Introducción a las cuentas de orden
| Autor | Javier García Restrepo |
| Páginas | 1-16 |
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Antes del siglo catorce no se tiene noticia de que las empresas hayan llevado contabilidad, lo cual se explica en razón del reducido comercio, que en realidad no ameritaba un registro metódico de operaciones.
Se podría decir que la verdadera evolución de los procedimientos contables se inició en Estados Unidos, país de gran proceso industrial a finales del siglo diecinueve, pero desde la primera mitad del siglo veinte es cuando más adelantos se han logrado, tanto a nivel de la filosofía de cuentas como de procedimientos de registro, en los cuales se tiene auxilio de máquinas. Ha sido entonces Norteamérica la que ha fijado las pautas a nivel de adelantos y desarrollos de la literatura contable, por lo menos hasta nuestros días.
Ante la complejidad de las diferentes transacciones que debe registrar el ente contable, y a la vez ante la importancia de dejar registrados movimientos de valores, derechos reales, responsabilidades contingentes y establecer recordatorios en forma contable o controlar en forma general algunos aspectos de la administración, surgen las cuentas de orden, también denominadas cuentas de control, cuentas memorándum, cuentas de saldos compensados, etc.
Entre los aspectos por resaltar de las cuentas de orden está su utilización como medio informativo e ilustrativo de transacciones del ente contable que puede o no afectar su estabilidad futura, pero que a la fecha no modifica la información de la empresa y, por tanto, no afecta el balance.
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Los conceptos relacionados con operaciones realizadas por la empresa que no se reflejan directa ni inmediatamente sobre su situación financiera o sobre sus resultados de operación, deben ser registrados en la contabilidad y presentados en los estados financieros mediante cuentas de orden y así dar cumplimiento a principios básicos que hacen parte del marco conceptual de la contabilidad, como: los principios del ente económico, realización y revelación, principalmente.
La contabilidad como sistema de información exige una relación detallada de las operaciones que afectan la unidad económica, traducidas en registros organizados, codificados y unificados bajo una estructura general como es la del Plan Único de Cuentas.
Cuando se hace mención a afectar la unidad económica, se está limitando el entorno de la empresa como tal, es decir, se están dejando de lado acontecimientos y circunstancias en los que incurre la empresa frecuentemente y que son inherentes a su sostenimiento y funcionalidad. Tales circunstancias derivadas siempre del quehacer económico de la empresa y que son complemento de actividades principales en pro de la realización del objeto social y crecimiento de la misma, deben reflejarse, como lo exige la norma, en forma veraz y oportuna.
En este punto es necesario reconocer la distinción entre los hechos que afectan directamente la unidad económica y los hechos que puedan afectarla; desde aquí se fundamenta la utilización de las cuentas de orden. Dicho de otra manera, las cuentas de orden son una herramienta para expresar equilibradamente desde la contabilidad todas las situaciones inherentes a la actividad empresarial, y que además de una posible incidencia futura dentro de la estructura financiera de la empresa también reflejan evidencias de situaciones comerciales amparadas bajo las normas legales y/o contractuales; además deben mostrar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en los estados financieros y las utilizadas para declaraciones tributarias.
Los términos contingencia, control, diferencia, compromiso o contrato, analizados dentro de su contexto deben llevar a una eventual y eficaz utilización de las cuentas de orden, separando previamente los diferentes conceptos y asignándoles la clasificación respectiva dentro del plan de cuentas.
De acuerdo con la normatividad legal algunas empresas están obligadas a manejar determinadas cuentas de orden, es el caso de las sociedades administradoras de los fondos de pensiones contempladas en la Ley 100 de 1993, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, las sociedades fiduciarias administradoras de fondos contempladas en el Decreto 2513 de 1987 y las
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compañías de seguros privados de pensiones, entre otras; como se indica en el artículo 18 del Decreto Reglamentario 163/97:
Cuenta de control: Las sociedades administradoras de los fondos de pensiones ... deberán llevar la cuenta de control para cada afiliado denominada “retenciones contingentes por retiros de saldos, en donde se registrará el valor no retenido inicialmente al monto de los aportes voluntarios en unidades, el cual se retendrá al momento de su retiro sin el cumplimiento de los requisitos exigidos para acceder a la pensión en los términos definidos en el presente decreto…
Es normal hoy encontrar resistencia en el uso de las cuentas de orden y disfrazar el desconocimiento que se tiene de ellas en la no obligatoriedad de su utilización. Aunque por ley no se defina la...
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