La previsión de la fuerza laboral
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CAPÍTULO
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La previsión de la fuerza laboral
Definición e importancia. Factores que afectan. El proceso de previsión. Rotación de personal. Técnicas de pronóstico. El subprograma de previsión. Re-
El pronóstico de la cantidad y calidad de las personas requeridas en el futuro por la empresa hace parte del proceso de planeación de la Administración de Personal. La coherencia necesaria entre los planes de personal y los planes generales de la organización exige que existan estos últimos para sustentar el pronóstico de la fuerza laboral sobre proyecciones realistas de ventas, producción e ingresos.
Además de los planes generales de la empresa, el pronóstico de personal requiere la existencia de otras funciones de la gestión de personal, tales como el análisis de cargos y la evaluación del desempeño. De la misma manera, el pronóstico de la fuerza laboral, al determinar las necesidades tanto en cantidad como en calidad del personal de la organización, sirve de base para las funciones de reclutamiento, selección, inducción y entrenamiento.
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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana
Si bien es cierto que nadie puede predecir exactamente el futuro, se trata de minimizar los problemas que se pueden presentar en la gestión de personal como resultado de la improvisación, tales como el despido de trabajadores sobrantes cuando la disponibilidad es mayor que lo requerido o la contratación apresurada de un nuevo colaborador cuando la necesidad es mayor que la oferta interna de personal.
Las limitaciones legales existentes en la mayoría de las legislaciones laborales para despedir un trabajador, además de las implicaciones sobre la moral de los integrantes de la empresa, hacen de esta decisión, junto con la alternativa de seleccionar un nuevo colaborador, situaciones difíciles que requieren una planeación para su tratamiento con suficiente precaución.
A continuación se analizarán los factores y técnicas que intervienen en el proceso de pronóstico de la fuerza laboral, además de destacar la importancia de la función de planeación del sistema de la Administración de Personal.
Definición e importancia de la previsión de la fuerza laboral
El pronóstico de la fuerza laboral es el proceso mediante el cual se determina la cantidad y calidad de las personas que la organización tendrá que desvincular, reclutar, seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.
La función de pronosticar la fuerza laboral de una organización tiene como finalidad determinar:
Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la empresa.
a.
Dónde y cuándo comenzar a reclutar o despedir gente.
b.
Las necesidades de entrenamiento de personal.
c.
Cuándo acelerar o frenar el ritmo de promoción.
d.
Aun en mercados laborales caracterizados por el exceso de oferta de trabajadores, es necesaria una cuidadosa planeación que conduzca a la eficiente obtención de la fuerza laboral calificada, la cual sigue siendo de difícil consecución, especialmente en algunos reglones.
El pronóstico del personal adquiere mayor importancia por los cambios tecnológicos, económicos y sociales que hacen que el desarrollo de las organizaciones dependa cada vez más de los conocimientos y habilidades de las personas que las integran. La naturaleza cambiante del entorno de las organizaciones obliga a éstas a realizar cada vez mayores esfuerzos para anticipar sus necesidades de
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contratación, entrenamiento, traslados o desvinculaciones, para adaptarse a los cambios inevitables.
Cuando no se realizan esfuerzos serios de previsión de la energía humana, los administradores de personal deben dedicarse a atender emergencias, perdiendo así eficiencia en su labor, pues es entonces cuando deben negociar apresuradamente acuerdos laborales, políticas de ascensos y tomar decisiones urgentes, con altos riesgos de equivocación.
En algunas circunstancias, las organizaciones se ven forzadas a reducir su número de integrantes. Por ejemplo, en tiempos de recesión económica, las compañías pueden verse obligadas a despedir personas, que aun cuando hayan tenido un buen desempeño, son innecesarias en la nueva situación. Se debe entonces realizar planes para lograr que estas desvinculaciones sean lo menos traumáticas posibles y que por lo tanto no afecten en forma significativa la moral del resto de empleados.
