Diseño de proyectos
| Autor | Raquel Campo Arranz/María del Campo Domínguez/Víctor Rodrigo Raya |
| Páginas | 48-91 |
48
GESTIÓN DE PROYECTOS © RA-MA
La fase de diseño de un proyecto resulta clave para el éxito o fracaso del mismo. Desde su concepción, un proyecto
tiene que obedecer a unos objetivos muy concretos, alineados con los de la organización donde se va a implantar.
Si se selecciona un determinado proyecto (descartando consecuentemente otros) para ser llevado a cabo, se hará
en base a unos resultados esperados y una determinada inversión necesaria, todos estos cálculos provendrán del
diseño preliminar del proyecto y una estimación errónea de los mismos provocará que el proyecto, una vez puesto en
marcha, sufra desviaciones en los costes, plazos y alcances previstos, lo que implicará a su vez la no consecución de
los objetivos planteados.
En el presente capítulo se presentan al alumno los principales conceptos de gestión de proyectos, entrando en
detalle en la descripción de las actividades asociadas a las primeras fases de definición y diseño de todo proyecto.
3.1
IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO
Todo proyecto surge con el fin de cubrir una necesidad, de resolver un problema que no permite que una organización
progrese y esté más cerca de alcanzar sus fines. Como consecuencia de la definición anterior, para poder identificar qué
proyectos son idóneos para una determinada organización o sector empresarial, primero hay que conocer en detalle
cuáles son sus objetivos. Así, por ejemplo, la reducción de costes en el transporte de mercancías puede ser un problema
clave para una empresa de logística, pero no serlo para una empresa relacionada con artículos de lujo.
El no conocer los objetivos y estrategia competitiva de una organización no implica que no se puedan identificar
necesidades y proyectos a abordar en ella, pero esto implicaría que probablemente no se seleccionarán los proyectos
que más ayuden a conseguir los objetivos de la organización buscando optimizar la relación coste-beneficio.
Es más que probable que al realizar un análisis de la organización se identifiquen diversos problemas a resolver
y por tanto múltiples proyectos potenciales a abordar; sin embargo, los recursos, económicos y personales, disponibles
son siempre escasos y resulta imprescindible discernir qué proyectos son los que proporcionaran un beneficio mayor
con los recursos disponibles.
3.1.1 ANÁLISIS DEL ENTORNO
Como se ha indicado anteriormente, resulta clave conocer la organización para poder identificar los proyectos que
pueden ayudar a alcanzar sus objetivos y resolver sus problemas.
El análisis a realizar puede ser de una sola organización, para la realización de un encargo (interno o externo)
concreto, o de un sector completo, identificándose los problemas comunes existentes en el mismo para poder plantear
proyectos y/o productos a nivel comercial, detectando necesidades y desarrollando proyectos que puedan ser
posteriormente ofertados a diferentes empresas.
49
© RA-MA 3 n DISEÑO DE PROYECTOS
¡EJEMPLO 3.1
Una empresa de informática es contratada por una fábrica de pan y bollería para optimizar la gestión
de pedidos y reclamaciones de los clientes.
Una empresa de diseño de aplicaciones para smartphones analiza el sector de la comida a domicilio
identificando posibles desarrollos a realizar que podrían ser interesantes para las empresas de este sector.
Antes de comenzar el análisis del entorno organizativo, es preciso identificar las fuentes de información a las que
se podrá acceder para la realización del mismo, estas fuentes de información se clasifican en dos grandes grupos.
nFuentes de información externas: se trata de conocer cómo es percibida la empresa en su entorno,
fundamentalmente por sus clientes. Las fuentes externas permiten responder a preguntas como “¿existen
fallos en la organización que impiden conseguir la satisfacción del cliente?, ¿está la empresa preparada para
adaptarse a la constante evolución del mercado?, ¿cuáles son las necesidades futuras de los clientes?”.
