Archivo y clasificación de documentos
| Autor | Raúl Morueco |
| Páginas | 213-240 |
CAPÍTULO 12
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
OBJETIVOS: Conocer sistemas o métodos de clasificación que
permitan al profesional registrar los distintos documentos que se
manejan en la empresa, además de conocer las normas esenciales
para el mantenimiento del archivo.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad todas las empresas
cuentan con un gran volumen de documentos de
todo tipo (informes, expedientes, documentos
oficiales, facturas, etc.); éstos podrán seguir
distintos cauces: almacenamiento, conservación
o destrucción de los mismos.
Se hace preciso que el profesional del
secretariado conozca los diversos sistemas y
métodos de clasificación que se pueden utilizar
en la empresa, la manera de proceder, los
medios técnicos que nos permitan archivarlos, así como los períodos de
conservación de determinados documentos de carácter oficial y que por ley obligan
a su conservación.
214 MANUAL PRÁCTICO DE ADMINISTRACIÓN © RA-MA
EL ARCHIVO
Podemos definir el archivo como el conjunto de documentos ordenados de
manera correcta y eficiente, pero también, el lugar físico donde se almacena la
información o la tarea o el hecho de archivar.
Por lo tanto, cualquiera de las definiciones dadas anteriores resultarán
válidas para entender el concepto de archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Como hemos apuntado anteriormente, todas las empresas necesitan
conservar sus documentos, algunos de ellos se hacen por motivos puramente
prácticos, mientras que otros se hacen por motivos legales, ya que así lo contempla
la ley: por ejemplo, el Código de Comercio exige conservar los libros, documentos
y justificantes concernientes a la empresa debidamente ordenados durante 6 años a
partir del último asiento realizado en el libro diario (como ya expusimos al
comienzo de este libro) salvo lo que se establezca por disposiciones generales o
especiales. No obstante, la conservación obligatoria de determinados documentos
no supone que pasado el tiempo estipulado haya que destruirlos, ya que en muchos
casos éstos se mantienen pero en otros archivos distintos.
Por otra parte, existen documentos que nunca deben destruirse, o dicho de
otra manera, que habrá que conservar en el archivo de la empresa, un ejemplo de
este tipo de documento son las escrituras de propiedad de la empresa.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La cantidad de documentos que se almacenan dependerá en gran medida del
tamaño de la empresa. Dicha cantidad puede llegar a ser muy grande, imaginemos
por ejemplo los miles de expedientes que puede almacenar una multinacional
dedicada a los seguros, se necesitarían lugares apropiados para guardar todo ello, lo
que puede suponer un elevado coste de almacenamiento. Eso hace que aquellos
documentos o expedientes que sean inservibles se vayan destruyendo con el fin de
aliviar la carga del archivo.
El proceso de destrucción será realizado mediante máquinas especiales que
destruyen el papel, esto se hace necesario sobre todo en aquellos documentos que
tengan carácter confidencial, después, el papel destruido se podrá vender para su
reciclado posterior.
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