Las Reuniones de Trabajo
| Autor | Interconsulting Bureau S.L - ICB Editores |
| Páginas | 89-97 |
Motivación para el Trabajo en Equipo
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¿A QUÉ LLAMAMOS REUNIÓN?
Es una técnica mediante la cual, una serie de personas, con unos objetivos comunes,
intercambian una información sobre uno o varios temas, para llegar a la consecución de dichos
objetivos mediante la adquisición de unos compromisos comunes.
Para que una reunión sea eficaz, es preciso que sus participantes gocen de un sentimiento de
seguridad suficiente, y de una calidad de diálogo satisfactoria. Es la productividad de la reunión
en relación al objetivo común lo que determina el éxito.
Como directivo, usted debe, dirigir un equipo humano, para alcanzar sus objetivos. Debe asumir
el liderazgo para crear y definir la personalidad funcional del equipo. Es probable que las
reuniones de grupo no sean habituales en sus puestos de trabajo, pero debido a su eficacia y
conveniencia, es necesario organizar y dirigir estas reuniones y conseguir el máximo provecho de
ellas.
Es importante que los asuntos de trabajo se aireen con regularidad, tanto en regiones específicas
que se convoquen para tratar asuntos especiales, como en sus reuniones habituales. La
posibilidad de comparar criterios, compartir problemas y trabajar conjuntamente en la resolución
de las cuestiones, ofrece a los colaboradores sensación de seguridad y refuerza su moral. Les
permite saber que se valoran valore sus ideas y opiniones. También pone en sus manos
información valiosa acerca de los clientes, su percepción acerca de la actividad de la empresa,
las dificultades y los progresos hacia la consecución de los objetivos individuales y de equipo.
Las Reuniones de Trabajo son un medio útil para mejorar y mantener una comunicación
permanente y constructiva.
FASES DE LA REUNIÓN
1. Preparación de la Reunión.
2. Desarrollo de la Reunión.
3. Finalizar la Reunión.
4. Seguimiento de la Reunión.
5. Análisis de la Reunión.
1. PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN
Una reunión es tan buena como buena sea la planificación que de ella se haga; así de simple.
Antes de convocar una reunión, es importante que:
” Se definan objetivos ¿Qué se desea conseguir? Por ejemplo: Revisar los objetivos de la
próxima semana y generar ideas para mejorar el tratamiento de las incidencias que se
producen diariamente.
” Asigne trabajos previos. ¿Qué habría que hacer antes de la reunión? Por ejemplo: Quizá
desee que algunas personas hagan algún análisis de la situación antes de la reunión.
” Prepare los materiales. Asegurarse de tener todo lo que necesite. Por ejemplo: Folletos e
impresos, listados de ordenador, caballete, rotuladores…
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