Orientación profesional No. 005
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ORIENTACIÓN PROFESIONAL No 005
LIBROS
1. JUSTIFICACION
Frente a las continuas consultas elevadas ante el Consejo
Técnico de la Contaduría Publica sobre los libros de
contabilidad, se considera necesario, compilar y aclarar las
diferentes disposiciones existentes, en ejercicio de la función
orientadora en el área técnico-científica consagrada en el art.
33 de la Ley 43 de 1990 y como aporte a la comunidad usuaria
de los servicios contables.
2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Orientar la interpretación normativa en materia de Libros de
Contabilidad.
2.2. ESPECIFICOS
• Pronunciarse sobre libros, tomando como base la
normatividad vigente en el sector privado.
• Orientar sobre la conformación, clases y diligenciamiento
de los libros.
• Determinar ante qué entidades se realiza el registro de
los libros y cuáles se deben registrar.
• Enunciar qué entes económicos están obligados a llevar
libros contables y cuales.
• Determinar los procedimientos para el registro, manejo,
conservación, corrección de errores, destrucción, pérdida
y reconstrucción de los libros, para que tengan efectos
de medio de prueba en materia comercial, civil y tributaria.
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3. ANTECEDENTES
Con el fin de establecer los beneficios de sus actividades,
las medidas de control y contar con medios probatorios sobre
sus transacciones, los comerciantes procedieron a efectuar
el registro de sus operaciones en forma detallada, para
posteriormente presentarlos resumidos en sus diferentes
elementos. De esta manera surgen los libros que
dependiendo de las necesidades se realizan con un grado
de detalle diferente, unos de resumen y otros de detalle o
auxiliares.
Acogiendo estas necesidades la Cámara de Comercio de
Bogotá realizó un estudio sobre las normas de los libros de
comercio, fruto del cual se expidió el decreto 1798 de 1990.
Posteriormente el 29 de diciembre de 1993 fue promulgado
el decreto 2649 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en
general y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia”, incluyendo dentro
del título III la reglamentación de las normas sobre registro y
libros.
En la actualidad las normas sobre libros de comercio y en
especial los libros de contabilidad y sus efectos probatorios
se encuentran dispersas en varias disposiciones, entre ellas,
Código de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario y Decretos
Reglamentarios 2649 y 2650 de 1993 .
4. ORIENTACIÓN
4.1. CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO
El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como
definición de libro: «Conjunto de muchas hojas de papel, vitela,
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etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o
encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón,
pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen”1
El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la
anterior definición, pues los libros de comercio son
documentos en donde los entes realizan los registros de sus
operaciones, los cuales forman parte integral de la
contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma
manual o electrónica.
El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia
a los libros de comercio, se entenderán por tales los que
determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
para el completo entendimiento de aquellos2”
El Consejo de Estado por su parte señaló que: «El concepto
de libro de comercio en general y de libros de contabilidad
en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende
tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también
las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas,
disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los
adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos
económicos y que pueden ser autorizados por vía de
reglamento (C. Co., art. 2035).
Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando
quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación
legal de llevar contabilidad”. El Alto Tribunal determinó en
sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del
Libro de Actas que “...dentro de los libros de comercio se
1 Diccionario de la Lengua Española Vigésima Primera Edición.
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