Procedimientos de control y evaluación de proyectos
| Autor | Raquel Campo Arranz/María del Campo Domínguez/Víctor Rodrigo Raya |
| Páginas | 120-140 |
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GESTIÓN DE PROYECTOS © RA-MA
En el presente capítulo se describen al alumno los diferentes procedimientos de control y evaluación de la ejecución
de proyectos. Se analizan los procedimientos de seguimiento del proyecto: variables susceptibles de evaluación,
herramientas de evaluación de los proyectos y el procedimiento de gestión de las incidencias. Se describe, además,
el procedimiento de control de calidad de los proyectos así como los mecanismos de registro de resultados y cierre de
proyecto.
5.1 DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL PROYECTO
El seguimiento y la evaluación son aspectos esenciales en la gestión del ciclo de vida de cualquier proyecto,
permiten examinar el progreso e impacto de las actividades a ejecutar, realizar el seguimiento de la consecución de
los objetivos e identificar y anticipar los problemas, permitiendo así la toma de las medidas necesarias para evitarlos
y/o resolverlos.
El proceso de seguimiento y evaluación es un proceso continuo, integrado en el proyecto desde su inicio. Se compone
de los siguientes pasos:
1Definición de los objetivos de seguimiento y evaluación. Definición clara y concisa de los objetivos del proyecto que
se desea alcanzar a través de la ejecución del mismo, definición del alcance del proyecto, del tiempo, del coste y de
la calidad exigida para dicho proyecto.
2Elección de variables susceptibles de evaluación (indicadores) que nos permitan medir y analizar el avance,
impacto y estado de las actividades que componen el proyecto para la consecución de los objetivos marcados.
3Elección de la herramienta de seguimiento y evaluación del proyecto que permita gestionar el proceso de evaluación
y facilitar la toma de decisiones y medidas correctivas.
4Recopilación de datos y análisis de los mismos. Este proceso es iterativo y se llevará a cabo durante todo el ciclo
de vida del proyecto.
5Toma de decisiones para la resolución de incidencias y problemas. Al igual que el punto anterior, se trata de un
proceso iterativo que se llevará a cabo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
6Elaboración de un registro de resultados, también conocido como “lecciones aprendidas” que recoja toda la
información acerca de los factores clave para el éxito o el fracaso, en base a la experiencia acumulada en el proyecto.
Tal y como se describió en el Capítulo 3 del presente libro, todo proyecto –de acuerdo con la metodología de gestión
de proyectos PMBOK del Project Management Institute– cuenta con nueve áreas de gestión: alcance, plazos, costes,
calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, compras e integración. Las actividades de seguimiento y evaluación
descritas anteriormente deben ser tenidas en cuenta para cada una de estas áreas de gestión de proyectos.
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© RA-MA 5 n PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
5.1.1 DETERMINACIÓN DE LAS VARIABLES SUSCEPTIBLES DE EVALUACIÓN
Una variable susceptible de evaluación, o indicador, se define como una medición cuantitativa de datos o
condiciones determinadas, a través de las cuales es posible entender o explicar una realidad o un fenómeno en
particular y su evolución en el tiempo.
La ejecución de los proyectos requiere contar con indicadores que aporten información relacionada con el
comportamiento de las variables que intervienen en dicha ejecución, variables como tiempo, coste, alcance, calidad
del proyecto, etc. Estos indicadores deberán medir la eficiencia y eficacia en la ejecución, de tal manera que sea posible
introducir cambios durante el proceso con el objetivo de asegurar y conducir la exitosa ejecución del proyecto en base
a los criterios y objetivos inicialmente establecidos.
Los indicadores resultan útiles para la planificación y la gestión de los proyectos. Sus objetivos principales son:
nGenerar información útil que permita mejorar el proceso de toma de decisiones relacionado con la asignación y
ejecución de los recursos. Por ejemplo, la revisión periódica de la carga de trabajo de los recursos profesionales,
este indicador podrá determinar si es necesario reorganizar las actividades asignadas a los mismos, así como
aumentar o disminuir el número de profesionales vinculados al proyecto.
nEfectuar el seguimiento de los diferentes procesos de la gestión de proyectos y tomar las medidas correctivas
que permitan mejorar la eficiencia y la eficacia del proceso general. Por ejemplo, el número de días de desviación
de plazos del proyecto, o bien el porcentaje de desviación de costes en base a los plazos y costes inicialmente
fijados en el proyecto, ambos indicadores permitirán el análisis de la situación y la toma de medidas correctivas
para subsanar dichas desviaciones.
nEvaluar el impacto de las actividades que componen el proyecto. Por ejemplo, la medida de la satisfacción del
cliente, este indicador permitirá definir el impacto de las actividades que se están desarrollando en el proyecto.
Para la correcta elección de los indicadores se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
nLos indicadores deben ser cuantificables. Deben ser capaces de expresar numéricamente una magnitud.
nLos indicadores deben ser dinámicos. El valor del indicador debe poder variar en un período de tiempo
relativamente corto. No resultan útiles para los procesos de seguimiento y evaluación periódicos los indicadores
cuyo valor no varía durante períodos muy largos de tiempo puesto que no aportan información continua
de la evolución del proyecto. No obstante, estos indicadores podrían ser de utilidad para otros procesos de
seguimiento y evaluación cuyo objetivo sea analizar la evolución de la ejecución del proyecto a largo plazo.
nLos indicadores deben aportar información sobre los procesos asociados a la gestión de proyectos. Mediante la
información aportada por los indicadores, se debe poder tomar decisiones para la mejora continua de la gestión
de proyectos por lo que los indicadores deben referirse a procesos importantes y/o críticos como son la gestión de
riesgos, gestión de cambios, gestión de incidencias, etc. Además, los indicadores deben medir hechos actuales y
no hechos pasados ni futuros. La disponibilidad de información de hechos actuales en tiempo real nos facilitará
el proceso de toma de decisiones.
nLos indicadores deben implicar decisiones de mejora y de futuro, no serán útiles aquellos indicadores meramente
informativos.
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