Documentación básica del almacén
| Autor | Centro de Estudios ADAMS |
| Páginas | 179-223 |
Documentación básica del almacén
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Introducción
El trabajo diario de almacén se organiza a partir de una documentación básica
que va dejando constancia de cada una de las funciones de los operarios y del movi-
miento de mercancía. El movimiento de mercancías se produce a partir de una orden
de trabajo de almacén, a manos del operario llega la petición de realizar un trabajo, por
ejemplo la preparación de un pedido.
Las notas de entrega y albaranes son los documentos que acompañan a la mer-
cancía cuando entra al almacén. La firma del albarán por parte del operario de recep-
ción significa la aceptación de la mercancía en tiempo y en forma. El albarán firmado
se acompañará a la factura para cobrar los productos.
El pedido es el documento que sirve para hacer solicitudes de mercancía a los
proveedores (internos o externos). Es la forma documental más básica para el aprovi-
sionamiento de mercancías en caso de ser compradores o para la venta de las misma
en caso de ser proveedores.
Un vez que la mercancía sale del almacén y se dirige a su destino queda en ma-
nos del transportista. El transportista se hace responsable de la mercancía y en ese
periodo, para documentar este hecho, se usa la nota de porte.
1. La orden de trabajo
La orden de trabajo es el documento que se genera una vez que se han captu-
rado los datos y necesidades (a partir de los pedidos); en ese momento se lanzan las
órdenes de trabajo por:
Tipos de albaranes.
Segmentación de albaranes por zonas.
Segmentación por tipos de pedido.
Etc.
Para que un pedido se ponga en marcha, una vez que ha
llegado su solicitud se lanza una orden de trabajo para que sea
preparado.
La orden de trabajo es un documento escrito que la empresa en-
trega al trabajador indicando el trabajo que debe ser realizado. Se utili-
za mucho en talleres mecánicos, carpinterías, imprentas, talleres de
costura, laboratorios químicos fármaco-biólogos, fotográficos, etc.
Operaciones Auxiliares de Almacenaje
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1.1. Elementos fundamentales del documento
La orden de trabajo no tiene un formato fijo para todas las empresas, cada institu-
ción y según sus necesidades utilizará formatos distintos. Debe llevar impresa en letras
grandes las palabras “orden de trabajo” para su identificación. Entre sus componentes
se encuentran:
Las órdenes de trabajo tendrán como mínimo dos copias, una para el cliente y otra
para el operario o trabajador que ejecuta el trabajo.
Existen dos tipos de órdenes de trabajo según su función, la correctiva y la pre-
ventiva.
Orden de trabajo correctiva. Es aquella que se emite porque un problema
ha sido reportado y necesita ser solucionado o reparado.
Orden de trabajo preventiva. Aquella emitida automáticamente y que está
asociada a la preparación de pedidos normales.
Número de orden de trabajo. Puede
ser un número de orden correlativo
que cada empresa vaya otorgando
a las órdenes emitidas. Si el sistema
está informatizado se asignará un
número de manera automática.
Fecha de recepción. Fecha en la
que se ha hecho llegar la necesidad
de emitir una orden de trabajo.
Fecha de entrega o realización del
pedido.
Nombre del cliente. Dirección, nom-
bre y apellidos y teléfono, si es posi-
ble dos teléfonos de contacto. Estos
datos son muy importantes para te-
ner en las oficinas un seguimiento
del cliente.
Cantidad o tipo de pedido que se va
a realizar.
Precio unitario, si procede.
Precio total. Es la suma de todos los
precios unitarios.
Observaciones: Se refiere a algún
detalle sobresaliente que sea nece-
sario mencionar para una correcta
ejecución del trabajo.
Forma de pago. Si procede.
Tiempo estimado para su ejecución.
Es el tiempo que se estima que el
trabajador puede tardar en realizar
las operaciones encargadas.
Materiales utilizados. Este apartado
es muy útil para empresas que ade-
más de las órdenes de trabajo tienen
que contabilizar el material que ha
salido del almacén para tener un co-
rrecto control de stocks.
Un almacén de
regalos recibe
una llamada de
un cliente para
que le surtan
con un pedido
de varios artícu-
los; el personal
administrativo
que recibe la
petición rellenará
una orden de
trabajo para que
el preparador de
pedidos realice
el trabajo. Con la
orden de trabajo
el trabajador ten-
drá la informa-
ción necesaria
para realizar el
encargo.
Documentación básica del almacén
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Las órdenes de trabajo por el momento de su ejecución pueden estar abiertas,
terminadas o canceladas.
ˆÓrdenes de trabajo abiertas. Son las que están en proceso de ser termina-
das.
ˆÓrdenes de trabajo terminadas. Son aquellas que ya han sido realizadas
y se tiene la conformidad del cliente o departamento que la solicitó. La con-
formidad suele reflejarse con la firma de la orden de trabajo por parte del
destinatario.
ˆÓrdenes de trabajo canceladas. Representan el grupo de órdenes de tra-
bajo que no se han llegado a realizar, pese a existir la petición, por una can-
celación posterior de la misma.
Por ejemplo, en una empresa industrial en la que exista una gran cantidad de
departamentos y maquinaria será necesario gestionar el mantenimiento y las repara-
ciones con órdenes de trabajo. El departamento de mantenimiento de una empresa de
estas características tiene dos funciones principales:
Reparar incidencias puntuales.
Realizar el mantenimiento preventivo de las máquinas.
Por su función
Correctiva Preventiva
Por su ejecución
Abiertas Terminadas
Orden de trabajo
Canceladas
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