Resolución número 003074 de 2009, por la cual se adopta el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se crea el Comité de Inventarios y Comercialización.
| Emisor | Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial |
| Número de Boletín | 47624 |
La Ministra de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales establecidas en la Constitucion Politica, articulo 208, en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, en los Decretos 2474 de 2008 y 4444 de 2008, CONSIDERANDO:
Que el articulo 208 de la Constitucion Politica señala que los Ministros son Jefes de la Administracion en su propia dependencia por lo tanto les corresponde formular las politicas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley.
Que de conformidad con los articulos 209 y 269 de la Carta Politica, en concordancia con la Ley 87 de 1993, es deber de las entidades, establecer los mecanismos, procedimientos y requisitos para legalizar lo relacionado con la administracion y control de sus bienes, inventarios y almacen, expidiendo su propio manual de manejo de activos fijos, proceso de inventarios, administracion y operatividad del almacen.
Que se hace necesario unificar los procedimientos para clasificar, codificar y denominar sus activos fijos, bienes de consumo y control de inventarios, ingreso de bienes, egresos, bajas, enajenacion de los mismos, asi como establecer procedimiento para control y seguimiento los bienes y determinar las responsabilidades en el Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones.
Que con la expedicion de nuevas normas en cuanto a la contratacion estatal, Ley 1150 2007, Decretos 2474 de 2008, 4444 de 2008 y 4637 de 2008, es necesario adecuar la regulacion del Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones en esta materia, con el fin de tener procedimientos que garanticen la eficiente aplicacion de las referidas normas de la entidad. En merito de lo anteriormente expuesto, RESUELVE:
Generalidades El presente documento tiene como proposito administrar y controlar mediante la ejecucion los procedimientos establecidos en este documento los Activos Fijos (bienes muebles inmuebles) que constituyen el patrimonio del Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones.
En su contenido, se describen las actividades a seguir y responsabilidades para la custodia de los bienes asignados tanto a los funcionarios y contratistas de la sede Central como de las Direcciones Territoriales y Estaciones Monitoras, para el cumplimiento de sus funciones y actividades en beneficio de la mision del Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones. 6 Las atribuciones y responsabilidades asignadas a las areas y personas que intervienen en el proceso de control de inventarios se derivan de las leyes y reglamentos que regulan el ambito administrativo y laboral. Los procedimientos establecidos en este Manual, estan sustentados en la plataforma tecnologica con la que actualmente cuenta el Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones. La finalidad es que los resultados obtenidos del sistema de control de inventarios proporcionen la informacion real de inventarios, que tendra como consecuencia la oportuna toma de decisiones en beneficio de la mision de la Entidad. 2. Objetivo del manual El presente manual establece normas y procedimientos para su obligatorio cumplimiento, con el objeto de unificar criterios en el manejo de los bienes de la entidad y asi disponer de una guia e instrumentos de consulta permanente, dirigidos a la totalidad de los servidores publicos, contratistas y demas dependencias de la entidad y en especial a los responsables por la administracion, registro, manejo, custodia y control de los bienes de propiedad de la Nacion- Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones, asi como fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad los bienes servibles no requeridos, inservibles, deteriorados y los que han sido hurtados.
El contenido de este documento interactua con los procedimientos adoptados para el aplicativo Seven y con los procedimientos establecidos dentro del Sistema de Gestion de Calidad. 2.1 Objetivos especificos * Dar a conocer las politicas adoptadas por el Ministerio y Fondo de Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones para la Administracion de los Activos Fijos.
* Establecer las politicas y procedimientos para mantener un adecuado registro y control de los activos fijos. * Orientar e informar sobre las responsabilidades de los servidores publicos y contratistas, respecto de la administracion de los activos fijos a su cargo.
* Llevar un registro completo de las adquisiciones de elementos y su respectiva entrega a las diferentes dependencias de la entidad, con el fin de que sea la base para el Plan Anual de Compras.
* Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gestion y Control Interno.
* Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la funcion administrativa y define los principios y reglas basicas de la organizacion y funcionamiento de la Administracion Publica. * Ley 610 de 2000, por la cual se establece el tramite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorias.
* Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Codigo Disciplinario Unico - articulo 35 numeral 33.
* Ley 872 de 2003, Sistema de Calidad en las entidades del Estado.
* Decreto 1620 de 2003, por medio del cual se definen las funciones de control, conservacion y custodia del inventario de elementos devolutivos y de consumo del Ministerio de Comunicaciones y del Fondo de Comunicaciones.
* Decreto Reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado.
* Normas tecnicas de contabilidad para los activos fijos del "PGCP": numeral 1.2.7.1.1, adiciones y mejoras, depreciaciones y numeral 2.2.3.1 propiedad planta y equipo;
procedimientos relativos a las normas tecnicas de contabilidad (depreciaciones, vida util).
* Circular 056 de febrero de 2004, de la Contaduria Publica en donde se establece el tratamiento contable de los valores registrados como ajustes por inflacion y de los saldos globales registrados en las cuentas de propiedad, planta y equipo.
* Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano.
* Decreto 4117 de 2006 sobre la venta de bienes y avaluo y enajenacion de inmuebles.
* Circulares numeros 06 de 2006, de la Secretaria General y la Subdireccion Administrativa. * Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios 2474 de 2008, 2025 de 2009 y 3576 de 2009.
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