$5(9,6,Ï1$-867('('2&80(1726

6(*8,0,(172$/8$&,Ï1'(&2175$726&219(1,26

O ACCIONES CONCERTADAS CON ORGANISMOS O ENTIDADES

NACIONALES E INTERNACIONALES

$32<2*8%(51$0(17$/'(),1,5(/5(63216$%/('(/$

ENTIDAD COOPERANTE

5($/,=$&,Ï1'(/&219(1,2

SEGUIMIENTO DEL CONVENIO

$6(625Ë$(1&223(5$&,Ï1

35(6(17$&,Ï1'(/352

APOYO DOCUMENTAL

APOYO TÉCNICO A LAS DEPENDENCIAS DEL DEPARTAMEN-

725(9,6,Ï1

OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN,

ANÁLISIS Y ESTADÍSTICA

,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$5(&2/(&&,Ï1 '(,1)250$-

&,Ï1(67$'Ë67,&$62&,$/&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/

'(/'(3$57$0(172'(&81',1$0$5&$686

MUNICIPIOS

3,%5(&2/(&&,Ï1 352&(6$0,(172

,1)250$&,Ï1(67$'Ë67,&$$ /$0(72'2/2*Ë$$680,'$

6(*Ò1%$6( (1/$6 &8(17$6'(3$57$0(17$/(6

MUNICIPALES

$&78$/,=$&,Ï1-

7,&$62&,$/&8/785$/(&21Ï0,&$),6&$/

DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

Año	2007
Fecha	14 Marzo 2007
Fecha de publicación	14 Marzo 2007

Gaceta N° 14820 de Cundinamarca, 14-03-2007

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