La información en las cuentas de orden
| Autor | Javier García Restrepo |
| Páginas | 17-30 |
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Una pregunta que cabe en la mente no solo de quien se inicia en la difícil pero gratificante tarea del registro de las cuentas de orden es cuándo se originan y cuándo fenecen. A lo largo de este trabajo irá quedando claro que en ausencia de contabilidad no hay lugar, por lo menos, al registro de cuentas de orden. Pero solo se ha hecho mención del registro, porque el hecho económico enmarcado o no en un valor actual se da en forma independiente del registro. Es decir, el hecho económico al cual va ligada la cuenta de orden puede ocurrir en cualquier momento, solo que su registro debe ser instantáneo, lo que no siempre ocurre, por múltiples razones que pueden liberar la actividad económica de su reconocimiento, bien en lo contable o bien en lo fiscal.
Razón asiste a quien piensa así, cuando se examina el registro de los dividendos o el registro de algunos impuestos o el registro de las ventas a plazos, donde el hecho económico se contabiliza instantáneamente por la causación y fiscalmente por la contabilidad de caja; situación contraria se presenta con la depreciación acelerada que se registra primero en lo fiscal y luego en la contabilidad. Esto origina cuentas de orden, en este caso, fiscales, pero también va acompañado de severas contingencias, cuyo registro no procede pero que como hecho económico da lugar, por lo menos, a especulaciones.
En conclusión, la cuenta de orden nace con el hecho económico y fenece con él, así debiera ser; pero al dar por terminada una obligación o un contrato, en
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ese momento esa obligación se puede postergar por un hecho extracontractual, que puede ser incumplimiento o insatisfacción; de ahí surgen obligaciones o derechos contingentes o reales. La administración debe prestar especial atención a todos los elementos de juicio que se firman en un contrato y que pueden afectar en el futuro el comportamiento financiero del ente económico a su cargo.
Estados financieros y cuentas de orden son instrumentos de una misma orquesta cuya armonía depende de la coherencia de cada una de ellas con todas las demás. La cuenta de orden es en muchos casos el reflejo de los hechos registrados en la contabilidad. No tiene razón que se registren cupos de crédito sin utilizar, en una empresa cuya calificación en el sector financiero no le alcance para utilizar créditos; tampoco tiene sentido que una empresa en liquidación registre promesas de compraventa a largo plazo. Estas son situaciones extremas, pero en lo real cada cuenta del balance general y del estado de resultados es susceptible de respaldarse en una cuenta de orden o en una nota al estado financiero o en ambos.
Para establecer la relación de cada cuenta del balance general y del estado de resultados con las cuentas de orden, en primer lugar, en el cuadro uno, se hace un cuestionario numerado de las situaciones que pueden presentarse con las cuentas de orden, y luego en el cuadro dos se relaciona ese cuestionario numerado con cada una de las cuentas de los estados financieros.
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Al examinar cada cuenta del balance general o del estado de resultados se debe hacer las preguntas correspondientes al cuestionario anterior. En caso de que la cuenta sea susceptible de estar incursa en la necesidad de la revelación a través de cuentas de orden o contenga situaciones que se contemplan en el cuestionario, debe marcar la cuenta con el número correspondiente a la pregunta.
Esa es la razón por la cual se deben listar cada una de las cuentas que componen el balance general y el estado de resultados.
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