La documentación del sistema
| Autor | Óscar Claret González Ortiz - Jaime Alfonso Arciniegas Ortiz |
| Cargo del Autor | Ingeniero Industrial de la Universidad INCCA - Economista de la Universidad Central con Maestría en Economía Bancaria y Gestión de Instituciones Financieras de la misma universidad |
| Páginas | 225-276 |
Capítulo 5
La documentación del sistema
Hasta aquí la informática ha sido más bien una productora de datos, que no
una productora de información, ni tampoco productora de interrogantes nuevos
y diferentes, de estrategias nuevas y diferentes. Por eso los altos directivos no
utilizaban la nueva tecnología: porque no les aportaba la información que ellos
necesitan para sus propias tareas.
Bill Gates, citando a Steve H.Haekel y Richard L.Nolan.
Los Negocios en la Era Digital.
5.1 Generalidades
En el proceso de diseño de la documentación se parte de una visión general del
sistema de gestión de la calidad, visión que se resume en el Manual de calidad.
Luego, se procede al diseño de los Procedimientos, y se termina con el diseño de
los registros y de los documentos que los soportan. En la práctica, se procede al
contrario: se determina la información a registrar, se diseñan los documentos o
medios de soporte de la información, se dan los sucesos y estos últimos se regis-
tran para conformar las «memorias de calidad», que posteriormente servirán de
«evidencia» en el proceso de auditorías internas –de seguimiento y control–, pero
especialmente, para conservar las «evidencias» en las cuales se apoyan las com-
SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
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pañías u organismos certicadores durante las auditorías externas, para negar o
certicar a la empresa.
Aunque la norma incluye el Manual de calidad como parte de este apartado, los
autores estiman conveniente asignarle un capítulo aparte.
ILUSTRACIÓN 113. Organización jerárquica de la documentación.
Manual de
calidad
Manual de
procedimientos
Maestro de documentos
y registros
Fuente: los Autores.
Finalidad/funciones de una buena documentación
• Suministrar la documentación a las partes interesadas para un mejor entendi-
miento de las interrelaciones entre los diferentes componentes del sistema de
gestión de la calidad.
• Mejorar la ecacia y eciencia de los procesos de los diferentes componentes
del sistema.
• Hablar un mismo idioma entre las partes interesadas disminuyendo contro-
versias y litigios por malos entendidos.
• Optimización del sistema de metrología, en lo referente a las inspecciones y
ensayos.
• Eliminar, reducir y disminución de las No conformidades.
Aspectos a tener en cuenta en la documentación:
• Es necesario evidenciar la planicación del Sistema de Gestión de Calidad, la
complejidad de los procesos y las diferentes actividades de la organización.
• Se utiliza para denir y comunicar las interacciones de los procesos.
• La documentación, garantiza una adecuada comunicación del Sistema de
Gestión de Calidad.
CAPÍTULO 5: LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA 227
• Contar con procedimientos documentados, facilita los cambios y rotación del
personal.
• Es una excelente herramienta de entrenamiento.
ILUSTRACIÓN 114. Proceso de la documentación.
Entradas
Situaciones/ problemas
Reales o potenciales
resultados consolidados
de ciencia, tecnología y
experiencia.
Establecer
disposiciones para
uso común y
repetido en
consenso y
aprobados por una
autoridad.
Logros ecaces y
ecientes acordes
con la política y
objetivos.
Salidas de
documentos
Fuente: los autores.
5.2 Procedimientos del Sistema de calidad
Se debe preparar o diseñar procedimientos documentados consistentes con los
requisitos de esta norma y con la política de calidad establecida e implementar
efectivamente el sistema de calidad y sus procedimientos documentados (ICON-
TEC, 2008).
5.2.1 Generalidades
El diseño y establecimiento de los diferentes procedimientos utilizados en la or-
ganización en cuanto al control de la calidad se reere, normalmente se realiza
simultáneamente con todos los aspectos relacionados con el diseño del Sistema
de gestión de la Calidad. Sin embargo, como lo anotamos en la Introducción, la
mayoría de las empresas y las personas en particular, confunden esta «actividad»
con el diseño del sistema de gestión de la calidad, mismo. Por esta razón hemos
estimado conveniente darle tratamiento aparte, tratándolo más como una etapa,
que como una actividad.
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