El seguimiento y el control de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 215-290 |
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Capítulo 3
El seguimiento y el control de proyectos
3.1 Fundamentos del seguimiento y control
El objetivo fundamental del seguimiento al desarrollo de un proyecto es revi-
sar que todo el trabajo esté y haya sido realizado de acuerdo al plan, proceder
a analizar los problemas y plantear ajustes en los diferentes aspectos progra-
mados y presupuestados, todo en un esfuerzo tendiente a anticiparse a pro-
blemas serios que puedan afectar la realización de las tareas que aún no se han
terminado y entregado o estén prontas a comenzar; asimismo, hay que revisar
las respuestas a los riesgos que se hayan podido presentar y preparar aquellas
que se prevean en un futuro y, en forma coordinada, controlar la calidad del
entregable nal del proyecto.
A partir de esta fase de seguimiento, se hace mucho más importante y conve-
niente el grado de colaboración entre las dos herramientas, Excel y Project;
además, el lector podrá percibir que es mayor y más valiosa la contribución
de esta última. Antes de entrar a estudiar las formas y maneras aportadas por
esta pareja de herramientas, se van a analizar los elementos sobre los cuales se
funda la realización de esta importante fase.
Cuando se actualiza el cronograma real de ejecución regularmente y se com-
para con el plan original, se puede decir cuándo una tarea está demorada o si
está empezando o terminando antes de tiempo. Es altamente recomendable
que de antemano se establezcan los intervalos de tiempo con los cuales se
van a reportar los controles del proyecto. De igual manera, dando seguimiento
a las horas trabajadas por los recursos (y los costos que esto implica), puede
saberse con anticipación cuándo pueden excederse los costos para así prever
una solución a tiempo. Cuando se da seguimiento al desarrollo de un proyecto,
deben considerarse los siguientes conceptos relativos al tipo de información:
INDICADORES CLAVES PARA EVALUAR Y CONTROLAR PROYECTOS - TORO L. FRANCISCO
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El plan (base, programado o previsto): es la información correspondiente
al plan que se tiene aprobado antes de comenzar a ejecutar el proyecto. Se
registra en los campos de tipo previsto o presupuestado y contiene toda la
información de las tareas y de sus fechas. Se utiliza esta información como una
directriz para el seguimiento de los cambios que se puedan presentar durante
el desarrollo de un proyecto.
Real: esta información muestra lo que está siendo ejecutado en un proyecto.
Consiste en las fechas reales de inicio y terminación de las tareas, los porcenta-
jes de trabajo completado, costos reales y faltantes por ejecutar y trabajo real
y restante. Project maneja tanto el panorama planeado como todo lo relativo
a la ejecución real, basándose en esta información. Claramente, al diferenciar
la información planeada de la real, Project permite comparar escenarios que
pueden ser distintos, por ejemplo, la fecha de comienzo planeada y la real de
una tarea, conceptos que visualmente explica esta gura.
Actual Línea base Ejecución
Fase de planeación Fase de ejecución
Figura 3.1 La planeación vs. la ejecución de un proyecto.
La información de seguimiento la puede brindar formalmente Project y para
ello se requiere de solo dos condiciones:
• Haber guardado previamente un plan base41.
• Tener reportada una fecha de estado del proyecto.
La fecha de estado se puede reportar mediante la opción del menú principal
Proyecto y luego usar la opción Fecha de estado. Una vez se reporta esta
fecha, el procedimiento para mostrar los indicadores de seguimiento de un
proyecto puede ser efectuado de formas distintas; el que se muestra a conti-
nuación es un ejemplo:
41 Por defecto, es el plan línea base denitivo, pero puede ser también usado un plan provisional
de los varios que acepta Project y que pueden usarse para estudiar otros posibles planes.
CAP 3. EL SEGUIMIENTO Y EL CONTROL DE PROYECTOS
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Haga clic en la opción del menú Vista y luego escoja dentro de la lista de op-
ciones disponible la opción Más tablas… usando esta ventana:
Figura 3.2 Cargue de la tabla de indicadores del costo.
Se recomienda seleccionar los campos de Indicadores de costo del valor
acumulado de esta lista de tablas y luego hacer un ajuste con un doble clic de
los encabezados de las columnas que sean necesarias, para ampliar su conte-
nido. La información que aparecerá será semejante a la siguiente:
Figura 3.3 Tabla de valores acumulados.
Debido a la importancia de mostrar ejemplos de proyectos en los que se apli-
can metodologías ágiles, se va a entrar a analizar los roles de los diversos ac-
tores de una metodología ágil usualmente usada en proyectos TIC llamada
Scrum, dado que establece una serie de conceptos que redundan en bene-
cios del control de un proyecto a ser ejecutado en rangos de tiempo general-
mente muy cortos.
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