El seguimiento y el control de múltiples proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 113-162 |
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El objetivo fundamental del seguimiento al desarrollo de un proyecto es revisar
que todo el trabajo se esté y se haya ido realizando de acuerdo con el plan,
y proceder a analizar los problemas y ajustes en el presupuesto para tratar de
anticiparse a problemas potenciales en la realización de las tareas que aún no se
han terminado de ejecutarse o que estén prontas a comenzar; luego, revisar las
respuestas a los riesgos que se hayan podido presentar y preparar aquellas que
se prevean en un futuro y controlar la calidad del entregable del proyecto.
A partir de esta fase de seguimiento se hace mucho más importante y conveniente
el grado de colaboración entre estas dos herramientas, Excel y Project; además,
el lector podrá percibir que es mayor y más valiosa, la contribución de esta
última. Antes de entrar a estudiar las formas y maneras aportadas por esta pareja
de herramientas, se van a analizar los elementos sobre los cuales se funda la
realización de esta importante fase.
Cuando se actualiza el cronograma real de ejecución regularmente y se compara
con el plan original, se puede decir cuándo una tarea está demorada o si está
empezando o terminando antes de tiempo. Es altamente recomendable que de
antemano se establezcan los intervalos de tiempo con los cuales se va a reportar
los controles del proyecto. De igual manera, dando seguimiento a las horas
trabajadas por los recursos (y los costos que esto implica) puede saberse con
anticipación cuándo pueden excederse los costos para así prever una solución
a tiempo. Cuando se da seguimiento al desarrollo de un proyecto deben
considerarse los siguientes conceptos relativos al tipo de información:
El plan (plan base o previsto): es la información correspondiente al plan que
se tiene aprobado antes de comenzar a ejecutar el proyecto. Se registra en los
campos de tipo previsto o presupuestado y contiene toda la información de las
tareas y de sus fechas. Se utiliza esta información como una directriz para el
seguimiento de los cambios que se puedan presentar durante el desarrollo de
un proyecto.
Real: esta información muestra lo que está siendo ejecutado en un proyecto.
Consiste en las fechas reales de inicio y terminación de las tareas, los porcentajes
de trabajo completado, costos reales y faltantes por ejecutar, y trabajo real y
restante. Project maneja tanto el panorama planeado como todo lo relativo a
la ejecución real, basándose en esta información. Claramente, al diferenciar la
información planeada de la real, Project permite comparar escenarios que
pueden ser distintos, por ejemplo, la fecha de comienzo planeada y la real de una
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Francisco J. Toro López
Actual Linea Base Ejecución
Fase de planeación Fase de ejecución
Figura 3.1 La planeación vs. la ejecución de un proyecto.
La información de seguimiento, la puede brindar formalmente Project, y para ello
se requiere de dos condiciones:
• Haber guardado previamente un plan base20.
• Tener reportada una fecha de estado del proyecto.
La fecha de estado se puede reportar mediante la opción del menú principal
Proyecto y luego usar la opción Fecha de estado. Una vez se reporta esta fecha, el
procedimiento para mostrar los indicadores de seguimiento de un proyecto puede
ser efectuado de formas distintas; el que se muestra a continuación es un ejemplo:
1. Haga clic en la opción del menú Vista y luego escoja dentro de la lista de
opciones disponible la opción Más tablas… usando esta ventana:
Figura 3.2 Cargue de la tabla de indicadores del costo.
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los varios que acepta Project.
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3. El seguimiento y el control de múltiples proyectos
2. Se recomienda seleccionar los campos de Indicadores de costo del va-
lor acumulado de esta lista de tablas y luego hacer un ajuste con un
doble clic de los encabezados de las columnas que sean necesarias, para
ampliar su contenido. La información que aparecerá será semejante a la
siguiente:
Figura 3.3 Tabla de valores acumulados.
Informes de carga de trabajo
Existen dos vistas que fueron mostradas muy someramente en numerales
anteriores, pero dado que son muy útiles en la fase del seguimiento se vuelve a
resaltar su papel de las mismas: el Uso de tareas y el Uso de recursos. Las dos
se complementan entre sí y llegan a ser como las dos caras de un mismo espejo.
La primera de ellas se puede activar fácilmente dando clic en la lista de íconos del
borde inferior derecho de la vista principal de Project y que aparece así:
De estas 4 opciones, la segunda, de izquierda a derecha, corresponde a la vista
Uso de tareas, la cual aparece de esta manera cuando es seleccionada:
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