Auditoría a Cuentas por Cobrar
| Autor | Hernán Cardozo Cuenca |
| Páginas | 161-174 |
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Las cuentas por cobrar representan derechos a reclamar en efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de algunas operaciones a crédito que recogen las variaciones que experimentan los bienes y derechos que conforman parte del activo de una entidad.
Igualmente, registra adelantos de dinero a empleados de los cuales se espera rendición y legalización de cuentas en breve término, y demás sumas por cobrar devengadas por cualquier otro concepto.
Teniendo en cuenta la naturaleza del rubro o partida y la actividad de la entidad solidaria, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen su valor presente.
A través del balance general o en notas a los estados financieros se debe revelar la naturaleza y cuantía de las principales cuentas por cobrar, indicando el movimiento de la provisión para incobrable o vencidas y los interés aplicables si es del caso.
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No obstante las instrucciones impartidas en cada una de las cuentas del grupo 16 -Cuentas por Cobrar- del Plan Único de Cuentas (Resol 1515 de 2001) cuando se presente una contingencia de pérdida probable, independientemente de los factores objetivos señalados para el efecto en el Plan de Cuentas, será necesario constituir la provisión por parte de la respectiva entidad, sin perjuicio de la facultad que tiene la Superintendencia de la Economía Solidaria para ordenar provisiones en el monto y porcentaje que a juicio requiere un activo deter- minado.
Para efectos de la evaluación, sobre aquellos conceptos a los cuales aplique, la entidad deberá efectuar un seguimiento permanente de sus cuentas por cobrar para lo cual se tratarán por separado, los deudores por venta de bienes y por prestación de servicios.
En las cuentas por cobrar se deberán identificar aquellos conceptos derivados de la cartera de créditos como los intereses y/o del objeto social propio de la Entidad, como deudores por venta y prestación de servicios de acuerdo con las instrucciones impartidas en el capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera y normas que adicionen, modifiquen o sustituyan.
El riesgo financiero es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los términos acordados en los contratos, facturas, documentos o cuentas. Toda cuenta por cobrar está expuesta a este riesgo, en mayor o menor medida.
Las entidades solidarias podrán evaluar el riesgo financiero de las cuentas por cobrar y la capacidad de pago del respectivo deudor. Esto aplica tanto en el momento de realizar la operación, como a lo largo de la vida del importe pendiente de cobro.
La administración de la entidad deberá efectuar un estricto seguimiento al vencimiento de las facturas o documentos, y crear los mecanismos de control que le permita su recuperación, dentro de los plazos previstos en los instrumentos que la entidad implemente para este tipo de cuentas.
Estas cuentas corresponden al valor de los derechos de la entidad como consecuencia de la venta de bienes y la prestación de un servicio en desarrollo del objeto social, cuando estas operaciones se soportan en una factura o cuenta de cobro.
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Se podrán observar como mínimo, los siguientes criterios para el otorgamiento de los plazos en las operaciones de venta de bienes o por la prestación de un servicio:
• Capacidad de pago
• Solvencia del deudor
• Liquidez, valor, cobertura e idoneidad de las garantías
Los ingresos obtenidos por estas transacciones de venta y prestación de servicios, se deberán registrar como ingreso operacionales ya sean efectuadas con los asociados o con terceros; dependiendo del acuerdo o mandato cooperativo, el resultado o los excedentes de las operaciones con terceras personas, son considerados como excedentes no susceptible de distribución y por ende se deberá constituir un fondo de reserva al final del período.
La información a revelarse por concepto de los Deudores por venta de bienes y la prestación de servicios, deberá atender como mínimo los aspectos contenidos en el Capítulo III de la Circular Básica Contable y Financiera y, se deberá presentar:
- Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la metodología fijada por los organismos de dirección de la entidad; así mismo deberá informar si como mínimo se siguen los instructivos impartidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Los montos por modalidad de deudores que describan la composición de esta Cuenta por Cobrar así: concepto capital, fecha de contabilización (o agrupación por mora) descuentos, rendimientos, provisiones y garantías.
- La anterior información también se revelará por: clasificación, calificación, zona geográfica, sector económico.
- Las ventas y/o compras de “Cuentas por Cobrar”, indicando entre otros, los montos y condiciones de la (s) operación (es); así como la (s) entidad (es) con la (s) cual (es) se negoció.
- Políticas y criterios definidos por la entidad en materia cobros.
- Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período por deudor.
- El movimiento de las provisiones de pendiendo de la calificación.
En las cuentas por cobrar se deberá identificar el concepto del importe derivado de la operación según el objeto social propio de la entidad. Es decir, los importes pendientes de cobro cuando se trate derivados de la cartera de crédito, tales como los intereses, los pagos por cuenta de asociados entre otros, y de aquellos producto del desarrollo del objeto social de la entidad, según las instrucciones impartidas en el Capítulo II “Cartera de Crédito” de la Circular Básica Contable y Financiera.
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Los importes derivados de la cartera de crédito por tener una relación directa con esta cartera y por las instrucciones...
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