La preparación del evento
| Autor | OCU Ediciones, S.A. |
| Páginas | 20-53 |
20
Protocolo y etiqueta
LAS INVITACIONES
A la hora de organizar cualquier acto, el primer paso que deberemos dar es
comunicárselo a aquellos invitados que queremos que nos acompañen. Para
eso, debemos invitarles de la forma adecuada. Las posibilidades que tenemos
para hacerlo son varias, y dependen no solo del tipo de acto que celebremos,
sino además del rango de la persona a la que estamos invitando.
Aunque un acto tenga carácter informal, si la persona a la que invitamos tiene
un determinado rango y no tenemos con ella una relación de amistad o familiar,
deberemos darle a nuestra invitación mayor formalidad. Necesitamos explicarle
qué es lo que vamos a hacer y por qué es tan importante para nosotros su asis-
tencia, y eso no se puede conseguir enviándole la misma tarjeta que al resto de
invitados.
La invitación, en cualquiera de sus formatos, es la primera imagen de nuestro
acto, por lo que debe elegirse y elaborarse con cuidado, procurando que tanto la
forma y el diseño, como el fondo y la redacción del texto sean lo más correctos
posibles y, por supuesto, acordes al evento.
En los actos oficiales o de empresa siempre es recomendable hacer un envío
de invitaciones de forma que lleguen al destinatario con una antelación mínima
de siete días. La anticipación ideal es de diez a quince días; no es aconsejable
mucho más (salvo que lo requiera la circunstancia), ya que podrían archivar
nuestra invitación y caer en el olvido.
Formas de invitación
Para elegir la forma adecuada de invitación, primero debemos fijarnos en el tipo de
acto que vamos a organizar. A continuación, le presentamos cuatro tipos de actos.
Actos abiertos
Son aquellos a los que puede asistir libremente cualquier persona que esté
interesada. Por eso, en estos casos, la organización suele insertar publicidad a
través de los medios de comunicación (notas informativas, entrevistas, carte-
les, etc.), señalando claramente el carácter abierto del evento e indicando que
estará “abierto al público”, o que será de “entrada libre”.
Esto no impide que el organizador quiera contar con la asistencia de determinadas
personas. Para ello, conviene enviar una carta personalizada firmada de puño y letra
del anfitrión, para que el invitado, al recibirla, comprenda su interés e intente asistir.
Un ejemplo sería la presentación de los planes generales de urbanismo de los
ayuntamientos. Aunque se hacen de forma abierta para que cualquier ciudadano
ES_PROTOCOLO_Book1.indb 20 24/01/2017 11:46:03
21
La preparación del evento
pueda asistir, el alcalde estará más interesado en la asistencia de determinados
grupos, como las asociaciones de vecinos, el colegio de arquitectos o ingenieros,
representantes de la cámara de comercio, etc.
También se pueden enviar tarjetones de invitación no personalizados a un
grupo más o menos amplio a quienes se dirige especialmente dicho acto. Por
ejemplo, en el caso de la presentación de un libro sobre fútbol, se enviaría este
tipo de invitación a personajes del mundo futbolístico, periodistas deportivos,
presidentes de sociedades deportivas, etc.
Actos limitados
Son aquellos en los que el anfitrión quiere limitar la asistencia a un determinado
grupo, superior a cincuenta personas, por razones de interés o de espacio físico,
o por la propia filosofía del acto.
En estos casos, las formas más adecuadas de invitación son:
•Envío de una carta personalizada, firmada por el que invita, a aquellas per-
sonas sobre las que se tiene un especial interés en su asistencia (aunque se
adjunte el tarjetón correspondiente).
•Tarjetón o díptico de invitación personalizado, donde debe figurar el nom-
bre y apellidos si es una invitación a título personal, o el cargo si es en razón
a su representación. A la hora de diseñar las invitaciones, es conveniente
dejar un espacio en blanco para ello. Los datos personales irán escritos a
mano, si el acto tiene carácter privado, y en letra de imprenta si es de otra
índole.
La invitación es el primer paso en la organización de cualquier evento.
ES_PROTOCOLO_Book1.indb 21 24/01/2017 11:46:04
22
Protocolo y etiqueta
Actos de concurrencia reducida
Son aquellos actos a los que se invita a un reducido número de personas, nor-
malmente menos de cincuenta. Para estos casos se suele utilizar:
•Envío de una carta personalizada del anfitrión o de su jefe de gabinete (en
este último caso se señalará: “siguiendo instrucciones de...”, “deseo de...”,
“me encarga... le haga llegar su deseo de que pueda acompañarnos...”).
•Llamada telefónica directa por parte del que invita. En la llamada, debe existir
equivalencia de rango entre los comunicantes para evitar que la invitación
pierda fuerza (no es lógico que el jefe de gabinete de un consejero llame
directamente a un consejero de otra comunidad; deberá hacerlo el propio
consejero. De no ser posible, el jefe de gabinete contactará con el jefe de
gabinete de la otra autoridad).
•Envío de un tarjetón personalizado.
Además de estas formas, últimamente se utilizan con cierta asiduidad los “salu-
da”. Poco a poco, su uso se está implantando cada vez más, y convirtiendo en
una fórmula más, aunque se trate de una forma errónea, ya que la misión de
un “saluda”, como su propio nombre indica, no es invitar, sino saludar, poner-
se a disposición, comunicar un cambio (nombramiento, cese, ascenso, etc.) o
poner en conocimiento un hecho, sin que ello origine invitación o compromiso
alguno. El “saluda” es propio de instituciones oficiales y, quizás, por su lenguaje
solemne, los representantes de entidades privadas piensan que así dan más
formalidad a su invitación. Probablemente, si su uso sigue generalizándose, se
implante totalmente y se regularice como fórmula de invitación, a pesar de no
ser la fórmula correcta.
Actos urgentes
Debido al creciente número de actos que se organizan en la actualidad, y gracias
también a las muchas posibilidades de una comunicación instantánea, los tipos
de actos urgentes cada vez son más numerosos.
Este tipo de actos deben estar justificados (por ejemplo, un funeral o la recep-
ción a un club deportivo que ha ganado un premio, etc.). De no ser así, lo reco-
mendable es retrasar la celebración del acto para hacerlo en los plazos adecua-
dos. Para los actos urgentes se puede invitar mediante:
•Actualmente, el correo electrónico es la alternativa a los antiguos telegra-
mas. Estos correos deben tener el formato de una carta formal: encabezado,
cuerpo y firma. Además, es aconsejable incluir un adjunto con el tarjetón de
invitación digitalizado.
•Envío de un tarjetón de invitación, tanto si se ha podido hacer en la imprenta
como si lo ha hecho nuestro propio servicio informático, con un sistema de
envío que garantice la recepción inmediata por parte del invitado. Además,
para mayor seguridad, se debe efectuar la correspondiente llamada telefóni-
ca para explicar este tipo de envío (“le hemos enviado una carta urgente con
una invitación porque...”; “Perdone la urgencia, pero es que...”; etc.).
ES_PROTOCOLO_Book1.indb 22 24/01/2017 11:46:04
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba