Caja general
| Autor | Ángel María Fierro Martínez - Fernando Adolfo Fierro Celis |
| Páginas | 56-89 |
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cualquier retiro, sea en cajero automático o directamente en la caja del banco, se le debe descontar
el impuesto del 4 por mil.
Si bien para buena parte del sector bancario este impuesto no constituye un incentivo para que
las personas hagan uso de los servicios del sector financiero, existen aquellos defensores del tributo
que consideran imposible tapar el hueco fiscal que quedaría en el presupuesto general de la nación
(http://www.portafolio.co/finanzas-personales/conozca-cuando-debe-pagar-el-4-mil).
2. Caja general
Cuenta 1105. Caja general: corresponde a todos los valores representativos en dinero que están
disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada caja general, los cuales deben ser consignados
en el banco de la empresa].
[Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en
moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata (descripción cuenta 1105)].
Es común encontrar cajas mal organizadas, con vales de sus socios o propietarios, cheques sin
fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un
fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se pueden ocultar
grandes cantidades de dinero que aparecen represadas en caja de forma intencional.
Soporte contable: todo soporte contable debe incluir:
El nombre del documento.
El concepto.
La descripción de la operación.
Codificación.
Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, de la cual se exige que tenga los
siguientes elementos:
Código de la cuenta (mínimo seis dígitos).
Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.
Valor de la transacción en el débito o crédito.
Razón o concepto de la transacción.
El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse
tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del
documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador.
Código Cuentas Débitos Créditos
Razón de la transacc ión
Código de cuenta: es el número con el cual se identifican y clasifican una serie de transacciones
comunes y se denomina código de registro o cuenta para acumular en un mismo concepto de
cuenta todas las operaciones similares de un período. El código se coloca en cada soporte de
contabilidad, sea este un comprobante de pago, una factura de venta, nota de contabilidad, etc.
Cuenta real o del estado de situación financiera: es el nombre de una serie de transacciones
comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se
denominan cuentas reales o del estado de situación financiera [balance general] porque son las que
se exponen en dicho estado y son obligatorias hasta el cuarto dígito del plan de cuentas, como por
ejemplo la 1105. Caja, 1110. Bancos, etc.
Cuentas nominales o del estado del resultado integral: recogen las transacciones de las operaciones
de ingresos y gastos para, al final de un período contable, mediante la cuenta de cierre de las
operaciones, mostrar el rendimiento del ente económico en calidad de utilidad o pérdida del
ejercicio.
Subcuenta: muestra el detalle de las transacciones y está compuesta por los seis primeros dígitos,
por ejemplo 110505. Caja general, 130505. Cuentas por cobrar donde se recoge la cantidad de
transacciones por cada uno de los clientes.
Cuenta auxiliar: existen contabilidades de códigos de ocho o más dígitos porque la naturaleza
del negocio requiere crear auxiliares y subauxiliares por los requerimientos de la información. [Un
ejemplo son los requerimientos de la Administración de Impuestos que exige gran detalle en la
cuenta ventas donde se discrimen en ventas gravadas, exentas, no gravadas, ventas de contado,
ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito junto a otros ingresos].
Valor de la transacción: es la medición económica inicial de la transacción que se verifica
mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al
crédito si la cuenta entrega.
Razón de la transacción: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa
que identificará los elementos necesarios de la operación o contrato, por ejemplo: recibo de efectivo
por venta de mercancía, factura n.º 388 a crédito, pago de la factura, cobro de la factura número,
gastos por intereses financieros, etc.
Elaboración de la contabilidad: la contabilidad se elabora mediante una serie de soportes o
comprobantes de contabilidad internos (que contiene las transacciones que realiza la empresa) tales
como facturas, recibos de caja, comprobantes de pago, notas de contabilidad y los externos (los que
entregan los clientes); los comprobantes internos se complementan con los comprobantes externos
que sirven para verificar la contabilidad (ver libro de contabilidad general), los soportes internos se
resumen en el comprobante de contabilidad para registrar en los libros auxiliares y libros mayores o
principales en forma manual, si la contabilidad es sistematizada mediante un computador y un
software de contabilidad, los soportes internos se pueden digitar directamente en el sistema en
comprobantes de diario y al final del registro editar los libros auxiliares y principales de la
contabilidad o cuando la administración los exija junto con otros reportes que requiera la junta
directiva o junta de socios.
Libro auxiliar de contabilidad: es un libro opcional debidamente semitabulado con los conceptos
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1105.
110505.
a)
b)
de fecha, detalles, débito, crédito y saldo, donde se hacen los registros que afectan una cuenta en
particular, vienen en varias formas:
Cocido o empastado.
Hojas sueltas con pasta dura.
Hojas continuas para computador.
El libro auxiliar de contabilidad está compuesto, en primer lugar, por una hoja de control donde se
registra el total del comprobante de contabilidad y, en segundo lugar, por el conjunto de hojas
(cuentas corrientes para las subcuentas) en las cuales se identifican los terceros, que son los
nombres de las personas con quienes se realiza una operación, y los conceptos del comprobante.
Hoy con las aplicaciones informáticas de contabilidad (cualquiera de las ofrecidas en el
mercado) es costumbre no editar los libros auxiliares porque constituyen un gasto adicional de
papelería, al igual, porque se tiene toda la información en segundos para disponer de ella, ya sea
por pantalla o por medio impreso, tales como el auxiliar de caja, de bancos, cuentas corrientes de
terceros, además de otros elementos como la correspondencia del cliente, etc.
El sistema permite crear terceros por un método más práctico y con todas las características
[régimen de impuesto a las ventas, nivel de responsabilidad frente al IVA, retenedor en la fuente a
título de IVA, ICA, etc.] para que al momento de elaborar la factura de venta se liquiden todas las
obligaciones tributarias respecto al tercero, las cuales se identifican en el Registro Único Tributario
[RUT] o el equivalente en su país de origen.
Una recomendación especial cuando se maneja la contabilidad en programas por computador es
la de sacar una copia (backup) en forma permanente, con el fin de no perder información valiosa.
Caja
Caja general
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo
01-02-08 Aport es socio Gilberto 100.000 100.000
02-02-08 Consigna ción en banc o 100.000 0
… …
[Medios magnéticos: en el ingreso de información al sistema se requiere que se identifiquen los
terceros (cédula y nombre de los beneficiarios del pago o abonos = causación) porque es una
necesidad para los contribuyentes del país, que cumplen con el requisito de reportar información en
medios magnéticos a la DIAN respecto de la información que constituya costo o deducción para el
contribuyente o den derecho a impuesto descontable incluida la compra de activos fijos.
Igualmente los empleados o asalariados (beneficios a empleados, honorarios, comisiones, servicios)
y demás pagos acumulados tales como los cuatro beneficios a empleados, aportes parafiscales,
aportes obligatorios para salud y fondo de pensiones, cargos diferidos, donaciones, rendimientos
financieros, arrendamientos, impuestos y otros costos].
Cuatro son los tipos de beneficios a empleados:
Beneficios a corto plazo.
Beneficios posempleo.
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