Herramientas de planeación y control
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 105-210 |
Inicialmente en este Capítulo se explica el uso de una herramienta muy popular
en el campo de las tecnologías de la informática, llamadas en forma genérica,
hojas electrónicas, que durante muchos años han sido utilizadas para efectuar
cálculos y análisis matemáticos y que disponen de herramientas para producir
gráficos de diversa naturaleza y otras ayudas visuales. El siguiente es el orden de
estos temas:
• Introducción a hojas electrónicas
• Presupuesto con base en actividades/tareas
• El presupuesto general
• Presupuestos flexibles, desviaciones y control administrativo
• Planeación y control de los costos indirectos
• Efectos de métodos alternativos de costeo en las ganancias
• Sistemas gráficos y computarizados de planeación de tareas
El núcleo básico de este capítulo lo constituye los mecanismos de elaboración de
un presupuesto orientado a la metodología ABC en el que se verán las formas de
calcular los costos de una actividad y la especificación de una base de asignación;
luego se cubre el análisis y explicación de un presupuesto general, sus beneficios,
componentes, así como los mecanismos de preparación de los ingresos presu-
Capítulo 2
Herramientas de planeación y control
COSTOS ABC Y PRESUPUESTOS
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puestados y la programación del presupuesto general. Se verá, igualmente, el uso
de modelos de planeación presupuestal con base en computadoras y la impor-
tancia de la administración de costos, resaltando el enfoque de elaboración de
un presupuesto con base en la administración de tareas (ABM) y el concepto de
centros de costo, de ingresos y de inversiones como elementos de control.
En la parte relativa a las formas de aplicar un presupuesto, se verán los meca-
nismos de su elaboración siguiendo un patrón rígido y uno flexible, se detallará
la utilidad de estos conceptos y el de otros que se desprenden de los anteriores,
como la desviación o diferencia de un presupuesto y el uso de benchmarking y de
otros estándares de producción en el sector de servicios y en el de manufactura.
También se analizan los conceptos relativos a las desviaciones en precios y en
eficiencias, así como el significado de Eficiencia, Efectividad y Mejoramiento
Continuo.
Se verán, igualmente, mecanismos y maneras de planear y controlar los cos-
tos y sus desviaciones tanto en etapas asociadas, directa e indirectamente, con
la producción, para lo que se citarán casos y ejemplos en forma permanente.
Finalmente, se hará una revisión de las funciones básicas de Microsoft Project
para planear y controlar proyectos así como los pasos para describir las etapas de
un sistema de producción y poder calcular el costo de las actividades con base en
los recursos que éstas consumen.
CAPÍTULO 2: HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 107
Introducción a hojas electrónicas
NOTA: si el lector ya está familiarizado con el concepto de hojas electrónicas puede
saltar esta sección e ir directamente a la siguiente.
Una hoja de cálculo es un programa diseñado, fundamentalmente, para manejar
operaciones aritméticas. Su desarrollo se basa en el concepto de tablas que contie-
nen columnas y filas que se usan para resolver cálculos matemáticos en variadas
disciplinas y la presentación de los resultados se hace en forma gráfica o tabular.
Con una hoja de cálculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer
referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente
a las cifras, su ubicación, formulación, entre otras modificaciones de los datos que
se manipulan. Excel es una de las hojas de cálculo de mayor éxito en el mercado
por su facilidad de manejo para diversos usuarios.
Esta obra no pretende enseñar el manejo completo y detallado de esta herra-
mienta, sino que se limita a explicar las principales funciones y opciones de Excel
utilizables o cuyo uso se recomienda dentro del contexto de esta obra y, en parti-
cular, sobre el manejo de:
• Fórmulas y funciones matemáticas.
• Administrador de escenarios para el análisis de datos.
• El solucionador (solver, en inglés) de problemas de optimización para facili-
tar el análisis de casos del tipo “Qué pasa si...?” (What If…?).
• Gráficos.
Como en cualquier otra aplicación que corra bajo Windows, Excel maneja venta-
nas en un ambiente gráfico y tiene la capacidad de intercambiar información con
otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas corran bajo
Windows y soporten Object Linking and Embedding (OLE).
Esta tecnología de Microsoft está basada en el concepto de que en muchos do-
cumentos (contenedores) se pueden tener objetos de otras aplicaciones. Estos
objetos pueden ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la ne-
cesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad le permite al usua-
rio trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar
las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando productos
de alta calidad.
Elementos fundamentales de Excel
En este libro los casos y ejercicios prácticos se desarrollan usando la versión de
Excel 2013; el usuario puede acomodar fácilmente estos ejercicios a cualquier
versión que tenga de Excel a partir de esta. Para trabajar en Excel se debe iniciar
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