La planeación de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 147-214 |
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Capítulo 2
La planeación de proyectos
En este capítulo se va a continuar con el estudio de una serie de ejemplos en
los cuales la pareja de herramientas Excel y Project son muy útiles y com-
plementarias entre sí. Los ejemplos se exponen en un orden que el autor re-
comienda por conveniencia, pues hay que reconocer que estos ejercicios ge-
neralmente se hacen en las empresas en una forma que no deja de ser sino
netamente exclusiva y que, muchas veces, una empresa lleva practicando con
éxito durante un cierto tiempo.
De todas formas, hay que reconocer el hecho de que continuamente es mayor
el número de empresas en las cuales este proceso multidisciplinario se realiza
siguiendo un procedimiento formal bien establecido.
2.1 Los recursos exclusivos y compartidos
Como ya se mencionó antes, los costos y el volumen de trabajo a cargo de
los recursos asignados a las diferentes tareas de los proyectos son quizás los
aspectos que requieren más cuidado, puesto que ejercen una gran efecto en
todos los procesos tendientes a entregar a tiempo, con el menor costo posible
y sin afectar la calidad del entregable requerido, por supuesto.
La distinción entre los recursos exclusivos y los compartidos entre varios pro-
yectos es posible que no aparezca en muchos casos de manera clara, pero el
énfasis en este reconocimiento se debe más que todo a la necesidad de planear
y controlar un adecuado empleo de ellos, que en el caso de ser exclusivos están
más predispuestos a un control de mayor rigurosidad por parte del respectivo
gerente, mientras que los corporativos no lo son tanto debido a que aspectos
como la priorización de los proyectos actúa con determinado poder e inuencia.
INDICADORES CLAVES PARA EVALUAR Y CONTROLAR PROYECTOS - TORO L. FRANCISCO
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NOTA: es posible con Project agrupar los recursos y luego emplear elementos
como los ltros para hacer que un reporte o una vista reeje solo los valores de
un grupo de recursos que cumple los requisitos impuestos por el ltro usado.
Asimismo, es posible en Excel clasicar los datos por categorías o grupos.
Ejemplo 8
En este ejemplo, se asume que existe un estimativo inicial de los egresos que
requiere cada proyecto, los cuales se han manejado hasta ahora con Excel.
Los valores resultantes surgen como consecuencia de cálculos preliminares
que posteriormente, y dependiendo de los resultados intermedios, se amplían
para cubrir las posibilidades de emplear recursos propios o la de plantear una
factible nanciación externa y/o acudir a contratos externos. Se recomienda
que estos estudios se hagan en un espectro de tiempo de unos cinco (5) años
y se separe en celdas aparte lo planeado de lo ejecutado.
Una parte importante en este análisis lo constituye el estudio de los costos
provenientes de recursos propios o externos de diversa índole, es decir, nan-
cieros, de trabajo, materiales y los contratos necesarios por cada proyecto. La
siguiente hoja forma parte de estos estudios:
Figura 2.1 Recursos laborables y contratos de un proyecto y sus tasas diarias.
En este caso, se va a pagar comisión del 7% si el salario real mensual (calcu-
lado con base en el nominal reportado en la columna C y luego multiplicado
por un factor prestacional) es menor de $700.000 y si no, se pregunta si es
menor de $1.000.000, en cuyo caso se paga una comisión del 4%. La tasa dia-
ria se ha calculado con base en la suma de estos dos posibles ingresos labo-
rables y, nalmente, se divide todo por 22, ya que se asume que se trabajan
en promedio 22 días de cada mes.
CAP 2. LA PLANEACIÓN DE PROYECTOS
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En esta tabla se ha supuesto que algunos recursos laborables pueden tener
una comisión por ventas o por otro concepto y que esta se le reconoce a una
persona previo cumplimiento de algunos requisitos. La fórmula empleada en
el reconocimiento de una comisión dice:
=SI(D3<700000,D3*$F$1,SI(D3<1000000,D3*$G$1,0))
Aquí cabe una explicación adicional sobre la función SI( ) de Excel que tie-
ne 3 operandos separados por el carácter [,]: el primero es la condición que
se pregunta, el segundo es la orden a cumplir si la respuesta es afirmativa y
el tercero es la orden que se cumple si la respuesta es negativa. Como está
aquí escrita, hay un doble SI, es decir, que se repite la pregunta en caso de
que no se haya cumplido la primera condición. El siguiente gráfico explica
en buena forma esta singularidad de la función SI que se puede inclusive
anidar en varios niveles27:
Comisión del 7%
Comisión del 4%
Comisión = $ 0
Verdadero
Verdadero
Falso
Falso
Salario <
$700.000
Salario < =
$1.000.000
Figura 2.2 Función SI con doble anidamiento.
Naturalmente, estas condiciones son variables y distintas en cada empresa y
su mención aquí es tan solo con nes didácticos. Hay que tener presente que
usualmente la tasa diaria no se aplica al pago de los contratistas, puesto que
dichos pagos son hechos de acuerdo a los términos contractuales del respecti-
vo contrato. Esta hoja forma parte del material magnético de esta obra referido
con el nombre del libro Caso1 y distinguida con el nombre Recursos de trabajo.
27 El máximo nivel de anidamientos de la función SI es 15 en la versión 2016.
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