La planeación de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 67-110 |
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En este capítulo se va a continuar con el estudio de una serie de ejemplos en los
cuales la pareja de herramientas Excel y Project son muy útiles y complementarias
entre sí. Los ejemplos se exponen en un orden que en cierta forma, el autor
recomienda por conveniencia, pero hay que reconocer que este ejercicio
generalmente se sigue en las empresas en un orden que no deja de ser sino
netamente exclusivo, el que la empresa lleva practicando con algún éxito durante
cierto tiempo.
De todas formas hay que reconocer el hecho de que continuamente es mayor
el número de empresas en las cuales este proceso multidisciplinario se realiza
siguiendo un procedimiento formal bien establecido.
2.1 Los recursos exclusivos y compartidos
Como ya se mencionó anteriormente, los costos y el volumen de trabajo a cargo
de los recursos asignados a las diferentes tareas de los proyectos, es quizás uno
de entregar a tiempo, con el menor costo posible y sin afectar la calidad del
entregable, por supuesto.
La distinción entre los recursos exclusivos y los compartidos entre varios
proyectos, es posible que no aparezca en muchos casos de manera clara, pero el
énfasis en este reconocimiento se debe más que todo a la necesidad de planear
y controlar un adecuado empleo de ellos, que en el caso de ser exclusivos están
más predispuestos a un control de mayor rigurosidad por parte del respectivo
gerente, mientras que los corporativos no lo son tanto debido a que aspectos
Es posible con Project agrupar los recursos y luego emplear elementos como los
de recursos y no de todos. Asimismo, es posible en Excel
categorías o grupos.
Ejemplo 8
En este ejemplo, se asume que existe un estimativo inicial de los egresos que
requiere cada proyecto, los cuales se han manejado hasta ahora con Excel. Los
valores resultantes surgen como consecuencia de cálculos preliminares que
posteriormente, y dependiendo de los resultados intermedios, se amplían para
cubrir las posibilidades de emplear recursos propios o la de plantear una factible
estudios se hagan en un espectro de tiempo de unos cinco (5) años y se separe
en celdas aparte, lo planeado de lo ejecutado.
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Francisco J. Toro López
Una parte importante en este análisis lo constituye el estudio de los costos
de trabajo, materiales y contratos requeridos por cada proyecto. La siguiente hoja
hace parte de estos estudios:
Figura 2.1 Recursos laborables y contratos de un proyecto y sus tasas diarias.
En este caso, se va a pagar comisión del 7% si el salario real mensual (calculado
con base en el nominal reportado en la columna C y luego multiplicado por
un factor prestacional) es menor de $700.000 y si no, se pregunta si es menor
de $1.000.000., en cuyo caso se paga una comisión del 4%. La tasa diaria se
ha calculado con base en la suma de estos dos posibles ingresos laborables, y
22 días de cada mes.
En esta tabla se ha supuesto que algunos recursos laborables pueden tener
una comisión por ventas o por otro concepto y que ésta se le reconoce a una
persona previo cumplimiento de algunos requisitos. La fórmula empleada en el
reconocimiento de una comisión dice:
=SI(D3<700000,D3*$F$1,SI(D3<1000000,D3*$G$1,0))
Aquí cabe una explicación adicional sobre la función SI() de Excel que tiene
3 operandos separados por el carácter [,]: el primero, es la condición que se
tercero, es la orden que se cumple si la respuesta es negativa. Como está aquí
escrita, hay un doble SI, es decir, que se repite la pregunta en caso de que no se
esta singularidad de la función SI que se puede inclusive anidar en varios niveles11:
11 El máximo nivel de anidamientos de la función SI es 15 en la versión 2010.
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2. La planeación de proyectos
Salario=
$700.000
Verdadero
Verdadero
Salario=
$1´000.000
Falso
Falso
Comisión= $0
Comisión del 4%
Comisión del 7%
Figura 2.2 Función SI con doble anidamiento.
Naturalmente, estas condiciones son variables y distintas en cada empresa y
usualmente la tasa diaria no se aplica al pago de los contratistas, puesto que
dichos pagos son hechos de acuerdo a los términos contractuales del respectivo
contrato. Esta hoja hace parte del material magnético de esta obra referido con el
nombre del libro Caso1 y distinguida con el nombre Recursos de trabajo.
2.2 Los costos de los proyectos
Con base en la información que se ha venido ampliando y completando, es posible
empezar a construir los egresos totales de cada proyecto, que van a ser, en últimas,
Al principio de un proyecto los costos son meramente estimativos muy generales y
aproximados que con el transcurso del ejercicio de la planeación se van calculando
con mejor y mayor precisión. Por lo general, este ejercicio se arranca con Excel
a partir de métodos como el analógico, el cual toma de proyectos pasados los
datos que luego se proyectan al día de hoy o a las fechas en la que se estima que
un proyecto comienza. Una vez se avanza con el estudio de los recursos exigidos
para cada una de las tareas, los costos se van perfeccionando y es ahí cuando
las cifras pasan a ser calculadas con mayor precisión con una herramienta como
Project. Entonces, es ahí cuando hay que hacer una transición de Excel a Project
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