La adecuada previsión de personal reduce las posibilidades de cometer errores tales como despedir trabajadores sobrantes en un área, pero necesarios en otras y no trasladar capacidades de donde están sobrando a donde se necesitan. Así mismo, la correcta realización de esta función permite colocar en cargos sin posibilidades de promoción a las personas que no tienen ni la capacidad ni el interés de ascender.
En síntesis, la función del pronóstico de la fuerza laboral permite: a) Integrar concientemente las necesidades de personal con los planes de la organización y
b) Mejorar la eficiencia de todo el sistema de la Administración de Personal.
Aunque la importancia de la previsión de personal es superior en las empresas grandes, las organizaciones medianas y aún las pequeñas también obtienen beneficios con la eficiente implementación de esta función.
Las organizaciones que tienen ciclos de producción o ventas frecuentemente realizan el pronóstico de sus necesidades mínimas de personal, al cual contratan a término indefinido, mientras que las personas previstas para atender las temporadas altas son contratadas en forma temporal.
A pesar de sus consecuencias favorables, la función de previsión no es muy practicada, entre otras razones por: a) el temor de anticipar lo desconocido y cambiante; b) creencia de que la fuerza laboral se ajusta fácilmente a las situaciones imprevistas; y c) carencia de planes globales de la institución a mediano y largo plazo.
Capítulo 4
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Factores que afectan la previsión de personal
Los planes organizacionales son elaborados para orientar la empresa en dirección a las oportunidades que le ofrece su medio ambiente. Esto hace necesario que los planeadores tengan en consideración un conjunto de factores tales como la situación de la competencia, las novedades tecnológicas y, en general, las condiciones políticas, económicas, sociales y legales que rodean la institución y afectan necesariamente sus planes de producción, mercadeo y, por supuesto, de fuerza laboral.
Las proyecciones a largo plazo de la fuerza laboral exigen la consideración de factores como las tendencias demográficas, el mercado laboral y los planes de expansión.
El proceso de previsión de la fuerza laboral
El plan estratégico integra los planes divisionales de la empresa y establece a mediano y largo plazo los compromisos requeridos para cumplir su misión. Este plan global incluye un estimativo inicial de las cantidades y calidades del personal requerido para alcanzar las metas establecidas en utilidades, ventas y producción, con lo cual se inicia el proceso de previsión de la fuerza laboral. El pronóstico de esta cantidad bruta de personal requerido se realiza mediante diferentes técnicas que se discutirán más adelante.
Una vez se ha determinado la demanda de personal por efecto de las expansiones o reducciones de las actividades productivas, previstas para atender el mercado, el paso siguiente consiste en la proyección del inventario de la gente que está actualmente vinculada a la organización. Varias circunstancias como las licencias, renuncias, despidos, jubilaciones, muerte y las políticas de transferencia y promociones determinan la oferta y la demanda interna de personal e influyen en la refinación de este inventario actual.
El responsable de la previsión de personal debe identificar las tendencias de lo que ha estado ocurriendo en el flujo de personas desde el ingreso, pasando por promociones o traslados, hasta la jubilación, renuncia, despidos o muerte; con estas tendencias debe determinar las vacantes ocasionadas por la demanda interna.
Las jubilaciones y los retiros sin justa causa son dos factores predominantes de la rotación de personal; ambos son predecibles. De otra parte, la muerte y la inca-pacidad médica permanente son imposibles de predecir pero son los factores que menos influencia tienen al determinar la movilidad del personal. De todas maneras la existencia de registros estadísticos, como el de rotación de personal, facilita el cálculo de tendencias de los factores que intervienen en la oferta y demanda internas de la fuerza laboral de la empresa.
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Teniendo un estimativo de las vacantes originadas por el movimiento de personal actual, se debe entonces proceder a evaluar las capacidades de los trabajadores para identificar las personas con potencial para ocupar las vacantes previstas y poder así proyectar el inventario actual hacia el período para el cual se...
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