Recepción y atención de invitados
| Autor | OCU Ediciones, S.A. |
| Páginas | 56-77 |
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Protocolo y etiqueta
RECIBIR A LOS INVITADOS
Otro de los aspectos generales que tener en cuenta en cualquier acto de
empresa es la forma más adecuada de recibir a los invitados y la ubicación de
los mismos, ya que será lo que más nos ayude a conseguir los objetivos de
nuestro acto. Más adelante veremos también cómo recibir en casa.
Quién recibe y cómo
En la puerta de acceso siempre habrá que colocar a un representante cualificado
de la institución anfitriona para recibir a todos los invitados. Por lo general, esa
persona será un directivo de la empresa. En determinados casos podría ser
el propio responsable de protocolo, pero normalmente es preferible que este
tenga movilidad para hacer bien su labor. El presidente y el vicepresidente se
suelen reservar para dar la bienvenida exclusivamente a las visitas más excep-
cionales o destacadas.
En algunas ocasiones, dependiendo del tipo de local o de las características
físicas del acceso al edificio, es aconsejable que el recibimiento se efectúe en el
vestíbulo y que en la puerta se coloque a un auxiliar de protocolo que sirva de
referencia a los invitados y les encamine hacia el lugar donde un directivo les
recibirá adecuadamente.
El protocolo del recibimiento se da por finalizado en el momento en que llega
la autoridad que presidirá el acto o cuando se ha llegado al límite de tiempo
razonable para el inicio del acto. A partir de ese momento, si falta algún invi-
tado por llegar, un auxiliar de protocolo permanecerá en la puerta de entrada
para esperar a los posibles rezagados y dirigirles hacia la sala donde tendrá
lugar el acto.
Doble línea de saludo
Cuando hay que recibir a una alta personalidad del Estado para quien el pro-
tocolo correspondiente dispone que haya un recibimiento oficial de autori-
dades previo al recibimiento de los directivos de la institución anfitriona, se
organiza lo que en protocolo se denomina técnicamente una doble línea de
saludo.
Así, en primer lugar, habrá una línea de saludo formada exclusivamente por
las autoridades en orden de precedencia. Esta línea debe estar claramente
diferenciada de la que forman los representantes de la entidad organizado-
ra, hasta el punto de que, en ocasiones, es conveniente que la primera línea
se sitúe en la zona prevista para la parada del vehículo en el que llegará la
principal autoridad, mientras que la segunda línea se sitúa en la puerta de
acceso al edificio.
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Recepción y atención de invitados
En estos casos, el directivo de la institución anfitriona encargado de recibir a
los invitados no se hará cargo de la autoridad principal hasta que esta llegue a
la segunda línea de saludo. A partir de ese momento, se colocará a su izquierda
para acompañarlo. El lugar a su derecha suele reservarse a la siguiente auto-
ridad en el orden de precedencia que haya formado parte del saludo (véase
Recepción de invitados en el capítulo 2).
El placer de recibir en casa
Recibir en casa a amigos, compañeros de trabajo o familiares es un placer.
Un placer que puede disfrutarse aún más si tenemos controlados todos esos
pequeños detalles que convierten cualquier reunión o celebración, desde la
más informal hasta la más protocolaria, en un verdadero éxito. Comenzando
por el tipo de invitación, pasando por la elección de los mejores canapés o del
centro de mesa más adecuado, aquí daremos las claves para ser el anfitrión
perfecto.
Saber invitar
Aunque no hay unas normas obligatorias sobre la forma de invitación que se
debe usar en cada caso, lógicamente, debe estar acorde con el grado de for-
malidad y ceremonia que queramos dar al evento, así como al tipo de invitados
que asistirán. Por ejemplo, para una fiesta de cumpleaños informal entre amigos
íntimos y familiares, no tiene ningún sentido enviar un tarjetón solemne en el
que tratemos de usted a todos los invitados. Sin embargo, sí sería adecuado
para un evento formal, con invitados con los que apenas tenemos confianza.
En cambio, en el caso de una invitación dirigida a compañeros de trabajo con
quienes tratamos a diario, podremos hacerlo directamente por teléfono o por
correo electrónico.
La invitación es uno de los elementos comunicativos más importantes de cual-
quier acto y dice mucho del anfitrión que lo organiza, por lo que es fundamental
acertar. A la hora de elegir la forma más adecuada, además del grado de for-
malidad y la confianza o familiaridad con las personas a las que vamos a invitar,
debemos tener en cuenta otras cuestiones importantes como, por ejemplo,
si se trata de un acto abierto a un gran número de personas o solo a un grupo
más selecto, si incluirá o no a un acompañante o cónyuge, etc. Dependiendo de
cada caso, podrá ser una invitación personalizada y con el nombre del invitado
escrito a mano o, si se trata de un acto abierto, será necesario buscar fórmulas
más efectivas.
Recibir a los invitados
Parece obvio indicar que cuando vamos a recibir a invitados en nuestra casa,
debemos cuidar el orden y la limpieza de esta, buscando la comodidad de todos
los asistentes.
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