Por su naturaleza, las fuentes externas de información pueden clasificarse a su vez en:
– Reactivas: como, por ejemplo, el número de quejas y reclamaciones recibidas, motivo de las mismas,
encuestas de satisfacción, etc.
– Proactivas: se basan en estar atentos a las tendencias, ver cómo evolucionan los gustos y necesidades de
los clientes, qué características del producto pudieran diferenciarlo de la competencia, etc.
nFuentes de información internas: este tipo de fuentes dan información sobre los procesos internos de la
empresa donde se acumulan los mayores retrasos o pérdidas de calidad. En definitiva, identifican dónde están
las mayores oportunidades de mejora.
Las fuentes internas de información pueden clasificarse a su vez en:
– Análisis de procesos: consiste en analizar los procesos principales de la organización identificando puntos
de mejora, cuellos de botella, retrasos, etc.
¡EJEMPLO 3.2
Un taller de mecánica y chapa recibe un coche para realizar una revisión y arreglar una pequeña
abolladura.
Como práctica habitual primero se realiza la parte de chapa y luego la de mecánica, sin embargo, el
perito de la compañía tarda en peritar el coche varios días y el coche tarda mucho más de lo previsto
en estar totalmente acabado.
Los departamentos de chapa y mecánica no están comunicados y no se controla la carga de trabajo
de cada uno de ellos.
Un simple análisis permite identificar una oportunidad de mejora mediante la reorganización de estos
procesos.
50
GESTIÓN DE PROYECTOS © RA-MA
– Percepción del personal: las personas que participan en los procesos pueden aportar puntos de vista
y opiniones muy interesantes sobre los problemas que les impiden alcanzar mejores niveles de calidad
en el trabajo. Esta información puede conseguirse mediante encuestas a empleados, grupos de trabajo de
empleados, etc.
nFuentes de información internas/externas: se trata de relacionar los conocimientos internos de la empresa
con la situación del entorno, no buscando únicamente la resolución de problemas concretos para mejorar la
eficiencia, sino intentando identificar cuáles son las barreras existentes para que la empresa pueda crecer,
alcanzar sus objetivos y desplegar sus estrategias.
Se trata de conocer en profundidad las características, capacidades, y estrategias internas de la organización
y relacionarlas de algún modo con el entorno que la rodea para identificar puntos de mejora, oportunidades de
crecimiento, etc.
El método más comúnmente utilizado para realizar este análisis interno/externo es el denominado análisis
DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
El análisis DAFO se basa en dos pilares básicos: el análisis interno y el análisis externo de una organización.
nAnálisis interno de la organización
– Fortalezas: se deben identificar los puntos fuertes de la empresa, sus principales destrezas, en qué se
diferencia de la competencia y qué sabe hacer mejor.
– Debilidades: factores en los cuales la empresa tiene una posición desfavorable respecto a la competencia.
nAnálisis externo de la organización
El análisis externo se centra siempre en aspectos relativos a la evolución del entorno, que pueden condicionar
de alguna forma la viabilidad del negocio, ya sea positiva o negativamente Algunos ejemplos pueden ser los
siguientes:
– Aspectos legislativos (regulaciones, necesidad de homologaciones).
– Aspectos socioculturales (cambios en hábitos de vida, modas).
– Aspectos demográficos (evolución de la pirámide de población, aspectos migratorios).
– Aspectos económicos (renta disponible, etc.).
– Aspectos políticos (liberalización del comercio, barreras arancelarias u otro tipo de proteccionismo nacional).
– Aspectos tecnológicos (avances técnicos).
– Posibles ventajas de situación local (especialización local o acceso a materias primas, proximidad al mercado
u otra ventaja en costes).
El análisis de aspectos externos se divide a su vez en dos:
– Oportunidades: consiste en detectar posibles nuevos mercados, nichos de negocio sin explotar o cambios
en la legislación que puedan ser aprovechados por la organización.
– Amenazas: describen los factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la organización. Si
dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades.
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba